Minimalistična domača pisarna: 5 nasvetov za organizacijo delovnega prostora in več opravka! • Part-time Money®

jazČe ste kot jaz in vodite posel ali stransko vrtenje iz domače pisarne (ali včasih samo delate na daljavo), potem razumete, da morate imeti minimalistično okolje za domačo pisarno brez nereda.

Med odraščanjem mi je mama vedno govorila: »čist prostor, jasen um«. Ta mali grudenček je vedno ostal pri meni. Verjamem.

Moj prijatelj Joshua Becker je pravkar napisal novo knjigo, Minimalistični dom: vodnik po sobah do nemirnega, osredotočenega življenja. V njem poglavje posveti domači pisarni.

Mislil sem, da je pravi čas, da delim nekaj nasvetov o ohranjanju minimalistične domače pisarne in vas z vami seznanim z novostmi razpravljajte o nasvetih Joshuine domače pisarne in delite svoje akcijske načrte za odpravo nekaj nereda v mojem delu življenje.

Ali si vedel? Po mnenju naših partnerjev pri FlexJobs:

»3,9 milijona zaposlenih v ZDA, oz 2,9% celotne delovne sile v ZDA, vsaj polovico dela od doma, v primerjavi z 1,8 milijona v letu 2005 (115 -odstotno povečanje od leta 2005).

Veliko nas je tam z delovnimi prostori doma. In vsak dan se nam pridružuje več ljudi. Poglejmo nekaj načinov (močno navdihnjenih iz zgornje knjige), da lahko očistimo ta prostor in postanemo učinkovitejši.

1. Določite prostor za domačo pisarno

To je pomemben korak, ki ga pogosto preskočimo, ko poskušamo ustvariti mirno domačo pisarno. Domača pisarna je običajno bolj kot katera koli druga soba vsestranski prostor za kup stvari: pisarna (posel proti stranskim vrvežem proti družinskim financam), shramba, soba za klavir, čitalnica, dodatna igralnica, itd.

V redu je, da je soba namenjena nekaterim od teh stvari, če je velik prostor, vendar ne more biti vse to. Določite nekaj omejitev, kaj je ta soba? Ali lahko iz tega prostora premaknete nekatere druge dejavnosti?

Bottom line: ne poskušajte narediti preveč v tem prostoru. Kaos bo seveda povzročil nered.

Kako definiram svoj prostor:

Moja domača pisarna je imela več ponovitev, vendar je trenutno namenjena mojemu delu s tem spletnim mestom (imam stojalo za mizo in standardno pisarniško mizo - obe jaz sem naredil in uporabljam), tam upravljam z nekaterimi družinskimi financami in tam dovolim svojim otrokom, da vadijo tipkovnico ali občasno igrajo svojo računalniško igro - Prodigy Math. Veljal bo tudi začasno FinCon-od časa do časa povezano shranjevanje.

Ker dva ali tri dni na teden hodim v prostor za sodelovanje, se mi zdi v redu, da je moja domača pisarna namenjena otrokom tipkovnice ali računalniške igre, medtem ko mene ni - ta dejavnost uporablja le dva dodatna predmeta, ki ju je mogoče enostavno shraniti. Toda ta prostor ni za shranjevanje FinCon - za to imam dejanski prostor za shranjevanje. Zato bom moral zagotoviti, da stvari ne prihajajo več v ta prostor.

Povezano:7 vrst pisarniških prostorov za začetnega podjetnika

2. Zaprite svoje pisarniške predale in omare

Ko imate svoj cilj za ta prostor, je čas, da odlepite predale in omare. Če že nekaj časa imate domačo pisarno, imate verjetno nekaj predalov in pisalnih omar, v katerih je zbranih nekaj stvari.

Očistimo ga. Vzemite vse iz predalov in omar in jih odložite nazaj le, če ste jih uporabljali v zadnjem letu ali pa jih morate hraniti za vodenje evidenc. Obdržite samo eno od vseh vrst pisarniške opreme ali zalog.

Vse ostalo zložite na kup za prodajo, darovanje ali smeti. Staro elektroniko lahko prodajate na spletnem mestu, kot je Decluttr (preberite naš pregled).

