Como fazer a folha de pagamento para sua pequena empresa [o guia definitivo]

Hconforme sua empresa cresceu a ponto de ser hora de contratar ajuda? Por um lado, isso é uma ótima notícia. Mas, por outro lado, a folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas acrescenta outra camada de complexidade ao ato de administrar seu negócio.

A maioria dos proprietários de pequenas empresas não tem experiência em RH, contabilidade ou escrituração contábil. Então, como você pode configurar um sistema de folha de pagamento que o mantenha no lado bom do IRS sem consumir muito do seu valioso tempo?

Ter funcionários W-2 significa que você terá que cuidar da folha de pagamento. Além de pagar o salário, você precisará fornecer indenização trabalhista e seguro-desemprego. Você também será responsável pelo pagamento de metade dos impostos da Previdência Social e do Medicare. Você precisará calcular as retenções de imposto de renda e enviar os impostos e apresentar relatórios ao governo dentro do prazo. Você pode fazer tudo isso com um software de folha de pagamento ou com um provedor de serviço completo de folha de pagamento.

O que é folha de pagamento?

O termo “folha de pagamento” pode significar muitas coisas. Mas, no sentido mais geral, a folha de pagamento é o processo pelo qual uma empresa calcula e envia pagamentos aos seus funcionários.

O sistema de folha de pagamento de uma empresa envolverá os mecanismos usados ​​para rastrear as horas e folgas dos funcionários, o método e o horário por quais pagamentos são remetidos e as ferramentas usadas para calcular a retenção de imposto de um funcionário e enviá-la ao IRS pelo órgão específico prazos.

Requisitos da folha de pagamento

Ter funcionários W-2 significa fazer a folha de pagamento. Se você tiver funcionários horistas, eles enviarão suas horas para cada período de pagamento e você deverá pague-os de acordo com o cronograma que você determinou anteriormente - normalmente semanalmente, quinzenalmente ou semestralmente.

Calcular a folha de pagamento significa determinar o salário bruto dos funcionários e, em seguida, reter a renda, a Previdência Social e os impostos do Medicare.

Os impostos retidos precisam então ser apresentados ao governo de acordo com um cronograma definido. Para a maioria das pequenas empresas, isso será exigido mensalmente. No entanto, para grandes empresas, isso pode ser exigido semanalmente.

Relatórios trimestrais também são necessários. Você deve registrar um Formulário 941 cada trimestre. Este formulário informa ao governo federal quanto da folha de pagamento você pagou, bem como quanto de imposto de renda você reteve e apresentou. Os registros estaduais também serão exigidos, portanto, verifique com seu estado os formulários e datas.

Você também deverá enviar relatórios anuais. Você terá que processar W-2s para seus funcionários e para o governo. Você também deve enviar um Formulário 940 ao governo federal para obter impostos federais sobre desemprego - e você pode ter que fazer isso com mais frequência, dependendo do valor de sua folha de pagamento durante o ano.

Qual é o custo de pessoal?

O custo de ter funcionários é mais do que apenas o salário. Você terá custos adicionais, como impostos extras, seguro e serviço de folha de pagamento.

Impostos

Quando você contrata alguém para trabalhar para você, 15,3% do salário dele é pago para o imposto sobre a folha de pagamento. Isto é composto por 12,4% para a Segurança Social e 2,9% para o Medicare.

Os próprios empreiteiros pagam todo esse valor. Mas os próprios empregados pagam apenas metade e o empregador é obrigado a pagar a outra metade. Portanto, quando você paga os salários aos seus funcionários, seus custos são, na verdade, 7,65% maiores.

Por exemplo, se o seu funcionário ganha US$ 1.000 por semana. Seu custo real é de $ 1.076,50 por semana.

Seguro

Você é obrigado a ter seguro-desemprego e seguro contra acidentes de trabalho.

O seguro-desemprego é pago ao Estado e oferece benefícios aos trabalhadores demitidos. Suas taxas serão definidas de acordo com seu nível de risco. Se você trabalha em um setor que tem muitas demissões, como paisagismo ou outros setores sazonais, suas taxas serão mais altas do que em um setor que normalmente não tem muitas demissões. Suas taxas também serão determinadas pelo valor da folha de pagamento que você está pagando. Quanto mais folha de pagamento você tiver, maiores serão seus custos.

