Recenzja QuickBooks Online: bezpośrednio od mojego księgowego

Uwaga redaktora: używam QuickBooks Online do obsługi księgowości dla mojego bloga i konferencji. Zwróciłem się do mojego księgowego, Brada Case of Taylor i współpracownicy, który używa go na co dzień w moim imieniu, aby zapewnić szybką recenzję wszystkim zainteresowanym jego użyciem. Oto Brad…

rRozkręcenie udanego biznesu może być bardzo trudne. Dokonanie sprzedaży, świadczenie usługi i/lub wytwarzanie produktu może (i powinno) pochłaniać dzień Ciebie i Twoich pracowników.

To pozostawia niewiele miejsca na śledzenie wydatków/dochodów i sporządzanie listy płac. Potrzebujesz, aby księgowość i księgowość były tak proste, jak to tylko możliwe. Zwłaszcza, gdy nadchodzi sezon podatkowy.

Tu właśnie pojawia się QuickBooks. QuickBooks firmy Intuit od lat wyznacza standardy oprogramowania księgowego i jest najlepiej sprzedającym się oprogramowaniem księgowym.

QuickBooks jest dostępny w dwóch wersjach, online i stacjonarnej. Oba zapewniają solidne funkcje księgowe, ale wersję komputerową można pobrać tylko na jeden komputer, a wersję online można uzyskać z dowolnego miejsca, w którym jest połączenie z Internetem.

Szybkie książki online to niedrogi sposób na zarządzanie księgowością małej firmy. Oferuje takie funkcje, jak śledzenie wydatków i paragonów, zarządzanie rachunkami, szacowanie i fakturowanie. Uzyskaj dostęp do wszystkich potrzeb związanych z księgowością, podatkami i raportowaniem z dowolnego miejsca za pomocą połączenia internetowego.

O QuickBooks Online

Prawdopodobnie znasz przynajmniej dobrze znany program QuickBooks, który od wielu lat jest ukochanym elementem branży księgowości biznesowej.

Oto krótki film (mniej niż dwie minuty), który da ci lepsze wyobrażenie o tym, jak QuickBooks może pomóc w efektywnym prowadzeniu firmy:

Ponieważ ten program jest częścią Szybkie książki online pakiet programów internetowych, możesz z niego korzystać wszędzie tam, gdzie masz dostęp do Internetu. Użyj go w domu swojej rodziny lub przyjaciela, w innym stanie, restauracji lub hotelu z Wi-Fi lub laptopa na łóżku, jeśli masz tam Wi-Fi, a nawet na smartfonie lub urządzeniu.

To może pomóc ci pozostać na bieżąco z drobnymi szczegółami, ponieważ możesz sobie z nimi poradzić, gdy o nich pomyślisz, zamiast czekać do następnego razu, gdy będziesz przed komputerem.

Można uzyskać do niego dostęp z komputera, telefonu lub tabletu, co ułatwia pracę w zespole. Możesz także udostępniać dane dotyczące finansów firmy swojemu księgowemu i ułatwiać organizację.

Zacznij korzystać z QuickBooks Online tutaj.

Jak działa QuickBooks Online?

Kiedy rejestrujesz się w QuickBooks Online, zaczynasz od połączenia swoich kont bankowych z programem.

To pozwala Szybkie książki online aby automatycznie pobierać transakcje do oprogramowania. Wszystkie transakcje znajdują się w obszarze przechowywania, czekając na zatwierdzenie od Ciebie. Po zatwierdzeniu transakcji jest ona dodawana do Twoich rzeczywistych ksiąg. Stamtąd możesz kategoryzować swoje transakcje.

W zależności od Twojej firmy początkowa kategoryzacja może zająć trochę czasu. Ale znacznie ułatwi to sezon podatkowy, ponieważ nie będziesz musiał reorganizować swoich transakcji. QuickBooks uczy się również Twoich transakcji w miarę postępów. Na przykład dowie się, że ładunki z Home Depot są zawsze klasyfikowane jako dostawy, a ładunki z 7-11 to zawsze gaz.

