Ako urobiť mzdovú agendu pre vašu malú firmu [The Ultimate Guide]

Hako sa vaša firma rozrástla do tej miery, že je čas najať si pomoc? Na jednej strane je to skvelá správa. Na druhej strane však mzdová agenda pre vlastníkov malých podnikov pridáva ďalšiu úroveň zložitosti k vedeniu vášho podnikania.

Väčšina majiteľov malých firiem nemá vzdelanie v oblasti ľudských zdrojov, účtovníctva alebo účtovníctva. Ako teda môžete nastaviť mzdový systém, ktorý vás udrží na dobrej strane IRS bez toho, aby ste spotrebovali príliš veľa vášho drahocenného času?

Mať zamestnancov W-2 znamená, že budete musieť robiť mzdy. Spolu s vyplatením ich platu budete musieť poskytnúť zamestnancovi kompenzáciu a poistenie v nezamestnanosti. Budete tiež zodpovední za zaplatenie polovice ich daní zo sociálneho zabezpečenia a zdravotnej starostlivosti. Budete musieť vypočítať ich zrážky na dani z príjmu a včas odovzdať dane a podať správy vláde. To všetko môžete urobiť buď pomocou mzdového softvéru alebo poskytovateľa miezd s kompletnými službami.

Čo je mzdová agenda?

Pojem „mzdy“ môže znamenať veľa vecí. Ale v najvšeobecnejšom zmysle sú mzdy proces, ktorým spoločnosť vypočítava a posiela mzdu svojim zamestnancom.

Mzdový systém spoločnosti bude zahŕňať mechanizmy používané na sledovanie pracovného času zamestnancov a voľna, metódu a harmonogram podľa aké platby sa poukazujú a nástroje používané na výpočet zrážkovej dane zamestnanca a odosielanie do IRS konkrétnym termíny.

Požiadavky na mzdy

Mať zamestnancov W-2 znamená robiť mzdy. Ak máte hodinových zamestnancov, predložia svoje hodiny za každé výplatné obdobie a vy ste to povinní plaťte ich podľa plánu, ktorý ste si predtým určili – zvyčajne týždenne, dvakrát týždenne alebo polmesačne.

Výpočet miezd znamená určenie hrubých miezd zamestnancov, potom zrážanie príjmu, sociálne zabezpečenie a dane Medicare.

Dane, ktoré boli zrazené, je potom potrebné predložiť vláde podľa stanoveného harmonogramu. Pre väčšinu malých podnikov sa to bude vyžadovať mesačne. V prípade veľkých podnikov to však môže byť potrebné aj týždenne.

Vyžadujú sa aj štvrťročné správy. Musíte podať a formulár 941 každý štvrťrok. Tento formulár informuje federálnu vládu, koľko miezd ste zaplatili, ako aj koľko dane z príjmu ste zrazili a odoslali. Vyžadujú sa aj štátne prihlášky, preto si u svojho štátu overte ich formuláre a dátumy.

Budete tiež musieť posielať výročné správy. Budete musieť spracovať W-2 pre svojich zamestnancov a pre vládu. Musíte tiež poslať a formulár 940 federálnej vláde za federálne dane v nezamestnanosti – a možno to budete musieť robiť častejšie v závislosti od výšky vašej mzdy počas roka.

Aké sú náklady na personál?

Náklady na zamestnancov sú viac ako len ich mzdy. Budete mať dodatočné náklady, ako sú dodatočné dane, poistenie a mzdové služby.

dane

Keď najmete niekoho, aby pre vás pracoval, 15,3 % z jeho mzdy sa odvedie na daň zo mzdy. To sa skladá z 12,4% na sociálne zabezpečenie a 2,9% na Medicare.

Dodávatelia platia celú túto sumu sami. Ale zamestnanci si platia len polovicu sami a ich zamestnávateľ je povinný zaplatiť druhú polovicu. Preto, keď platíte svojim zamestnancom mzdy, vaše náklady sú v skutočnosti o 7,65 % vyššie.

Napríklad, ak váš zamestnanec zarába 1 000 dolárov týždenne. Vaše skutočné náklady sú 1 076,50 USD za týždeň.

poistenie

Musíte mať poistenie v nezamestnanosti a poistenie kompenzácie zamestnanca.

Poistenie v nezamestnanosti sa platí štátu a poskytuje výhody pracovníkom, ktorí boli prepustení. Vaše sadzby budú stanovené podľa vašej úrovne rizika. Ak pracujete v odvetví, ktoré má vysoké prepúšťanie, ako sú terénne úpravy alebo iné sezónne odvetvia, vaše sadzby budú vyššie ako v odvetví, ktoré zvyčajne nemá vysoké prepúšťanie. Vaše sadzby budú určené aj podľa toho, koľko platíte. Čím viac miezd máte, tým vyššie sú vaše náklady.

