O guia definitivo de folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas • Part-Time Money®

Hconforme sua empresa cresceu a ponto de chegar a hora de contratar ajuda? Por um lado, isso é uma ótima notícia. Mas, por outro lado, a folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas adiciona outra camada de complexidade ao ato de administrar sua empresa.

A maioria dos proprietários de pequenas empresas não tem experiência em RH, contabilidade ou escrituração contábil. Então, como você pode configurar um sistema de folha de pagamento que o mantenha no lado bom do IRS sem consumir muito do seu valioso tempo?

Ter funcionários W-2 significa que você terá que fazer a folha de pagamento. Junto com o pagamento do salário, você precisará fornecer compensação trabalhista e seguro-desemprego. Você também será responsável por pagar metade de seus impostos de Seguro Social e Medicare. Você precisará calcular suas retenções de imposto de renda e enviar os impostos e apresentar relatórios ao governo dentro do prazo. Você pode fazer tudo isso com um software de folha de pagamento ou um provedor de folha de pagamento de serviço completo.

Índice

• O que é folha de pagamento?
• Qual é o custo de pessoal?
• Como devo lidar com minha folha de pagamento para pequenas empresas?
• Como faço para configurar a folha de pagamento pela primeira vez?
• Quais são as minhas opções de folha de pagamento para pequenas empresas?
• QuickBooks Live Bookkeeping
• Folha de pagamento online do QuickBooks
• Resultado

O que é folha de pagamento?

O termo “folha de pagamento” pode significar muitas coisas. Mas, no sentido mais geral, a folha de pagamento é o processo pelo qual uma empresa calcula e envia o pagamento aos seus funcionários.

O sistema de folha de pagamento de uma empresa envolverá os mecanismos usados ​​para rastrear as horas e folgas dos funcionários, o método e o cronograma por quais pagamentos são remetidos e as ferramentas usadas para calcular a retenção de imposto de um funcionário e enviar para o IRS pelo prazos.

Requisitos de folha de pagamento

Ter funcionários W-2 significa fazer a folha de pagamento. Se você tiver funcionários horistas, eles enviarão suas horas para cada período de pagamento e você deverá pague-os de acordo com a programação que você determinou previamente - normalmente semanal, quinzenal ou semestral.

Calcular a folha de pagamento significa determinar os salários brutos dos funcionários e, em seguida, reter a renda, a Previdência Social e os impostos do Medicare.

Os impostos retidos na fonte precisam ser submetidos ao governo de acordo com um cronograma definido. Para a maioria das pequenas empresas, isso será necessário mensalmente. No entanto, para grandes empresas, isso pode ser necessário semanalmente.

Relatórios trimestrais também são necessários. Você deve apresentar um 941 formulário cada trimestre. Este formulário informa ao governo federal quanto você pagou em folha de pagamento, bem como quanto de imposto de renda reteve e apresentou. Também serão necessários arquivamentos estaduais, portanto, verifique novamente com seu estado os formulários e datas.

Você também deverá enviar relatórios anuais. Você terá que processar W-2s para seus funcionários e para o governo. Você também tem que enviar um Formulário 940 ao governo federal para impostos federais de desemprego - e você pode ter que fazer isso com mais frequência, dependendo do valor de sua folha de pagamento durante o ano.

Qual é o custo de pessoal?

O custo de ter funcionários é mais do que apenas seus salários. Você terá custos adicionais, como impostos extras, seguro e serviço de folha de pagamento.

Impostos

Quando você contrata alguém para trabalhar para você, 15,3% de seu salário é pago para o imposto sobre a folha de pagamento. Isso é composto de 12,4% para a Previdência Social e 2,9% para o Medicare.

Os empreiteiros pagam por conta própria esse valor total. Mas os empregados pagam apenas metade para si próprios e o empregador é obrigado a pagar a outra metade. Portanto, quando você paga os salários de seus funcionários, seus custos são, na verdade, 7,65% mais altos.

Por exemplo, se seu funcionário ganha $ 1.000 por semana. Seu custo real é de $ 1.076,50 por semana.

Seguro

Você é obrigado a ter seguro-desemprego e seguro de compensação do trabalhador.

O seguro-desemprego é pago ao estado e oferece benefícios aos trabalhadores que foram demitidos. Suas taxas serão definidas pelo seu nível de risco. Se você trabalha em um setor que tem grandes demissões, como paisagismo ou outros setores sazonais, suas taxas serão mais altas do que em um setor que normalmente não tem grandes demissões. Suas taxas também serão determinadas pelo valor da folha de pagamento que você está pagando. Quanto mais folha de pagamento você tiver, maiores serão seus custos.

