Končni vodnik za izplačane plače za lastnike malih podjetij • Delo s krajšim delovnim časom®

Hko je vaše podjetje raslo do te mere, da je čas, da najamete pomoč? Po eni strani je to odlična novica. Po drugi strani pa izplačane plače za lastnike malih podjetij dodajajo novo plast zapletenosti v dejanje vodenja vašega podjetja.

Večina lastnikov malih podjetij nima izkušenj na področju kadrov, računovodstva ali knjigovodstva. Torej, kako lahko vzpostavite sistem plač, ki vas ohranja na dobri strani davčne uprave, ne da bi porabili preveč vašega dragocenega časa?

Če imate zaposlene v podjetju W-2, morate plačati. Poleg izplačila njihove plače boste morali zagotoviti nadomestilo delavca in zavarovanje za primer brezposelnosti. Prav tako boste odgovorni za plačilo polovice njihovih davkov na socialno varnost in Medicare. Izračunati boste morali njihove odtegljaje od dohodnine in pravočasno vladi predložiti davke ter poročati. Vse to lahko storite s programsko opremo za izplačane plače ali ponudnikom plač s polno storitvijo.

Kazalo

• Kaj je plača?
• Kakšni so stroški osebja?
• Kako naj ravnam s plačo za mala podjetja?
insta stories
• Kako prvič nastavim plačne liste?
• Kakšne so možnosti plač za moja mala podjetja?
• Knjigovodstvo QuickBooks v živo
• Spletna plača QuickBooks
• Spodnja črta

Kaj je plača?

Izraz "plača" lahko pomeni veliko stvari. Na splošno je plača postopek, s katerim podjetje izračuna in pošlje plačilo svojim zaposlenim.

Sistem plač v podjetju bo vključeval mehanizme, ki se uporabljajo za sledenje ur in prostih dni zaposlenih, način in časovni razpored katera plačila se nakažejo in orodja, ki se uporabljajo za izračun davčnega odtegljaja zaposlenega in ga pošljejo davčni upravi roki.

Zahteve glede plač

Imeti zaposlene v podjetju W-2 pomeni izplačevanje plač. Če imate zaposlene na uro, bodo za vsako plačilno obdobje predložili svoje ure in to morate storiti plačajte jih po vnaprej določenem urniku-običajno tedensko, dvotedensko ali polmesečno.

Izračun plač pomeni določitev bruto plač zaposlenih, nato odtegljaj dohodka, socialno varnost in davke Medicare.

Davke, ki so bili zadržani, je treba po predpisanem urniku predložiti vladi. Za večino malih podjetij bo to potrebno mesečno. Za velika podjetja pa je to mogoče zahtevati tako pogosto kot tedensko.

Potrebna so tudi četrtletna poročila. Vložiti morate datoteko a Obrazec 941 vsako četrtletje. Ta obrazec pove zvezni vladi, koliko plač ste plačali, in koliko dohodnine ste zadržali in oddali. Potrebne bodo tudi državne vloge, zato še enkrat preverite njihove oblike in datume pri svoji državi.

Prav tako boste morali pošiljati letna poročila. W-2 boste morali obdelati za svoje zaposlene in za vlado. Prav tako morate poslati a 940 obrazec zvezni vladi za zvezne davke na brezposelnost - to boste morda morali početi pogosteje, odvisno od višine vaše plače med letom.

Kakšni so stroški osebja?

Stroški zaposlovanja so več kot le njihove plače. Imeli boste dodatne stroške, kot so dodatni davki, zavarovanje in plačne storitve.

Davki

Ko najamete nekoga, ki bi delal pri vas, se 15,3% plač plača za davek na izplačane plače. To predstavlja 12,4% socialne varnosti in 2,9% Medicare.

Celoten znesek izvajalci plačajo sami. Toda zaposleni plačajo samo polovico, delodajalec pa mora plačati drugo polovico. Ko torej zaposlenim izplačujete plače, so vaši stroški dejansko za 7,65% višji.

