Как рассчитать заработную плату для вашего малого бизнеса [Полное руководство]

ЧАСкогда ваш бизнес вырос до такой степени, что пришло время нанять помощника? С одной стороны, это хорошая новость. Но, с другой стороны, расчет заработной платы для владельцев малого бизнеса добавляет еще один уровень сложности в управление вашим бизнесом.

Большинство владельцев малого бизнеса не имеют опыта работы в сфере HR, бухгалтерского учета или бухгалтерского учета. Так как же вы можете настроить систему расчета заработной платы, которая позволит вам оставаться на стороне IRS, не отнимая при этом слишком много вашего драгоценного времени?

Наличие сотрудников W-2 означает, что вам придется рассчитывать заработную плату. Наряду с выплатой зарплаты вам необходимо будет предоставить компенсацию работнику и страхование по безработице. Вы также будете нести ответственность за уплату половины налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Вам нужно будет рассчитать их подоходный налог, своевременно подать налоги и отчеты в правительство. Вы можете сделать все это с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или поставщика полного спектра услуг по расчету заработной платы.

Что такое заработная плата?

Термин «заработная плата» может означать много вещей. Но в самом общем смысле расчет заработной платы — это процесс, с помощью которого компания рассчитывает и отправляет заработную плату своим сотрудникам.

Система расчета заработной платы компании будет включать механизмы, используемые для учета рабочего времени и свободного времени сотрудников, метод и график какие платежи переводятся, а также инструменты, используемые для расчета налогового удержания сотрудника и отправки в IRS конкретным сроки выполнения.

Требования к заработной плате

Наличие сотрудников W-2 означает расчет заработной платы. Если у вас есть сотрудники, работающие на почасовой основе, они будут сообщать о своих часах за каждый период оплаты, а вы обязаны платите им по графику, который вы заранее определили — обычно еженедельно, раз в две недели или раз в полгода.

Расчет заработной платы означает определение валовой заработной платы сотрудников, а затем удержание подоходного налога, налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Удержанные налоги затем должны быть представлены правительству в установленный график. Для большинства малых предприятий это потребуется ежемесячно. Однако для крупного бизнеса это может потребоваться даже еженедельно.

Также необходимы квартальные отчеты. Вы должны подать форма 941 каждый квартал. Эта форма сообщает федеральному правительству, какую сумму заработной платы вы заплатили, а также какую сумму подоходного налога вы удержали и представили. Также потребуются документы штата, поэтому проверьте их формы и даты в своем штате.

Вам также необходимо будет отправлять годовые отчеты. Вам придется оформить форму W-2 для своих сотрудников и правительства. Вам также необходимо отправить 940 форма федеральному правительству за федеральные налоги по безработице – и, возможно, вам придется делать это чаще, в зависимости от суммы вашей заработной платы в течение года.

Какова стоимость персонала?

Стоимость содержания сотрудников — это больше, чем просто их заработная плата. У вас возникнут дополнительные расходы, такие как дополнительные налоги, страховка и услуги по расчету заработной платы.

Налоги

Когда вы нанимаете кого-то работать на вас, 15,3% его заработной платы уходит в счет налога на заработную плату. Эта сумма состоит из 12,4% для социального обеспечения и 2,9% для Medicare.

Всю эту сумму подрядчики оплачивают сами. Но работники платят только половину сами, а вторую половину обязан платить работодатель. Таким образом, когда вы платите своим сотрудникам зарплату, ваши затраты фактически увеличиваются на 7,65%.

Например, если ваш сотрудник зарабатывает 1000 долларов в неделю. Ваши фактические затраты составляют 1076,50 долларов США в неделю.

Страхование

Вы обязаны иметь как страхование по безработице, так и компенсационное страхование работника.

Страхование по безработице выплачивается государству и предоставляет льготы работникам, которые были уволены. Ваши ставки будут установлены в соответствии с вашим уровнем риска. Если вы работаете в отрасли, где наблюдается высокий уровень увольнений, например, в ландшафтном дизайне или других сезонных отраслях, ваши ставки будут выше, чем в отрасли, в которой обычно не бывает высоких увольнений. Ваши ставки также будут определяться тем, сколько заработной платы вы платите. Чем больше у вас заработной платы, тем выше ваши расходы.