Kakšne evidence torej morate voditi? Tu se ne bom lotil celotnega seznama, ampak bom dodal nekaj ključnih točk:

• Zagotovite si sef za tiste fizične/reliefne "večne predmete": potne liste, oporoke, zakonske zveze, police življenjskega zavarovanja, naslove, listine in rojstne liste. jaz uporabljam ta majhen, ognjevarni sef (od Amazon.com) in ugotovil sem, da moram, ko se začne polniti, nekaj stvari zavreči. Majhen sef = manj nereda.
• Vse davčne evidence hranite v omari za shranjevanje ali košu za shranjevanje najmanj sedem let. Tukaj je več od IRS o vodenju davčne evidence.
• Hranite vse izvorne dokumente za hipoteke, posojila, naložbe, dokler imate dolg ali naložbo.
• Ne hranite izpiskov, računov, potrdil, lahko dobite na spletu. In ne hranite ničesar, kar bi zamenjala novejša različica (na primer zavarovalna polica).
• Končno digitalizirajte čim več tega. Dobro je, da celo posnamete sliko svojih "večnih predmetov", ki jih imate v datoteki.

Moji predali in omare za mizo:

Ena od mojih miz ima predale in omare za spise, zato ima kombinacijo pisarniške opreme (spenjalniki, pisala, itd.), osebne finančne datoteke in čekovne knjižice, poslovne datoteke in čekovne knjižice ter nekaj majhnih elektronskih vrvic in dodatki.

Dobil sem tudi nekaj knjižnih polic, obe imata omare: na eni strani sta shranjena sef in tiskalnik, na drugi strani pa naključne škatle, potrebščine in dobrote FinCon.

Moram vzeti svoje stare poslovne zapise in jih neka služba pregledati in mi jih urediti. Prav tako moram enkrat dati tem majhnim elektronskim pripomočkom, da se odločim, kaj že dolgo ni bil uporabljen.

Nazadnje potrebujem popolnoma prazen predal, da lahko konec dneva vzamem vse z namizja in ga shranim stran od spletnega mesta. Želim imeti čisto namizje ob koncu vsakega dne.

Povezano:6 Finančne prednosti dela od doma

3. Brez dodatnega dekorja na razstavi: knjige, diplome in dodatno pohištvo

Zdaj, ko je vse v ozadju organizirano, lahko še enkrat pogledamo, kaj je na ogled. Ali imate v pisarni preveč stvari na stenah, policah ali preprosto na tleh?

Ne pozabite, da ste se zgoraj zavezali cilju, da bo to resnično domača pisarna.

• Začnimo tako, da izvlečemo vse pohištvo, ki se ne prilega. Poiščite drugo mesto v hiši zanj ali se ga znebite.
• Nato se lotite sten. Joshua v svoji knjigi omenja »ego zid« diplom in nagrad. Znebite se vsega, kar je na steni "bolj moteče kot koristno".
• Na koncu izvlecite vse knjige in jih ne odlašajte, razen če jih berete, boste brali kmalu ali pa ima knjiga sentimentalno vrednost. Tudi tukaj razmislite o prehodu na digitalno. Danes uporabljam Audible za vse svoje "branje" in se mi zdi veliko bolj produktivno poslušati na poti in s hitrostjo, ki mi ustreza.

Moj dekor in pohištvo:

Kriv sem za "steno ega". Čeprav sem ponosen na svojo izobrazbo in vsekakor je lepo biti nagrajen za svoj uspeh, se te stvari zdijo nekoliko zastarele in niso tako ambiciozne ali smiselne kot nekaj svežega in preprostega.

V sobi imam tudi nekaj glasbil, ki so v tem trenutku bolj dekoracija. Moram jim najti drugo mesto ali se jih znebiti. S svojimi knjigami se zelo dobro obnašam in jih skrajšam na samo eno polico na svoji knjižni polici.

Mislim, da je čas za diplome in pokale. Razpravljam o glasbilih. Mislim, da bi lahko kitaro obesili na steno in bi jo bolj verjetno vzel v roke in pobožal. Boben je treba premakniti v mojo omaro ali podariti.

4. Oddajte se na čisto namizje

Če ste podobni meni, ima jasno namizje verjetno največji vpliv na vaš občutek čustvenega počutja v delovnem okolju. Ni lepšega kot vstopiti v moj delovni prostor in poiskati sveže, čisto in namizno namizje, s katerim se lahko lotim dnevnega dela. To se ne zgodi naravno, zato se morate tega zavezati.

Namizje je za stvari, na katerih trenutno delate. Nič več. Na namizju ne shranjujte stvari, ki bi lahko/morale biti kje drugje. Zato je zgornja številka 2 tako pomembna. Predal za pisalno mizo pustite dovolj prazen, da bo vedno na voljo za shranjevanje pogosto vrtljivih predmetov namizja.

Moje stanje na namizju:

Ni redkost, da je moje namizje obremenjeno s pošto, stvarmi, ki jih prinaša domov, potovanji, vizitkami, prigrizki, klobuki, rokavicami, dodatki, nalepkami in drobnarijami. Ponavadi obiskujem postopek čiščenja namizja vsakih nekaj tednov.