Você pode manter suas taxas pessoais baixas tanto quanto possível, evitando demissões e combatendo reivindicações ilegítimas. Às vezes, funcionários insatisfeitos tentam pedir desemprego depois de serem demitidos. Não permita isso. Todos que fizerem uma reclamação bem-sucedida contra sua empresa aumentarão suas taxas. Se eles não tiverem direito aos benefícios, faça o possível para mantê-los fora da sua apólice.

O seguro contra acidentes de trabalho é pago a uma companhia de seguros (ou às vezes ao estado) e cobre os funcionários caso eles se machuquem no trabalho. Novamente, suas taxas são definidas com base no seu nível de risco. Quanto mais perigosa for a sua indústria, maiores serão as taxas. E assim como acontece com o seguro-desemprego, suas taxas pessoais também serão baseadas no valor da folha de pagamento que você possui.

Você pode manter suas taxas baixas aplicando as precauções de segurança exigidas para o seu tipo de trabalho. Obviamente, você não quer que seus funcionários sejam feridos, não importa o que aconteça... mas manter as taxas de compensação de seus trabalhadores baixas é um benefício adicional.

Seu funcionário não arca com nenhum desses custos. O desemprego e o subsídio de desemprego são pagos a 100% pelo empregador.

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Serviço de folha de pagamento

Existem muitos cálculos que entram na folha de pagamento. Não se trata simplesmente de taxa horária multiplicada por horas trabalhadas. Por causa disso, você vai querer algum tipo de serviço de folha de pagamento para fazer essas contas. O serviço de folha de pagamento não apenas calculará a retenção do imposto de renda do funcionário, mas também calcular seus (e seus) impostos de Previdência Social e Medicare, bem como o seguro-desemprego custos.

Se a política de remuneração do seu trabalhador for com o estado, ele também calculará isso. Se a sua política de remuneração do trabalhador for com uma empresa privada, você provavelmente negociará diretamente com ela e esse custo não será calculado através do seu serviço de folha de pagamento.

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Como configuro a folha de pagamento pela primeira vez?

Existem alguns documentos que você precisará coletar antes de iniciar seu sistema de folha de pagamento. Você também precisará pensar em sua política de retenção de registros e na frequência de pagamento.

Quais documentos de folha de pagamento eu preciso?

A configuração da folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas exige que eles solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) junto ao IRS. A obtenção de um EIN é gratuita e não deve demorar mais de 5 minutos. Em alguns estados, talvez você também precise solicitar um EIN estadual.

Se você possui uma LLC ou Corporação, então já possui um EIN.

Quando se trata de seus funcionários, cada um deles precisará preencha um W-4. Isso é importante porque informa quanto imposto você deve reter em nome do seu funcionário em cada contracheque. Cada funcionário também precisará preencha um formulário I-9 para verificar sua identidade.

Você também precisará de pelo menos as taxas de seguro-desemprego e talvez as taxas de compensação do trabalhador.

Finalmente, você precisará criar um sistema para monitorar as horas de seus funcionários. Tecnicamente, isso poderia ser tão simples quanto uma folha de inscrição. Um sistema de cartão de ponto é popular entre muitas pequenas empresas. Mas se você tiver uma força de trabalho remota, um sistema de rastreamento baseado em computador ou telefone pode funcionar melhor.

Qual deve ser minha política de retenção de registros de folha de pagamento?

O Fair Labor Standards Act (FLSA) determina que os empregadores retenham vários documentos relacionados à folha de pagamento por pelo menos três anos. Esses documentos são:

• Nome completo e número de segurança social do funcionário
• Endereço (incluindo CEP)
• Data de nascimento (se menor de 19 anos)
• Gênero e ocupação
• Datas de emprego
• Hora e dia da semana em que começa a semana de trabalho do funcionário
• Horas trabalhadas todos os dias
• Total de horas trabalhadas em cada semana de trabalho
• Base na qual o salário do funcionário é pago
• Taxa normal de pagamento por hora
• Total de ganhos diários ou semanais em tempo integral
• Ganhos totais de horas extras da semana de trabalho
• Todos os acréscimos ou deduções do salário do funcionário
• Total de salários pagos em cada período de pagamento
• Data do pagamento e período de pagamento coberto pelo pagamento

Para obter mais informações sobre requisitos de retenção de registros, confira esta ficha informativa do Departamento do Trabalho.

