Revisão online do QuickBooks: diretamente do meu contador

Nota do editor: Eu uso QuickBooks Online para lidar com a contabilidade do meu blog e negócios de conferência. Recorri ao meu contador, Brad Case da Taylor & Associates, que o usa todos os dias em meu nome, para fornecer uma revisão rápida para qualquer pessoa interessada em usá-lo. Aqui está o Brad ...

Runir seu negócio de sucesso pode ser muito desafiador. Fazer a venda, fornecer o serviço e / ou produzir o produto pode (e deve) consumir você e o dia de sua equipe.

Isso deixa pouco espaço para você controlar despesas / receitas e montar uma folha de pagamento. Você precisa que a contabilidade e a escrituração sejam tão fáceis quanto possível. Especialmente quando chega a época dos impostos.

É aqui que entra o QuickBooks. O QuickBooks da Intuit definiu o padrão para software de contabilidade por anos e é o software de contabilidade mais vendido.

QuickBooks vem em duas versões, online e desktop. Ambos oferecem recursos de contabilidade robustos, mas a versão desktop só pode ser baixada para um computador, enquanto a versão online pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à Internet.

QuickBooks Online é uma maneira acessível de gerenciar a contabilidade de sua pequena empresa. Oferece recursos como rastreamento de despesas e recebimento, gerenciamento de contas, estimativas e faturamento. Acesse todas as suas necessidades de contabilidade, impostos e relatórios de qualquer lugar com uma conexão à Internet.

Sobre QuickBooks Online

Você provavelmente está pelo menos familiarizado com o conhecido programa QuickBooks, que tem sido um acessório amado do setor de contabilidade de negócios por muitos anos.

Aqui está um vídeo rápido (menos de dois minutos) que lhe dará uma ideia melhor de como o QuickBooks pode ajudá-lo a administrar sua empresa com eficiência:

Uma vez que este programa faz parte do QuickBooks Online conjunto de programas de Internet, você pode usá-lo em qualquer lugar com acesso à Internet. Use-o na casa de sua família ou amigo, em outro estado, um restaurante ou hotel com wi-fi, ou seu laptop na cama se tiver wi-fi lá, ou mesmo em seu smartphone ou dispositivo.

Isso pode ajudá-lo a ficar por dentro dos pequenos detalhes, porque você pode lidar com eles quando pensa neles, em vez de ter que esperar até a próxima vez que estiver na frente do computador.

Ele pode ser acessado de seu computador, telefone ou tablet, o que o torna conveniente quando você tem uma equipe. Você também pode compartilhar detalhes das finanças de sua empresa com seu contador, o que facilita sua organização.

Comece a usar QuickBooks Online aqui.

Como funciona o QuickBooks Online?

Ao se inscrever no QuickBooks Online, você começa vinculando suas contas bancárias ao programa.

Isso permite QuickBooks Online para puxar automaticamente suas transações para o software. Todas as transações ficam em uma área de espera enquanto aguardam sua aprovação. Depois de aprovar a transação, ela é adicionada aos seus livros reais. A partir daí, você pode categorizar suas transações.

Dependendo do seu negócio, sua categorização inicial pode demorar um pouco. Mas isso tornará a temporada de impostos muito mais fácil, pois você não terá que reorganizar suas transações. O QuickBooks também aprende suas transações conforme você avança. Por exemplo, ele aprenderá que as cobranças do Home Depot são sempre categorizadas como suprimentos e as cobranças de 7-11 são sempre de gás.

Além disso, você pode criar regras de transação que ajudarão a pré-categorizar certas transações regulares. A transação ainda aguardará na seção de retenção para sua aprovação, mas será categorizada corretamente e você pode apenas clicar em “Adicionar”.

Há também um aplicativo móvel que funciona com telefones e tablets iPhone, iPad e Android para facilitar o controle de sua empresa.

Se você tem QuickBooks Desktop e gostaria de mudar para a versão online, a Intuit torna isso mais fácil. Eles copiam os dados de sua versão para desktop e os adicionam online. No entanto, você não poderá sincronizar as duas versões. Então, depois de fazer a mudança, você vai querer começar a usar a versão online imediatamente.

