Примечание редактора: я использую QuickBooks Online для ведения бухгалтерского учета моего блога и конференций. Я обратился к своему бухгалтеру Брэду Кейсу из Тейлор и партнеры, который использует его каждый день от моего имени, чтобы предоставить быстрый обзор всем, кто заинтересован в его использовании. Вот Брэд ...
рОтказ от успешного ведения бизнеса может оказаться очень сложной задачей. Продажа, предоставление услуг и / или производство продукта могут (и должны) отнимать у вас и ваших сотрудников день.
Это оставляет мало места для отслеживания расходов / доходов и составления платежной ведомости. Вам нужно, чтобы бухгалтерский учет и бухгалтерия были максимально простыми. Особенно, когда приближается налоговый сезон.
Вот тут-то и пригодится QuickBooks. QuickBooks от Intuit на протяжении многих лет устанавливает стандарт бухгалтерского программного обеспечения и является самым продаваемым бухгалтерским программным обеспечением.
QuickBooks доступен в двух версиях: онлайн и настольный. Оба предоставляют вам надежные функции бухгалтерского учета, но настольную версию можно загрузить только на один компьютер, а к онлайн-версии можно получить доступ везде, где есть подключение к Интернету.
QuickBooks в Интернете это доступный способ управлять бухгалтерией вашего малого бизнеса. Он предлагает такие функции, как отслеживание расходов и поступлений, управление счетами, оценки и выставление счетов. Получите доступ ко всем вашим бухгалтерским, налоговым и отчетным потребностям из любого места с подключением к Интернету.
О QuickBooks Online
Вы, вероятно, по крайней мере знакомы с хорошо известной программой QuickBooks, которая уже много лет является любимым элементом бухгалтерской индустрии.
Вот короткое видео (менее двух минут), которое даст вам лучшее представление о том, как QuickBooks может помочь вам эффективно вести свой бизнес:
Поскольку эта программа является частью QuickBooks в Интернете набор интернет-программ, вы можете использовать его везде, где есть доступ в Интернет. Используйте его в доме своей семьи или друга, в другом штате, в ресторане или отеле с Wi-Fi, или на своем ноутбуке на кровати, если у вас там есть Wi-Fi, или даже на своем смартфоне или устройстве.
Это может помочь вам быть в курсе мелких деталей, потому что вы можете обрабатывать их, когда думаете о них, вместо того, чтобы ждать, пока в следующий раз вы окажетесь перед компьютером.
Доступ к нему можно получить с компьютера, телефона или планшета, что делает его удобным, когда у вас есть команда. Вы также можете поделиться подробностями о финансах вашего бизнеса со своим бухгалтером, что упростит вашу организацию.
Начните работу с QuickBooks Online здесь.
Как работает QuickBooks Online?
Когда вы регистрируетесь в QuickBooks Online, вы начинаете с привязки своих банковских счетов к программе.
Это позволяет QuickBooks в Интернете для автоматического ввода ваших транзакций в программное обеспечение. Все транзакции хранятся в зоне ожидания, пока они ждут вашего одобрения. После того, как вы одобрите транзакцию, она будет добавлена к вашим реальным книгам. Оттуда вы можете классифицировать свои транзакции.
В зависимости от вашего бизнеса первоначальная категоризация может занять некоторое время. Но это значительно упростит налоговый сезон, так как вам не придется реорганизовывать свои операции. QuickBooks также изучает ваши транзакции на ходу. Например, он узнает, что заряды от Home Depot всегда классифицируются как поставки, а расходы от 7-11 всегда относятся к газу.
Кроме того, вы можете создать правила транзакций, которые помогут предварительно классифицировать определенные регулярные транзакции. Транзакция по-прежнему будет ждать вашего одобрения в разделе ожидания, но она будет правильно отнесена к категории, и вы можете просто нажать «Добавить».
Существует также мобильное приложение, которое работает с телефонами и планшетами iPhone, iPad и Android, чтобы упростить отслеживание вашего бизнеса.
Если у вас есть QuickBooks Desktop и вы хотите перейти на онлайн-версию, Intuit облегчит вам задачу. Они копируют данные из вашей настольной версии и добавляют их онлайн. Однако вы не сможете синхронизировать две версии. Итак, как только вы переключитесь, вы захотите сразу же начать использовать онлайн-версию.
Связанный:23 уникальных бизнес-идеи (которые вы можете начать сегодня!)