Svoje osobné sadzby môžete udržať čo najnižšie tým, že sa vyhnete prepúšťaniu a budete bojovať proti nezákonným nárokom. Niekedy sa nespokojní zamestnanci pokúsia požiadať o nezamestnanosť po tom, čo boli prepustení. Nedovoľte to. Každý, kto podá úspešnú reklamáciu voči vašej spoločnosti, zvýši vaše sadzby. Ak nemajú nárok na výhody, urobte všetko pre to, aby ste ich udržali mimo vašej poistky.

Poistenie kompenzácie pracovníka sa platí poisťovni (alebo niekedy štátu) a pokrýva zamestnancov, ak sa im v práci zraní. Opäť platí, že vaše sadzby sú stanovené na základe vašej úrovne rizika. Čím nebezpečnejšie je vaše odvetvie, tým vyššie budú vaše sadzby. A rovnako ako pri poistení v nezamestnanosti, aj vaše osobné sadzby sa budú odvíjať od výšky mzdy, ktorú máte.

Svoje sadzby môžete udržať na nízkej úrovni dodržiavaním bezpečnostných opatrení požadovaných pre váš typ práce. Je zrejmé, že nechcete, aby sa vaši zamestnanci zranili, nech sa deje čokoľvek... ale udržanie nízkych kompenzačných sadzieb pre vašich zamestnancov je ďalšou výhodou.

Váš zamestnanec nenesie žiadne z týchto nákladov. Nezamestnanosť a kompenzáciu pracovníka hradí 100 % zamestnávateľ.

Súvisiace:Pochopte potreby poistenia malých firiem pomocou Coverwallet

Mzdová služba

Existuje veľa výpočtov, ktoré idú do miezd. Nie je to len hodinová sadzba krát odpracované hodiny. Z tohto dôvodu budete chcieť nejaký druh mzdovej služby na vykonanie tejto matematiky. Mzdová služba nielen vypočíta zrážkovú daň z príjmu zamestnanca, ale aj vypočíta vypočítajte ich (a vaše) dane zo sociálneho zabezpečenia a zdravotnej starostlivosti, ako aj poistenie v nezamestnanosti náklady.

Ak je politika odmeňovania vášho zamestnanca so štátom, vypočíta to tiež. Ak sa politika odmeňovania vášho pracovníka týka súkromnej spoločnosti, pravdepodobne budete rokovať priamo s ňou a tieto náklady nebudú vypočítané prostredníctvom vašej mzdovej služby.

Súvisiace:Najlepší účtovný softvér pre malé firmy

Ako nastavím mzdy prvýkrát?

Pred spustením mzdového systému budete musieť zhromaždiť niekoľko dokumentov. Budete tiež musieť premyslieť svoje zásady uchovávania záznamov a frekvenciu platieb.

Aké doklady o mzdách potrebujem?

Založenie miezd pre malých podnikateľov si to vyžaduje požiadať úrad IRS o identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN).. Získanie EIN je bezplatné a nemalo by vám to zabrať viac ako 5 minút. V niektorých štátoch možno budete musieť požiadať aj o štátne EIN.

Ak máte LLC alebo Corporation, potom už EIN máte.

Pokiaľ ide o vašich zamestnancov, každý z nich to bude potrebovať vyplňte W-4. Je to dôležité, pretože vám povie, koľko daní by ste mali zraziť v mene svojho zamestnanca z každej výplaty. Každý zamestnanec bude tiež musieť vyplňte formulár I-9 na overenie ich totožnosti.

Budete tiež potrebovať aspoň sadzby poistenia v nezamestnanosti a možno aj kompenzačné sadzby vášho pracovníka.

Nakoniec budete musieť vytvoriť systém na sledovanie hodín vašich zamestnancov. Technicky by to mohlo byť také jednoduché ako prihlasovací hárok. Systém časových kariet je obľúbený u mnohých malých podnikov. Ale ak máte vzdialenú pracovnú silu, počítačový alebo telefónny systém sledovania môže fungovať najlepšie.

Aké by mali byť moje zásady uchovávania mzdových záznamov?

Zákon o spravodlivých pracovných štandardoch (FLSA) nariaďuje, aby si zamestnávatelia uchovávali niekoľko dokumentov týkajúcich sa miezd po dobu najmenej troch rokov. Tie dokumenty sú:

• Celé meno zamestnanca a číslo sociálneho poistenia
• Adresa (vrátane PSČ)
• Dátum narodenia (ak je mladší ako 19 rokov)
• Pohlavie a povolanie
• Termíny zamestnania
• Čas a deň v týždni, kedy začína pracovný týždeň zamestnanca
• Odpracované hodiny každý deň
• Celkový počet odpracovaných hodín každý pracovný týždeň
• Na základe čoho sa vypláca mzda zamestnanca
• Pravidelná hodinová mzda
• Celkové denné alebo týždenné priame zárobky
• Celkový príjem nadčas za pracovný týždeň
• Všetky príplatky alebo zrážky zo mzdy zamestnanca
• Celková mzda vyplatená za každé výplatné obdobie
• Dátum platby a výplatné obdobie, na ktoré sa platba vzťahuje

Ďalšie informácie o požiadavkách na uchovávanie záznamov nájdete pozrite si tento informačný list ministerstva práce.

