Ali lahko izvršni direktor dela 8 ur na teden? Ja, in evo, kako sem to naredil ...
Sedite za svojo mizo, pripravljeni uničiti vaš delovnik. Skuhaš lonček kave, razbiješ koledar in se poglobiš v svojo najpomembnejšo nalogo. In potem se zgodi. Telefon zazvoni ali pa se sodelavec ustavi in reče "hej". Mogoče pride vaš šef in vpraša o poročilih TPS.
S kakršno koli vrsto prekinitve se soočite, je nadležno. In če delate v pisarni, natančno veste, o čem govorim. Če sedite za tisto mizo in ste "ure", vsi mislijo, da je povsem v redu, da se z vami vključite.
Na žalost lahko ti naključni posli popolnoma ubijejo vašo produktivnost. Ne samo, da vas lahko odvrnejo od naloge, ampak lahko porabijo vašo duševno energijo za ta dan. Čeprav nisem opazil, koliko časa izgubljam, preden sem imel otroke, to opazim veliko bolj zdaj, ko imam štiri. In ja, to, da sem starš, je močno omejilo mojo sposobnost prenašanja majhnih pogovorov in brezumnega brbljanja. Starši, veste o čem govorim.
Dvajset minut na hodniku govori o sinočnji tekmi. Sodelavec objokuje stvari na delovnem mestu. Lagodno povabilo za kosilo, ki se proti vaši volji spremeni v dve uri. To je vrsta stvari, ki lahko izgubi vašo produktivnost in zmanjša vaš potencial.
Ustvarjanje prostora in kovanje nove poti
Po nekaj letih, ko sem preživel te zapravljene trenutke in priložnosti, sem bil prepričan, da je treba nekaj spremeniti. Želel sem več priti iz pisarne, a opraviti skoraj enako količino dela. Še pomembneje pa je bilo, da sem želel nehati izgubljati toliko časa, ko bi lahko bil doma z družino ali užival v življenju.
Sprva sem mislil, da bi bil pogostejši odhod iz pisarne nemogoč podvig. Mislim, kako bi lahko odšli pogosteje, a še vedno dosegli enako raven dela?
Seveda sem bil izvršni direktor svojega podjetja za upravljanje premoženja, vendar to ne pomeni, da bi lahko prišel in odšel, kot sem hotel. Če ne bi bil v pisarni, kaj bi si mislile moje stranke? Je bila moja ekipa sploh sposobna voditi vse v moji odsotnosti? Kaj pa, če je šlo kaj narobe?
Trajalo je nekaj časa, da sem spoznal, da sem zajeten v omejujoča prepričanja. Na srečo je nekaj neverjetnih podjetnikov in voditeljev misli, zaradi katerih sem spoznal napako svojih poti.
Najprej sem prebral knjigo Tima Ferrisa 4-urni delovni teden in spoznal, kaj je mogoče. Z uporabo strategij v njegovi knjigi bi lahko znatno skrajšal čas v pisarni, kajne?
Drugič, pridružil sem se programu usposabljanja z imenom Strateški trener. Med tem programom so me seznanili s konceptom »ustvarjanja prostora«.
Ena od vaj, ki smo jih morali opraviti, je, da sešteje, koliko prostih dni smo vzeli v zadnjem letu. Zakaj? Ker so rekli, da se moramo v svojem življenju naučiti "ustvarjati prostor". In da bi ustvarili ta prostor, smo si morali dati odmor in nekaj časa.
Sčasoma mi je miselna vadba »ustvarjanja prostora« omogočila, da sem ugotovil, kaj je pomembno v mojem življenju, nato pa ostalo prepustil zunanjim izvajalcem.
Tretjič, začel sem poslušati genije produktivnosti, kot je Michael Hyatt. Visoko produktivni podjetniki se ne rodijo tako, pravi Hyatt. Naučijo se postati ultra produktivni z obvladovanjem svojega okolja.
Po Hyattovih besedah so nenehne prekinitve in motenje prva ovira, s katero se srečujejo podjetniki, ko preverjajo svoje sezname opravil in si prizadevajo za dosego svojih ciljev.
Samo poslušanje takšnih strokovnjakov me je naučilo, da »ustvarim prostor« in se do neke mere oddaljim od svojega položaja. Od tam sem se odpravil na pot, da omejim motnje in si ustvarim boljši delovnik.
Sčasoma sem čas v pisarni s 40 ur/teden povečal na 8 ur, brez vpliva na produktivnost in sčasoma še večji zaslužek.
Kako sem to naredil? Tu so podrobnosti:
#1: Najel sem strateško.
Čeprav sem že imel direktorja za odnose s strankami, sem dodal tudi pridruženega svetovalca. Naloga tega strokovnjaka je bila, da sem "jaz", ko mene ni bilo - dajati strokovne nasvete našim strankam in zagotavljati storitve, ki si jih zaslužijo.
Tu čutim, da veliko lastnikov malih podjetij propada. Prestrašeni, da nihče ne bi mogel stati na njihovih čevljih, nočejo oddati svojega najpomembnejšega dela zunanjim izvajalcem. Če pa želite zmanjšati število ur, je ta korak ključnega pomena.