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Use QuickBooks Online On-the-Go

Uma das coisas que torna QuickBooks Online brilho são os recursos on-the-go incluídos no aplicativo do smartphone. Por exemplo, o programa permite rastrear e organizar despesas instantaneamente diretamente do seu telefone.

Você pode classificar os gastos da sua empresa com um toque, tornando o controle de despesas muito mais fácil e divertido. Você também pode se conectar a aplicativos que já usa para uma integração perfeita com as ferramentas que já estão em sua caixa de ferramentas financeiras. Outro recurso que economiza tempo para smartphones e tablets é a capacidade de organizar recibos tirando fotos deles.

O programa insere as informações da transação para você e automaticamente combina e categoriza as despesas do recibo. Em seguida, ele armazena e organiza as fotos dos recibos para que você esteja pronto para a temporada de impostos.

Criar e enviar faturas também é fácil com o aplicativo. Você pode gerar faturas diretamente de seu smartphone e controlar todas as faturas em aberto para que possa enviar notificações vencidas quando necessário.

O aplicativo também notifica você quando sua fatura é enviada, visualizada e paga, para que você nunca tenha que controlar manualmente quem deve o quê.

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Recursos online do QuickBooks

QuickBooks Online oferece um conjunto robusto de recursos personalizados para atender às necessidades de pequenas empresas.

Embora a versão online do QuickBooks não seja tão robusta quanto a versão para desktop, ela oferece vários recursos excelentes. Onde houver lacunas, o software oferece integração perfeita com vários aplicativos para aprimorar a funcionalidade.

Como o QuickBooks Online é um software baseado em nuvem, você pode contar com atualizações regulares do produto.

O que você obtém com QuickBooks Online

Recursos disponíveis com a versão online do QuickBooks:

• Escrituração facilitada: Obtenha downloads automáticos e categorização conectando suas contas bancárias e de cartão de crédito. Insira transações, registre despesas, fature clientes, envie relatórios e muito mais - de qualquer lugar.
• reconciliações bancárias: Reconcilie facilmente contas bancárias e transações em seus registros contábeis.
• Imposto sobre vendas: Obtenha downloads automáticos e categorização conectando cartão de crédito e contas bancárias. Use a calculadora integrada para adicionar impostos sobre vendas para milhares de estados, cidades e condados do banco de dados QuickBooks.
• Rastreamento de despesas: Rastreie despesas de negócios por meio de contas online ou tirando fotos de recibos. Todos os dados são sincronizados instantaneamente em seu telefone, computador e tablet.
• Rastreamento de recebimento: O scanner de recibo integrado ajuda a rastrear e organizar suas despesas. Todos os recibos são armazenados como arquivos digitais para documentação na hora do imposto.
• Gestão de contas: QuickBooks Online ajuda você a rastrear e organizar suas contas e datas de vencimento. Se você tiver a versão Avançada, você também pode usar QuickBooks Online para pagar suas contas
• Comunicando: Execute relatórios de lucros e perdas, analise seu balanço patrimonial, gere demonstrativos de fluxo de caixa e muito mais. O QuickBooks Online vem com mais de 50 relatórios internos de contabilidade e negócios. As versões Simple Start e Essential podem executar relatórios básicos. As versões Plus e Advanced podem executar relatórios mais avançados.
• Gerar estimativas: Crie estimativas para clientes e veja o status das estimativas. Economize tempo duplicando uma estimativa anterior ou usando um modelo. Converta perfeitamente as estimativas em faturas para maior comodidade.
• Clientes de fatura: Fature clientes e receba rapidamente com processamento de pagamento integrado. Os clientes podem pagar com cartão de crédito, transferência bancária, PayPal e muito mais. QuickBooks registra automaticamente o pagamento e transfere o dinheiro para sua conta bancária conectada.
• Faturamento de progresso: Se um projeto levar semanas ou meses, use QuickBooks online para faturar de forma incremental e aceitar pagamentos durante toda a duração. Divida uma estimativa em várias faturas com base nos marcos do projeto, estágios e assim por diante.

