Ako zorganizovať konferenciu: Plánovanie FinCon

Ak ste sledovateľom môjho twitterového kanála, nepochybne ste videli moje nedávne odkazy na #FINCON11 a konferencia Financial Blogger. Myslel som, že si tu urobím chvíľu a vysvetlím tento môj nový podnik.

Samotná konferencia bola výbuchom; veľký zážitok. Väčšina všetkého prebehla bez problémov a väčšina z viac ako 250 účastníkov to hodnotilo kladne. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako konferencia dopadla, pozrite sa na niektoré zhrnutia:

• A Meeting of Minds: Financial Blogger Conference
• Konferencia Financial Blogger 2011: Stretnutie so svetom PF Blogger World (obsahuje odkazy na viac ako 30 ďalších zhrnutí)

Konferenciu zastrešil aj podcast Marketplace Money.

Namiesto ďalšej rekapitulácie som si myslel, že poskytnem niekoľko informácií o tom, ako bola konferencia koncipovaná a naplánovaná - pohľad do zákulisia, ak chcete.

Slovo o našej komunite

Aj keď sa snažím, aby bol tento blog sústredený na vás, čitateľov, môj blog by pravdepodobne nešiel tak dobre, ako keby, Nebylo to pre ostatných bloggerov v mojej komunite, ktorí podporovali a povzbudzovali moje blogerské úsilie za posledné 4 roky rokov. Navzájom si komentujeme blogy, zúčastňujeme sa na fórach, kde hovoríme o blogovaní a podnikaní vytvorte siete (ako napríklad sieť Money Life Network, ktorej som bol členom) a budeme vám posielať e -maily tam a späť o rôznych veci.

Sakra, dôvod, prečo som začal blogovať o financiách, je ten, že som bol závislý predovšetkým na čítaní iných blogov Komentár k konzumu. Myslel som si, že ak budem posadnutý konzumáciou týchto informácií, mal by som ich aspoň začať produkovať sám.

Snažím sa tu povedať, že existuje skutočná online komunita ľudí, ktorí blogujú o svojich peniazoch. Toto je samoúčelný komentár, ale myslím si, že na osobe, ktorá sa rozhodne zdieľať svoj finančný príbeh online, je niečo zvláštne. My sme tí, ktorí píšu o veciach, o ktorých nikto prirodzene nechce otvárať. Táto otvorenosť má skutočne spôsob, ako spojiť každého z nás. Je to tiež dôvod, prečo boli niektoré moje osobné kontakty s týmito blogermi také silné. Toto spojenie ma nakoniec viedlo k tomu, že som chcel začať konferenciu.

Ako sa rodí konferencia

V apríli 2008 som sa zúčastnil WordCamp Dallas, partnerská konferencia postavená na komunite vývojárov a bloggerov WordPress v mojej oblasti. Bol to úžasný zážitok. Charles Stricklin (ktorý predtým používal podcast WordPress pred Joost de Valk) a John P. (kolega blogger a miestny podnikateľ) odviedol vynikajúcu prácu, keď to naviedol. Bolo to podivné, zábavné a odišiel som s mnohými spojeniami a jedlom. V skutočnosti to bolo prvýkrát, čo som premýšľal o stretnutí s inými blogermi vo svojom výklenku.

Táto udalosť ma inšpirovala k vytvoreniu mapa bloggerov osobných financií. Videl som to ako nástroj na uľahčenie miestnych stretnutí. Bloggeri môžu skontrolovať mapu a nájsť ďalších blízkych bloggerov, ktorí by sa chceli stretnúť a porozprávať sa o obchode alebo o financiách.

Rád si myslím, že moja mapa viedla k nejakým „offline“ spojeniam, ale viem, že stretnutia sa konali dlho predtým, ako som prišiel. Bloggeri z oblasti DC sa na chvíľu stretávajú a blogeri z oblasti Bay Area si užili veľa stretnutí.

Moje prvé „offline“ pripojenie sa uskutočnilo až v auguste 2009, keď miestny blogger Jason z One Money Design narazil na moju mapu a rozhodol sa osloviť. Stretli sme sa na pivo v miestnej krčme a mali sme okamžité spojenie. Bolo to skvelé. Teraz považujem Jasona za dobrého priateľa.