Qual frequência de folha de pagamento devo escolher?

Com que frequência você pagará seus funcionários? Pagá-los semanalmente garante que você não terá problemas de conformidade, mas também é o que exige mais mão de obra. Se você quiser pagar com menos frequência do que semanalmente, verifique com o Departamento do Trabalho do Estado para saber as frequências mínimas de pagamento do seu estado.

Se você tiver permissão para escolher cronogramas de pagamento semestrais ou quinzenais, qualquer uma das opções causará menos dor de cabeça do que uma frequência de pagamento semanal. Mas cada um deles tem alguns prós e contras, conforme descrito abaixo.

Semanalmente

Com um cronograma de folha de pagamento semanal, seus funcionários são pagos no mesmo dia todas as semanas. Uma programação típica seria assim: eles enviam suas horas no final do dia de sexta-feira para as horas trabalhadas naquela semana. Então você terá alguns dias para processar a folha de pagamento e eles receberão o cheque na sexta-feira seguinte.

Este cronograma de pagamento é típico para trabalhadores com salários mais baixos.

A vantagem desse cronograma é que os funcionários são pagos com mais frequência. Isso pode tornar mais fácil para eles gerenciar seu fluxo de caixa.

A desvantagem é que você terá que processar a folha de pagamento todas as semanas, aconteça o que acontecer. Mesmo se você estiver de férias ou doente, você ainda terá essa responsabilidade ou seus funcionários não serão pagos.

Semi-mensal

Com um cronograma de pagamento semestral, você paga aos funcionários nos mesmos dois dias corridos de cada mês – por exemplo, o 1º e o 15º. Para a folha de pagamento de proprietários de pequenas empresas, uma programação semestral pode tornar mais fácil planejar suas outras despesas em torno das datas da folha de pagamento.

Esse cronograma funciona melhor para funcionários que recebem salário, em vez de por hora.

No entanto, há desvantagens em um cronograma de folha de pagamento semestral. O primeiro problema é que os contracheques não serão exatamente iguais. O número de dias e horas trabalhadas durante o primeiro período de pagamento pode ser ligeiramente superior ou inferior ao do segundo.

A segunda desvantagem de uma programação semestral é que o dia de pagamento cairá em dias diferentes da semana a cada mês. Um dia de pagamento pode ser terça-feira, sexta-feira seguinte e segunda-feira seguinte. Do lado do empregador, isso pode dificultar o agendamento de um horário consistente para processar a folha de pagamento. E do lado do funcionário, se o dia de pagamento cair em um fim de semana ou feriado, pode causar atraso no pagamento.

Quinzenal

Com uma estrutura de folha de pagamento quinzenal, os funcionários são pagos simplesmente a cada duas semanas. Para o empregador, isso ajuda a configurar processos recorrentes de folha de pagamento. E, para o funcionário, ele pode contar com o recebimento do contracheque em sua conta bancária todas as quintas, sextas-feiras ou em qualquer dia que você definir.

A única desvantagem da folha de pagamento quinzenal é que há alguns meses em que você precisará fazer três pagamentos aos seus funcionários em vez de dois. E, do ponto de vista contábil, isso fará com que suas despesas com folha de pagamento sejam maiores naquele mês do que nos demais.

Diferença entre empregados e trabalhadores contratados

Já que estamos falando de folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas, é importante considerar se você precisa ou não configurar a folha de pagamento. Se você trabalha apenas com prestadores de serviços autônomos, não o faz. Como saber se as pessoas que trabalham para você são empregados são terceirizados? De acordo com o IRS, o que importa é o grau de independência que o trabalhador possui.

O trabalhador define seu próprio horário e fornece suas próprias ferramentas e suprimentos? Nesse caso, eles podem ser considerados um contratante independente. Além disso, os contratantes independentes tendem a ser mais baseados em projetos. Se alguém faz uma infinidade de tarefas para você todos os dias, há uma boa chance de o IRS considerá-lo um funcionário.