Na primer, če vaš zaposleni zasluži 1.000 USD na teden. Vaši dejanski stroški so 1.076,50 USD na teden.

Zavarovanje

Zavezani ste k zavarovanju za primer brezposelnosti in odškodninskemu zavarovanju delavca.

Zavarovanje za primer brezposelnosti se plačuje državi in ​​zagotavlja odpravnine delavcem. Vaše stopnje bodo določene glede na stopnjo tveganja. Če delate v panogi z velikimi odpuščanji, na primer pri urejanju krajine ali v drugih sezonskih panogah, bodo vaše stopnje višje kot v panogi, ki običajno nima velikih odpuščanj. Vaše stopnje bodo določene tudi glede na to, koliko plač izplačujete. Več plač imate, višji so vaši stroški.

Osebne stopnje lahko čim bolj znižate, tako da se izognete odpuščanjem in se borite proti nezakonitim zahtevkom. Včasih nezadovoljni zaposleni poskušajo zaprositi za brezposelnost, potem ko so bili odpuščeni. Tega ne dovolite. Vsakdo, ki uspešno vloži zahtevek proti vašemu podjetju, bo zvišal vaše obrestne mere. Če niso upravičeni do dajatev, se potrudite, da jih ne upoštevate.

Odškodninsko zavarovanje delavca se plača zavarovalnici (ali včasih državi) in krije zaposlene, če so pri delu poškodovani. Ponovno so vaše stopnje določene glede na vašo stopnjo tveganja. Bolj nevarna je vaša industrija, višje bodo vaše stopnje. Tako kot pri zavarovanju za primer brezposelnosti bodo tudi vaše osebne stopnje temeljile na višini vaše plače.

Cene lahko znižate tako, da upoštevate varnostne ukrepe, ki so potrebni za vašo vrsto dela. Očitno ne želite, da bi bili vaši zaposleni poškodovani, ne glede na vse... vendar je znižanje stopnje zaposlenega nižja prednost.

Vaš zaposleni ne nosi nobenih od teh stroškov. Delodajalec tako brezposelnost kot nadomestilo delavca plača 100%.

Povezano:Razumevanje vaših zavarovalnih potreb za mala podjetja s Coverwallet

Plačna storitev

V izračun plač je veliko izračunov. Ne gre le za urno postavko, kolikokrat so opravljene ure. Zaradi tega boste za to matematiko želeli kakšno storitev plač. Ne samo, da bo služba za obračun plač izračunala odtegljaj davka od dohodka zaposlenega, temveč bo tudi izračunajte njihove (in vaše) davke na socialno varnost in zdravstveno zavarovanje ter zavarovanje za primer brezposelnosti stroški.

Če je odškodninska politika vašega delavca pri državi, bo to tudi izračunala. Če je odškodninska politika vašega delavca pri zasebnem podjetju, se boste verjetno z njimi ukvarjali neposredno in ti stroški ne bodo izračunani prek storitve plač.

Povezano: Najboljša računovodska programska oprema za mala podjetja

Kako prvič nastavim plačne liste?

Nekaj ​​dokumentov, ki jih boste morali zbrati, preden lahko zaženete sistem plač. Prav tako boste morali razmisliti o svoji politiki hranjenja zapisov in pogostosti plačil.

Katere dokumente o plačah potrebujem?

Vzpostavitev plačne liste za lastnike malih podjetij od njih zahteva, da pri IRS zaprosite za identifikacijsko številko delodajalca (EIN). Pridobitev EIN je brezplačna in vam ne vzame več kot 5 minut. V nekaterih državah se boste morda morali prijaviti tudi za državni EIN.

Če imate LLC ali Corporation, potem že imate EIN.

Ko gre za vaše zaposlene, jih bo moral vsak od njih izpolnite W-4. To je pomembno, ker vam pove, koliko davka morate v imenu svojega zaposlenega odtegniti od vsake plače. Vsak zaposleni bo moral tudi izpolnite obrazec I-9 preveriti njihovo identiteto.

Potrebovali boste tudi vsaj zavarovalne stopnje za primer brezposelnosti in morda tudi zneske delavcev.

