Môže generálny riaditeľ pracovať 8 hodín týždenne? Áno, a takto som to urobil ...
Sadnete si za stôl a pripravíte sa zničiť pracovný deň. Uvaríte si kávu, rozbijete kalendár a ponoríte sa do svojej najdôležitejšej úlohy. A potom sa to stane. Telefón zazvoní alebo sa za ním zastaví spolupracovník a povie „hej“. Možno sa váš šéf otočí a pýta sa na tie správy TPS.
Bez ohľadu na typ prerušenia, ktorému čelíte, je to nepríjemné. A ak pracujete v kancelárii, presne viete, o čom hovorím. Ak sedíte za týmto stolom a ste „zaklopaní“, všetci si myslia, že je úplne v poriadku vás zaujať.
Tieto náhodné zákazky bohužiaľ môžu vašu produktivitu úplne zabiť. Nielenže vás môžu zbaviť tejto úlohy, ale môžu tiež spotrebovať vašu duševnú energiu na celý deň. Aj keď som si nevšimol, koľko času strácam, kým som nemal deti, oveľa viac si to všímam teraz, keď mám štyri. A áno, byť rodičom výrazne obmedzilo moju schopnosť vydržať kecy a bezduché bláboly. Rodičia, viete, o čom hovorím.
Dvadsať minút na chodbe a rozprávanie o včerajšom zápase. Spolupracovník lamentujúci nad vecami na pracovisku. Pokojná pozvánka na obed, ktorá sa proti vašej vôli zmení na dvojhodinovú záležitosť. Je to typ vecí, ktoré môžu stratiť vašu produktivitu a znížiť váš potenciál.
Vytvorenie priestoru a kovanie novej cesty
Po niekoľkých rokoch znášania týchto premrhaných chvíľ a príležitostí som bol presvedčený, že je potrebné niečo zmeniť. Chcel som viac vypadnúť z kancelárie, ale vykonať takmer rovnaké množstvo práce. Ešte dôležitejšie je, že som chcel prestať strácať toľko času, keď môžem byť doma s rodinou alebo si užívať život.
Najprv som si myslel, že častejšie odchádzať z kancelárie bude nemožný výkon. Myslím tým, ako by mohli odchádzať častejšie, ale predsa vykonávať rovnakú úroveň práce?
Iste, bol som generálnym riaditeľom svojej vlastnej firmy spravujúcej bohatstvo, ale to neznamená, že môžem prísť a odísť, ako som chcel. Ak by som nebol v kancelárii, čo by si mysleli moji klienti? Bol môj tím vôbec schopný spustiť všetko v mojej neprítomnosti? Čo keby sa niečo pokazilo?
Chvíľu mi trvalo, kým som si uvedomil, že ma pohltili obmedzujúce presvedčenia. Našťastie niekoľko úžasných podnikateľov a myšlienkových lídrov, vďaka ktorým som si uvedomil chybu svojich spôsobov.
Najprv som prečítal knihu Tima Ferrisa 4-hodinový pracovný týždeň a uvedomil si, čo je možné. Použitím stratégií v jeho knihe by som mohol výrazne skrátiť čas v kancelárii, nie?
Za druhé, pripojil som sa k trénerskému programu s názvom Strategický tréner. Počas tohto programu ma zoznámili s konceptom „vytvárania priestoru“.
Jedno cvičenie, ktoré sme museli urobiť, malo spočítať, koľko voľných dní sme strávili v minulom roku. Prečo? Pretože povedali, že sa musíme naučiť „vytvárať priestor“ v našich životoch. A aby sme ten priestor vytvorili, museli sme si dať pauzu a trochu voľna.
Postupom času mi mentálne cvičenie „vytvárania priestoru“ umožnilo zistiť, čo je v mojom živote dôležité, a potom ostatné zadať externe.
Po tretie, začal som počúvať géniov produktivity, ako je Michael Hyatt. Vysoko produktívni podnikatelia sa tak nerodia, hovorí Hyatt. Naučia sa stať sa ultraproduktívnymi zvládnutím svojho prostredia.
Podľa Hyatta sú neustále prerušovania a rušenia prekážkou číslo 1, s ktorou sa podnikatelia stretávajú, keď si kontrolujú svoje zoznamy úloh a pracujú na dosiahnutí svojich cieľov.
Počúvanie odborníkov, ako sú títo, ma naučilo „vytvárať priestor“ a do určitej miery ustúpiť od svojej situácie. Odtiaľ som sa vydal na cestu, aby som obmedzil rozptýlenie a zlepšil pracovný deň.
Postupom času som svoj čas v kancelárii posunul zo 40 hodín týždenne na 8 hodín a bez vplyvu na produktivitu a časom aj na vyššie zárobky.
Ako som to urobil? Tu sú podrobnosti:
#1: Zamestnával som strategicky.
Aj keď som už mal v personáli riaditeľa pre vzťahy s klientmi, pridal som aj asistenta poradcu. Úlohou tohto profesionála bolo „byť mnou“, keď som tam nebol - poskytovať odborné rady našim klientom a poskytovať služby, ktoré si zaslúžia.
Tu cítim, že veľa majiteľov malých firiem zlyhá. Vystrašení, že nikto nemôže stáť v ich koži, odmietajú outsourcovať svoju najdôležitejšiu prácu. Ale ak si chcete skrátiť hodiny, tento krok je zásadný.