Moje ďalšie veľké spojenie „v reálnom svete“ bolo na ďalšej konferencii: Affiliate Summit West 2010. Práve tu som sa stretol s DR Valec na cesto, Ryan z Cash Money Lifea David z MoneyNing. Toto bol zážitok, ktorý zmenil život. Všetky tri tieto blogerky sa naučili efektívne využívať svoje úsilie v oblasti blogovania na vytváranie dostatočného príjmu na ukončenie zamestnania. To bolo niečo, o čo som sa snažil sám. Rozhovory na tejto konferencii boli tým, čo ma nakoniec viedlo k tomu, že som sa mohol sám udrieť, spojiť sa so svojim konzultantom Michaelom a venovať sa tomuto blogovaniu na plný úväzok. Zvyšok príbehu si môžete prečítať tu: samostatná zárobková činnosť-o rok neskôr.

Ďalšie kritické stretnutia, s ktorými som sa stretol: stretnutie s Bakerom Človek vs dlh post-SXSW 2010 a stretnutie s Glenom z Zadarmo od Broke na summite Affiliate Summit East 2010.

Všetky tieto stretnutia viedli k 2 záverom:

1. Finanční blogeri sú „moji ľudia“ a je zábavné byť okolo nich.
2. Moje podnikanie sa každým stretnutím zlepšuje.

Predstavte si, akú zábavu by som mohol mať a čo by som mohol zlepšiť, keby som dal * všetkých * dohromady?

Tak som sa dostal na miesto, kde som skutočne chcel uskutočniť túto konferenciu. Ale stále som nemal povolenie to urobiť. Potreboval som, aby mi niekto povedal, že je v poriadku to urobiť. V januári 2011 som čítal, aké konferencie sa konajú v roku 2011, a narazil som na tento príspevok: Je rok 2011 rokom konferencií s osobitným blogom? To bolo ono! Tento príspevok mi nejakým spôsobom dal zelenú, aby som to urobil!

Od Meetup po plnohodnotnú konferenciu

Potom, čo som si povedal „áno“, som sa rozhodol od niektorých online priateľov odskočiť. Všetky reakcie boli pozitívne a väčšina súhlasila, že prídu, ak to budem mať. Rozhodol som sa, že Chicago je tým najlepším miestom, pretože to bolo v strede krajiny a vedel som 10 až 15 bloggerov, ktorí žili v dojazdovej vzdialenosti, ktorá by mohla prísť (ďakujem, chlapci... viete, kto ste sú). Pôvodné prognózy boli, že by sem priletelo asi 10 ľudí, čo by nám dalo dohromady 25 bloggerov. Možno by sme to natiahli na 40 alebo 50, keby sme mali šťastie.

Moja pôvodná vízia bola víkend v Chicagu, kde sme všetci spolu obedovali, a potom nasledujúci deň niekoľko z nás veľmi ležérne viedlo zasadnutia o našich príslušných oblastiach odbornosti.

Mojim ďalším krokom bolo zaradiť Peťa z Biblické peňažné záležitosti a Logá pre webové stránky navrhnúť legitímne logo, ktoré dodá myšlienke konferencie profesionálny vzhľad. Pete nesklamal. Vyťukal som logo na webe a Facebooková stránka, vytvoril v mojom účte Aweber zoznam e -mailov a pripravil sa na jemné spustenie tejto myšlienky.

Bol som nervózny. Chystal som sa vystrčiť hlavu s veľkým nápadom a trochu som sa bál, že to nebude dobre prijaté. Kto som mal byť organizátorom tejto konferencie? V žiadnom prípade nie som najstarší, najväčší ani najbystrejší finančný bloger.

Po víkende, keď som sa kvôli tomu trápil, som sa rozhodol to urobiť. 24. februára som povedal členom online fóra, že sa zúčastňujem konferencie. Do tej noci do polnoci sa prihlásilo 35 ľudí do zoznamu e -mailov z konferencie. Do konca nasledujúceho dňa sme mali spolu 50. Do konca týždňa sme mali v zozname e -mailov viac ako 100 ľudí! Táto vec vybuchla! Rýchlo som si uvedomil, ako je táto komunita pripravená na túto vec.

Nasledujúcich pár mesiacov bolo veľa zábavy. Energia na konferenciu zostala stabilná, pretože sme si vybrali dátum a otvorili registráciu na Eventbrite.com. Keď som videl, ako ľudia skutočne ukladajú svoje peniaze tam, kde sú ich e -mailové adresy, začalo sa mi ľahšie dýchať, že sa to stane. Chcel som, aby bola konferencia cenovo dostupná a tiež odmeniť tých, ktorí si ju adoptovali. Preto tí, ktorí boli v zozname e -mailov, dostali zľavový kupón a ceny ranných vtákov boli stanovené na veľmi rozumných 89 dolárov.