Nekaj časa je trajalo, da je bilo vse nastavljeno. Mesec dni sem moral delati 60 ur na teden, da sem ga naučil vsega, kar je moral vedeti. Ko pa je bilo trdo delo opravljeno, sem se lahko naslonil na zaupanja vrednega in izbrušenega kolega.
#2: Začeli smo dokumentirati naše procese.
Sčasoma sem se naučila, da si lahko olajšam življenje z racionalizacijo procesov, ki sem jih izvajala vedno znova. Orodje, na katerega sem naletel, Sladki proces, vam pomaga ustvariti procese za vse v vašem podjetju.
S tem orodjem smo začeli ustvarjati procese za naloge na višji ravni, kot je odpiranje novih računov. Od tam smo ustvarili procese za bančne vloge in obdelavo prispevkov strank. Ko smo na kvadrat postavili vse naloge na višji ravni, smo celo ustvarili sisteme za prevzem majhnih nalog v našem delovnem času.
Ustvarjanje vseh procesov zahteva nekaj predhodnega dela, toda ko je postopek končan in je oseba usposobljena, vam tega nikoli več ni treba storiti. Še bolje, če boste kdaj morali zaposliti nekoga novega ali ga zamenjati, bodo vaši dokumentirani procesi lahko služili kot priročnik za usposabljanje.
#3: "Ustvaril sem prostor" in načrtovan čas proč.
Ko sem zaposlil več ljudi in ustvaril procese, sem moral razporediti čas, da vidim, ali bo moja nova strategija delovala. Torej, točno to sem storil - čeprav sem se moral prisiliti. Sprva sem čas preživljal v kavarni ali v službi od doma. Na ta način bi lahko preizkusil sposobnosti svojega zaposlenega, ne da bi se popolnoma umaknil.
Ko sem se počutil bolj udobno, sem začel vzeti prosti torek. Potem sem vsak teden v svoj koledar začel dodajati več "prostih dni". Sčasoma sem bil v pisarni vsak teden le 8 ur, vendar je vse še vedno potekalo brez težav. In ja, počutil se je odlično!
#4: Izboljšali smo komunikacijo.
Pred skrajšanjem delovnega časa so bili glavni viri komunikacije v naši pisarni e -pošta, besedilo in google klepet. To je nekaj časa delovalo dobro, vendar smo na koncu spoznali, da na ta način izgubljamo pogovore in podrobnosti.
Nato smo naleteli na program, imenovan Sproščeno. Slack nam je omogočil, da smo ustvarili kanale, ki so bili specifični za določene potrebe našega finančnega svetovalnega podjetja, nato pa ustvarili tekoče pogovore, po katerih smo lahko iskali pretekle podrobnosti. Kjer smo nekoč ves čas izgubljali pomembne informacije in pogovore, je Slack vso našo korespondenco hranil na enem mestu.
#5: Pregledali smo ukrepe in iskali načine za izboljšanje.
Tako kot v vojski sem v svoji pisarni ustvaril postopek za tedenske preglede. Sami nismo pregledali dela drug drugega, ampak namesto tega, kako je teden na splošno potekal. Kako je potekala naša komunikacija? Je bilo vse narejeno? Je kaj padlo skozi razpoke?
S poudarjanjem vseh vrzeli v naši komunikaciji in načrtovanju bi lahko našli načine za izboljšanje. In prav to smo storili. Sčasoma smo izboljšali vse, od vsakodnevne komunikacije do rezultatov za naše stranke.
Zaključne misli
Kjer sem nekoč čutil, da se nikoli ne morem oddaljiti od pisarne, zdaj delam le okoli 8 ur vsak teden. In kot zadnji žebelj v krsti in dokaz, da vse, kar sem tukaj opisal, deluje, smo drastično izboljšali tudi svojo donosnost. Pravzaprav Alliance Wealth Management (moje podjetje) letos pospešeno povečuje prihodke za 31%.
Ker imam več časa, sem zdaj lahko boljši oče in mož. Poleg tega sem ustvaril prostor in čas, da naredim nekaj, kar sem si vedno želel - to je ustvariti Tečaj je namenjen finančnim svetovalcem, ki želijo postati sila, s katero se je treba spopasti na spletu prostor.
In veste, kaj še? Moj tečaj, Formula rasti spletnega svetovalca, je na poti, da bo mojemu poslovanju letos dodal 100.000 USD prihodkov. To dejstvo poudarja idejo, da več delovnih ur ne pomeni vedno večjih rezultatov - včasih pa je manj več.
Nič od tega se ne bi moglo zgoditi, če se nikoli ne bi umaknila - in če nikoli ne bi poslušala pametnih strokovnjakov za produktivnost, ki so zame skovali to pot.
Če ste utrujeni od več dela, da bi dosegli manj, poslušajte strokovnjake, ki preučujejo produktivnost, kot da je to njihova naloga (ker je). Morda se boste počutili "obtičali", ko delate preveč ur, vendar lahko nekaj majhnih sprememb naredi svet drugačen.