Trvalo chvíľu, kým sa všetko nastavilo. Mesiac som musel 60 hodín pracovať, aby som ho naučil všetko, čo potreboval vedieť. Ale akonáhle bola tvrdá práca hotová, mal som dôveryhodného a vybrúseného kolegu, o ktorého sa môžem oprieť.
#2: Začali sme dokumentovať naše procesy.
Nakoniec som zistil, že si môžem uľahčiť život zefektívnením procesov, ktoré som robil znova a znova. Nástroj, na ktorý som narazil, Sladký postup, vám pomôže vytvoriť procesy pre všetko vo vašom podniku.
Pomocou tohto nástroja sme začali vytvárať procesy pre úlohy vyššej úrovne, ako je otváranie nových účtov. Odtiaľ sme vytvorili procesy pre vkladanie v bankách a spracovanie príspevkov klientov. Keď sme dostali všetky úlohy vyššej úrovne na druhú, dokonca sme vytvorili systémy na prevzatie malých úloh v pracovný deň.
Vytvorenie všetkých procesov vyžaduje predbežnú prácu, ale akonáhle je proces hotový a osoba je vyškolená, už to nikdy nebudete musieť urobiť. Ešte lepšie je, že ak budete musieť niekedy najať niekoho nového alebo nahradiť túto osobu, vaše zdokumentované procesy môžu slúžiť ako školiaca príručka.
#3: „Vytvoril som priestor“ a naplánoval som čas preč.
Keď som najal ďalších ľudí a vytvoril procesy, musel som si naplánovať voľno, aby som zistil, či moja nová stratégia môže fungovať. Presne to som urobil - aj keď som sa musel prinútiť. Najprv som trávil čas flákaním sa v kaviarni alebo prácou z domu. Takto som mohol otestovať schopnosti svojich zamestnancov bez toho, aby som úplne ustúpil.
Akonáhle som sa cítil príjemnejšie, začal som si brať utorok voľno. Potom som začal každý týždeň do svojho kalendára pridávať ďalšie „dni voľna“. Nakoniec som bol v kancelárii každý týždeň iba na 8 hodín, napriek tomu všetko prebiehalo hladko. A áno, bolo to skvelé!
#4: Vylepšili sme komunikáciu.
Pred skrátením pracovného času boli v našej kancelárii primárnym zdrojom komunikácie e -mail, text a chat Google. Chvíľu to fungovalo, ale nakoniec sme si uvedomili, že týmto spôsobom prichádzame o konverzácie a detaily.
Potom sme narazili na program s názvom Flákač. Slack nám umožnil vytvoriť kanály, ktoré boli špecifické pre určité potreby našej spoločnosti finančného poradenstva, a potom vytvárať prebiehajúce konverzácie, pomocou ktorých by sme mohli hľadať minulé podrobnosti. Tam, kde sme kedysi neustále strácali dôležité informácie a konverzácie, Slack uchovával všetku našu korešpondenciu na jednom mieste.
#5: Skontrolovali sme akcie a hľadali sme spôsoby, ako sa zlepšiť.
Rovnako ako v armáde som vo svojej kancelárii vytvoril postup pre týždenné recenzie. Nekontrolovali sme navzájom svoju prácu, ale ako vo všeobecnosti prebiehal týždeň. Ako prebiehala naša komunikácia? Všetko sa splnilo? Spadlo niečo cez praskliny?
Zdôraznením akýchkoľvek medzier v našej komunikácii a plánovaní by sme mohli nájsť spôsoby, ako sa zlepšiť. A presne to sme urobili. Časom sme zlepšili všetko od každodennej komunikácie až po výsledky pre našich klientov.
Záverečné myšlienky
Tam, kde som kedysi cítil, že nemôžem nikdy odísť z kancelárie, teraz pracujem len asi 8 hodín týždenne. A keďže posledný klinec do rakvy a dôkaz, že všetko, čo som tu načrtol, funguje, drasticky sme zlepšili aj našu ziskovosť. Alliance Wealth Management (moja firma) v skutočnosti tento rok rastie o 31%.
Keďže mám viac času, môžem byť lepším otcom a manželom. Okrem toho som vytvoril priestor a čas na to, aby som robil niečo, čo som vždy chcel robiť - teda vytvoriť a kurz zameraný na finančných poradcov, ktorí sa chcú stať silou, s ktorou je potrebné online počítať priestor.
A vieš čo ešte? Môj kurz, Rastový vzorec online poradcu, je na dobrej ceste k pridaniu tržieb vo výške 100 000 dolárov do môjho podnikania v tomto roku. Táto skutočnosť podčiarkuje myšlienku, že viac pracovného času neznamená vždy lepšie výsledky - a niekedy menej znamená viac.
Nič z toho by sa nemohlo stať, keby som nikdy neodstúpil - a keby som nikdy nepočúval dôvtipných odborníkov na produktivitu, ktorí mi vykopali túto cestu.
Ak vás už unavuje viac pracovať, aby ste dosiahli menej, určite počúvajte odborníkov, ktorí študujú produktivitu, ako keby to bola ich práca (pretože taká je). Teraz sa môžete cítiť „zaseknutí“ v práci príliš veľa hodín, ale niekoľko malých zmien môže znamenať veľký rozdiel.