Você pode manter suas taxas pessoais baixas tanto quanto possível, evitando demissões e lutando contra reivindicações ilegítimas. Às vezes, funcionários insatisfeitos tentam pedir desemprego depois de serem demitidos. Não permita isso. Todos os que fizerem uma reclamação bem-sucedida contra sua empresa aumentarão suas taxas. Se eles não tiverem direito aos benefícios, faça o possível para mantê-los fora de sua apólice.

O seguro de compensação do trabalhador é pago a uma seguradora (ou às vezes ao estado) e cobre os funcionários se eles se machucarem no trabalho. Novamente, suas taxas são definidas com base em seu nível de risco. Quanto mais perigoso for o seu setor, maiores serão as taxas. E, assim como acontece com o seguro-desemprego, suas taxas pessoais também serão baseadas no valor da folha de pagamento que você possui.

Você pode manter suas taxas baixas aplicando as precauções de segurança exigidas para o seu tipo de trabalho. Obviamente, você não quer que seus funcionários sejam feridos, não importa o que aconteça... mas manter as taxas de compensação do seu trabalhador baixas é um benefício adicional.

Seu funcionário não arca com nenhum desses custos. O desemprego e a compensação do trabalhador são pagos 100% pelo empregador.

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Serviço de folha de pagamento

Existem muitos cálculos que entram na folha de pagamento. Não é simplesmente a taxa horária vezes as horas trabalhadas. Por causa disso, você vai querer algum tipo de serviço de folha de pagamento para fazer essa matemática. O serviço de folha de pagamento não apenas calculará o imposto de renda retido na fonte do funcionário, ele também calcular seus (e seus) impostos de Seguro Social e Medicare, bem como o seguro-desemprego custos.

Se a política de compensação do seu trabalhador for com o estado, ele também fará o cálculo. Se a política de compensação do seu trabalhador for com uma empresa privada, você provavelmente tratará diretamente com ela e este custo não será calculado através do seu serviço de folha de pagamento.

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Como faço para configurar a folha de pagamento pela primeira vez?

Existem alguns documentos que você precisa coletar antes de iniciar seu sistema de folha de pagamento. Você também precisará pensar em sua política de retenção de registros e na frequência de pagamento.

Quais documentos da folha de pagamento eu preciso?

Configurar a folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas exige que eles solicite um número de identificação do empregador (EIN) com o IRS. A obtenção de um EIN é gratuita e não deve demorar mais de 5 minutos. Em alguns estados, pode ser necessário solicitar um EIN estadual também.

Se você tem uma LLC ou Corporação, você já tem um EIN.

Quando se trata de seus funcionários, cada um deles precisará preencha um W-4. Isso é importante porque informa quanto imposto você deve reter em nome do seu funcionário a cada cheque de pagamento. Cada funcionário também precisará preencha um formulário I-9 para verificar sua identidade.

Você também precisará de pelo menos suas taxas de seguro-desemprego e talvez as taxas de compensação de seu trabalhador.

Finalmente, você precisará criar um sistema para controlar as horas de seus funcionários. Tecnicamente, isso pode ser tão simples quanto uma folha de inscrição. Um sistema de cartão de ponto é popular em muitas pequenas empresas. Mas se você tiver uma força de trabalho remota, um sistema de rastreamento baseado em computador ou telefone pode funcionar melhor.

Qual deve ser a minha política de retenção de registros da folha de pagamento?

O Fair Labor Standards Act (FLSA) determina que os empregadores retenham vários documentos relacionados à folha de pagamento por pelo menos três anos. Esses documentos são:

• Nome completo do funcionário e número do seguro social
• Endereço (incluindo código postal)
• Data de nascimento (se menor de 19 anos)
• Gênero e ocupação
• Datas de emprego
• Hora e dia da semana em que a semana de trabalho do funcionário começa
• Horas trabalhadas todos os dias
• Total de horas trabalhadas em cada semana de trabalho
• Base na qual os salários do funcionário são pagos
• Taxa de pagamento por hora regular
• Total de ganhos diários ou semanais em tempo direto
• Ganhos totais de horas extras na semana de trabalho
• Todos os acréscimos ou deduções do salário do funcionário
• Total de salários pagos em cada período de pagamento
• Data de pagamento e o período de pagamento coberto pelo pagamento

Para obter mais informações sobre os requisitos de retenção de registros, verifique esta ficha do Departamento do Trabalho.

Que frequência de folha de pagamento devo escolher?

