O escritório doméstico minimalista: 5 dicas para organizar seu espaço de trabalho e fazer mais! • Part-Time Money®

euSe você é como eu e dirige um negócio ou trabalha de um escritório em casa (ou apenas trabalha remotamente às vezes), então entende a necessidade de ter um ambiente de escritório em casa minimalista e sem confusão.

Enquanto crescia, minha mãe sempre me dizia: “espaço livre, mente limpa”. Essa pequena pepita sempre ficou comigo. Eu acredito nisso.

Meu amigo Joshua Becker acabou de escrever um novo livro, The Minimalist Home: um guia cômodo por cômodo para uma vida organizada e focada. Nele, ele dedica um capítulo ao home office.

Achei que era o momento perfeito para compartilhar algumas dicas sobre como manter um escritório em casa minimalista, te dar uma atualização sobre meu escritório em casa situação, dar minhas ideias sobre as dicas de escritório em casa de Joshua e compartilhar meus planos de ação para remover um pouco do caos desordenado em meu trabalho vida.

Você sabia? De acordo com nossos parceiros na FlexJobs:

“3,9 milhões de funcionários dos EUA, ou 2,9% da força de trabalho total dos EUA

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, trabalhe em casa pelo menos metade do tempo, ante 1,8 milhão em 2005 (um aumento de 115% desde 2005). ”

Há muitos de nós lá fora com espaços de trabalho em casa. E mais gente se juntando às nossas fileiras a cada dia. Vejamos algumas maneiras (fortemente inspiradas no livro acima) que podemos limpar esse espaço e ser mais eficientes.

1. Defina o seu espaço de escritório em casa

Esta é uma etapa importante que geralmente pulamos ao tentar criar um escritório doméstico tranquilo. Normalmente, mais do que qualquer outra sala, o escritório doméstico pode ser uma sala abrangente para um monte de coisas: escritório (negócios vs agitação lateral vs finanças familiares), armazenamento, sala de piano, sala de leitura, sala de jogos extra, etc.

Está tudo bem que a sala seja dedicada a algumas dessas coisas se for um espaço grande, mas não pode ser tudo isso. Definir alguns limites quanto ao que é esta sala? Você pode mover algumas outras atividades para fora deste espaço?

Resumindo: não tente fazer muito neste espaço. O caos naturalmente levará à desordem.

Como defino meu espaço:

Meu escritório em casa teve várias iterações, mas agora é dedicado ao meu trabalho com este site (eu tenho uma mesa de pé e uma mesa de escritório padrão - ambas as quais Eu fiz e uso), é onde eu cuido de algumas das finanças de nossa família e é onde eu permito que meus filhos pratiquem o teclado ou ocasionalmente joguem seus jogos de computador de escolha - Prodigy Math. Também será temporário FinConrelacionado ao armazenamento de tempos em tempos.

Já que vou para um espaço de co-trabalho dois ou três dias por semana, acho que não há problema em meu escritório em casa ser usado para as crianças jogos de teclado ou computador enquanto eu não estiver lá - esta atividade usa apenas dois itens extras que podem ser facilmente armazenados. Mas este espaço não é para armazenamento FinCon - eu tenho um espaço de armazenamento real para isso. Então, vou precisar garantir que as coisas não se insinuem mais neste espaço.

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2. Organize as gavetas e armários da sua mesa de escritório

Assim que tiver seu objetivo para este espaço, é hora de organizar as gavetas e armários. Se você já tem seu escritório em casa há algum tempo, provavelmente tem algumas gavetas e armários de arquivo com algumas coisas coletadas.

Vamos limpar isso. Retire tudo das gavetas e armários e coloque-o de volta apenas se tiver usado no ano passado ou se precisar mantê-lo para manutenção de registros. Guarde apenas um de cada tipo de equipamento ou material de escritório.

Coloque todo o resto em uma pilha para vender, doar ou jogar fora. Eletrônicos antigos podem ser vendidos em um site como Decluttr (leia nossa análise).

