Minimalistická domáca kancelária: 5 tipov, ako si zorganizovať pracovný priestor a dosiahnuť viac práce! • Peniaze na čiastočný úväzok®

JaAk ste ako ja a podnikáte alebo sa ponáhľate z domácej kancelárie (alebo niekedy pracujete iba na diaľku), pochopíte, že je potrebné mať minimalistické prostredie domácej kancelárie bez rušenia.

Keď som vyrastal, mama mi vždy hovorila: „Čistý priestor, čistá myseľ“. Ten malý nuget sa na mňa vždy prilepil. Verím tomu.

Môj priateľ Joshua Becker práve napísal novú knihu, Minimalistický domov: sprievodca po miestnosti od pokojného, ​​sústredeného života. V nej venuje kapitolu domácemu pracovisku.

Myslel som si, že je ten správny čas podeliť sa o pár tipov na udržanie minimalistickej domácej kancelárie, aby som vám poskytol aktuálne informácie o mojej domácej kancelárii poskytnite svoje myšlienky o tipoch Joshuovej domácej kancelárie a podeľte sa o svoje akčné plány na odstránenie časti preplneného chaosu v mojej práci život.

Vedel si? Podľa našich partnerov v FlexJobs:

„3,9 milióna zamestnancov v USA, príp 2,9% z celkovej pracovnej sily v USA„Práca z domu najmenej polovicu času, čo je nárast z 1,8 milióna v roku 2005 (nárast o 115% od roku 2005)“.

Existuje veľa z nás, ktorí majú doma pracovné priestory. A každý deň sa do našich radov zapojí viac ľudí. Pozrime sa na niektoré spôsoby (silne inšpirované vyššie uvedenou knihou), ktoré môžu tento priestor vyčistiť a byť efektívnejšie.

1. Definujte svoj priestor domácej kancelárie

Toto je dôležitý krok, ktorý často vynechávame pri pokuse o vytvorenie pokojnej domácej kancelárie. Domáca kancelária môže byť spravidla viac ako ktorákoľvek iná miestnosť univerzálnym priestorom pre veľa vecí: kancelária (biznis vs. vedľajší ruch vs. rodinné financie), sklad, klavírna miestnosť, čitáreň, extra herňa, atď.

Je v poriadku, že miestnosť je venovaná niektorým z týchto vecí, ak je to veľký priestor, ale nemôže to byť všetko. Nastaviť nejaké limity týkajúce sa tejto miestnosti? Môžete presunúť niektoré ďalšie činnosti z tohto priestoru?

Zrátané a podčiarknuté: Nepokúšajte sa urobiť príliš veľa v tomto jednom priestore. Chaos bude prirodzene viesť k neporiadku.

Ako definujem svoj priestor:

Moja domáca kancelária prešla niekoľkými iteráciami, ale práve teraz je venovaná mojej práci s týmto webovým serverom (mám písací stôl a štandardný kancelársky stôl - oba urobil som a používam), tam sa starám o niektoré z našich rodinných financií a práve tam dovoľujem svojim deťom cvičiť na klávesnici alebo príležitostne hrať svoju obľúbenú počítačovú hru - Prodigy Math. Bude to tiež dočasné FinCon-čas od času súvisiace úložisko.

Keďže chodím do spoločného pracoviska dva alebo tri dni v týždni, myslím si, že je v poriadku, že sa moja domáca kancelária používa pre deti. klávesnice alebo počítačové hry, keď tam nie som - táto aktivita používa iba dve ďalšie položky, ktoré je možné ľahko uložiť. Tento priestor však nie je pre úložisko FinCon - na to mám skutočný úložný priestor. Budem teda musieť zaistiť, aby sa veci do tohto priestoru už nedostali.