Dodatkowo możesz stworzyć Reguły Transakcji, które pomogą wstępnie skategoryzować niektóre regularne transakcje. Transakcja nadal będzie czekać na zatwierdzenie w sekcji wstrzymania, ale zostanie poprawnie skategoryzowana i możesz po prostu kliknąć „Dodaj”.

Dostępna jest również aplikacja mobilna, która współpracuje z telefonami i tabletami iPhone, iPad oraz z systemem Android, aby ułatwić śledzenie Twojej firmy.

Jeśli masz QuickBooks Desktop i chciałbyś przełączyć się na wersję online, Intuit to ułatwi. Kopiują dane z wersji na komputery i dodają je online. Jednak nie będziesz w stanie zsynchronizować dwóch wersji. Tak więc, gdy dokonasz zmiany, będziesz chciał od razu zacząć korzystać z wersji online.

Związane z:23 unikalne pomysły biznesowe (które możesz zacząć już dziś!)

Korzystaj z QuickBooks Online w podróży

Jedna z rzeczy, które sprawiają, że Szybkie książki online Shine to funkcje mobilne zawarte w aplikacji na smartfony. Na przykład program umożliwia natychmiastowe śledzenie i organizowanie wydatków bezpośrednio z telefonu.

Możesz sortować wydatki biznesowe jednym przesunięciem, dzięki czemu śledzenie wydatków jest znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze. Możesz także połączyć się z aplikacjami, z których już korzystasz, aby bezproblemowo zintegrować się z narzędziami znajdującymi się już w Twoim zestawie narzędzi finansowych. Kolejną oszczędzającą czas funkcją smartfona i tabletu jest możliwość organizowania paragonów poprzez robienie im zdjęć.

Program wprowadza dla Ciebie informacje o transakcji i automatycznie dopasowuje i kategoryzuje wydatki z paragonu. Następnie przechowuje i porządkuje zdjęcia paragonów, dzięki czemu będziesz gotowy do sezonu podatkowego.

Dzięki aplikacji tworzenie i wysyłanie faktur jest również łatwe. Możesz generować faktury bezpośrednio ze smartfona i mieć oko na otwarte faktury, aby w razie potrzeby wysyłać powiadomienia o zaległych terminach.

Aplikacja powiadamia również o wysłaniu, przeglądaniu i zapłaceniu faktury, dzięki czemu nigdy nie będziesz musiał ręcznie śledzić, kto jest Ci co winien.

Związane z: Jak śledzić swoje wydatki

Funkcje QuickBooks Online

Szybkie książki online dostarcza solidny zestaw funkcji dostosowanych do potrzeb małych firm.

Chociaż wersja online QuickBooks nie jest tak solidna jak wersja komputerowa, oferuje kilka wspaniałych funkcji. Tam, gdzie występują luki, oprogramowanie oferuje bezproblemową integrację z wieloma aplikacjami w celu zwiększenia funkcjonalności.

Ponieważ QuickBooks Online jest oprogramowaniem opartym na chmurze, możesz liczyć na regularne aktualizacje produktów.

Co zyskujesz dzięki QuickBooks Online

Funkcje dostępne w internetowej wersji QuickBooks:

• Prosta księgowość: Uzyskaj automatyczne pobieranie i kategoryzację, łącząc konta bankowe i karty kredytowe. Wprowadzaj transakcje, rejestruj wydatki, wystawiaj faktury klientom, wysyłaj raporty i nie tylko – z dowolnego miejsca.
• Uzgodnienia bankowe: Łatwe uzgadnianie rachunków bankowych i transakcji w ewidencji księgowej.
• Podatek od sprzedaży: Uzyskaj automatyczne pobieranie i kategoryzację, łącząc karty kredytowe i konta bankowe. Użyj zintegrowanego kalkulatora, aby dodać podatek od sprzedaży dla tysięcy stanów, miast i powiatów z bazy danych QuickBooks.
• Śledzenie wydatków: Śledź wydatki biznesowe za pośrednictwem kont internetowych lub robiąc zdjęcia paragonów. Wszystkie dane są natychmiast synchronizowane na Twoim telefonie, komputerze i tablecie.
• Śledzenie paragonów: Wbudowany skaner paragonów pomaga śledzić i organizować wydatki. Wszystkie paragony są przechowywane w postaci plików cyfrowych do dokumentacji na czas podatkowy.
• Zarządzanie rachunkami: Szybkie książki online pomaga śledzić i organizować rachunki i terminy płatności. Jeśli masz wersję zaawansowaną, możesz również używać QuickBooks Online do opłacania rachunków
• Raportowanie: Generuj raporty zysków i strat, przeglądaj bilans, generuj zestawienia przepływów pieniężnych i wiele więcej. QuickBooks Online zawiera ponad 50 wbudowanych raportów księgowych i biznesowych. Wersje Simple Start i Essential mogą uruchamiać podstawowe raporty. Wersja Plus i Advanced umożliwia generowanie bardziej zaawansowanych raportów.
• Generuj szacunki: Twórz prognozy dla klientów i wyświetlaj stan prognozy. Oszczędź czas, powielając poprzednie oszacowanie lub korzystając z szablonu. Bezproblemowo konwertuj szacunki na faktury dla większej wygody.
• Fakturuj klientów: Fakturuj klientów i szybko otrzymuj płatności dzięki wbudowanemu przetwarzaniu płatności. Klienci mogą płacić kartą kredytową, przelewem bankowym, PayPal i nie tylko. QuickBooks automatycznie rejestruje płatność i przelewa pieniądze na połączone konto bankowe.
• Fakturowanie postępu: Jeśli projekt trwa tygodnie lub miesiące, użyj QuickBooks online, aby naliczać rachunki i akceptować płatności przez cały czas jego trwania. Podziel oszacowanie na wiele faktur na podstawie kamieni milowych, etapów projektu i tak dalej.

4 wersje QuickBooks Online

Dla QuickBooks Online dostępne są cztery różne wersje. Wersje, począwszy od opcji ograniczonych do opcji nieograniczonych, oferują odpowiednią cenę i usługi dopasowane do Twoich potrzeb.

Prosty start

Ta wersja umożliwia jednemu użytkownikowi dostosowywanie i wysyłanie faktur, śledzenie dochodów i wydatków, tworzenie i zarządzać kosztorysami, rejestrować i organizować rachunki, przygotowywać i drukować 1099 formularzy dla niezależnych wykonawcy.

Niezbędniki

Oprócz funkcji, które oferuje Simple Start, Essentials umożliwia także zarządzanie rachunkami i śledzenie czasu. Essentials Online umożliwia maksymalnie trzem użytkownikom, dając możliwość bezproblemowego udostępniania informacji księgowemu lub umożliwiając pracownikom bezpieczny i określony dostęp do funkcji.

Plus

Oprócz wszystkich funkcji Essentials Plus umożliwia również śledzenie rentowności projektu (nowa funkcja dodana w tym roku) i śledzenie zapasów. Plus Online pozwala na maksymalnie pięciu użytkowników. To najpopularniejsza warstwa w QuickBooks Online.

Zaawansowany

Najwyższy poziom QuickBooks Online jest przeznaczony dla większych firm i pozwala na licencje do 25 użytkowników. Posiada wszystkie funkcje Plusa i możliwość jednoczesnego importowania setek faktur, tworzenia dynamicznych raportów gotowych do prezentacji i uzyskiwania głębszych informacji. Możesz także kontrolować, kto może, a kto nie może zobaczyć Twoich poufnych danych, i uzyskać pomoc od dedykowanego menedżera ds. sukcesu klienta.

Zacznij korzystać z QuickBooks Online tutaj.