Используйте QuickBooks Online на ходу
Одна из вещей, которая делает QuickBooks в Интернете shine - это мобильные функции, включенные в приложение для смартфона. Например, программа позволяет мгновенно отслеживать и организовывать расходы прямо с телефона.
Вы можете сортировать свои бизнес-расходы одним движением пальца, что делает отслеживание расходов намного проще и интереснее. Вы также можете подключиться к приложениям, которые уже используете, для бесшовной интеграции с инструментами, уже имеющимися в вашем наборе финансовых инструментов. Еще одна функция смартфонов и планшетов, позволяющая сэкономить время, - это возможность упорядочивать чеки, делая их снимки.
Программа вводит информацию о транзакции для вас и автоматически сопоставляет и классифицирует расходы по квитанции. Затем он сохраняет и упорядочивает фотографии квитанций, чтобы вы были готовы к налоговому сезону.
С приложением также легко создавать и отправлять счета. Вы можете создавать счета прямо со своего смартфона и следить за любыми открытыми счетами, чтобы при необходимости отправлять просроченные уведомления.
Приложение также уведомляет вас, когда ваш счет будет отправлен, просмотрен и оплачен, поэтому вам никогда не придется вручную отслеживать, кто и что вам должен.
Связанный: Как отслеживать свои расходы
Возможности QuickBooks Online
QuickBooks в Интернете предоставляет надежный набор функций, адаптированных к потребностям малого бизнеса.
Хотя онлайн-версия QuickBooks не так надежна, как настольная версия, она предлагает несколько замечательных функций. Там, где есть пробелы, программное обеспечение предлагает бесшовную интеграцию с рядом приложений для улучшения функциональности.
Поскольку QuickBooks Online представляет собой облачное программное обеспечение, вы можете рассчитывать на регулярные обновления продуктов.
Что вы получаете с QuickBooks Online
Возможности, доступные в онлайн-версии QuickBooks:
- Бухгалтерия стала проще: Получите автоматические загрузки и категоризацию, подключив свой банковский счет и счет кредитной карты. Вводите транзакции, записывайте расходы, выставляйте счета клиентам, отправляйте отчеты и многое другое - откуда угодно.
- Выверка банковских счетов: Легко сверяйте банковские счета и транзакции в своих бухгалтерских записях.
- Налог с продаж: Получите автоматические загрузки и категоризацию, подключив кредитную карту и банковские счета. Используйте встроенный калькулятор, чтобы добавить налог с продаж для тысяч штатов, городов и округов из базы данных QuickBooks.
- Отслеживание расходов: Отслеживайте деловые расходы через онлайн-счета или фотографируя квитанции. Все данные мгновенно синхронизируются на вашем телефоне, компьютере и планшете.
- Отслеживание чеков: Встроенный сканер чеков помогает отслеживать и систематизировать свои расходы. Все квитанции хранятся в виде цифровых файлов для документирования времени уплаты налогов.
- Управление счетами: QuickBooks в Интернете помогает отслеживать и упорядочивать счета и сроки их оплаты. Если у вас установлена расширенная версия, вы также можете использовать QuickBooks Online для оплаты счетов.
- Составление отчетов: Создавайте отчеты о прибылях и убытках, просматривайте свой баланс, составляйте отчеты о движении денежных средств и многое другое. QuickBooks Online содержит более 50 встроенных бухгалтерских и бизнес-отчетов. В версиях Simple Start и Essential можно запускать базовые отчеты. В версиях Plus и Advanced можно создавать более сложные отчеты.
- Сгенерировать оценки: Создание оценок для клиентов и просмотр статуса оценки. Экономьте время, дублируя предыдущую оценку или используя шаблон. Легко конвертируйте оценки в счета для дополнительного удобства.
- Выставлять счета клиентам: Выставляйте счета клиентам и получайте оплату быстро благодаря встроенной системе обработки платежей. Клиенты могут расплачиваться кредитной картой, банковским переводом, PayPal и т. Д. QuickBooks автоматически записывает платеж и переводит деньги на ваш подключенный банковский счет.
- Выставление счетов-фактур: Если проект занимает недели или месяцы, используйте QuickBooks онлайн, чтобы выставлять счета постепенно и принимать платежи на протяжении всего срока. Разделите оценку на несколько счетов-фактур в зависимости от контрольных точек проекта, этапов и т. Д.
4 версии QuickBooks Online
Для QuickBooks Online доступны четыре разные версии. Версии, от ограниченных до неограниченных, предлагают подходящую цену и услуги, соответствующие вашим потребностям.