Súvisiace:7 typov kancelárskych priestorov pre začínajúcich podnikateľov

2. Declutter vaše zásuvky a skrine pre kancelársky stôl

Akonáhle máte svoj cieľ pre tento priestor, je načase rozlúštiť zásuvky a skrinky. Ak máte svoju domácu kanceláriu nejaký čas, pravdepodobne máte niekoľko zásuviek na stôl a kartotéky, ktoré zhromaždili niekoľko vecí.

Vyčistime to. Vyberte všetko zo zásuviek a skriniek a vráťte ho iba vtedy, ak ste ho použili v minulom roku alebo ho potrebujete uschovať na uchovávanie záznamov. Uchovávajte iba jeden z každého typu kancelárskeho vybavenia alebo vybavenia.

Všetko ostatné dajte na hromadu na predaj, darovanie alebo do koša. Starú elektroniku je možné predávať na podobných stránkach Decluttr (prečítajte si našu recenziu).

Aké záznamy by ste teda mali uchovávať? Nepokúsim sa tu zaoberať celým týmto zoznamom, ale pridám niekoľko kľúčových bodov:

• Zaistite si trezor pre tieto fyzické/reliéfne „večné položky“: pasy, závety, sobášne listy, životné poistky, tituly, listiny a rodné listy. používam tento malý, ohňovzdorný trezor (od Amazon.com) a zistil som, že akonáhle sa to začne plniť, musím niektoré veci vyhodiť. Malý trezor = menej neporiadku.
• Uchovávajte všetky daňové záznamy v kartotéke alebo skladovacom boxe najmenej sedem rokov. Tu je viac od IRS o vedení daňovej evidencie.
• Uchovávajte všetky pôvodné dokumenty pre hypotéky, pôžičky, investície, pokiaľ máte dlh alebo investíciu.
• Neuchovávajte si výpisy, účty, potvrdenia, môžete sa dostať online. A nenechávajte si nič, čo bude nahradené novšou verziou (napríklad poistnou zmluvou).
• Nakoniec z toho digitalizujte čo najviac. Je dobré dokonca urobiť si fotografiu svojich „večných položiek“, ktoré by ste mali zapísané.

Moje zásuvky a skrinky na stôl:

Jeden z mojich stolov má zásuvky a kartotéky, a tak má kombináciu kancelárskeho vybavenia (zošívačky, perá, atď.), osobné finančné súbory a šekové knižky, obchodné spisy a šekové knižky a niektoré malé elektronické šnúry a príslušenstvo.

Mám tiež pár poličiek s knihami, v oboch sú skrinky: na jednej strane je trezor a tlačiareň a na druhej strane sú uložené náhodné škatule, spotrebný materiál a dobroty FinCon.

Potrebujem vziať svoje staré obchodné záznamy a nechať ich naskenovať a zorganizovať pre mňa nejakú službu. Tiež musím dať tomu malému elektronickému príslušenstvu jedenkrát za úlohu, aby som sa rozhodol, čo sa nejaký čas nepoužilo.

Nakoniec potrebujem úplne prázdnu zásuvku, aby som na konci dňa mohol všetko vybrať z pracovnej plochy a uložiť ho mimo miesto. Na konci každého dňa chcem mať čistú pracovnú plochu.

Súvisiace:6 Finančné výhody práce z domu

3. Žiadny ďalší dekor na displeji: knihy, diplomy a doplnkový nábytok

Teraz, keď je všetko v zákulisí zorganizované, sa môžeme druhýkrát pozrieť na to, čo je na očiach. Máte príliš veľa vecí na stenách, na policiach alebo jednoducho na podlahe vo svojej kancelárii?

Pamätajte si, že ste sa zaviazali splniť cieľ, aby bola táto domáca kancelária skutočne domáca.

