Kako organizirati svoje finančne dokumente, kot je Kongresna knjižnica

Verjetno veste, da imam rad preproste stvari. Čim bolj preprosto.

Rad imam tudi, da so stvari precej organizirane, ker me nič ne razjezi bolj kot zapravljen čas, ko iščem nekaj. To so oprijemljivi stroški, ki jih plačate, če nimate vzpostavljenega sistema.

To še posebej velja za stvari, ki jih ne potrebujete pogosto, ker se ne morete zanesti na spomin, da bi se spomnili, kje so stvari. Finančni dokumenti se popolnoma prilegajo temu vedro.

Po letih prilagajanja in ponovnega prilagajanja sem pripravila organizacijski sistem za naše dokumente, ki deluje. Prav tako je precej preprosto.

Tu sta moja dva (v redu, tehnično tri) pravila za vsak kos papirja:

1. Digitalizirajte vse
2. Ohranite izvirnik, če ga izdaja država, je notarsko overjen, osebna lastnina, davek ali posojilo.
3. (Ostalo drobimo)

Kazalo

1. Kako vse skupaj organizirati prvič
2. Digitalizirajte vse
3. Izrežite izvirnik, če ...
4. Shranjevanje dokumentov

Kako vse skupaj organizirati prvič

Če začenjate od začetka, vas vabim, da preberete ta članek arhivskih poklicev, Kongresna knjižnica. Poskušam imeti v mislih nekaj

strategije, ki jih uporablja Kongresna knjižnica. Arhivirajo veliko stvari. Kot vse.

Opazili boste, da njihovi nasveti ne predpisujejo nobenih posebnih korakov ali tehnologij, zato v kratkem delim svoj pristop, vendar je njihov splošni pristop trden. Ta ideja iz članka je iz čistega zlata - »Ne zaviraj se stran. Uprite se skušnjavi, da bi zdaj uživali v kateri koli stvari. " (tako enostavno, še posebej pri osebnem arhiviranju)

Ključne ideje so, da svoje dokumente napnete kot eno enoto z vrsto »grudic«. Če o tem razmišljate kot o eni enoti, postane manj zastrašujoče. Napadne grude ga razdelijo na obvladljive koščke, ki jih lahko naredite več dni, tednov ali mesecev.

Ko sem začel organizirati, sem vzel svoje logične »grudice« in jih spremenil v mape. Vzel sem vse avtomobilske dokumente in jih najprej skeniral ter jih spravil v ustrezno mapo. Izvirnike, ki mi jih ni bilo treba hraniti, sem raztrgal, ostale pa sem shranil v škatlah. Nato sem naredil drugi avto.

Naslednji dan sem pregledoval bančne dokumente za naš primarni bančni račun. Ni mi bilo treba narediti enega dokumenta v enem dnevu, nisem mu bil pripravljen nameniti toliko časa, vendar sem bil pripravljen porabiti 20-30 minut za polnjenje ene mape.

Vklop in izklop digitalizacije je trajal približno mesec dni, vendar je od takrat vzdrževanje dokaj rutinsko. Vsako četrtletje pakiram skenirane dokumente, kar ne pomeni veliko papirjev, ker zdaj večino stvari dobim digitalno.

In moje kategorizacije (ali grudice) se morda ne ujemajo z vašimi. Eden od dobrih načinov razmišljanja je, kako organizirate Vezivo v nujnih primerih, ki bo vseeno vseboval veliko teh pomembnih dokumentov.

Digitalizirajte vse

Vsak pomemben kos papirja, ki pride v hišo, je digitalni. Če lahko, se prijavim za izjave brez papirja, ker lahko nato neposredno prenesem izjave, ne da bi jih skeniral.

Digitalizacija ni težji del, organiziranje v vrsto map je težji del.

Tu je naša struktura map:

• Poslovni dokumenti
• Osebni dokumenti.
  • Arhiv
  • Posameznik - jaz
  • Posameznik - ljubka žena
  • Posameznik - otrok 1
  • Posameznik - otrok 2
  • Sredstvo - Hiša
  • Sredstvo - avtomobil V
  • Sredstvo - avto H
  • Finančni.
    • Dogovori
    • Bančništvo
    • Kredit
    • Finančni načrtovalec
    • Zavarovanje
    • Naložbe
    • Davki
  • Pravna

jaz organiziramo naše datoteke glede na osebo ali premoženje in potem, ali gre za finančno, pravno ali drugo - te kategorije so skupne družini. Lahko plačam davke ali upravljam naložbe, vendar so to družinsko premoženje in zato spadajo v širšo kategorijo.

The Posameznik vsebujejo dokumente, značilne za posameznika, na primer zdravstvene kartoteke.

Arhiv je vsestranski za dokumente, ki jih ne potrebujemo več, na primer mapa za Sredstvo - avtomobil C potem, ko smo prodali Toyoto Celica. Minila so leta, odkar smo imeli avto, zato sem lahko po potrebi izbrisal celotno mapo, a glede na to, kako poceni je shramba... eh, zakaj oboje.

Izrežite izvirnik, če ...

Digitalizacija dokumenta pomeni, da izvirnika ne potrebujem več, z nekaj izjemami. Moje splošno pravilo je, da če njegova državna izdaja, overjena pri notarju, krije premoženje, davke ali posojila, ga obdržite. Vse ostalo lahko zdrobite.

Če imate veliko papirja in imate radi bolj zapletena pravila, je tukaj nekaj preprostih pravil kakšen fizični papir razrezati in kaj hraniti (ne pozabite, da imate digitalne kopije vsega, samo v njem Ovitek):

• SHRED Vse, kar prejmete mesečno - bančne izpiske, izpiske kreditnih kartic, komunalne računeitd. - ko dobiš naslednjega
• Hranite posojilne dokumente (zlasti potrditev) eno leto po tem, ko jih odplačate.
• VARITE Davčne napovedi in dokazila 7 let po vložitvi.
• Hranite dokumente v zvezi s sredstvom (avto, hiša itd.), Dokler ga imate v lasti.
• VZDRŽAVAJTE dokumente, ki jih izdaja vlada, na primer rojstne liste in knjige smrti, poročne listine-za vedno
• Hranite vse, za kar menite, da bi ga težko zamenjali.

Shranjevanje dokumentov

Poiščite prijetno varno mesto v svoji hiši, položite ga v požar in svoje dokumente zložite v sef.

Sef, ki ga dobite v trgovini s pisarniškim materialom, je verjetno lahko počilo v petih sekundah z magnetom, zato se zaradi varnosti ne zanašajte nanj. Če ga želite zaradi požarne zaščite, ga skrite, po možnosti za sliko na steni. 🙂

Pri digitalnih kopijah jih imejte shranjene nekje, po možnosti samodejno in za vsak slučaj na dveh mestih. Dokumente hranimo na prenosnem trdem disku, ki je varnostno kopiran na daljavo.

Če jih ne želite lokalno shraniti ali če želite, da lahko do dokumentov dostopa več ljudi (prenosni trdi disk ni idealen), se lahko odločite za nekaj, kot je Dropbox.

Ko to storite, vam bo všeč, kako lahki in zračni bodo videti vaši finančni dokumenti. 🙂

Kakšne so vaše strategije ohranjanja in organiziranja vaših finančnih dokumentov? Vedno si prizadevam izboljšati naš postopek, zato bi rad slišal vaše.