Então, quais registros você deve manter? Não tentarei abordar essa lista inteira aqui, mas acrescentarei alguns pontos-chave:

• Arranje um cofre para aqueles “itens permanentes” físicos / gravados em relevo: passaportes, testamentos, certidões de casamento, apólices de seguro de vida, títulos, escrituras e certidões de nascimento. eu uso este pequeno cofre à prova de fogo (da Amazon.com) e descobri que, quando começar a ficar cheio, preciso jogar algumas coisas fora. Cofre pequeno = menos desordem.
• Mantenha todos os registros fiscais em um arquivo ou caixa de armazenamento por pelo menos sete anos. Aqui está mais do IRS em manter registros fiscais.
• Guarde todos os documentos de originação de hipotecas, empréstimos, investimentos, enquanto você tiver a dívida ou o investimento.
• Não guarde extratos, contas, recibos, você pode ficar online. E não guarde nada que seja substituído por uma versão mais recente (como uma apólice de seguro).
• Finalmente, digitalize o máximo que puder. É uma boa ideia tirar uma foto de seus “itens eternos” para mantê-los em arquivo.

Gavetas e armários da minha mesa:

Uma das minhas mesas tem gavetas e armários de arquivo, e por isso tem uma combinação de equipamentos de escritório (grampeadores, canetas, etc), arquivos de finanças pessoais e talões de cheques, arquivos de negócios e talões de cheques e alguns pequenos cabos eletrônicos e acessórios.

Eu também tenho algumas estantes de livros, ambas com armários: um lado armazena o cofre e a impressora, e o outro lado armazena caixas aleatórias, suprimentos e guloseimas FinCon.

Preciso pegar meus registros de negócios antigos e pedir a algum serviço que os escaneie e organize para mim. Também preciso dar uma olhada nesses pequenos acessórios eletrônicos para decidir o que não é usado há algum tempo.

Finalmente, preciso de uma gaveta completamente vazia para poder tirar tudo da mesa no final do dia e guardar fora do local. Quero ter uma área de trabalho limpa no final de cada dia.

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3. Sem decoração extra em exibição: livros, diplomas e móveis extras

Agora que tudo nos bastidores está organizado, podemos dar uma segunda olhada no que está à vista. Você tem muitas coisas nas paredes, nas prateleiras ou simplesmente no chão do seu escritório?

Lembre-se de que você se comprometeu acima com o objetivo de tornar este escritório verdadeiramente em casa.

• Vamos começar retirando todos os móveis que não cabem. Encontre outro lugar na casa para ele ou livre-se dele.
• Em seguida, enfrente as paredes. Em seu livro, Joshua faz referência a uma “parede do ego” de diplomas e prêmios. Livre-se de qualquer coisa na parede "que distraia mais do que ajuda".
• Finalmente, retire todos os livros e não os coloque de volta, a menos que você esteja lendo, você estará lendo em breve ou o livro tenha valor sentimental. Considere mudar para digital aqui também. Eu uso o Audible para todas as minhas “leituras” hoje em dia e acho muito mais produtivo ouvir em qualquer lugar e na velocidade que me convém.

Minha decoração e móveis:

Eu sou culpado da "parede do ego". Embora eu esteja orgulhoso de minha educação e certamente seja bom ser recompensado por seu sucesso, essas coisas parecem um pouco datadas e não tão aspiracionais ou significativas como algo novo e simples.

Eu também tenho alguns instrumentos musicais na sala que são mais decorativos neste momento. Preciso encontrar outro lugar para eles ou me livrar deles. Eu me dou muito bem com meus livros e os mantenho reduzidos a apenas uma prateleira em minha estante.

Acho que é hora de os diplomas e troféus caírem. Estou debatendo os instrumentos musicais. Acho que o violão pode ser pendurado na parede e é mais provável que eu pegue e toque. O tambor precisa ser movido para o meu armário ou doado.

4. Comprometa-se com uma área de trabalho limpa

Se você é como eu, a área de trabalho limpa provavelmente tem o maior impacto em sua sensação de bem-estar emocional no ambiente de trabalho. Não há nada mais doce do que entrar no meu espaço de trabalho para encontrar uma área de trabalho nítida, limpa e sem bagunça para continuar com o meu dia de trabalho. Isso não acontece naturalmente, então você precisa se comprometer com isso.

Sua área de trabalho é para as coisas nas quais você está trabalhando no momento. Nada mais. Não armazene em sua área de trabalho coisas que poderiam / deveriam estar em outro lugar. É por isso que o nº 2 acima é tão importante. Deixe uma gaveta de mesa vazia o suficiente para que esteja sempre disponível para armazenar seus itens de mesa normalmente girados.