• Začnime vytiahnutím všetkého nábytku, ktorý sa nám nehodí. Nájdite mu v dome iné miesto alebo sa ho zbavte.
• Potom sa vysporiadajte so stenami. Joshua vo svojej knihe odkazuje na „stenu ega“ diplomov a ocenení. Zbavte sa čohokoľvek na stene, „čo je viac rušivé ako užitočné“.
• Nakoniec stiahnite všetky knihy a nevkladajte ich späť, pokiaľ ich nečítate, budete čítať čoskoro alebo kniha bude mať sentimentálnu hodnotu. Zvážte aj tu prechod na digitál. V dnešnej dobe používam Audible na všetky svoje „čítanie“ a považujem za oveľa produktívnejšie počúvať na cestách a rýchlosťou, ktorá mi vyhovuje.

Môj dekor a nábytok:

Mám na svedomí „stenu ega“. Aj keď som hrdý na svoje vzdelanie a je určite príjemné získať odmenu za váš úspech, tieto veci pôsobia trochu zastarane a nie sú tak ambiciózne alebo zmysluplné ako niečo čerstvé a jednoduché.

V miestnosti mám aj niekoľko hudobných nástrojov, ktoré sú v tomto momente ozdobou. Potrebujem im nájsť iné miesto alebo sa ich zbaviť. S knihami sa mi celkom dobre darí a nechávam ich orezané iba na jednej polici v poličke s knihami.

Myslím, že je čas, aby diplomy a trofeje zostúpili. Debatujem o hudobných nástrojoch. Myslím si, že gitaru by bolo možné zavesiť na stenu a skôr by som ju zdvihol a brnkal. Bubon treba premiestniť do mojej skrine alebo darovať.

4. Odhodlajte sa na čistú pracovnú plochu

Ak ste ako ja, jasná pracovná plocha má pravdepodobne najväčší vplyv na váš pocit emocionálnej pohody v pracovnom prostredí. Nie je nič sladšie, ako vojsť do môjho pracovného priestoru a nájsť si ostrú, čistú a neprehľadnú pracovnú plochu, aby ste sa mohli venovať svojej každodennej práci. To sa nestáva prirodzene, takže sa k tomu budete musieť odhodlať.

Vaša pracovná plocha slúži na veci, na ktorých práve pracujete. Nič viac. Neukladajte na plochu veci, ktoré by mohli/mali byť niekde inde. Preto je #2 vyššie taká dôležitá. Pracovnú zásuvku nechajte dostatočne prázdnu, aby bola vždy k dispozícii na uloženie vašich bežne otáčaných položiek na ploche.

Moja situácia na pracovnej ploche:

Nie je neobvyklé, že je moja pracovná plocha zaplnená poštou, vecami prinesenými domov z cestovania, vizitkami, občerstvením, klobúkmi, rukavicami, doplnkami, nálepkami a drobnosťami. Mám tendenciu sa vrátiť k svojmu procesu čistenia pracovnej plochy každých niekoľko týždňov.

Trochu mi pomohlo mať jeden kôš na ploche a zaviazať sa, že tam všetko uložím. Ďalšia vec, ktorá pomohla, je nákup tento monitor stojí od Amazonu to mi dáva priestor pod monitorom na uloženie klávesnice a myši na konci dňa.

Pokúsim sa nájsť v zásuvkách na stole priestor na presun tej kocky papierov. Jediná vec, ktorá je na stole, je tá presná vec, na ktorej práve pracujem. Ak tam nič nie je, potom si myslím, že je menej pravdepodobné, že budem priebežne zhadzovať drobnosti alebo karty alebo iné náhodné položky na stôl.

5. Zaobchádzajte s prichádzajúcim papierom

Domáca kancelária má tendenciu zbierať veľa papiera, takže musíte vytvoriť systémy, ktoré vám umožnia rýchlo a efektívne triediť tieto dokumenty.

