Em outra vida, escrevi software de gerenciamento de processos para grandes organizações no governo. Essas organizações tinham processos que “evoluíram” a partir de anos de relacionamentos pessoais e enormes fichários. (Foi só naquele trabalho que descobri que as planilhas do Excel tinham limites para as linhas e colunas de uma folha!)
Os processos se tornaram extremamente difíceis de gerenciar, com erros frequentes, porque era muito complicado. Ele se baseou na memória e nos relacionamentos. Os líderes das organizações perceberam isso e nos encarregaram de resolver esse problema.
Sempre que trabalhamos com uma nova organização, nossa primeira tarefa era documentar seus processos. Então nós simplificamos. Em seguida, criamos um pacote de gerenciamento de processos que os ajudou a obter maior visibilidade de seus processos.
Quando examinei minhas finanças pessoais, percebi que tinha um desafio semelhante.
Eu abri contas sempre que precisei. Eu os conectei ao acaso. Eu me inscrevi para promoções bancárias
em cada turno. Peguei cartões de crédito e joguei os antigos na gaveta para que não prejudicassem minha pontuação de crédito. Foi uma bagunça.Hoje meu fundação financeira parece bem desenhado. Mas não começou assim.
Como o famoso Michaelangelo disse sobre a estátua de Davi, você simplesmente destrói tudo que não é a estátua de Davi. Duh.
Então foi isso que eu fiz!
Veja como você pode fazer o mesmo.
Desenhe Seu Mapa Financeiro
Antes de melhorar qualquer coisa, você precisa entendê-lo.
(este mapa é de anos atrás - o Tradeking foi adquirido pela Ally em 2016 - ajudando-me a simplificar sem ter que fazer nada!)
O primeiro passo é desenhe seu mapa financeiro. Um mapa financeiro é um desenho de todas as suas contas financeiras e seus relacionamentos entre si. Mostra quais contas estão conectadas, por meio de links online que permitem iniciar transferências, as funções de cada uma e ajuda a tirar esse modelo da sua cabeça.
Ele também identifica áreas onde você não precisa de contas e pode até ajudá-lo a lembrar de contas que você esqueceu. Muitos instâncias de dinheiro perdido são contas bancárias que as pessoas esquecem depois de se mudarem.
Remodele seu mapa financeiro
Seu mapa pode parecer uma confusão de setas e círculos. Isso está ok.
Antes de simplificar, você deseja configurar seu sistema dentro da bagunça existente. Parece contra-intuitivo, mas você estará cortando contas. Você não quer cortar e reconectar contas ao mesmo tempo.
Você quer moldar o seu mapa do jeito que você quer que ele seja. Você faz isso para que, quando começar a fechar contas, não tenha problemas com pessoas que estão pagando a você ou você pagando outras pessoas, etc.
Você deseja selecionar um conta corrente como seu hub e comece a adquirir o hábito de usá-lo como um hub. Nossos cheques de pagamento vão para este hub e todos os nossos pagamentos de contas são pagos desta conta. Gosto de designar uma única conta como o hub para que possa ver tudo em um só lugar. Você pode escolher o que quiser, mas o resultado é que essas contas são mantidas.
Comece a fechar contas
Uma vez que seu hub esteja configurado e você possa esperar alguns meses ou até um ano apenas para ter certeza, você pode começar a fechar contas. Não há custo ou penalidade para fechar uma conta bancária.
Com contas de corretagem, pode haver um custo para uma transferência de conta. O sistema é denominado ACATS, que significa Serviço de transferência automatizada de contas de clientes, e alguns corretores cobram uma pequena taxa para transferir contas. Isso permite que você transfira ativos como ativos, em vez de liquidá-los e transferir dinheiro. Isso pode ser melhor, uma vez que uma transferência não tem implicações fiscais, enquanto a liquidação tem. (muitos corretores oferecem um bônus de nova conta para ajudar a compensar este custo)
Você não precisa cancelar ou transferir tudo de uma vez. Você pode optar por fazer as coisas fáceis primeiro, como contas bancárias, e deixar as mais complicadas, como corretoras, para mais tarde. Ou você pode ter sorte como eu e fazer com que o Ally Bank adquira o TradeKing e nunca lide com ele. 🙂
Quanto a cartões de crédito, você tem algumas opções se estiver preocupado com sua pontuação de crédito. Se você pretende precisar da sua pontuação (comprar uma casa, um carro, etc.), não faça nada com ela ainda. Se você possui um carro e uma casa, sem necessidade de empréstimo a curto prazo, pode levar um pequeno golpe fechando um cartão de crédito. Opte pelos mais novos primeiro, para manter o histórico médio o mais alto possível, ou os limites de crédito menores, para manter a utilização baixa.