Com que frequência você vai pagar seus funcionários? Pagá-los semanalmente garante que você não terá problemas de conformidade, mas também é o mais trabalhoso. Se desejar pagar com menos frequência do que a cada semana, verifique com o Departamento de Trabalho do Estado para saber as frequências mínimas de pagamento do seu estado.

Se você tiver permissão para escolher programações de pagamento semestrais ou quinzenais, qualquer uma das opções causará menos dor de cabeça do que a frequência de pagamento semanal. Mas cada um deles tem alguns prós e contras, conforme descrito abaixo.

Semanalmente

Com uma programação de folha de pagamento semanal, seus funcionários são pagos no mesmo dia da semana. Uma programação típica será assim: eles apresentam suas horas no final do dia na sexta-feira para as horas trabalhadas naquela semana. Então, você terá alguns dias para processar a folha de pagamento e eles receberão o cheque na sexta-feira seguinte.

Esse cronograma de pagamento é típico para trabalhadores com salários mais baixos.

A vantagem dessa programação é que os funcionários são pagos com mais frequência. Isso pode facilitar o gerenciamento do fluxo de caixa.

A desvantagem é que você terá que processar a folha de pagamento todas as semanas, aconteça o que acontecer. Mesmo se você estiver de férias ou doente, ainda terá essa responsabilidade ou seus funcionários não serão pagos.

Semi-mensal

Com uma programação de pagamento semestral, você paga os funcionários nos mesmos dois dias corridos de cada mês - por exemplo, o 1º e o 15º. Para a folha de pagamento de proprietários de pequenas empresas, uma programação semestral pode facilitar o planejamento de outras despesas em torno das datas da folha de pagamento.

Essa programação funciona melhor para funcionários que recebem salário, em vez de por hora.

No entanto, existem desvantagens para um cronograma de folha de pagamento semestral. O primeiro problema é que os salários não serão exatamente os mesmos. O número de dias e horas trabalhadas durante o primeiro período de pagamento pode ser ligeiramente superior ou inferior ao do segundo.

A segunda desvantagem de uma programação semestral é que o dia de pagamento cairá em dias diferentes ao longo da semana a cada mês. Um dia de pagamento pode ser terça-feira, sexta-feira seguinte e segunda-feira seguinte. Do lado do empregador, isso pode dificultar o agendamento de um horário consistente para processar a folha de pagamento. E, do lado do funcionário, se o dia de pagamento cair em um fim de semana ou feriado, isso pode causar um atraso no pagamento.

Quinzenal

Com uma estrutura de folha de pagamento quinzenal, os funcionários são pagos simplesmente a cada duas semanas. Para o empregador, isso ajuda a configurar processos recorrentes de folha de pagamento. E, para o funcionário, ele pode contar com um cheque de pagamento sendo cobrado em sua conta bancária todas as quintas, sextas-feiras ou em qualquer dia que você definir.

A única desvantagem da folha de pagamento quinzenal é que há alguns meses em que você precisará fazer três pagamentos aos seus funcionários, em vez de dois. E, do ponto de vista contábil, isso fará com que suas despesas com folha de pagamento sejam maiores naquele mês do que em outros.

Diferença entre funcionários e trabalhadores contratados

Já que estamos falando sobre folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas, é importante considerar se você precisa ou não configurar a folha de pagamento. Se você só trabalha com empreiteiros autônomos, não o faça. Como saber se as pessoas que trabalham para você são funcionários terceirizados? De acordo com o IRS, o que importa é o grau de independência do trabalhador.

O trabalhador define seu próprio horário e fornece suas próprias ferramentas e suprimentos? Nesse caso, eles podem ser considerados um contratante independente. Além disso, os contratantes independentes tendem a ser mais baseados em projetos. Se você tem alguém para fazer uma infinidade de tarefas para você todos os dias, há uma boa chance de que o IRS possa considerá-lo um funcionário.

Para saber mais sobre os fatores que determinam o status de funcionário W-4 ou contratado W-9, leia as diretrizes do IRS.

Você tem funcionários W-4?

Em caso afirmativo, continue lendo este guia de folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas. Você vai É necessário configurar um sistema de folha de pagamento e seguir todas as diretrizes do IRS para frequência de pagamento, retenção de registros e retenção de impostos.

Você tem trabalhadores contratados W-9?