Nazadnje boste morali ustvariti sistem za spremljanje ur zaposlenih. Tehnično je to lahko tako preprosto kot prijavni list. Sistem časovnih kartic je priljubljen pri številnih malih podjetjih. Če pa imate oddaljeno delovno silo, bi računalniški ali telefonski sistem za sledenje morda najbolje deloval.

Kakšna naj bo moja politika hranjenja evidenc plač?

Zakon o poštenih standardih dela (FLSA) določa, da delodajalci hranijo več dokumentov, povezanih s plačami, najmanj tri leta. Ti dokumenti so:

• Polno ime zaposlenega in številka socialnega zavarovanja
• Naslov (vključno z poštno številko)
• Datum rojstva (če je mlajši od 19 let)
• Spol in poklic
• Datumi zaposlitve
• Čas in dan v tednu, ko se začne delovni teden zaposlenega
• Ure so delale vsak dan
• Skupno število ur dela vsak teden
• Osnova, na podlagi katere se izplačuje plača zaposlenega
• Redna urna postavka
• Skupni dnevni ali tedenski čisti zaslužek
• Skupni zaslužek nadur za delovni teden
• Vsi dodatki ali odbitki od plač zaposlenega
• Skupne plače, izplačane za vsako plačilno obdobje
• Datum plačila in obdobje plačila, ki ga pokriva plačilo

Za več informacij o zahtevah hranjenja zapisov, si oglejte ta podatkovni list z ministrstva za delo.

Kakšno pogostost plač naj izberem?

Kako pogosto boste plačevali svojim zaposlenim? Če jih tedensko plačate, ne boste naleteli na težave s skladnostjo, je pa tudi najbolj delovno intenziven. Če želite plačevati manj pogosto kot vsak teden, se pri svojem državnem ministrstvu za delo poiščite minimalne pogostosti plačil v vaši državi.

Če lahko izbirate polmesečne ali dvotedenske urnike plačil, vam bo katera koli možnost povzročila manj glavobola kot tedenska pogostost plačil. Toda vsak ima nekaj prednosti in slabosti, kot je opisano spodaj.

Tedensko

S tedenskim urnikom izplačil plač so vaši zaposleni vsak teden na isti dan. Tipičen urnik bo šel takole: predložijo svoje ure ob koncu dneva v petek za ure, opravljene v tem tednu. Potem boste imeli nekaj dni časa za obdelavo plačne liste in svoj ček bodo prejeli naslednji petek.

Ta urnik plačil je značilen za nižje plačane delavce.

Prednost tega urnika je, da so zaposleni pogosteje plačani. To jim lahko olajša upravljanje denarnega toka.

Slaba stran je, da boste morali vsak teden obdelovati plače, ne glede na vse. Tudi če ste na dopustu ali ste bolni, boste še vedno imeli to odgovornost ali pa vaši zaposleni ne bodo prejeli plačila.

Polmesečno

S polmesečnim plačilom plačujete zaposlenim v istih dveh koledarskih dneh vsakega meseca-na primer 1. in 15.. Za izplačane plače za lastnike malih podjetij lahko polmesečni razpored olajša načrtovanje drugih stroškov glede na datume izplačila plače.

Ta urnik najbolje deluje za zaposlene, ki imajo plačo, ne pa za uro.

Vendar pa obstajajo pomanjkljivosti polmesečnega razporeda plač. Prva težava je, da plače ne bodo popolnoma enake. Število delovnih dni in ur v prvem plačnem obdobju je lahko nekoliko večje ali manjše od drugega.

Druga pomanjkljivost polmesečnega urnika je, da bo plača vsak mesec vsak teden padla na različne dni. En plačni dan je lahko torek, naslednji petek in naslednji ponedeljek. S strani delodajalca lahko to oteži načrtovanje doslednega časa za obdelavo plač. Če pa plača pade na konec tedna ali počitnic, lahko s strani zaposlenih povzroči zamudo pri plačilu.