Akú mzdovú frekvenciu si mám vybrať?

Ako často budete platiť svojim zamestnancom? Ich týždenné vyplácanie zaisťuje, že nenarazíte na žiadne problémy s dodržiavaním predpisov, no zároveň je to aj najnáročnejšie na prácu. Ak chcete platiť menej často ako každý týždeň, obráťte sa na ministerstvo práce a zistite minimálnu frekvenciu platieb vo vašom štáte.

Ak si môžete vybrať polmesačné alebo dvojtýždenné výplatné plány, obe možnosti vám spôsobia menej bolesti ako týždenná frekvencia platieb. Ale každý z nich má niekoľko výhod a nevýhod, ako je uvedené nižšie.

Týždenne

S týždenným rozvrhom miezd sú vaši zamestnanci platení každý týždeň v rovnaký deň. Typický rozvrh bude vyzerať takto: odpracujú svoje hodiny na konci dňa v piatok za hodiny odpracované v danom týždni. Potom budete mať niekoľko dní na spracovanie miezd a šek dostanú nasledujúci piatok.

Tento splátkový kalendár je typický pre menej platených pracovníkov.

Výhodou tohto rozvrhu je, že zamestnanci dostávajú výplaty častejšie. To im môže uľahčiť riadenie ich cash flow.

Nevýhodou je, že mzdy budete musieť spracovávať každý týždeň, nech sa deje čokoľvek. Aj keď ste na dovolenke alebo ste chorí, stále budete mať túto zodpovednosť, inak vaši zamestnanci nedostanú zaplatené.

Polmesačné

Pri polmesačnom výplatnom pásme platíte zamestnancom v rovnaké dva kalendárne dni každého mesiaca – napríklad 1. a 15. deň. V prípade miezd pre vlastníkov malých firiem môže polmesačný plán uľahčiť plánovanie ostatných výdavkov okolo dátumov výplat.

Tento rozvrh funguje najlepšie pre zamestnancov, ktorí dostávajú mzdu, a nie hodinovú mzdu.

Polmesačný rozvrh miezd má však aj nevýhody. Prvým problémom je, že výplaty nebudú úplne rovnaké. Počet odpracovaných dní a hodín počas prvého výplatného obdobia môže byť o niečo vyšší alebo nižší ako druhý.

Druhou nevýhodou polmesačného rozvrhu je, že výplatné dni budú každý mesiac pripadať na iné dni v týždni. Jeden výplatný deň môže byť utorok, ďalší piatok a ďalší pondelok. Zo strany zamestnávateľa to môže sťažiť plánovanie konzistentného času na spracovanie miezd. A zo strany zamestnanca, ak výplata náhodou pripadne na víkend alebo sviatok, môže to spôsobiť omeškanie výplaty.

Dvojtýždenne

Pri dvojtýždennej mzdovej štruktúre sú zamestnanci jednoducho vyplácaní každé dva týždne. Pre zamestnávateľa vám to pomôže nastaviť opakujúce sa mzdové procesy. A pre zamestnanca sa môže spoľahnúť na to, že výplata im príde na bankový účet každý druhý štvrtok, piatok alebo ktorýkoľvek deň, ktorý si nastavíte.

Jedinou nevýhodou dvojtýždenných výplat je, že v niektorých mesiacoch budete musieť svojim zamestnancom zaplatiť tri platby namiesto dvoch. A z účtovného hľadiska to spôsobí, že vaše mzdové náklady budú v danom mesiaci vyššie ako ostatné.

Rozdiel medzi zamestnancami a zmluvnými pracovníkmi

Keďže hovoríme o mzdovej agende pre majiteľov malých firiem, je dôležité zvážiť, či vôbec potrebujete mzdovú agendu nastaviť alebo nie. Ak pracujete iba s dodávateľmi na voľnej nohe, potom nie. Ako viete, či ľudia, ktorí pre vás pracujú, sú zamestnanci, sú zmluvní partneri? Podľa IRS je to všetko o stupni nezávislosti pracovníka.

Stanovuje si pracovník svoje vlastné hodiny a poskytujú si vlastné nástroje a zásoby? Ak áno, možno ich považovať za nezávislého dodávateľa. Nezávislí dodávatelia majú tiež tendenciu byť viac založení na projekte. Ak máte niekoho, kto za vás každý deň robí nespočetné množstvo úloh, existuje veľká šanca, že IRS ich môže považovať za zamestnanca.