Você não precisa fazer a folha de pagamento se tiver apenas trabalhadores contratados W-9. Em vez disso, você os paga por qualquer meio e frequência com que ambos concordem. E você não precisa se preocupar com retenção de impostos. No entanto, você precisará que o empreiteiro preencha o W-9. E se você pagar a qualquer contratante mais de $ 600 durante o ano, precisará enviar a eles um 1099-MISC no final do ano.

Como devo lidar com minha folha de pagamento para pequenas empresas?

Existem duas maneiras principais de lidar com a folha de pagamento de sua pequena empresa: um serviço ou software. A principal diferença entre os dois serviços é que um serviço remete os impostos e envia os formulários ao governo no prazo correto.

Aqui estão os prós e os contras de cada um.

Devo fazer a folha de pagamento com um serviço?

Embora essa seja a opção mais cara das duas, a grande parte dessa opção é que sua dor de cabeça na folha de pagamento cai para zero. Você fornecerá informações do funcionário, como salários e informações W-4, e cronograma de pagamento, e o provedor de serviços assumirá a partir daí.

Você ainda terá que entrar no serviço a cada período de pagamento e “processar” a folha de pagamento. Mas isso geralmente leva apenas alguns cliques e não deve demorar mais do que alguns minutos. Para funcionários horistas, você terá que inserir suas horas para cada período de pagamento.

A partir daí, o provedor de serviços garante que a folha de pagamento seja processada no prazo e que todas as submissões e relatórios de impostos sejam enviados nos horários corretos. Eles também cuidarão de quaisquer problemas de IRS que possam surgir.

Eles costumam ter sistemas para controlar coisas como controle de tempo, acúmulo e uso de tempo de férias, contribuições 401 (k) e muito mais.

Se você tiver 10 ou mais funcionários, contratar um serviço de folha de pagamento pode ser uma boa opção. Mas se você tiver uma empresa menor, um provedor de folha de pagamento com serviço completo pode ser um pouco mais do que você precisa.

Devo fazer folha de pagamento com software?

O software de folha de pagamento fará os cálculos da folha de pagamento para você. Ele irá calcular as retenções corretas do cheque de cada funcionário e manter o controle de quanto você deve ao governo. Você é responsável por realmente enviar as retenções de impostos e enviar os formulários corretos dentro do prazo.

Ao usar um software de folha de pagamento, você precisará cortar seus próprios cheques. Ou, com alguns fornecedores de software de folha de pagamento, como Folha de pagamento online do QuickBooks, você pode até configurar o depósito direto.

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Quais são as minhas opções de software de folha de pagamento para pequenas empresas?

Quer você tenha feito a folha de pagamento antes ou não, você quer escolher um software com as ferramentas e recursos para pagar sua equipe com confiança, o que tornará sua vida como um pequeno empresário mais fácil!

Uma rápida pesquisa no Google irá revelar dezenas de empresas de software de folha de pagamento capazes. Algumas das opções populares incluem QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll e Patriot Software Payroll.

Cada um tem seu próprio conjunto de recursos, mas apenas o QuickBooks oferece rastreamento avançado de tempo integrado e depósito direto no mesmo dia. QuickBooks também é o único software que fornece um ecossistema completo de ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seus negócios.

Além disso, se você já usa QuickBooks Online para a contabilidade do seu negócio, eles têm duas integrações de folha de pagamento: QuickBooks Live Bookkeeping e QuickBooks Online Payroll. Tirando proveito desses serviços complementares, você pode usar o mesmo software básico para todas as suas necessidades de contabilidade, contabilidade e folha de pagamento. Veja como funcionam o QuickBooks Live Bookkeeping e o QuickBooks Online Payroll.

QuickBooks Live Bookkeeping

Com QuickBooks Live Bookkeeping, você obtém uma equipe dedicada de contadores que garantem que todos os seus registros permaneçam precisos e atualizados. Você receberá relatórios mensais de sua equipe e, quando precisar de ajuda, poderá atender uma ligação de um de seus contadores para obter respostas às suas perguntas.

Quando surgem problemas, conseguir ajuda rapidamente é essencial para o proprietário de uma pequena empresa.

O Live Bookkeeping permite que você se concentre na administração de seus negócios, em vez de esgotar um recibo classificado incorretamente ou preparar relatórios. Também é paz de espírito saber que você está fazendo certo da primeira vez e não terá problemas que possam afetar você ou, pior ainda, seus funcionários.

Veja como Live Bookkeeping com QuickBooks funciona assim que você se inscrever.

Primeiro, eles vão combinar com você uma equipe de guarda-livros dedicados liderada por um guarda-livros principal. Sua equipe irá guiá-lo através de um plano personalizado para atender às suas necessidades de contabilidade. Eles também irão garantir que tudo seja configurado corretamente na primeira vez e reconciliar suas contas ao longo do mês.