Простой старт
Эта версия позволяет одному пользователю настраивать и отправлять счета, отслеживать доходы и расходы, создавать и управлять оценками, собирать и систематизировать квитанции, а также готовить и распечатывать 1099 форм для независимых подрядчики.
Основы
В дополнение к функциям, которые вы получаете с Simple Start, Essentials также позволяет вам управлять счетами и отслеживать свое время. Essentials Online позволяет использовать до трех пользователей, что дает вам возможность беспрепятственно обмениваться информацией с бухгалтером или позволяет сотрудникам иметь безопасный и конкретный доступ к функциям.
Плюс
В дополнение ко всем функциям Essentials, Plus также позволяет отслеживать прибыльность проекта (новая возможность, добавленная в этом году) и отслеживать свои запасы. Plus Online позволяет использовать до пяти пользователей. Это самый популярный уровень QuickBooks Online.
Передовой
Самый высокий уровень QuickBooks Online разработан для крупных предприятий и позволяет использовать до 25 пользовательских лицензий. Он поставляется со всеми функциями Plus и возможностью импортировать сотни счетов-фактур за один раз, создавать динамические отчеты, готовые к презентации, и получать более глубокую информацию. Вы также можете контролировать, кто может и не может видеть ваши конфиденциальные данные, и получать помощь от специального менеджера по работе с клиентами.
Начните работу с QuickBooks Online здесь.
Чего ожидать от каждого уровня
- Вы можете добавить функцию расчета заработной платы к любому из этих вариантов. Функциональность начисления заработной платы варьируется от самого необходимого с опцией Core Payroll до услуги Premium Payroll, которая предлагает автоматизированные решения для расчета заработной платы в план Elite Payroll, который поддерживает вашу автоматизированную систему с защитой от налоговых штрафов Quickbooks и сертифицированным персоналом служба поддержки. Цена на функцию расчета заработной платы включает ежемесячную плату плюс доступную ежемесячную плату за каждого сотрудника.
- Кроме того, Online Essentials, Plus и Advanced предоставляют больше возможностей для составления отчетов по сравнению с Online Simple Start.
- С Online Simple Start невозможно создать счет и управлять им. Вы также не можете создать оценку. Но вы можете создавать счета и управлять своими клиентами.
- С помощью Online Simple Start и Online Essentials вы не можете отслеживать инвентарь. Но с Online Plus и Online Advanced это возможно.
- Наконец, вы можете отслеживать, готовить и печатать 1099 для всех уровней.
Расходы
QuickBooks в Интернете имеет другую структуру ценообразования, чем QuickBooks Desktop. В то время как настольная версия поставляется с единовременной оплатой, которая позволяет вам загрузить программу на свой компьютер, онлайн-версия поставляется с ежемесячной подпиской. Цены на каждом из вышеперечисленных уровней могут варьироваться в зависимости от периодической рекламной скидки, хотя вы можете попробовать, прежде чем покупать с бесплатная 30-дневная пробная версия опции Online Plus.
Цены на QuickBooks в настоящее время следующие:
- Простой старт: 25 долларов в месяц
- Основы: 40 долларов в месяц
- Плюс: 70 долларов в месяц
- Передовой: 150 долларов в месяц
Вы можете выбрать 30-дневную бесплатную пробную версию, и по окончании периода вам будет выставлен счет на полную сумму выбранного вами уровня. Кроме того, вы можете зарегистрироваться на три месяца со скидкой 50%.
Вам нужно будет выбрать бесплатную пробную версию или трехмесячную скидку - но не то и другое одновременно.
Представляем QuickBooks Live
В этом году Intuit добавила QuickBooks Live к онлайн-предложениям. Эта программа объединяет вас с удаленной командой профессиональных бухгалтеров. Вы можете обратиться к своему бухгалтеру с вопросами, и он «обслуживает, обновляет, исправляет, согласовывает и классифицирует транзакции в ваших книгах» в течение месяца. Когда вы дойдете до конца месяца, ваша бухгалтерская группа закроет ваши бухгалтерские книги за месяц и отправит вам отчет, который поможет вам определить финансовое состояние вашего бизнеса. QuickBooks Live также предлагает 100% гарантию точности книг, поэтому вы знаете, что получаете отличный сервис.
Хотя QuickBooks Live может избавить вас от головной боли при ведении бухгалтерского учета, он не справится со всеми вашими финансовыми задачами. Например, QuickBooks Live не ведет расчет заработной платы за вас. Он также не может платить за вас налоги. Однако использование QuickBooks Live значительно упростит налоговый сезон, поскольку вы можете рассчитывать на то, что ваши книги будут готовы к оформлению налоговых документов.