Pri spätnom pohľade sme neodviedli skvelú prácu pri výbere dátumu. Rozhodol som sa urobiť túto časť ako open-source (tí v zozname e-mailov pomohli vybrať dátum) a myslel som si, že sme vybrali dobrý dátum, kým sme si neuvedomili:

1. nebolo to ideálne pre tých, ktorí sa zaoberajú účtovníctvom, každý štvrťrok
2. nebolo to ideálne pre tých, ktorí oslavujú Roš hašana
3. Hotely v centre Chicaga boli väčšinou rezervované členmi konvencie maloobchodných predajní.

Poučenie. V roku 2012 budem venovať väčšiu pozornosť pracovným a náboženským kalendárom a taktiež budem konzultovať konflikty s miestnou organizáciou cestovného ruchu.

Výber polohy hotela sa ukázal ako náročná úloha. Nielen kvôli vyššie uvedenému konfliktu v centre mesta, ale preto, že som chcel zachovať dostupnú cenu. Mal som pomoc od vyhľadávacej firmy HelmsBriscoe (konkrétne Carolyn Coughlin), ktorá mi veľmi trpezlivo pomohla nájsť to najlepšie miesto pre nás. Pôvodne som si predstavoval centrum Chicaga, ale to nefungovalo, ani keď to ľudia urobili Zornička veľkoryso ponúkli svoje krásne zariadenie.

Nakoniec sme sa rozhodli pre Chicago Marriott Schaumburg. Toto predmestie som poznal, bolo to relatívne blízko letiska a malo to veľmi dostupné hotely. Najlepšie na tejto voľbe bolo, že držala všetkých na jednom centrálnom mieste. Všetci sme museli spolu stráviť veľa času pred zasadnutím a po ňom. V hotelovej hale nebolo nikdy málo bloggerov, ktorí si s ním len tak pohovorili.

Vytváranie hodnoty pre sponzorov

Keď som podpísal zmluvu s hotelom, pozeral som sa na jedlo a nápoje v minimálnej výške 10 000 dolárov. Po prezretí ponuky hotelového stravovania som však vedel, že to bude oveľa viac (konečný účet za jedlo a pitie sa blížil k 35 000 dolárom). Finančná záťaž tejto udalosti bola skutočná a ja neriskujem. V tom čase som vedel, že registrácie nám pravdepodobne pomôžu pokryť 7 500 dolárov, takže som vedel, že na uskutočnenie tejto akcie potrebujem vonkajšiu pomoc.

Našťastie som mal niekoľko priateľov v niektorých finančných spoločnostiach a reklamných sieťach, o ktorých som vedel, že by mohli mať záujem byť súčasťou tejto akcie. Uvažoval som, že to urobím v dvoch fázach. Najprv by som rozvinul počiatočný súbor príležitostí sponzorstva, ktoré by pomohli pokryť niektoré základné potreby konferencie. Ak by konferencia stále rástla (viac ako 100 účastníkov), potom by som predstavil druhú úroveň väčších a viditeľnejších príležitostí pre všetky zainteresované spoločnosti. Fungovalo to!

Celá táto sponzorská dohoda bola pre mňa výzvou. Prirodzene nie som veľmi dobrý v oblasti predaja, vyjednávania alebo organizácie zmlúv. V zásade som skopíroval to, čo som videl na iných konferenciách, a veril som, že zúčastnené spoločnosti nájdu hodnotu vo svojich investíciách. Našťastie neboli sklamaní.

Dovoľte mi len povedať, že táto konferencia by sa nestala tým, čím bola, bez štedrej podpory viac ako 25 organizácií, ktoré k nej vyjadrili svoju podporu. Naozaj, veľmi si vážim tieto počiatočné sponzorstvá a všetkých ostatných, ktorí prišli, aby to bol dostupný úspech pre návštevníkov, a nie finančná záťaž pre moju rodinu.

Plánovací obsah

Vedel som, že hlavným zameraním konferencie bude vytváranie sietí: ľudia, ktorí sa po tých rokoch pripojenia online stretnú tvárou v tvár. Ale tiež som chcel, aby to malo nejaký pekný, jedinečný a špecifický obsah - niečo, čo by iné, väčšie konferencie nemohli poskytnúť.

Nasledujúc kroky WordCampov, ktorých som sa zúčastnil. Chcel som, aby bol obsah na pódiu od ľudí z online komunity a chcel som, aby bol veľmi taktický a rýchly. Žiadna vata.

