Pravdepodobne viete, že rád robím veci jednoducho. Čo najjednoduchšie.
Tiež mám rád veci pekne zorganizované, pretože ma nič nerozčúli viac, ako stratený čas hľadaním niečoho. Ide o hmatateľné náklady, ktoré zaplatíte za to, že nemáte zavedený systém.
To platí najmä pre veci, ktoré často nepotrebujete, pretože sa nemôžete spoliehať na to, že si pamäť zapamätá, kde sa veci nachádzajú. Finančné dokumenty do toho vedra perfektne zapadajú.
Po rokoch úprav a úprav som prišiel s organizačným systémom, ktorý funguje pre naše dokumenty. Je to tiež dosť jednoduché.
Tu sú moje dve (ok, technicky tri) pravidlá pre každý kus papiera:
- Všetko digitalizujte
- Originál si uschovajte, ak je vydaný štátom, notársky overený, s osobným majetkom, s daňami alebo s pôžičkou.
- (Skartujte zvyšok)
Obsah
- Ako to všetko zorganizovať prvýkrát
- Digitalizujte všetko
- Skartujte originál, ak…
- Ukladanie dokumentov
Ako to všetko zorganizovať prvýkrát
Ak začínate úplne odznova, pozývam vás na prečítanie tohto článku archivárskych profesií, Kongresovej knižnice. Snažím sa mať na pamäti niektoré z nich
stratégie používané Kongresovou knižnicou. Archivujú VEĽA vecí. Ako všetko.Všimnete si, že ich rady nepredpisujú žiadne konkrétne kroky ani technológie, preto o chvíľu zdieľam svoj prístup, ale ich všeobecný prístup je skalopevný. Táto myšlienka z článku je čisté zlato - „Nenechajte sa odvrátiť. Odolajte pokušeniu vychutnať si jednu vec práve teraz. “ (také ľahké, najmä pri osobnej archivácii)
Kľúčovými myšlienkami je napadnúť vaše dokumenty ako jednu jednotku sériou „zhlukov“. Keď sa na to pozrieme ako na jednu jednotku, bude to menej skľučujúce. Útočné zhluky ho rozložia na zvládnuteľné kúsky, ktoré môžete vykonávať niekoľko dní, týždňov alebo mesiacov.
Keď som začal organizovať, vzal som svoje logické „zhluky“ a zmenil som ich na priečinky. Vzal som všetky dokumenty od auta a najskôr som ich naskenoval a vložil súbory do príslušného priečinka. Originály, ktoré som nepotreboval uschovať, som skartoval a ostatné som uložil do škatúľ. Potom som urobil druhé auto.
Nasledujúci deň som prešiel svojimi bankovými dokumentmi pre náš primárny bankový účet. Nepotreboval som urobiť každý dokument za jeden deň, nebol som ochotný tomu venovať toľko času, ale bol som ochotný stráviť 20-30 minút vyplnením jedného priečinka.
Digitalizácia zapínala a vypínala zhruba mesiac, ale odvtedy je údržba pomerne rutinná. Dokumenty skenujem dávkovo zhruba každý štvrťrok, čo nie je veľa papierov, pretože väčšinu vecí teraz dostávam digitálne.
A moje kategorizácie (alebo zhluky) nemusia zodpovedať vašim. Jeden dobrý spôsob, ako o tom premýšľať, je spôsob, akým organizujete V prípade núdzového spojiva, ktorý aj tak bude obsahovať veľa týchto dôležitých dokumentov.
Digitalizujte všetko
Každý dôležitý papier, ktorý príde do domu, je digitálny. Ak môžem, prihlásim sa na bezpapierové vyhlásenia, pretože si ich potom môžem priamo stiahnuť bez toho, aby som ich skenoval.
Digitalizácia nie je ťažká časť, organizovať ju v sérii priečinkov je náročná časť.
Tu je naša štruktúra priečinkov:
- Obchodné dokumenty
- Osobné doklady.
- Archív
- Jednotlivec - ja
- Jednotlivec - milá manželka
- Jednotlivec - dieťa 1
- Jednotlivec - dieťa 2
- Majetok - dom
- Majetok - Auto V
- Majetok - auto H
- Finančné.
- Dohody
- Bankovanie
- Kredit
- Finančný plánovač
- Poistenie
- Investovanie
- Dane
- Právne
Ja organizovať naše súbory na základe osoby alebo majetku a potom, či je to finančné, právne alebo iné - tieto kategórie sú spoločné pre rodinu. Môžem zdaniť alebo spravovať investície, ale sú to rodinné aktíva, a preto patria do širšej kategórie.
The Individuálne obsahovať dokumenty špecifické pre jednotlivca, napríklad lekárske záznamy.
Archív je univerzálnym riešením pre dokumenty, ktoré už nepotrebujeme, podobne ako priečinok Majetok - auto C potom, čo sme predali Toyotu C.elica. Je to už roky, čo sme mali auto, takže som mohol v prípade potreby vymazať celý priečinok, ale vzhľadom na to, aké lacné je úložisko... prečo oba.
Skartujte originál, ak…
Digitalizácia dokumentu znamená, že už nepotrebujem originál, česť výnimkám. Moje všeobecné pravidlo je, že ak to štátom vydaný, notársky overený, pokrýva majetok, dane alebo pôžičky, nechajte si ho. Môžete skartovať všetko ostatné.
Ak máte veľa papiera a máte radi komplikovanejšie pravidlá, tu je pár dobrých rád aký fyzický papier na skartovanie a čo si ponechať (pamätajte, že stále máte digitálne kópie všetkého, stačí vložiť prípad):
- SHRED Všetko, čo dostanete mesačne - bankové výpisy, výpisy z kreditných kariet, účty za energie, atď. - keď dostanete ďalší
- UCHOVÁVAJTE dokumenty o pôžičke (najmä potvrdenie) rok po zaplatení.
- UCHOVÁVAJTE daňové priznania a podporné dokumenty 7 rokov po podaní.
- Uchovávajte dokumenty súvisiace s majetkom (auto, dom atď.) Tak dlho, ako ho vlastníte.
- UCHOVÁVAJTE dokumenty vydané vládou, ako sú rodné a úmrtné listy, sobášne listy,-navždy
- UCHOVÁVAJTE čokoľvek, o čom si myslíte, že bude ťažké nahradiť.
Ukladanie dokumentov
Nájdite si vo svojom dome pekné bezpečné miesto, vložte ho do ohňa a uložte do trezoru dokumenty.
Trezor, ktorý dostanete v obchode s kancelárskymi potrebami, môže byť pravdepodobne prasknutý magnetom za päť sekúnd, preto sa na to nespoliehajte kvôli bezpečnosti. Chcete to kvôli protipožiarnej ochrane, tak to skryte, najlepšie za obraz na stenu. 🙂
Pokiaľ ide o digitálne kópie, uistite sa, že ich máte niekde zálohované, pokiaľ možno automaticky a na dvoch miestach. Naše dokumenty ukladáme na prenosný pevný disk, ktorý je sám vzdialene zálohovaný.
Ak ich nechcete uložiť lokálne alebo chcete, aby k dokumentom malo prístup viac ľudí (prenosný pevný disk nie je ideálny), môžete sa rozhodnúť pre niečo ako Dropbox.
Akonáhle to urobíte, budete milovať, ako ľahké a vzdušné budú vaše finančné dokumenty pôsobiť. 🙂
Aké sú vaše stratégie na uchovávanie a organizovanie finančných dokumentov? Vždy sa snažím náš proces vylepšiť, takže by som rád počul ten váš.