Situação da minha área de trabalho:

Não é incomum que minha área de trabalho fique entulhada de correspondência, coisas trazidas de viagens, cartões de visita, lanches, chapéus, luvas, acessórios, adesivos e bugigangas. Eu tendo a revisitar meu processo de limpeza da área de trabalho a cada poucas semanas ou assim.

Algo que me ajudou um pouco foi ter uma lixeira na área de trabalho e me comprometer a manter tudo lá. Outra coisa que tem ajudado é a compra este suporte de monitor da Amazon isso me dá espaço sob meu monitor para armazenar meu teclado e mouse no final do dia.

Vou tentar encontrar espaço nas gavetas da minha mesa para mover essa caixa de papéis. Dessa forma, a única coisa em cima da mesa é exatamente o que estou trabalhando agora. Se nada estiver lá, então acho menos provável que jogue bugigangas, cartões ou outros itens aleatórios na mesa continuamente.

5. Lidar com o documento recebido

O escritório doméstico tende a coletar uma grande quantidade de papel, então você precisa criar sistemas que permitam que você organize essa papelada de forma rápida e eficiente.

• Primeiro, desative o máximo de lixo eletrônico e de declarações que puder. Visite seu banco para lidar com os extratos e visite o FTC para obter informações sobre como interromper todas as solicitações. Você não precisa pegar essas coisas!
• Em segundo lugar, pegue uma lixeira ou triturador e coloque-o ao lado de sua mesa. Em minha opinião, este é um item aceitável porque cria uma ação rápida. Assim que a correspondência chegar, separe tudo, jogue o lixo e os envelopes abertos na lixeira. Feito!
• Se for um extrato ou fatura ou outros registros financeiros importantes, arquive-o no local apropriado. Nove em cada dez vezes, geralmente tiro uma foto do item e envio a versão em papel para a reciclagem de qualquer maneira. Normalmente consigo lidar com isso digitalmente.

Como lido com papel:

Tenho tendência a deixar o papel acumular-se no meu caixote do lixo e normalmente o folheio todas as semanas ou a cada duas semanas. Quando estou fazendo isso diariamente versus semanalmente, acho que sou melhor em manter a desordem sob controle, é claro.

Quanto à opção de não receber correio, eu mesmo fiz isso há vários anos e funcionou bem. Recebo principalmente coisas de empresas que conheço. No entanto, Sra. A PT ainda não desistiu e ainda recebe uma tonelada de ofertas graças à sua pontuação de crédito impecável.

Vou encorajar a Sra. PT para cancelar. Quanto ao jornal que chega, uma rotina semanal deve ser boa por enquanto, contanto que a lixeira vá para a gaveta.

Considerações finais sobre o escritório doméstico minimalista

Esperançosamente, seguir alguns desses passos levará a uma vida profissional mais feliz e saudável para você e sua família.

O escritório em casa pode ser um lugar especial, onde um trabalho importante e transformador é realizado. Portanto, não o negligencie quando se trata de tentar criar um estilo de vida mínimo.

Vou encerrar com uma citação do livro de Joshua que achei particularmente útil para nós, malandros:

“Com um escritório doméstico minimizado, você pode obter - e ficar - em dia com qualquer trabalho que fizer lá. E é o seguinte: quando você está por dentro, pode ver mais... e começar a tomar medidas para realizar mais. Talvez depois de entrar em seu escritório em casa em uma manhã de sábado e perceber que está totalmente ocupado com suas tarefas de escritório, você possa planejar como começar aquele negócio de meio período você tem pensado. ”

The Minimalist Home: um guia cômodo por cômodo para uma vida organizada e focada está disponível no Amazom. Ele ajuda você a arrumar toda a sua casa, não apenas o escritório.

E como Joshua sempre gosta de compartilhar, você pode simplesmente reservá-lo gratuitamente em sua biblioteca local se não quiser comprar outro livro. Você pode aprender mais sobre Josué ouvindo esse episódio de podcast que fiz com ele.

Quais são suas dicas para manter um escritório doméstico sem bagunça?

Sobre Philip Taylor, CPA

Philip Taylor, também conhecido como "PT", é contador, blogueiro, podcaster, marido e pai de três filhos. A PT é também fundadora e CEO da conferência e feira da indústria de finanças pessoais, FinCon.

Ele criou o Part-Time Money® em 2007 para compartilhar seus conselhos sobre dinheiro, manter-se responsável (enquanto pagando dívidas acima de $ 75.000) e para conhecer outras pessoas que desejam seguir em direção ao setor financeiro independência.