Opäť som otvoril túto príležitosť tým, ktorí sú v komunite finančných blogov, a oni nesklamali. Na konferenciu vystúpilo mnoho známych bloggerov. To úplne legitimizovalo to, čo som sa snažil dať dohromady, a v dôsledku toho som zaznamenal prudký nárast predaja lístkov. Ďakujem, rečníci!

Jednou z najťažších častí plánovania obsahu bol výber rečníkov a tém a ich zaradenie do plánu konferencie. Bolo predložených mnoho vynikajúcich rečníckych návrhov. Vážim si každého, kto niečo predložil. Nerád hovorím ľuďom nie. Pri stavbe tejto veci som to teda musel prekonať. Jednou z vecí, ktorá pomohla, bol predkonferenčný prieskum. To mi určite pomohlo určiť, čo si návštevníci na javisku želajú.

Okrem prieskumu som implementoval aj ďalšie taktiky partnerských konferencií: spýtajte sa odborných stolov a relácií vtákov z peria. Pri spätnom pohľade neboli tieto úlohy vykonané perfektne, ale myslím si, že pomohli vybudovať komunitu a spojenia, ktoré by sa inak nemuseli stať.

Okrem vzdelávacieho obsahu sme do konferencie zabudovali aj veľa spoločenského času, slávnostné odovzdávanie cien komunity a servisné podujatie. Som skutočne hrdý na to, že sme ako skupina vynaložili kus práce pre organizáciu na podporu rakoviny Phil's Friends, ktorá sa vracia do miestnej oblasti.

Aby to vyzeralo a pôsobilo ako konferencia

Až do polovice augusta tohto roku som viedol túto konferenciu takmer sám. Samozrejme, nemal by som čo behať, nebyť návštevníkov a sponzorov, ako aj niekoľkých dobrovoľníkov, ktorí pomáhali s kúskami. Vedel som však, že na konferenciu a na mieste budem potrebovať skutočnú pomoc, aby som túto vec mohol zvládnuť.

Vtedy som sa obrátil na svojich zamestnancov konferencie, aby mi pomohli priniesť túto konferenciu domov. Jessica je mojou virtuálnou asistentkou (pre PT Money) od júna, a tak som vedel, že bude perfektným riešením ako vedúci zamestnanec a správca. Justin, priateľ z vysokej školy a bývalý spoluhráč z kapely, bol perfektnou voľbou na spustenie celého AV.

Môj priateľ Ryan Yates, spisovateľ na voľnej nohe a vlastník tričiek, bol tým pravým pomocníkom pri navrhovaní všetkých značiek, tričiek a ďalších kreatív. Nakoniec Ryan S. je priateľ a soundboard, ktorého rady som používal po celú dobu počas fázy plánovania. Vedel som, že by bol skvelý, keby tam bol ako pomocná ruka a dôverník.

Konferencia by stále neprebehla tak dobre, keby nebolo ešte viac ľudí: Kevin Mulligan, ktorý pomohol zorganizovať plnenie tašiek a na každom z hlavných zasadnutí spustil fotoaparát; Andrea Travillian z Inteligentný krok, ktorý pomohol vybrať si naše menu na víkend; Shareeke Edmead-Nesi od Vedomý Spender, ktorý pomohol zorganizovať Tweet Chat, Kyle z Joe bežec, ktorý pomáhal s predajom; Ryan Guina z Cash Money Life za to, že nám umožnili uložiť všetok konferenčný materiál a swag viac ako mesiac; všetky milé blogerky, ktoré sa zúčastnili vecí v taške.

Rozpis nákladov na konferenciu

Žiadny pohľad do zákulisia by nebol úplný bez rozpisu nákladov na akciu. Stále dokončujem niektoré čísla ale malo by vám to poskytnúť predstavu o tom, čo je potrebné na zorganizovanie tohto typu akcie.