• Najprv sa odhláste z nevyžiadanej pošty a čo najväčšieho počtu výpisov. Navštívte svoju banku, aby ste sa mohli zaoberať výpismi a navštívte FTC, kde nájdete informácie o zastavení všetkých žiadostí. Tieto veci nemusíte dostať!
• Za druhé, zaobstarajte si recyklačný kôš alebo drvič a položte ho vedľa pracovného stola. Podľa môjho názoru je to prijateľná položka, pretože má za následok rýchlu akciu. Hneď ako príde pošta, všetko roztriedte, potom odhodte nepotrebné veci a otvorené obálky do koša. Hotový!
• Ak ide o výpis alebo faktúru alebo iné dôležité finančné záznamy, uložte ich na príslušnom mieste. Deväťkrát z desiatich obvykle len odfotím položku a papierovú verziu aj tak pošlem na recykláciu. Väčšinou sa s tým dokážem vysporiadať digitálne.

Ako nakladám s papierom:

Mám tendenciu nechať si nahromadiť papier v koši a zvyčajne ním prejdem každý týždeň alebo každý druhý týždeň. Keď to robím denne vs týždenne, zisťujem, že sa mi lepšie darí udržať neporiadok na uzde, samozrejme.

Pokiaľ ide o odhlásenie z pošty, urobil som to sám pred niekoľkými rokmi a funguje to dobre. Primárne dostávam veci od spoločností, ktoré poznám. Avšak, pani PT sa ešte neodhlásila, a tak vďaka svojmu dokonalému kreditnému skóre stále dostáva veľa ponúk.

Idem povzbudiť pani PT na odhlásenie. Pokiaľ ide o prichádzajúci papier, týždenný režim by mal byť zatiaľ dobrý, pokiaľ tento kôš ide do zásuvky.

Záverečné myšlienky o minimalistickej domácej kancelárii

Dúfajme, že niektoré z týchto krokov povedú k šťastnejšiemu a zdravšiemu pracovnému životu pre vás a vašu rodinu.

Domáca kancelária môže byť špeciálnym miestom, kde sa vykonáva dôležitá práca, ktorá vám zmení život. Nezanedbávajte to, pokiaľ ide o snahu vytvoriť si minimálny životný štýl.

Na záver by som chcel uviesť citát z Joshuovej knihy, ktorý sa mi zdal obzvlášť užitočný pre našich bočných podvodníkov:

"S minimalizovanou domácou kanceláriou môžete získať - a zostať - na vrchole akejkoľvek práce, ktorú tam robíte." A tu je vec: keď ste na vrchole, môžete vidieť viac... a začať podnikať kroky, aby ste dosiahli viac. Možno potom, čo v sobotu ráno vstúpite do svojej domácej kancelárie a uvedomíte si, že ste úplne zaneprázdnení svojimi kancelárskymi prácami, môžete naplánovať, ako začať s prácou na čiastočný úväzok premýšľal si o tom. "

Minimalistický domov: sprievodca po miestnosti od pokojného, ​​sústredeného života je k dispozícii na Amazone. Zabezpečí vám poriadok v celom dome, nielen v kancelárii.

A ako Joshua vždy rád zdieľa, môžete si ju jednoducho bezplatne rezervovať vo svojej miestnej knižnici, ak si nechcete kúpiť ďalšiu knihu. Viac sa o Joshuovi môžete dozvedieť počúvaním túto podcastovú epizódu, ktorú som s ním urobil.

Aké sú vaše tipy na udržanie bezstarostnej domácej kancelárie?

O spoločnosti Philip Taylor, CPA

Philip Taylor, alias „PT“, je CPA, blogger, podcaster, manžel a otec troch detí. PT je tiež zakladateľom a generálnym riaditeľom konferencie a veľtrhu priemyslu osobných financií. FinCon.

V roku 2007 vytvoril Part-Time Money®, aby sa podelil o svoje rady v oblasti peňazí a aby sa zodpovedal (zatiaľ splatenie viac ako 75 000 dolárov v dlhu) a stretnúť sa s ostatnými, ktorí majú záujem posunúť sa smerom k financiám nezávislosť.