4 versões do QuickBooks online

Quatro versões diferentes estão disponíveis para QuickBooks Online. As versões, que vão de opções limitadas a opções ilimitadas, oferecem o preço certo e os serviços que atendem às suas necessidades.

Começo Simples

Esta versão permite que um usuário personalize e envie faturas, rastreie receitas e despesas, crie e gerenciar estimativas, capturar e organizar recibos e preparar e imprimir formulários 1099 para empreiteiros.

Essenciais

Além dos recursos que você obtém com o Simple Start, o Essentials também permite que você gerencie contas e controle seu tempo. O Essentials Online permite até três usuários, dando a você a opção de compartilhar informações perfeitamente com um contador ou permitir que os funcionários tenham acesso seguro e específico aos recursos.

Mais

Além de todos os recursos do Essentials, o Plus também permite que você rastreie a lucratividade do projeto (um novo recurso adicionado este ano) e rastreie seu inventário. Plus Online permite até cinco usuários. Esta é a camada mais popular para QuickBooks Online.

Avançado

O nível mais alto do QuickBooks Online é projetado para empresas maiores, permitindo até 25 licenças de usuário. Ele vem com todos os recursos do Plus e a capacidade de importar centenas de faturas de uma vez, criar relatórios dinâmicos prontos para apresentação e obter insights mais profundos. Você também pode controlar quem pode ou não ver seus dados confidenciais e obter ajuda de um gerente de sucesso do cliente dedicado.

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O que esperar de cada nível

• Você pode adicionar a funcionalidade de folha de pagamento a qualquer uma dessas opções. A funcionalidade da folha de pagamento vai desde o básico com a opção Core Payroll até o serviço Premium Payroll que oferece serviços automatizados soluções de folha de pagamento, para o plano de folha de pagamento Elite que apóia seu sistema automatizado com Quickbooks ’Tax Penalty Protection e RH certificado Apoio, suporte. O preço da funcionalidade da folha de pagamento inclui uma taxa mensal mais uma taxa acessível por funcionário por mês.
• Além disso, Online Essentials, Plus e Advanced oferecem mais funcionalidade de relatórios em comparação com o Online Simple Start.
• Com o Online Simple Start, uma fatura não pode ser criada e gerenciada. Você também não pode fazer uma estimativa. Mas você pode criar faturas e gerenciar seus clientes.
• Com o Online Simple Start e o Online Essentials, você não pode rastrear o inventário. Mas com o Online Plus e o Online Advanced você pode.
• Finalmente, você pode rastrear, preparar e imprimir 1099 com todas as camadas.

Custo

QuickBooks Online tem uma estrutura de preços diferente do QuickBooks Desktop. Enquanto a versão desktop vem com uma taxa única que permite que você baixe o programa para o seu computador, a versão online vem com uma assinatura mensal. Os preços em cada uma das camadas acima podem variar com base no desconto promocional ocasional, embora você possa experimentar antes de comprar com um teste grátis de 30 dias da opção Online Plus.

O preço online do QuickBooks é atualmente o seguinte:

• Início simples: $ 25 por mês
• Essenciais: $ 40 por mês
• Mais: $ 70 por mês
• Avançado: $ 150 por mês

Você pode optar por um teste gratuito de 30 dias e será cobrado o valor total do nível selecionado assim que o período terminar. Como alternativa, você pode optar por se inscrever por três meses com um desconto de 50 por cento.

Você precisará escolher a oferta de avaliação gratuita ou de desconto de três meses - não ambas.

Apresentando QuickBooks Live

Novidade este ano, a Intuit adicionou QuickBooks Live às ofertas online. Este programa coloca você em contato com uma equipe remota de contadores profissionais. Você pode entrar em contato com o seu contador com perguntas e eles “mantêm, atualizam, corrigem, reconciliam e categorizam as transações em seus livros” ao longo do mês. Quando você chegar ao final do mês, sua equipe de contabilidade fechará seus livros do mês e enviará um relatório para ajudá-lo a determinar a saúde financeira de seu negócio. O QuickBooks Live também oferece garantia de livros 100% precisos, para que você saiba que está recebendo um ótimo serviço.