Вы можете максимально снизить свои личные ставки, избегая увольнений и борясь с незаконными исками. Иногда недовольные сотрудники пытаются подать заявление о безработице после того, как их уволили. Не позволяйте этому. Каждый, кто подаст успешный иск против вашей компании, повысит ваши ставки. Если они не имеют права на льготы, сделайте все возможное, чтобы они не включались в ваш полис.

Компенсационное страхование работника выплачивается страховой компании (или иногда государству) и покрывает сотрудников, если они получили травму на работе. Опять же, ваши ставки устанавливаются в зависимости от вашего уровня риска. Чем опаснее ваша отрасль, тем выше будут ваши ставки. И, как и в случае со страхованием по безработице, ваши персональные ставки также будут зависеть от суммы вашей заработной платы.

Вы можете снизить свои ставки, соблюдая меры безопасности, необходимые для вашего типа работы. Очевидно, вы не хотите, чтобы ваши сотрудники пострадали, несмотря ни на что… но снижение ставок вознаграждения ваших работников является дополнительным преимуществом.

Ваш сотрудник не несет ни одного из этих расходов. Пособие по безработице и пособие работнику выплачиваются работодателем на 100%.

Связанный:Понимание потребностей вашего малого бизнеса в страховании с помощью Coverwallet

Служба расчета заработной платы

При расчете заработной платы проводится множество расчетов. Это не просто почасовая ставка, умноженная на отработанные часы. По этой причине вам понадобится какая-то служба расчета заработной платы, которая выполнила бы эти математические расчеты. Служба расчета заработной платы не только рассчитает удержанный подоходный налог с работника, но и рассчитать свои (и ваши) налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, а также страхование по безработице расходы.

Если политика компенсации вашего работника согласована с государством, оно также это рассчитает. Если политика компенсации вашего работника связана с частной компанией, вы, скорее всего, будете иметь дело напрямую с ней, и эти затраты не будут рассчитываться через вашу службу расчета заработной платы.

Связанный:Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса

Как мне настроить расчет заработной платы в первый раз?

Прежде чем запустить систему расчета заработной платы, вам необходимо собрать несколько документов. Вам также необходимо продумать политику хранения записей и частоту платежей.

Какие документы о заработной плате мне нужны?

Настройка расчета заработной платы для владельцев малого бизнеса требует от них подать заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN) в IRS. Получение EIN бесплатно и не займет у вас более 5 минут. В некоторых штатах вам также может потребоваться подать заявление на получение EIN штата.

Если у вас есть ООО или корпорация, то у вас уже есть EIN.

Что касается ваших сотрудников, каждому из них необходимо будет заполнить форму W-4. Это важно, поскольку показывает, какую сумму налога вы должны удерживать от имени вашего сотрудника с каждой зарплаты. Каждый сотрудник также должен будет заполнить форму I-9 чтобы подтвердить свою личность.

Вам также потребуются, по крайней мере, ваши ставки страхования по безработице и, возможно, ставки вознаграждения вашего работника.

Наконец, вам нужно будет создать систему для отслеживания рабочего времени ваших сотрудников. Технически это может быть так же просто, как лист входа. Система карточек учета рабочего времени популярна среди многих малых предприятий. Но если у вас есть удаленная рабочая сила, лучше всего подойдет система отслеживания на компьютере или телефоне.

Какой должна быть политика хранения данных о заработной плате?

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели хранили несколько документов, связанных с расчетом заработной платы, в течение как минимум трех лет. Эти документы:

• Полное имя и номер социального страхования сотрудника
• Адрес (включая почтовый индекс)
• Дата рождения (если моложе 19 лет)
• Пол и род занятий
• Даты трудоустройства
• Время и день недели начала рабочей недели сотрудника
• Часы работы каждый день
• Общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю
• Основы выплаты заработной платы работнику
• Регулярная почасовая оплата
• Общий ежедневный или еженедельный заработок без перерыва
• Общий заработок за сверхурочную работу за рабочую неделю
• Все прибавки или удержания из заработной платы работника
• Общая заработная плата, выплаченная за каждый расчетный период
• Дата платежа и период оплаты, охватываемый платежом

Для получения дополнительной информации о требованиях к хранению записей см. ознакомьтесь с этим информационным бюллетенем Министерства труда.

