Poate un CEO să lucreze 8 ore pe săptămână? Da, și iată cum am făcut-o ...
Te așezi la birou gata să-ți distrugi ziua de lucru. Pregătești o oală de cafea, îți rupi calendarul și te scufunzi în cea mai importantă sarcină. Și apoi se întâmplă. Telefonul sună sau un coleg de serviciu se oprește să spună „hei”. Poate că șeful tău trece să întrebe despre rapoartele TPS.
Indiferent de tipul de întrerupere cu care vă confruntați, este enervant. Și dacă lucrezi într-un birou, știi exact despre ce vorbesc. Dacă stați în spatele acelui birou și „intrați”, toată lumea crede că este perfect în regulă să vă angajați.
Din păcate, aceste angajamente aleatorii vă pot ucide absolut productivitatea. Nu numai că vă pot elimina sarcina, dar vă pot consuma energia mentală pentru o zi. Deși nu am observat cât timp pierdeam înainte de a avea copii, îl observ mult mai mult acum că am patru. Și da, a fi părinte mi-a limitat foarte mult abilitatea de a suporta vorbe mici și bâlbâială fără minte. Părinți, știți despre ce vorbesc.
Douăzeci de minute pe hol vorbind despre jocul de aseară. Un coleg care se plânge de lucrurile la locul de muncă. O invitație de prânz pe îndelete care se transformă într-o aventură de două ore împotriva voinței tale. Acesta este tipul de lucruri care vă pot irosi productivitatea și vă pot reduce potențialul.
Crearea spațiului și crearea unei noi căi
După câțiva ani în care am îndurat aceste momente și oportunități irosite, am fost convins că trebuie să se schimbe ceva. Am vrut să ies mai mult din birou, dar să realizez aproape aceeași cantitate de muncă. Mai important, am vrut să nu mai pierd atât de mult timp când puteam fi acasă cu familia mea sau să mă bucur de viață.
La început, am crezut că părăsirea biroului mai des va fi o ispravă imposibilă. Adică, cum ar putea pleca mai des, totuși, să îndeplinească același nivel de muncă?
Sigur, am fost CEO al propriei firme de administrare a averii, dar asta nu înseamnă că aș putea veni și pleca după bunul plac. Dacă nu aș fi în birou, ce ar crede clienții mei? A fost chiar echipa mea capabilă să conducă totul în absența mea? Ce se întâmplă dacă ceva nu merge bine?
Mi-a luat ceva timp să-mi dau seama că mă consumă credințe limitative. Din fericire, câțiva antreprenori uimitori și lideri de gândire care m-au făcut să realizez eroarea căilor mele.
În primul rând, am citit cartea lui Tim Ferris Săptămâna de lucru de 4 ore și și-a dat seama ce era posibil. Folosind strategiile din cartea sa, mi-aș putea reduce semnificativ timpul la birou, nu?
În al doilea rând, m-am alăturat unui program de coaching pe numele de Antrenor strategic. În timpul acestui program, ei m-au prezentat la conceptul de „a crea spațiu”.
Un exercițiu pe care trebuia să-l facem a fost acela de a ne calcula câte zile gratuite am făcut în ultimul an. De ce? Pentru că au spus că trebuie să învățăm să „creăm spațiu” în viața noastră. Și pentru a crea acel spațiu, a trebuit să ne acordăm o pauză și ceva timp liber.
În timp, exercițiul mental de „a crea spațiu” mi-a permis să-mi dau seama ce era important în viața mea, apoi să externalizez restul.
În al treilea rând, am început să ascult genii de productivitate precum Michael Hyatt. Antreprenorii foarte productivi nu se nasc astfel, spune Hyatt. Ei învață să devină ultra-productivi stăpânindu-și mediile.
Potrivit lui Hyatt, întreruperile și distragerile constante sunt obstacolul # 1 cu care se confruntă antreprenorii în timp ce își verifică listele de sarcini și lucrează spre obiectivele lor.
Doar ascultarea unor experți ca aceștia m-a învățat să „creez spațiu” și să mă îndepărtez de situația mea într-o anumită măsură. De acolo am pornit pe o cale de a limita distragerea atenției și de a construi o zi de lucru mai bună.
De-a lungul timpului, mi-am adus timpul de birou de la 40 de ore pe săptămână la 8 ore și fără impact asupra productivității și câștiguri chiar mai mari în timp.
Cum am făcut-o? Iată detaliile:
# 1: Am angajat strategic.
Deși aveam deja un director de relații cu clienții, am adăugat și un consilier asociat. Slujba acestui profesionist era „să fiu eu” când nu eram acolo - oferind sfaturi de specialitate clienților noștri și oferind serviciul pe care îl merită.
Aici simt că mulți proprietari de întreprinderi mici eșuează. Speriați că nimeni nu ar putea sta vreodată în locul lor, refuză să-și externalizeze cea mai importantă lucrare. Dar dacă doriți să vă reduceți orele, acest pas este crucial.
