Du vet sikkert at jeg liker å holde ting enkelt. Så enkelt som mulig.
Jeg liker også å holde ting ganske organisert fordi ingenting irriterer meg mer enn bortkastet tid på å lete etter noe. Det er den håndgripelige kostnaden du betaler for å ikke ha et system på plass.
Dette gjelder spesielt ting du ikke trenger ofte fordi du ikke kan stole på at minnet ditt husker hvor ting er. Finansielle dokumenter passer perfekt inn i den bøtta.
Etter år med justering og omjustering, har jeg laget et organisasjonssystem for dokumentene våre som fungerer. Det er også ganske enkelt.
Her er mine to (ok, teknisk tre) regler for hvert stykke papir:
- Digitaliser alt
- Behold originalen hvis den er offentlig utstedt, notarert, personlig eiendom, skatt eller lånelaterte.
- (Makuler resten)
Innholdsfortegnelse
- Hvordan organisere det hele første gang
- Digitaliser alt
- Makuler originalen hvis ...
- Lagring av dokumentene
Hvordan organisere det hele første gang
Hvis du starter fra bunnen av, inviterer jeg deg til å lese denne artikkelen av arkivprofesjonene, Library of Congress. Jeg prøver å huske på noen av de
strategier som brukes av Library of Congress. De arkiverer MYE ting. Som alt.Du vil legge merke til at deres råd ikke foreskriver noen spesifikke trinn eller teknologier, det er derfor jeg deler min tilnærming om et øyeblikk, men deres generelle tilnærming er bunnsolid. Denne ideen fra artikkelen er rent gull - “Don't get sidesporet. Motstå fristelsen til å nyte noe akkurat nå. ” (så enkelt å gjøre, spesielt på personlig arkivering)
De viktigste ideene er å angripe dokumentene dine som en enhet med en serie "klumper". Å tenke på det som en enhet gjør det mindre skremmende. Angrepsklumper bryter den ned i håndterbare stykker som du kan gjøre i løpet av en rekke dager, uker eller måneder.
Da jeg begynte å organisere, tok jeg mine logiske "klumper" og gjorde dem til mapper. Jeg tok alle bildokumentene og skannet dem først, og satte filene i riktig mappe. Jeg makulerte originalene som jeg ikke trengte å beholde og beholdt resten i eskene. Så gjorde jeg den andre bilen.
Dagen etter gikk jeg gjennom bankdokumentene for den primære bankkontoen. Jeg trengte ikke å gjøre hvert dokument på en enkelt dag, jeg var ikke villig til å bruke den tiden til det, men jeg var villig til å bruke 20-30 minutter på å fylle opp en mappe.
Det tok omtrent en måned med digitalisering, men siden har vedlikeholdet vært ganske rutinemessig. Jeg batch -skanner dokumenter hvert kvartal eller så, noe som ikke utgjør mange papirer fordi jeg får det meste digitalt nå.
Og kategoriseringene mine (eller klumper) stemmer kanskje ikke med dine. En god måte å tenke på det er hvordan du organiserer en In-Case-Of Emergency-bindemiddel, som uansett vil inneholde mange av disse viktige dokumentene.
Digitaliser alt
Hvert viktig papirark som kommer inn i huset er digitalt. Hvis jeg kan, registrerer jeg meg for papirløse uttalelser, for da kan jeg laste ned uttalelsene direkte uten å gjøre skanningen.
Digitalisering er ikke den vanskelige delen, det er vanskelig å organisere den i en serie mapper.
Her er mappestrukturen vår:
- Forretningsdokumenter
- Personlige dokumenter.
- Arkiv
- Individuell - Meg
- Individuell - nydelig kone
- Individuell - Barn 1
- Individuell - Kid 2
- Eiendom - Hus
- Eiendom - Bil V
- Eiendom - Bil H
- Finansiell.
- Avtaler
- Bankvirksomhet
- Kreditt
- Finansiell planlegger
- Forsikring
- Investering
- Skatter
- Lovlig
Jeg organisere filene våre basert på personen eller eiendelen og deretter om det er økonomisk, lovlig eller annet - disse kategoriene er felles for familien. Jeg kan gjøre skatter eller administrere investeringene, men de er familiære eiendeler og faller derfor under den bredere kategorien.
De Individuell inneholde dokumenter som er spesifikke for den enkelte, som medisinske journaler.
Arkiv er en oversikt over dokumenter vi ikke lenger trenger, som mappen til Eiendom - Bil C etter at vi solgte Toyota Celica. Det er år siden vi hadde bilen, så jeg kunne slette hele mappen om nødvendig, men gitt hvor billig lagringsplass det er... eh, hvorfor begge deler.
Makuler originalen hvis ...
Digitalisering av et dokument betyr at jeg ikke lenger trenger originalen, med noen få unntak. Min generelle regel er at hvis den er offentlig utstedt, notarisert, dekker eiendom, skatter eller lån, behold den. Du kan makulere alt annet.
Hvis du finner deg selv med mye papir, og du liker mer kompliserte regler, er det noen tommelfingerregler for hvilket fysisk papir du skal makulere og hva du skal beholde (husk, du har fortsatt digitale kopier av alt, bare i sak):
- SHRED Alt du får månedlig - kontoutskrifter, kredittkortopplysninger, kommunale avgifter, etc. - når du får den neste
- BEHOLD Låndokumenter (spesielt bekreftelsen) i et år etter at du har betalt den ned.
- BEHOLD Skattemeldinger og støttedokumenter i 7 år etter at du sendte inn.
- BEHOLD Dokumenter knyttet til en eiendel (bil, hus, etc.) så lenge du eier den.
- BEHOLD Regjeringsutstedte dokumenter, som fødsels- og dødsattester, ekteskapslisenser,-for alltid
- BEHOLD Alt du tror ville være vanskelig å erstatte.
Lagring av dokumentene
Finn et fint, trygt sted i huset ditt, legg i en brannkasse og legg dokumentene dine i safen.
Sikkerheten du får i kontorrekvisita kan sannsynligvis være sprakk på fem sekunder med en magnet, så ikke stol på det for sikkerhet. Du vil ha det som brannvern, så gjem det, gjerne bak et maleri på veggen. 🙂
Sørg for å ha sikkerhetskopier et eller annet sted for de digitale kopiene, helst automatisk og to steder for sikkerhets skyld. Vi lagrer dokumentene våre på en bærbar harddisk, som selv er sikkerhetskopiert eksternt.
Hvis du ikke vil lagre dem lokalt, eller du vil at flere personer skal ha tilgang til dokumentene (en bærbar harddisk er ikke ideell), kan du velge noe som en Dropbox.
Når du har gjort dette, vil du elske hvor lette og luftige dine økonomiske dokumenter vil se ut. 🙂
Hva er strategiene dine for å bevare og organisere dine økonomiske dokumenter? Jeg prøver alltid å forbedre prosessen vår, så jeg vil gjerne høre din.