Какую частоту расчета заработной платы мне следует выбрать?

Как часто вы будете платить своим сотрудникам? Еженедельная оплата гарантирует, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами с соблюдением требований, но это также и самый трудоемкий процесс. Если вы хотите платить реже, чем каждую неделю, обратитесь в Департамент труда штата, чтобы узнать минимальную частоту платежей в вашем штате.

Если вам разрешено выбирать график оплаты раз в полгода или раз в две недели, любой вариант вызовет у вас меньше головной боли, чем еженедельная частота выплат. Но у каждого из них есть несколько плюсов и минусов, которые описаны ниже.

Еженедельно

При еженедельном графике расчета заработной платы вашим сотрудникам выплачивается заработная плата в один и тот же день каждую неделю. Типичный график выглядит следующим образом: в конце дня в пятницу они представляют часы, отработанные на этой неделе. Затем у вас будет несколько дней на обработку платежной ведомости, и они получат свой чек в следующую пятницу.

Такой график оплаты характерен для низкооплачиваемых работников.

Преимущество такого графика в том, что сотрудники получают зарплату чаще. Это может облегчить им управление своими денежными потоками.

Обратной стороной является то, что вам придется рассчитывать заработную плату каждую неделю, несмотря ни на что. Даже если вы находитесь в отпуске или больны, вы все равно будете нести эту ответственность, иначе ваши сотрудники не получат зарплату.

Раз в полмесяца

При полумесячном графике оплаты вы платите сотрудникам в одни и те же два календарных дня каждого месяца, например 1-й и 15-й. При расчете заработной платы для владельцев малого бизнеса полумесячный график может облегчить планирование других расходов в соответствии с датами расчета заработной платы.

Этот график лучше всего подходит для сотрудников, которым выплачивается зарплата, а не почасовая оплата.

Однако у полумесячного графика заработной платы есть и недостатки. Первая проблема заключается в том, что зарплаты не будут одинаковыми. Количество дней и часов, отработанных в первый расчетный период, может быть немного больше или меньше второго.

Вторым недостатком полумесячного графика является то, что дни зарплаты будут приходиться на разные дни в течение недели каждого месяца. Одним днем ​​зарплаты может быть вторник, следующая пятница и следующий понедельник. Со стороны работодателя это может затруднить планирование постоянного времени для расчета заработной платы. А со стороны сотрудника, если день зарплаты выпадает на выходной или праздничный день, это может привести к задержке выплаты.

раз в две недели

При двухнедельной структуре заработной платы сотрудникам выплачивают зарплату просто раз в две недели. Для работодателя это поможет вам настроить повторяющиеся процессы расчета заработной платы. А что касается сотрудников, они могут рассчитывать на то, что зарплата будет поступать на их банковский счет каждый второй четверг, пятницу или любой другой день, который вы установите.

Единственный недостаток расчета заработной платы раз в две недели заключается в том, что в некоторые месяцы вам придется производить три выплаты своим сотрудникам вместо двух. И с точки зрения бухгалтерского учета это приведет к тому, что ваши расходы на заработную плату в этом месяце будут выше, чем у других.

Разница между сотрудниками и работниками по контракту

Поскольку мы говорим о расчете заработной платы для владельцев малого бизнеса, важно подумать, нужно ли вам вообще настраивать расчет заработной платы. Если вы работаете только с внештатными подрядчиками, то нет. Как узнать, являются ли люди, которые у вас работают, сотрудниками подрядчиков? По мнению IRS, все дело в степени независимости работника.

Устанавливает ли работник свой собственный график работы и предоставляет ли он свои собственные инструменты и расходные материалы? В этом случае их можно считать независимым подрядчиком. Кроме того, независимые подрядчики, как правило, в большей степени ориентированы на проекты. Если кто-то ежедневно выполняет за вас множество задач, есть большая вероятность, что IRS может считать его сотрудником.

Чтобы узнать больше о факторах, определяющих статус сотрудника W-4 или подрядчика W-9, прочтите правила IRS.

Есть ли у вас сотрудники W-4?