Dvotedensko

Zaradi dvotedenske strukture plač so zaposleni preprosto plačani vsaka dva tedna. Za delodajalca vam to pomaga vzpostaviti ponavljajoče se postopke izplačevanja plač. Za zaposlenega lahko računajo, da bo plača na njihov bančni račun prišla vsak drugi četrtek, petek ali kateri koli dan, ki ga nastavite.

Edina pomanjkljivost dvotedenskega izplačila plač je, da morate v nekaj mesecih zaposlenim namesto dveh izplačati tri plačila. Z računovodskega vidika bodo zaradi tega vaši stroški plač v tem mesecu višji od drugih.

Razlika med zaposlenimi in pogodbenimi delavci

Ker govorimo o izplačanih plačah za lastnike malih podjetij, je pomembno razmisliti, ali morate sploh nastaviti plačilne liste ali ne. Če delate samo s samostojnimi izvajalci, potem ne. Kako veste, ali so zaposleni pri vas zaposleni? Po podatkih IRS gre za stopnjo neodvisnosti delavca.

Ali si delavec sam določi delovni čas in ali zagotovi svoje orodje in potrebščine? Če je tako, se lahko štejejo za neodvisnega izvajalca. Prav tako so neodvisni izvajalci običajno bolj zasnovani na projektih. Če vam vsak dan nekdo opravi nešteto nalog, obstaja velika verjetnost, da jih bo IRS imela za zaposlenega.

Če želite izvedeti več o dejavnikih, ki določajo status zaposlenega v W-4 ali izvajalca W-9, preberite smernice IRS.

Ali imate zaposlene v W-4?

Če je tako, nadaljujte z branjem tega priročnika za izplačilo plač za lastnike malih podjetij. Ti volja morate vzpostaviti sistem plač in se prepričajte, da upoštevate vse smernice IRS glede pogostosti plač, hrambe evidenc in davčnega odtegljaja.

Ali imate pogodbene delavce W-9?

Če imate samo pogodbene delavce W-9, vam ni treba izplačati plače. Namesto tega jih plačujete na kakršen koli način in pogostost, o kateri se oba dogovorita. In vam ni treba skrbeti zaradi davčnega odtegljaja. Vendar boste morali izvajalca izpolniti svoj W-9. In če izvajalcem med letom plačate več kot 600 USD, jim boste morali ob koncu leta poslati 1099-MISC.

Kako naj ravnam s plačo za mala podjetja?

Obstajata dva glavna načina za upravljanje plač za mala podjetja: storitev ali programska oprema. Glavna razlika med obema storitvama je, da bo storitev odplačala davke in obrazce vladi predložila po pravilnem urniku.

Tu so prednosti in slabosti vsakega.

Ali naj izplačam plačo s storitvijo?

Čeprav je to dražja možnost od obeh, je velik del te možnosti ta, da vaš glavobol na plačah pade na nič. Posredovali boste podatke o zaposlenih, kot so podatki o plačah in W-4, ter urnik plač, od tam pa jih bo prevzel ponudnik storitev.

Še vedno boste morali v plačilno obdobje vstopiti v storitev in "obdelati" plačne liste. Toda to je pogosto nekaj klikov in ne bi smelo trajati več kot nekaj minut. Za zaposlene na uro boste morali vnesti njihove ure za vsako plačilno obdobje.

Od tam ponudnik storitev zagotavlja pravočasno obdelavo plač in pošiljanje vseh davčnih predlogov in poročil po pravilnih urnikih. Poskrbeli bodo tudi za morebitna vprašanja, povezana z davčno davčno službo.

Pogosto imajo vzpostavljene sisteme za spremljanje stvari, kot so sledenje času, obračunavanje in izraba dopusta, prispevki 401 (k) in drugo.

Če imate 10 ali več zaposlenih, bi bila najem plačne službe lahko dobra poteza. Če pa imate manjše podjetje, je lahko ponudnik plač s polnimi storitvami malo več, kot ga potrebujete.

Ali naj izplačam plačo s programsko opremo?