Смотрите также:Официальный контрольный список для подготовки к уплате денежного налога PT (бесплатная загрузка)
QuickBooks Live стоит 400 долларов в месяц, но здесь нет контракта или других обязательств. Вы можете отменить или изменить свою услугу в любое время. Чтобы убедиться, что это подходит вам, QuickBooks предлагает бесплатную 30-минутную консультацию, которая поможет вам решить, подойдет ли QuickBooks Live для нужд вашего бизнеса.
Связанный:Финансы малого бизнеса: ключевые финансовые основы создания стартапа
Несколько недостатков
QuickBooks в Интернете не без минусов. Если Интернет не работает или недоступен, тогда QuickBooks Online не может быть доступен, и, следовательно, никакая работа не может быть выполнена. Иногда, даже если Интернет доступен, серверы QuickBooks Online могут быть перегружены, и к ним невозможно получить доступ.
Кроме того, если рабочий стол QuickBooks - это единственное, что вы знаете, то для того, чтобы привыкнуть к QuickBooks Online, потребуется большая кривая обучения.
Я обнаружил, что скорость QuickBooks Online зависит от скорости вашего интернета, тогда как рабочий стол QuickBooks обычно работает быстро, несмотря ни на что.
QuickBooks Online может сильно расстраивать, если они хотят что-то изменить в плане функциональности. У вас нет выбора, кроме как привыкнуть к этому. Например, расчет заработной платы должен производиться определенным образом с минимальной гибкостью или вообще без нее.
Еще один серьезный недостаток, с которым я столкнулся, заключается в том, что у QuickBooks Online истечет время ожидания, и вам придется снова войти в систему, чтобы продолжить работу.
Что мне нравится в QuickBooks Online
QuickBooks в Интернете также имеет много плюсов. При использовании QuickBooks для настольных ПК необходимо каждый год покупать и устанавливать на компьютер новую версию, чтобы не отставать от новейшего программного обеспечения. В QuickBooks Online вам не о чем беспокоиться, потому что он идет в ногу с вами.
Мне также нравится, что ваш бухгалтер может получить к нему доступ в любое время, используя свое уникальное имя пользователя и пароль, чтобы внести нужные изменения. В QuickBooks Online прямой депозит предоставляется бесплатно для каждого сотрудника, но в настольной версии он оплачивается из расчета на одного сотрудника.
Одна из моих любимых функций - то, что ваши транзакции могут быть загружены из вашего банка. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что он попадает в нужную учетную запись, и все готово. Вам не нужно идти в свой банк онлайн, распечатывать список транзакций и вводить каждую транзакцию.
Также замечательно, что вам не нужно ограничиваться одним местом, чтобы вести бухгалтерию; вы можете быть где угодно и когда угодно, пока есть доступ в Интернет.
Смотрите также:7 бизнес-идей, которые можно масштабировать [плюс как масштабировать любой бизнес]
Кому следует использовать QuickBooks Online
QuickBooks в Интернете (vs Desktop) предназначен для предпринимателей, которые хотят платить немного каждый месяц, а не большую сумму один раз в год (настольные версии стоят от 199 до 499 долларов).
Это также для владельца, который находится на удаленном рабочем месте и имеет смартфон или ноутбук с возможностью Wi-Fi. Владелец может завершить работы и сразу же выставить счет.
QuickBooks Online предназначен для людей, которые работают на разных компьютерах с доступом в Интернет.
Наконец, это для человека (например, PT), который хочет, чтобы его бухгалтер оглянулся через плечо и убедился, что он все делает правильно.
Каковы были ваши впечатления от использования QuickBooks Online?
Продолжай читать:
Xero vs. QuickBooks: какое бухгалтерское программное обеспечение лучше всего подойдет для вашего малого бизнеса?
Полное руководство по начислению заработной платы для владельцев малого бизнеса
Как получить пособие по безработице, если вы работаете не по найму (включая рабочих и фрилансеров)
Ожидаете проверки стимулом? Вот что вам нужно знать
Филип Тейлор, также известный как «PT», - бухгалтер, блогер, подкастер, муж и отец троих детей. PT также является основателем и генеральным директором конференции и торговой выставки индустрии личных финансов. FinCon.
Он создал Part-Time Money® еще в 2007 году, чтобы делиться своими советами о деньгах, считая себя ответственным (в то время как погашение долга на сумму более 75 тысяч долларов), а также познакомиться с другими людьми, увлеченными движением в финансовую независимость.