Если да, продолжайте читать это руководство по расчету заработной платы для владельцев малого бизнеса. Ты воля необходимо настроить систему расчета заработной платы и обязательно следовать всем рекомендациям IRS в отношении частоты выплат, хранения документации и удержания налогов.

Есть ли у вас работники по контракту W-9?

Вам не нужно рассчитывать заработную плату, если у вас есть только работники, работающие по контракту W-9. Вместо этого вы платите им любым способом и с той частотой, с которой вы оба согласны. И вам не нужно беспокоиться об удержании налога. Однако вам потребуется, чтобы подрядчик заполнил форму W-9. А если вы заплатите каким-либо подрядчикам более 600 долларов в течение года, вам нужно будет отправить им форму 1099-MISC в конце года.

Как мне поступать с заработной платой в малом бизнесе?

Существует два основных способа расчета заработной платы в малом бизнесе: услуга или программное обеспечение. Основное различие между этими двумя службами заключается в том, что служба будет перечислять налоги и отправлять формы правительству по правильному графику.

Вот плюсы и минусы каждого.

Должен ли я производить расчет заработной платы с помощью услуги?

Хотя это более дорогой вариант из двух, самое замечательное в этом варианте то, что ваша головная боль по заработной плате снизится до нуля. Вы предоставите информацию о сотрудниках, такую ​​​​как заработная плата и информация W-4, а также график оплаты, и поставщик услуг возьмет ее оттуда.

Вам все равно придется заходить в сервис каждый платежный период и «обрабатывать» расчет заработной платы. Но часто это делается в несколько кликов и не должно занимать больше нескольких минут. Для сотрудников с почасовой оплатой вам придется ввести количество часов работы для каждого периода оплаты.

Таким образом, поставщик услуг гарантирует, что расчет заработной платы будет обработан вовремя, а все налоговые декларации и отчеты будут отправлены по правильному графику. Они также позаботятся о любых проблемах IRS, которые могут возникнуть.

У них часто есть системы для отслеживания таких вещей, как учет времени, начисление и использование отпуска, взносы 401 (k) и многое другое.

Если у вас 10 или более сотрудников, найм службы расчета заработной платы может быть хорошим шагом. Но если у вас небольшой бизнес, поставщик услуг по расчету заработной платы с полным спектром услуг может оказаться немного большим, чем вам нужно.

Должен ли я рассчитывать заработную плату с помощью программного обеспечения?

Программное обеспечение для расчета заработной платы произведет расчет заработной платы за вас. Он рассчитает правильные удержания с чека каждого сотрудника и отследит, сколько вы должны государству. Вы несете ответственность за фактическую отправку налоговых вычетов и своевременную подачу правильных форм.

Когда вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, вам нужно будет выписывать собственные чеки. Или, с некоторыми поставщиками программного обеспечения для расчета заработной платы, такими как Квадратная заработная плата, вы даже можете настроить прямой депозит.

Связанный:Как я использую QSEHRA для вычета медицинского пособия моих сотрудников

Какие у меня есть варианты программного обеспечения для расчета заработной платы для малого бизнеса?

Независимо от того, производили ли вы расчет заработной платы раньше или нет, вы хотите выбрать программное обеспечение с инструментами и ресурсами, чтобы с уверенностью платить своей команде, что облегчит вашу жизнь как владельца малого бизнеса!

Быстрый поиск в Google выдаст десятки компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения для расчета заработной платы. Некоторые из популярных вариантов включают Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll и Patriot Software Payroll.

Каждый из них имеет свой набор функций, но только Квадрат позволяет вам начать работу за 5 долларов, если у вас всего пара подрядчиков. Square также является единственным программным обеспечением, предоставляющим полную экосистему инструментов, которые помогут вам управлять своим бизнесом.

Кроме того, если вы уже используете Square для обработки платежей, вы можете легко воспользоваться преимуществами их служба расчета заработной платы.

Нижняя линия

На первый взгляд заработная плата владельцев малого бизнеса может показаться пугающей. Но с помощью соответствующих инструментов вы можете в кратчайшие сроки создать и запустить надежную систему расчета заработной платы. Дополнительные идеи и советы по организации финансов малого бизнеса можно найти в статье Ключевые финансовые основы создания стартапа.