Para saber mais sobre os fatores que determinam o status de funcionário W-4 ou contratado W-9, leia as diretrizes do IRS.

Você tem funcionários W-4?

Nesse caso, continue lendo este guia sobre folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas. Você vai precisa configurar um sistema de folha de pagamento e seguir todas as diretrizes do IRS para frequência de pagamento, retenção de registros e retenção de impostos.

Você tem trabalhadores contratados W-9?

Você não precisa fazer a folha de pagamento se tiver apenas trabalhadores contratados pelo W-9. Em vez disso, você os paga por qualquer meio e frequência que ambos concordem. E você não precisa se preocupar com retenção de impostos. Você precisará, no entanto, que o contratante preencha seu W-9. E se você pagar a qualquer empreiteiro mais de US$ 600 durante o ano, precisará enviar-lhes um 1099-MISC no final do ano.

Como devo lidar com minha folha de pagamento para pequenas empresas?

Existem duas maneiras principais de lidar com a folha de pagamento de sua pequena empresa: um serviço ou software. A principal diferença entre os dois serviços é que um serviço irá remeter os impostos e enviar os formulários ao governo no prazo correto.

Aqui estão os prós e contras de cada um.

Devo fazer folha de pagamento com um serviço?

Embora esta seja a opção mais cara das duas, a grande parte dessa opção é que sua dor de cabeça na folha de pagamento cai para zero. Você fornecerá informações dos funcionários, como salários e informações W-4, e cronograma de pagamento, e o provedor de serviços cuidará disso.

Você ainda terá que entrar no serviço a cada período de pagamento e “processar” a folha de pagamento. Mas isso geralmente leva alguns cliques e não deve demorar mais do que alguns minutos. Para funcionários horistas, você deverá inserir suas horas para cada período de pagamento.

A partir daí, o prestador de serviços garante que a folha de pagamento seja processada dentro do prazo e que todos os envios e relatórios fiscais sejam enviados nos cronogramas corretos. Eles também cuidarão de quaisquer problemas de IRS que possam surgir.

Eles geralmente possuem sistemas para monitorar coisas como controle de tempo, acúmulo e uso de férias, contribuições 401(k) e muito mais.

Se você tem 10 ou mais funcionários, contratar um serviço de folha de pagamento pode ser uma boa ideia. Mas se você tiver uma empresa menor, um provedor de folha de pagamento com serviço completo pode ser um pouco mais do que você precisa.

Devo fazer folha de pagamento com software?

O software de folha de pagamento fará os cálculos da folha de pagamento para você. Ele calculará as retenções corretas do cheque de cada funcionário e controlará quanto você deve ao governo. Você é responsável por enviar as retenções de impostos e enviar os formulários corretos dentro do prazo.

Ao usar um software de folha de pagamento, você precisará cortar seus próprios cheques. Ou, com alguns fornecedores de software de folha de pagamento como Folha de pagamento quadrada, você pode até configurar o Depósito Direto.

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Quais são as minhas opções de software de folha de pagamento para pequenas empresas?

Quer você já tenha feito folha de pagamento antes ou não, você deseja escolher um software com as ferramentas e recursos para pagar sua equipe com confiança, o que facilitará sua vida como proprietário de uma pequena empresa!

Uma rápida pesquisa no Google revelará dezenas de empresas de software de folha de pagamento competentes. Algumas das opções populares incluem Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll e Patriot Software Payroll.

Cada um tem seu próprio conjunto de recursos, mas apenas Quadrado permite que você comece por US $ 5 se tiver apenas alguns empreiteiros. Square também é o único software que oferece um ecossistema completo de ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seu negócio.

Além disso, se você já usa o Square para processamento de pagamentos, é fácil aproveitar as vantagens seu serviço de folha de pagamento.

O resultado final

A folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas pode parecer assustadora à primeira vista. Mas com as ferramentas adequadas, você pode colocar um sistema de folha de pagamento confiável em funcionamento rapidamente. Para obter mais ideias e dicas para organizar as finanças de sua pequena empresa, leia o Principais pilares financeiros para construir uma start-up.