Eu recomendo usar apenas um ou dois cartões de crédito. Mantenha sua vida simples. O benefício adicional de um terceiro, quarto ou quinto cartão raramente vale a pena. Você pode colocar o resto em uma gaveta da mesa se estiver preocupado com uma pontuação mais baixa por cancelamento.
Por último, se você cancelar os cartões, certifique-se de aumentar os limites de crédito dos outros para limitar os danos menores.
Redesenhar e melhorar seu mapa financeiro
Depois de eliminar um pouco da gordura, redesenhe seu mapa e pense em como você pode melhorá-lo.
Não gosto de tentar melhorar um processo enquanto o simplifico, porque você pode ficar preso no meio do mato. Pode ser tentador tentar ajustar as coisas aqui e ali, mas todo o tempo que você gasta pesquisando pode retardar o processo de simplificação.
A única exceção a isso é se você decidir selecionar um novo hub de conta corrente. Se você está usando um banco físico com uma taxa de juros ridiculamente baixa (todos usam), faz sentido mudar para um banco online que pode lhe oferecer mais. Como você atualizará suas outras contas, essa é uma melhoria que posso apoiar.
Continue simplificando
De vez em quando, volte ao seu mapa, atualize-o e simplifique em áreas onde você não vê um benefício para essa complexidade.
Quando você desenha seu mapa financeiro - envie-o para nós! Adoraríamos ver!
Automatize o máximo que puder
Depois que seu mapa financeiro for organizado, você precisa automatizar o máximo que puder. Um sistema simples é ótimo. Um sistema simples onde você automatizou o máximo possível é ainda melhor.
Automatizo minha poupança configurando transferências automáticas para onde quer que elas precisem ir e automatizo o pagamento de minhas contas. Faço isso para contas mensais, como meus serviços públicos, e também para pagamentos com cartão de crédito. Não temos saldo e nosso saldo mensal é praticamente o mesmo (eu monitorar transações então não fico surpreso com a afirmação), então isso é bastante rotineiro para nós. Não há razão para eu ter que entrar em minha conta bancária e pagar um conta de serviço público ou um cartão de crédito. Isso é apenas outra coisa para potencialmente esquecer.
As únicas contas que pago manualmente são aquelas que só vejo anualmente, como uma entrega de óleo para aquecimento ou de propano. Todo o resto é automático.
Digitalize seus registros (especialmente em papel)
Minha postagem em como organizar seus documentos financeiros fornece um guia passo a passo sobre como organizar a massa de papel que você pode obter de suas instituições financeiras, mas as regras principais são simples.
- Digitalize tudo.
- Guarde o original se for emitido pelo governo, reconhecido em cartório, propriedade pessoal, imposto ou relacionado a empréstimos. Fragmente o resto.
99,9% do papel que você recebe é inútil. E isso depois de se inscrever para extratos eletrônicos / sem papel.
Eu o digitalizo se não consigo baixá-lo e guardo o original se for realmente difícil de obter.
Corte os serviços que você não precisa
Ao desenhar seu mapa financeiro ou automatizar o pagamento de contas, provavelmente viu alguns serviços pelos quais estava pagando. Considere simplificar sua vida cortando-os.
Ao reduzir essas despesas, você reduz uma outra coisa com que se preocupar, economiza um pouco de dinheiro extra e suas finanças ficam um pouco mais otimizadas para o que você deseja.
Pode parecer um processo sem fim, tudo bem, apenas continue e sua vida ficará cada vez mais fácil.
E um dia você olhará para trás e verá uma estátua. 🙂
O que você fará a seguir para simplificar suas finanças?