Czego można oczekiwać od każdego poziomu

• Do każdej z tych opcji możesz dodać funkcję płacową. Funkcjonalność listy płac waha się od podstawowych funkcji z opcją Core Payroll po usługę Premium Payroll, która oferuje automatyzację rozwiązania płacowe, do planu Elite Payroll, który wspiera Twój zautomatyzowany system dzięki ochronie podatkowej Quickbooks i certyfikowanemu HR Pomoc. Cena za funkcjonalność listy płac obejmuje opłatę miesięczną plus przystępną opłatę za pracownika miesięcznie.
• Ponadto Online Essentials, Plus i Advanced zapewniają więcej funkcji raportowania w porównaniu z Online Simple Start.
• W trybie Online Simple Start nie można tworzyć rachunków ani nimi zarządzać. Nie możesz też stworzyć oszacowania. Ale możesz tworzyć faktury i zarządzać klientami.
• W trybie Online Simple Start i Online Essentials nie można śledzić zapasów. Ale z Online Plus i Online Advanced możesz.
• Wreszcie możesz śledzić, przygotowywać i drukować 1099 na wszystkich poziomach.

Koszt

Szybkie książki online ma inną strukturę cen niż QuickBooks Desktop. Podczas gdy wersja komputerowa zawiera jednorazową opłatę, która umożliwia pobranie programu na komputer, wersja online jest dostarczana z miesięczną subskrypcją. Ceny na każdym z powyższych poziomów mogą się różnić w zależności od okazjonalnego rabatu promocyjnego, chociaż możesz spróbować przed zakupem za pomocą bezpłatny 30-dniowy okres próbny opcji Online Plus.

Ceny QuickBooks online są obecnie następujące:

• Prosty start: 25 USD miesięcznie
• Niezbędniki: 40 USD miesięcznie
• Plus: 70 USD miesięcznie
• Zaawansowany: 150 USD miesięcznie

Możesz zdecydować się na 30-dniowy bezpłatny okres próbny, a po zakończeniu okresu zostaniesz obciążony pełną kwotą wybranego poziomu. Alternatywnie możesz zapisać się na trzy miesiące z 50-procentową zniżką.

Musisz wybrać bezpłatną wersję próbną lub trzymiesięczną zniżkę – nie obie.

Przedstawiamy QuickBooks Live

Jako nowość w tym roku Intuit dodał QuickBooks Live do oferty online. Ten program łączy Cię ze zdalnym zespołem profesjonalnych księgowych. Możesz skontaktować się z księgowym z pytaniami, a oni „utrzymują, aktualizują, naprawiają, uzgadniają i kategoryzują transakcje w Twoich księgach” przez cały miesiąc. Pod koniec miesiąca zespół księgowy zamknie księgi za dany miesiąc i wyśle ​​raport, który pomoże określić kondycję finansową firmy. QuickBooks Live oferuje również 100% Gwarancję Dokładnych Książek, dzięki czemu wiesz, że otrzymujesz świetną obsługę.

Podczas gdy QuickBooks Live może wyeliminować bóle głowy związane z prowadzeniem księgowości, nie obsługuje wszystkich zadań finansowych. Na przykład QuickBooks Live nie prowadzi dla Ciebie listy płac. Nie może również pobierać za ciebie podatków. Jednak korzystanie z QuickBooks Live znacznie uprości sezon podatkowy, ponieważ możesz liczyć na swoje księgi, będąc gotowymi na formalności podatkowe.

Zobacz też:Oficjalna lista kontrolna przygotowania podatku PT Money (do bezpłatnego pobrania)

QuickBooks Live kosztuje 400 USD miesięcznie, ale nie ma umowy ani innego zobowiązania. W każdej chwili możesz anulować lub zmienić swoją usługę. Aby upewnić się, że jest to odpowiednie dla Ciebie, QuickBooks oferuje bezpłatne 30-minutowe konsultacje, które pomogą Ci zdecydować, czy QuickBooks Live będzie pasował do potrzeb Twojej firmy.