Nekaj, kar mi je nekoliko pomagalo, je bilo imeti en koš na namizju in se zavezati, da bo vse ostalo tam. Druga stvar, ki je pomagala, je nakup to stojalo za monitor iz Amazona to mi daje prostor pod monitorjem za shranjevanje tipkovnice in miške na koncu dneva.

Poskusil bom najti prostor v predalih svoje mize, da bi premaknil ta koš. Tako je na mizi edina stvar, na kateri delam. Če ni ničesar, potem mislim, da je manj verjetno, da bom na mizo nenehno spuščala drobnarije ali karte ali druge naključne predmete.

5. Ukvarjajte se s dohodnim papirjem

Domača pisarna običajno zbira veliko papirja, zato morate ustvariti sisteme, ki vam bodo omogočili hitro in učinkovito razvrščanje teh dokumentov.

• Najprej onemogočite čim več neželene pošte in čim več izjav. Obiščite svojo banko, da se lotite izpiskov in obiščite FTC za informacije o ustavitvi vseh zahtevkov. Teh stvari vam ni treba dobiti!
• Drugič, vzemite koš za recikliranje ali drobilnik in ga postavite poleg mize. Po mojem mnenju je to sprejemljiva zadeva, ker ustvarja hitro ukrepanje. Takoj, ko pride pošta, vse skupaj razvrstite, nato odložite neželene stvari in odprite kuverte v koš za recikliranje. Končano!
• Če gre za izpisek ali račun ali drugo pomembno finančno evidenco, ga vložite na ustrezno mesto. Devetkrat od desetih ponavadi samo posnamem sliko predmeta in papirnato različico vseeno pošljem v recikliranje. Ponavadi se z njim lahko ukvarjam digitalno.

Kako ravnam s papirjem:

Ponavadi pustim, da se mi papir nabira v košu in ponavadi vse to preidem vsak teden ali vsak drugi teden. Ko to počnem vsak dan proti tednu, se mi zdi, da bolje obvladam nered.

Kar se tiče onemogočanja pošte, sem to naredil že nekaj let nazaj in dobro je delovalo. Stvari dobivam predvsem od podjetij, ki jih poznam. Vendar je gospa. PT se še ni zavrnila, zato še vedno dobi ogromno ponudb zaradi svoje brezhibne kreditne sposobnosti.

Spodbudil bom ga. PT za zavrnitev. Kar zadeva vhodni papir, bi morala biti tedenska rutina zaenkrat dobra, dokler gre ta koš v predal.

Zadnje misli o minimalistični domači pisarni

Upajmo, da bodo nekateri od teh korakov vodili v srečnejše in bolj zdravo delovno življenje za vas in vašo družino.

Domača pisarna je lahko posebno mesto, kjer se opravlja pomembno delo, ki spreminja življenje. Zato ne zanemarjajte tega, ko poskušate ustvariti minimalen življenjski slog.

Zaključil bom s citatom iz Joshuine knjige, ki se mi je zdel še posebej uporaben za nas stranske huligane:

»Z zmanjšano domačo pisarno lahko ostanete na tekočem s katerim koli delom, ki ga tam opravljate. In tukaj je nekaj: ko ste na vrhu, lahko vidite več... in začnete z ukrepi, da dosežete več. Morda boste lahko, ko ste v soboto zjutraj vstopili v domačo pisarno in spoznali, da ste popolnoma ujeti s pisarniškimi opravili, načrtovali, kako začeti s krajšim delovnim časom o katerem ste razmišljali. "

Minimalistični dom: vodnik po sobah do nemirnega, osredotočenega življenja je na voljo na Amazomu. Zagotovljeno vam je, da pospravite celoten dom, ne le pisarne.

In ker Joshua vedno rad deli, ga lahko brezplačno rezervirate v lokalni knjižnici, če ne želite kupiti druge knjige. Več o Joshui lahko izveste s poslušanjem to epizodo podcasta, ki sem jo naredil z njim.

Kakšni so vaši nasveti za ohranjanje domače pisarne brez nereda?

O Philipu Taylorju, CPA

Philip Taylor, alias "PT", je CPA, bloger, podcaster, mož in oče treh otrok. PT je tudi ustanovitelj in izvršni direktor konference in sejma industrije osebnih financ, FinCon.

Delo s krajšim delovnim časom je ustvaril leta 2007, da bi delil svoje nasvete o denarju in bil odgovoren (medtem ko odplačilo več kot 75 tisoč dolarjev dolga) in spoznavanje drugih, ki so navdušeni nad prehodom na finančno področje neodvisnost.