• Hotelové konferenčné miestnosti (Zadarmo) - Hotel zaručí bezplatnosť zasadacieho priestoru, keď zaručíte x počtu izieb a určitý počet nákupov jedla.
• WiFi (2 000 dolárov) - WiFi v konferenčnom priestore bolo 1 000 dolárov za deň, a to so zľavou.
• Jedlo a alkohol (37 000 dolárov) - Hotelové jedlo je drahé, všetci! V ideálnom svete by som bol rád, keby som mal viac jedál ako ja. Ale vidíte, prečo to bolo ťažké. V ideálnom svete by som tiež rád, keby sme na konferenciu pripravili viac vlastného jedla (priniesli viac miestnej chuti), ale hotely tak nefungujú.
• Autobusy (1 200 dolárov) - Autobusy, ktoré v sobotu večer premávali medzi hotelom a reštauráciou, sme vzhľadom na polohu hotela nevyhnutnosťou. Náklady, ktorým sa budúci rok vyhne.
• Komunitná udalosť (5 000 dolárov) - doprava, koordinácia, jedlo, cestovanie atď.
• Audio/vizuálne vybavenie (12 000 dolárov) - Kúpili sme niekoľko vecí, pár vecí sme si prenajali od súkromných spoločností, ale ostatné sme urobili cez hotel. Rovnako ako jedlo vás majú tam, kde vás chcú, a môžu si účtovať prémiu.
• Tričká, nápisy, tašky a odznaky (5 500 dolárov) - Som rád, že sme niečo z toho dokázali. Konferencii poskytol oficiálny vzhľad a dojem. Miloval tie odznaky.
• Poistenie (200 dolárov) - Poistenie udalostí je lacné. Jeden z mojich obľúbených nákupov.
• Personál (6 000 dolárov) - 4 zamestnanci na tom v priebehu dvoch mesiacov zarobili každý kúsok.
• Poplatky za PayPal a Eventbrite (2 000 dolárov) - Systém Eventbrite a systém prijímania platieb PayPal sú pekné a pohodlné, ale určite za ne zaplatíte.
• Cestovanie, hotel, doprava a doprava (4 000 dolárov) - Konferencia v Chicagu ju logisticky určite predražila.
• Darčeky, tlač a pod (3 000 dolárov) - Nebol som si istý, čo je typické, ale rozhodol som sa dať rečníkom, ktorí strávili čas prípravou poznámok, malý darček pre ich čas. Je možné, že to pre nich bol úplatok za účasť na budúcoročnej konferencii.

Celkové náklady - (77 900 dolárov)

Sponzorstvo - 64 000 dolárov
Predaj lístkov - 25 000 dolárov

Suma, ktorá je k dispozícii na investovanie v roku 2012 - 11 100 dolárov

Ako viesť vlastnú úspešnú partnerskú konferenciu

Ak sa chystáte zorganizovať vlastnú konferenciu, mali by ste zvážiť tieto veci:

• Prečítajte si o tom knihu. Použil som iba malú časť jeho techník, ale Adrian Segar, ktorý písal Konferencie, ktoré fungujú, bolo kľúčové pri ovplyvňovaní typu konferencie, ktorou sa stala.
• Neobjavujte koleso znova. Aj keď sú Adrianove nápady nové, na niektorých konferenciách sa už vykonávajú variácie jeho techník. Skopíroval som mnohé z najlepších prvkov, z ktorých som videl WordCamp, Affiliate Summit, a dokonca aj SOBCon.
• Pripojte sa k už zapojenej komunite. To je obrovské. Okrem času stráveného na konferenčnom blogu a stránke na Facebooku som nikdy neutratil ani korunu, aby som túto konferenciu predal. V už prepojenej komunite sa to stalo virálnym.
• Pestujte ju organicky. Naplánujte si dve alebo tri variácie konferencie a potom uvidíte, kde skončíte. Podľa toho upravte.
• Urobte z prítomných hviezdy. Pokiaľ je to možné, snažil som sa nechať účastníkov konferencie vytvoriť zážitok. Urobil som to pomocou prieskumu obsahu pred konferenciou, pričom som venoval pozornosť hashtagu Twitteru kvôli návrhom a požiadal som o spätnú väzbu na každom kroku.
• Investujte do miestneho personálu. S mojimi zamestnancami sme mali mnoho dlhých osobných stretnutí. Keď ich máme po svojom boku prelievanie plánovacích dokumentov alebo návrhov, skutočne nám to umožnilo vyradiť prácu s detailmi veľmi rýchlo.

Dúfam, že vám to poskytne predstavu o tom, čo ma k tomu inšpirovalo a čo je potrebné na to, aby ste to všetko spojili. Môžem vás ubezpečiť, že to urobím znova v roku 2012. Bolo to príliš zábavné.

Jeff Rose z GoodFinancialCents.com urobil so mnou rozhovor o skúsenostiach s plánovaním konferencie:

Máte otázky týkajúce sa konferencie alebo procesu plánovania? Oheň v komentároch nižšie ...

fotka od Peter. Anderson a podľa Jesse Michelsen a podľa RedPhoenixGroup.