Ak sa chcete dozvedieť viac o faktoroch, ktoré určujú status zamestnanca W-4 alebo dodávateľa W-9, prečítajte si usmernenia IRS.

Máte zamestnancov W-4?

Ak áno, pokračujte v čítaní tohto sprievodcu mzdovou agendou pre malých podnikateľov. vy bude musíte nastaviť mzdový systém a uistite sa, že dodržiavate všetky pokyny IRS týkajúce sa frekvencie platov, uchovávania záznamov a zrážania daní.

Máte zmluvných pracovníkov W-9?

Ak máte iba zmluvných zamestnancov W-9, nemusíte vykonávať výplatnú pásku. Namiesto toho im platíte akýmikoľvek prostriedkami a frekvenciou, na ktorej sa obaja dohodnete. A nemusíte sa obávať zrážania dane. Budete však potrebovať, aby dodávateľ vyplnil svoj W-9. A ak počas roka zaplatíte niektorým dodávateľom viac ako 600 USD, budete im musieť na konci roka poslať 1099-MISC.

Ako by som mal spracovať mzdovú agendu pre malé podniky?

Existujú dva hlavné spôsoby spracovania miezd pre malé podniky: služba alebo softvér. Hlavný rozdiel medzi týmito dvoma službami je v tom, že služba odvedie dane a predloží formuláre vláde podľa správneho harmonogramu.

Tu sú výhody a nevýhody každého z nich.

Mám vykonávať mzdovú agendu pomocou služby?

Aj keď je to drahšia možnosť z týchto dvoch, skvelá časť tejto možnosti je, že vaša bolesť hlavy klesne na nulu. Poskytnete informácie o zamestnancoch, ako sú mzdy a informácie W-4 a výplatný plán a poskytovateľ služieb ich odtiaľ prevezme.

Stále budete musieť prejsť do služby každé výplatné obdobie a „spracovať“ výplatnú pásku. Často však ide o niekoľko kliknutí a nemalo by to trvať dlhšie ako niekoľko minút. V prípade zamestnancov s hodinovou mzdou budete musieť zadať ich hodiny pre každé výplatné obdobie.

Odtiaľ poskytovateľ služieb zaisťuje, že mzdy sú spracované včas a všetky daňové podania a hlásenia sa odosielajú podľa správnych harmonogramov. Postarajú sa tiež o všetky problémy IRS, ktoré môžu nastať.

Často majú zavedené systémy na sledovanie vecí, ako je sledovanie času, časové rozlíšenie a využitie dovolenky, príspevky 401(k) a ďalšie.

Ak máte 10 a viac zamestnancov, dobrým krokom môže byť prenájom mzdovej agendy. Ak však máte menšiu firmu, poskytovateľ komplexných mzdových účtov môže byť o niečo viac, ako potrebujete.

Mám robiť mzdovú agendu pomocou softvéru?

Mzdový softvér urobí výpočty miezd za vás. Vypočíta správne zrážky zo šeku každého zamestnanca a bude sledovať, koľko dlhujete vláde. Zodpovedáte za skutočné odoslanie zrážkovej dane a za včasné odoslanie správnych formulárov.

Keď používate mzdový softvér, budete si musieť vystrihnúť vlastné šeky. Alebo s niektorými poskytovateľmi mzdového softvéru ako Štvorcová mzda, môžete dokonca nastaviť priamy vklad.

Súvisiace:Ako používam QSEHRA na odpočítanie dávok zdravotnej starostlivosti pre svojich zamestnancov

Aké sú možnosti mzdového softvéru My Small Business?

Bez ohľadu na to, či ste už predtým robili mzdy alebo nie, chcete si vybrať softvér s nástrojmi a zdrojmi, aby ste mohli s istotou platiť svojmu tímu, čo vám uľahčí život vlastníka malého podniku!

Rýchle vyhľadávanie Google odhalí desiatky schopných spoločností zaoberajúcich sa mzdovým softvérom. Niektoré z populárnych možností zahŕňajú Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll a Patriot Software Payroll.

Každý má svoj vlastný súbor funkcií, ale iba Námestie vám umožňuje začať za 5 dolárov, ak máte len pár dodávateľov. Square je tiež jediný softvér, ktorý poskytuje kompletný ekosystém nástrojov, ktoré vám pomôžu riadiť vaše podnikanie.

Navyše, ak už používate Square na spracovanie platieb, je ľahké to využiť ich mzdová služba.

Spodný riadok

Mzdy pre malých podnikateľov sa môžu na prvý pohľad zdať desivé. Ale so správnymi nástrojmi môžete rýchlo spustiť spoľahlivý mzdový systém. Pre viac nápadov a tipov na organizovanie financií pre malé firmy si určite prečítajte Kľúčové finančné piliere budovania start-upu.