Związane z:Finanse małych firm: kluczowe filary finansowe budowania start-upu

Kilka wad

Szybkie książki online nie jest pozbawiony swoich negatywów. Jeśli Internet nie działa lub jest niedostępny, nie można uzyskać dostępu do QuickBooks Online, a zatem nie można wykonać żadnej pracy. Czasami, nawet jeśli Internet jest dostępny, serwery QuickBooks Online mogą być przeciążone i nie można uzyskać do nich dostępu.

Dodatkowo, jeśli komputer QuickBooks jest jedyną rzeczą, którą znasz, to przyzwyczajenie się do QuickBooks Online wymaga dużej nauki.

Odkryłem, że szybkość QuickBooks Online zależy od szybkości Internetu, podczas gdy pulpit QuickBooks jest ogólnie szybki bez względu na wszystko.

W przypadku QuickBooks Online może to być bardzo frustrujące, jeśli chcą coś zmienić pod względem funkcjonalności. Nie masz wyboru, musisz się do tego przyzwyczaić. Na przykład, płace muszą być wykonywane w określony sposób, z niewielką lub żadną elastycznością.

Innym poważnym minusem, którego doświadczyłem, jest to, że QuickBooks Online przekroczy limit czasu, zmuszając Cię do ponownego zalogowania się, aby kontynuować pracę.

Co lubię w QuickBooks Online

Szybkie książki online ma też wiele zalet. W przypadku komputerów stacjonarnych QuickBooks należy co roku kupować i instalować na komputerze nową wersję, aby być na bieżąco z najnowszym oprogramowaniem. W QuickBooks Online nie musisz się o to martwić, ponieważ nadąża za Tobą.

Podoba mi się również, że Twój księgowy może uzyskać do niego dostęp w dowolnym momencie, podając swoją unikalną nazwę użytkownika i hasło, aby wprowadzić właściwe zmiany. Wpłata bezpośrednia jest bezpłatna w przeliczeniu na pracownika w QuickBooks Online, ale w wersji na komputer kosztuje jednego pracownika.

Jedną z moich ulubionych funkcji jest możliwość pobrania transakcji z Twojego banku. Wszystko, co musisz zrobić, to sprawdzić, czy trafia na właściwe konto i gotowe. Nie musisz iść do swojego banku online i drukować listy transakcji oraz wprowadzać każdą transakcję.

Niesamowite jest również to, że nie musisz ograniczać się do jednego miejsca, aby prowadzić księgowość; możesz być zawsze i wszędzie, pod warunkiem, że masz dostęp do Internetu.

Zobacz też:7 pomysłów na biznes, które się skalują [plus jak skalować każdą firmę]

Kto powinien korzystać z QuickBooks Online

Szybkie książki online (vs Desktop) jest dla właściciela firmy w podróży, który chce płacić trochę co miesiąc zamiast dużej kwoty raz w roku (wersje na komputery kosztują od 199 USD do 499 USD).

Jest również dla właściciela, który znajduje się w odległym miejscu pracy i ma smartfon lub laptop z funkcją Wi-Fi. Właściciel jest w stanie dokończyć pracę i tam może wystawić fakturę.

QuickBooks Online jest przeznaczony dla osób, które pracują na różnych komputerach z dostępem do Internetu.

Wreszcie, jest to dla osoby (takiej jak PT), która chce, aby księgowy zaglądał im przez ramię i upewniał się, że robią wszystko dobrze.

Jakie masz doświadczenia z QuickBooks Online?

O Philipie Taylorze, CPA

Philip Taylor, aka „PT”, jest CPA, blogerem, podcasterem, mężem i ojcem trójki dzieci. PT jest również założycielem i dyrektorem generalnym konferencji i targów branży finansów osobistych, FinCon.

Stworzył Part-Time Money® w 2007 roku, aby dzielić się swoimi radami na temat pieniędzy, być odpowiedzialnym (gdy spłacić ponad 75 tys niezależność.