Em seguida, você pode colaborar com seu contador principal por meio de videoconferência. Você poderá compartilhar a tela para trabalhar em seus livros e fazer perguntas em tempo real com seu contador. Entre os compromissos, você terá acesso a mensagens sob demanda.

No final do mês, seu contador fechará seus livros e fornecerá relatórios personalizados. Livros precisos pouparão tempo e dinheiro na época dos impostos.

O QuickBooks Live Bookkeeping começa em US $ 200 por mês para empresas com menos de US $ 25.000 em receita mensal. Se sua empresa gera uma renda de $ 25.000 a $ 150.000 por mês, você pagará $ 400 por mês. E se sua receita mensal ultrapassar US $ 150.000, você pagará US $ 600 por mês pelo QuickBooks Live Bookkeeping.

Folha de pagamento online do QuickBooks

A folha de pagamento pode ser intimidante para os proprietários de pequenas empresas. Quickbooks Online Payroll é uma ferramenta valiosa para lhe dar a confiança necessária para gerenciar sua folha de pagamento como um profissional. Mas agora foi além da folha de pagamento. Seu software de folha de pagamento fornece uma solução completa de gerenciamento de funcionários para proprietários de empresas.

Todos os planos estão disponíveis em todos os 50 estados e incluem execuções ilimitadas da folha de pagamento, o que significa que você pode visualizar e aprovar as horas do funcionário a qualquer hora. Cada plano também inclui cálculo automatizado, arquivamento e pagamento de impostos federais e estaduais. Com Folha de pagamento online do QuickBooks, você poderá executar relatórios de folha de pagamento e seus funcionários terão acesso a um portal de força de trabalho.

Eles oferecem três níveis de serviço: Core, Premium e Elite.

• Principal - Voltado para equipes menores, inclui recursos para atender às necessidades simples da folha de pagamento, como benefícios de saúde, suporte especializado e depósito direto no dia seguinte.
• Premium - além dos recursos na camada Core, inclui depósito direto no mesmo dia, administração de compensação de trabalhadores, suporte de RH, rastreamento de tempo móvel para funcionários. E ainda fornecerão um especialista para revisar a configuração da sua folha de pagamento para evitar erros dispendiosos.
• Elite - este novo nível tem tudo no nível Core e Premium, mas adiciona uma configuração personalizada de “luva branca” à sua folha de pagamento. Além disso, você obtém suporte especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana, acompanhamento de projetos e proteção contra multas fiscais, o que fornecerá até US $ 25.000 por ano se o IRS penalizá-lo. A folha de pagamento Elite fornece um consultor pessoal de RH.

Com um recurso adicional como o TSheets, você pode tornar mais fácil para você e seus funcionários o gerenciamento de planilhas de horas de qualquer lugar. Eles podem usar o telefone, tablet ou computador para registrar a hora de entrada e saída. Ele também inclui rastreamento GPS, gerenciamento de PTO e lembretes de entrada para sua equipe. Adicionar TSheets ao nível Premium custa $ 8 por mês mais uma taxa básica de $ 20 por mês. Adicionar TSheets ao seu nível Elite custará $ 10 por mês e uma taxa básica de $ 40 por mês.

A assinatura da folha de pagamento online do QuickBooks Core custa US $ 22,50 por mês, mais US $ 4 por funcionário. Se você quiser recursos adicionais, como suporte de RH e depósito no mesmo dia, precisará pagar pelo Premium, que custa US $ 37 por mês mais US $ 8 por funcionário. Por fim, se desejar benefícios extras, como configuração de luva branca, proteção contra penalidades fiscais e um consultor pessoal de RH, você pode se inscrever no nível Elite, que custa $ 62,50 por mês mais $ 10 por funcionário.

À medida que sua empresa cresce, também cresce o gerenciamento de tudo. Alavancando Quickbooks Online Payroll pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu crescimento, ao mesmo tempo em que mantém seus negócios e funcionários funcionando perfeitamente. O software permite que você mantenha sua equipe feliz, mas ainda se concentre em administrar seus negócios.

The Bottom Line

A folha de pagamento para proprietários de pequenas empresas pode parecer assustadora à primeira vista. Mas, com as ferramentas adequadas, você pode ter um sistema confiável de folha de pagamento instalado e funcionando em um piscar de olhos. Para obter mais ideias e dicas para organizar as finanças de sua pequena empresa, leia o Principais pilares financeiros da construção de uma start-up.