A durat ceva timp ca totul să fie pus la punct. Timp de o lună, a trebuit să lucrez timp de 60 de ore săptămâni pentru a-l învăța tot ce trebuia să știe. Dar, odată ce s-a făcut truda, am avut un omolog de încredere și lustruit pe care să mă sprijin.
# 2: Am început să ne documentăm procesele.
În cele din urmă, am învățat că îmi pot face viața mai ușoară prin simplificarea proceselor pe care le-am făcut mereu. Un instrument pe care m-am împiedicat, Proces dulce, vă ajută să creați procese pentru toate lucrurile din afacerea dvs.
Folosind acest instrument, am început să creăm procese pentru sarcini de nivel superior, cum ar fi deschiderea de noi conturi. De acolo, am creat procese pentru efectuarea depozitelor bancare și procesarea contribuțiilor clienților. Odată ce am obținut toate sarcinile de nivel superior, chiar am creat sisteme care să preia sarcinile mici din ziua noastră de lucru.
Crearea tuturor proceselor necesită o lucrare inițială, dar odată ce procesul este terminat și persoana este instruită, nu trebuie să o mai faceți niciodată. Și mai bine, dacă vreți să angajați pe cineva nou sau să înlocuiți acea persoană, procesele dvs. documentate pot servi drept manual de instruire.
# 3: „Am creat spațiu” și am programat timpul departe.
Odată ce am angajat mai mulți oameni și am creat procese, a trebuit să programez timp pentru a vedea dacă noua mea strategie ar putea funcționa. Deci, exact asta am făcut - chiar dacă a trebuit să mă forțez. La început, petreceam timp petrecut la o cafenea sau lucram de acasă. În acest fel, aș putea testa abilitățile angajatului meu fără să mă îndepărtez complet.
Odată ce m-am simțit mai confortabil, am început să-mi iau marți liber. Apoi am început să adaug mai multe „zile libere” în calendarul meu în fiecare săptămână. În cele din urmă, eram la doar 8 ore în birou în fiecare săptămână, totuși totul funcționa în continuare fără probleme. Și da, s-a simțit grozav!
# 4: Am îmbunătățit comunicarea.
Înainte de a-mi reduce orele, principalele surse de comunicare din biroul nostru erau e-mailul, textul și chat-ul Google. A funcționat bine o vreme, dar în cele din urmă ne-am dat seama că pierdem conversațiile și detaliile în acest fel.
Apoi am dat peste un program numit Slack. Slack ne-a permis să creăm canale specifice anumitor nevoi pentru firma noastră de consultanță financiară, apoi să creăm conversații continue pe care să le putem căuta pentru detalii anterioare. Acolo unde am pierdut odată informații și conversații importante tot timpul, Slack ne-a păstrat întreaga corespondență într-un singur loc.
# 5: Am analizat acțiunile și am căutat modalități de îmbunătățire.
La fel ca în armată, am creat un proces pentru recenzii săptămânale în biroul meu. Nu ne-am revizuit munca reciprocă în sine, ci, în schimb, modul în care s-a desfășurat săptămâna în general. Cum a fost comunicarea noastră? S-a făcut totul? A căzut ceva prin crăpături?
Prin evidențierea oricăror lacune în comunicarea și planificarea noastră, am putea găsi modalități de îmbunătățire. Și exact asta am făcut. În timp, am îmbunătățit totul, de la comunicarea noastră zilnică la rezultatele pentru clienții noștri.
Gânduri finale
Unde am simțit cândva că nu mă pot îndepărta niciodată de birou, acum lucrez doar în jur de 8 ore în fiecare săptămână. Și ca ultimul cui în sicriu și dovadă că tot ceea ce am subliniat aici funcționează, ne-am îmbunătățit drastic și profitabilitatea. De fapt, Alliance Wealth Management (firma mea) este pe ritmul creșterii veniturilor cu 31% anul acesta.
Cu mai mult timp pe mâini, acum pot să fiu un tată și un soț mai buni. În plus, am creat spațiu și timp pentru a face ceva ce mi-am dorit întotdeauna să fac - adică să creez un curs orientat către consilierii financiari care doresc să devină o forță de care trebuie să se țină cont în online spaţiu.
Și mai știi ce? Cursul meu, Formula de creștere a consilierului online, este pe cale să adauge venituri de 100.000 USD la afacerea mea anul acesta. Acest fapt subliniază ideea că mai multe ore de lucru nu înseamnă întotdeauna rezultate mai mari - și, uneori, mai puțin este mai mult.
Nimic din toate acestea nu s-ar fi putut întâmpla dacă nu m-aș fi îndepărtat niciodată - și dacă nu aș fi ascultat niciodată experții pricepuți în productivitate care mi-au creat această cale.
Dacă v-ați săturat să lucrați mai mult pentru a realiza mai puțin, asigurați-vă că ascultați experții care studiază productivitatea ca și cum ar fi treaba lor (pentru că așa este). S-ar putea să te simți „blocat” lucrând prea multe ore acum, dar câteva mici modificări pot face o lume diferențiată.