Programska oprema za izplačane plače bo za vas naredila izračun plač. Izračunala bo pravilne odtegljaje iz čeka vsakega zaposlenega in spremljala, koliko dolgujete vladi. Odgovorni ste za pravočasno pošiljanje davčnih odtegljajev in predložitev pravilnih obrazcev.

Ko uporabljate programsko opremo za obračun plač, boste morali sami odrezati čeke. Ali pa pri nekaterih ponudnikih programske opreme za izplačevanje plač Spletna plača QuickBooks, lahko celo nastavite Direct Deposit.

Povezano:Kako uporabljam QSEHRA za odbitek zdravstvenega nadomestila za zaposlene

Kakšne so možnosti programske opreme za plače za mala podjetja?

Ne glede na to, ali ste že delali izplačane plače ali ne, želite izbrati programsko opremo z orodji in viri, da samozavestno plačate svoji ekipi, kar vam bo olajšalo življenje kot lastnika malega podjetja!

Hitro Googlovo iskanje bo prikazalo na desetine sposobnih podjetij za izdelavo plač. Nekatere priljubljene možnosti vključujejo QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll in Patriot Software Payroll.

Vsak ima svoj nabor funkcij, vendar le QuickBooks ponuja integrirano vnaprejšnje sledenje času in istoimenski neposredni depozit. QuickBooks je tudi edina programska oprema, ki ponuja celoten ekosistem orodij, ki vam pomagajo pri upravljanju vašega podjetja.

Poleg tega, če že uporabljate QuickBooks na spletu za vaše poslovno računovodstvo imajo dve integraciji plač: QuickBooks Live Bookkeeping in QuickBooks Online Payroll. Če izkoristite te dodatne storitve, lahko uporabite isto osnovno programsko opremo za vse vaše potrebe po knjigovodstvu, računovodstvu in plačah. Evo, kako deluje knjigovodstvo QuickBooks v živo in spletno plačilo QuickBooks.

Knjigovodstvo QuickBooks v živo

Z Knjigovodstvo QuickBooks v živo, dobite namensko ekipo knjigovodcev, ki skrbi, da bodo vsi vaši zapisi točni in ažurni. Od svoje ekipe boste prejemali mesečna poročila in ko boste potrebovali pomoč, se lahko obrnete na enega od knjigovodk, da dobite odgovor na svoja vprašanja.

Ko se pojavijo težave, je za lastnika majhnega podjetja bistvena hitra pomoč.

Knjigovodstvo v živo vam omogoča, da se osredotočite na vodenje svojega podjetja, namesto na napačno razvrščeno potrdilo ali pripravo poročil. Prav tako je mirno vedeti, da to počnete pravilno prvič in da se kasneje ne bodo pojavile težave, ki bi lahko vplivale na vas ali še huje na vaše zaposlene.

Takole vodite knjigovodstvo v živo QuickBooks deluje, ko se prijavite.

Najprej vam bodo ustrezali ekipa predanih knjigovodj, ki jo vodi glavni knjigovodja. Vaša ekipa vas bo vodila po načrtu po meri, ki bo ustrezal vašim računovodskim potrebam. Zagotovili bodo tudi, da je prvič vse pravilno nastavljeno, in usklajevali vaše račune ves mesec.

Nato lahko z videokonferenco sodelujete s svojim primarnim knjigovodjem. Z računovodjo boste lahko v realnem času postavljali vprašanja za skupno rabo svojih knjig in postavljali vprašanja. Med sestanki boste imeli dostop do sporočil na zahtevo.

Konec meseca bo vaš knjigovodja poskrbel za zapiranje vaših knjig in vam zagotovil poročila po meri. Natančne knjige vam bodo prihranile čas in denar v davčni sezoni.

Knjigovodstvo QuickBooks v živo se začne pri 200 USD na mesec za podjetja z manj kot 25.000 USD mesečnih prihodkov. Če vaše podjetje prinaša 25.000 do 150.000 dolarjev mesečnega dohodka, boste plačali 400 dolarjev na mesec. In če vaš mesečni prihodek presega 150.000 USD, boste za knjigovodstvo QuickBooks v živo plačali 600 USD na mesec.