Embora o QuickBooks Live possa aliviar a dor de cabeça de lidar com sua contabilidade, ele não lida com cada uma de suas tarefas financeiras. Por exemplo, QuickBooks Live não executa a folha de pagamento para você. Também não pode fazer seus impostos por você. No entanto, usar o QuickBooks Live tornará a temporada de impostos muito mais simples, pois você pode depositar em seus livros estando prontos para a papelada fiscal.

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O QuickBooks Live custa US $ 400 por mês, mas não há contrato ou outra obrigação. Você pode cancelar ou alterar seu serviço a qualquer momento. Para ter certeza de que este é o ajuste certo para você, QuickBooks oferece uma consulta gratuita de 30 minutos para ajudá-lo a decidir se o QuickBooks Live se adequa às necessidades de sua empresa.

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Algumas desvantagens

QuickBooks Online não é sem seus negativos. Se a Internet estiver inativa ou indisponível, o QuickBooks Online não poderá ser acessado e, portanto, nenhum trabalho poderá ser realizado. Às vezes, mesmo se a Internet estiver disponível, os servidores QuickBooks Online podem ficar sobrecarregados e não podem ser acessados.

Além disso, se o QuickBooks Desktop é a única coisa que você conhece, então uma grande curva de aprendizado está presente ao se acostumar com o QuickBooks Online.

Eu descobri que a velocidade do QuickBooks Online depende da velocidade da sua internet, enquanto a área de trabalho do QuickBooks é geralmente rápida, não importa o quê.

Pode ser muito frustrante com QuickBooks Online se eles quiserem mudar algo tanto quanto a funcionalidade. Você não tem escolha a não ser se acostumar. Por exemplo, a folha de pagamento deve ser feita de uma determinada maneira com pouca ou nenhuma flexibilidade.

Uma outra grande desvantagem que experimentei é que o QuickBooks Online expirará, forçando você a fazer o login novamente para continuar com seu trabalho.

O que eu gosto no QuickBooks online

QuickBooks Online também tem muitas vantagens. Com o QuickBooks desktop, uma nova versão deve ser comprada e instalada em seu computador todos os anos para manter o software mais recente. No QuickBooks Online, você não precisa se preocupar com isso, porque ele acompanha isso para você.

Também gosto que seu contador possa acessá-lo sempre que quiser com seu próprio nome de usuário e senha exclusivos para fazer as alterações corretas. O depósito direto é gratuito por funcionário no QuickBooks Online, mas na versão desktop, custa por funcionário.

Um dos meus recursos favoritos é que suas transações podem ser baixadas do seu banco. Tudo o que você precisa fazer é verificar se ele está indo para a conta certa e pronto. Você não precisa ir ao seu banco online e imprimir uma lista de transações e inserir cada transação.

Também é incrível que você não precise ficar confinado a um lugar para fazer sua contabilidade; você pode estar em qualquer lugar a qualquer hora, desde que haja acesso à Internet.

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Quem deve usar QuickBooks online

QuickBooks Online (vs Desktop) é para o empresário que está em trânsito e quer pagar um pouco por mês, em vez de uma grande quantia uma vez por ano (as versões para desktop custam de US $ 199 a US $ 499).

É também para o proprietário que está em um local de trabalho remoto e possui um smartphone ou laptop com recursos de Wi-Fi. O proprietário consegue concluir a obra e pode emitir uma fatura ali mesmo.

QuickBooks Online é para a pessoa que trabalha em uma variedade de computadores diferentes com acesso à Internet.

Finalmente, é para a pessoa (como o PT) que deseja que seu contador olhe por cima do ombro e se certifique de que está fazendo as coisas certas.

Qual tem sido sua experiência com QuickBooks Online?

Sobre Philip Taylor, CPA

Philip Taylor, também conhecido como "PT", é contador, blogueiro, podcaster, marido e pai de três filhos. A PT é também fundadora e CEO da conferência e feira da indústria de finanças pessoais, FinCon.

Ele criou o Part-Time Money® em 2007 para compartilhar seus conselhos sobre dinheiro, manter-se responsável (enquanto pagando dívidas acima de $ 75.000) e para conhecer outras pessoas que desejam seguir em direção ao setor financeiro independência.