Spletna plača QuickBooks

Plačne liste so lahko lastnike malih podjetij zastrašujoče. Spletne plačne liste Quickbooks je dragoceno orodje, ki vam daje zaupanje, da upravljate svojo plačo kot profesionalec. Toda zdaj je preseglo le plačne liste. Njihova programska oprema za izplačane plače lastnikom podjetij ponuja celovito rešitev za upravljanje delavcev.

Vsi njihovi načrti so na voljo v vseh 50 državah in vključujejo neomejeno število plač, kar pomeni, da si lahko kadar koli ogledate in odobrite delovne ure zaposlenih. Vsak načrt vključuje tudi avtomatiziran izračun, vložitev in plačilo zveznih in državnih davkov. Z Spletna plača QuickBooks, lahko boste vodili poročila o plačah, vaši zaposleni pa bodo imeli dostop do portala delovne sile.

Ponujajo tri ravni storitev: Core, Premium in Elite.

• Jedro-usmerjeno v manjše ekipe, vključuje funkcije, ki zadovoljujejo preproste potrebe po plačah, kot so zdravstvene koristi, strokovna podpora in neposredni depozit za naslednji dan.
• Premium-poleg funkcij na ravni Core vključuje tudi neposredni depozit za isti dan, upravljanje nadomestil delavcev, podporo za kadre, mobilno sledenje času zaposlenih. Poskrbeli bodo celo za strokovnjaka, ki bo pregledal vašo nastavitev plač, da se izognete dragim napakam.
• Elite - Ta nova raven ima vse na ravni Core in Premium, vendar dodaja nastavitve plač po meri "bele rokavice". Poleg tega dobite 24 -urno strokovno podporo, časovno sledenje projektom in zaščito davčnih kazni, ki vam bodo zagotovili do 25.000 USD na leto, če vas IRS kaznuje. Elite payroll nudi osebnega svetovalca za kadre.

S funkcijo dodatka, kot so TSheets, lahko vi in ​​vaši zaposleni olajšate upravljanje časovnic od kjer koli. Uporabljajo lahko telefon, tablični računalnik ali računalnik za ure in ure. Vključuje tudi GPS sledenje, upravljanje priključnega gredi in opomnike za uro za vašo ekipo. Dodajanje listov TS na raven Premium znaša 8 USD na mesec plus osnovno pristojbino 20 USD vsak mesec. Dodajanje preglednic na vašo raven Elite bo stalo 10 USD na mesec in 40 USD osnovne mesečne pristojbine.

Naročnina na spletno plačilo Core QuickBooks je 22,50 USD na mesec, plus 4 USD na zaposlenega. Če želite dodatne funkcije, kot sta podpora za kadrovske zadeve in depozit za isti dan, boste morali plačati Premium, ki stane 37 USD na mesec plus 8 USD na zaposlenega. Nazadnje, če želite dodatne ugodnosti, kot so nastavitev z belimi rokavicami, zaščita davčnih kazni in a osebni svetovalec za kadre, se lahko naročite na raven Elite, ki stane 62,50 USD na mesec plus 10 USD na zaposlenega.

Ko vaše podjetje raste, raste tudi upravljanje vsega. Izkoriščanje Spletne plačne liste Quickbooks vam lahko pomagajo v celoti izkoristiti vašo rast, hkrati pa ohraniti nemoteno poslovanje vašega podjetja in zaposlenih. Programska oprema vam omogoča, da oskrbite svojo ekipo, vendar se še vedno osredotočite na vodenje svojega podjetja.

Spodnja črta

Plačne liste za lastnike malih podjetij se na prvi pogled morda zdijo zastrašujoče. Toda z ustreznimi orodji lahko v kratkem vzpostavite in zaženete zanesljiv sistem plač. Če želite več idej in namigov za organiziranje financ za mala podjetja, ne pozabite prebrati Ključni finančni stebri izgradnje zagonskega podjetja.