Hoe u de salarisadministratie voor uw kleine onderneming kunt doen [de ultieme gids]

Hterwijl uw bedrijf zover is gegroeid dat het tijd is om hulp in te schakelen? Aan de ene kant is dat geweldig nieuws. Maar aan de andere kant voegt de salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven een extra laag complexiteit toe aan het runnen van uw bedrijf.

De meeste eigenaren van kleine bedrijven hebben geen achtergrond in HR, boekhouding of boekhouding. Dus hoe kunt u een salarissysteem opzetten dat u aan de goede kant van de IRS houdt zonder al te veel van uw kostbare tijd te verbruiken?

Als u W-2-werknemers heeft, betekent dit dat u de salarisadministratie moet doen. Naast het betalen van hun salaris, moet u ook zorgen voor een werknemerscompensatie en een werkloosheidsverzekering. U bent ook verantwoordelijk voor het betalen van de helft van hun socialezekerheids- en Medicare-belastingen. U moet hun inhoudingen op de inkomstenbelasting berekenen, de belastingen tijdig indienen en rapporten indienen bij de overheid. U kunt dit allemaal doen met een salarissoftware of een full-service salarisaanbieder.

Wat is loonadministratie?

De term ‘loonlijst’ kan veel dingen betekenen. Maar in de meest algemene zin is salarisadministratie het proces waarmee een bedrijf de beloning berekent en naar zijn werknemers stuurt.

Het salarissysteem van een bedrijf omvat de mechanismen die worden gebruikt om de uren en vrije dagen van werknemers bij te houden, de methode en het tijdschema welke betalingen worden overgemaakt, en de hulpmiddelen die worden gebruikt om de belastinginhouding van een werknemer te berekenen en door de specifieke instantie naar de IRS te sturen deadlines.

Vereisten van de loonadministratie

Het hebben van W-2-werknemers betekent de loonadministratie doen. Als u werknemers op uurbasis heeft, dienen zij hun uren voor elke betaalperiode in en bent u verplicht dit te doen betaal ze volgens het schema dat u eerder hebt bepaald, doorgaans wekelijks, tweewekelijks of halfmaandelijks.

Het berekenen van de loonlijst betekent het bepalen van het brutoloon van de werknemers en vervolgens het inhouden van inkomsten-, socialezekerheids- en Medicare-belastingen.

De belastingen die zijn ingehouden, moeten vervolgens volgens een vast schema aan de overheid worden voorgelegd. Voor de meeste kleine bedrijven is dit maandelijks vereist. Voor grote bedrijven kan dit echter zo vaak als wekelijks nodig zijn.

Ook kwartaalrapportages zijn vereist. U moet een dossier indienen 941 formulier elk kwartaal. Dit formulier vertelt de federale overheid hoeveel loon u hebt betaald en hoeveel inkomstenbelasting u hebt ingehouden en ingediend. Staatsregistraties zijn ook vereist, dus controleer bij uw staat de formulieren en datums.

Ook moet u jaarverslagen meesturen. U zult W-2’s moeten verwerken voor uw medewerkers en voor de overheid. Ook moet u een 940 formulier aan de federale overheid voor federale werkloosheidsbelastingen – en het kan zijn dat u dit vaker moet doen, afhankelijk van het bedrag van uw loonlijst gedurende het jaar.

Wat zijn de personeelskosten?

De kosten van het hebben van werknemers zijn meer dan alleen hun loon. U krijgt te maken met extra kosten zoals extra belastingen, verzekeringen en een salarisadministratie.

Belastingen

Wanneer u iemand inhuurt om voor u te werken, wordt 15,3% van zijn loon afgedragen aan de loonbelasting. Dit bestaat uit 12,4% voor de sociale zekerheid en 2,9% voor Medicare.

Aannemers betalen dit gehele bedrag zelf. Maar werknemers betalen zelf maar de helft en hun werkgever moet de andere helft betalen. Wanneer u uw werknemers hun loon uitbetaalt, zijn uw kosten dus feitelijk 7,65% hoger.

Bijvoorbeeld als uw werknemer € 1.000,- per week verdient. Uw werkelijke kosten bedragen € 1.076,50 per week.

Verzekering

U bent verplicht zowel een werkloosheidsverzekering als een werknemersverzekering af te sluiten.

De werkloosheidsverzekering wordt betaald aan de staat en biedt uitkeringen aan werknemers die zijn ontslagen. Uw tarieven worden bepaald op basis van uw risiconiveau. Als u in een sector werkt waar veel ontslagen vallen, zoals de landschapsarchitectuur of andere seizoenssectoren, zullen uw tarieven hoger zijn dan in een sector waar doorgaans geen hoge ontslagen vallen. Uw tarieven worden ook bepaald door hoeveel loon u betaalt. Hoe meer salaris u heeft, hoe hoger uw kosten.

U kunt uw persoonlijke tarieven zoveel mogelijk laag houden door ontslagen te voorkomen en onwettige claims te bestrijden. Soms zullen ontevreden werknemers proberen een werkloosheidsuitkering aan te vragen nadat ze zijn ontslagen. Sta dit niet toe. Iedereen die een succesvolle claim tegen uw bedrijf indient, verhoogt uw tarieven. Als ze geen recht hebben op een uitkering, doe dan je best om ze buiten je polis te houden.

De werknemerscompensatieverzekering wordt betaald aan een verzekeringsmaatschappij (of soms de staat) en dekt werknemers als ze tijdens het werk gewond raken. Nogmaals, uw tarieven worden vastgesteld op basis van uw risiconiveau. Hoe gevaarlijker uw branche, hoe hoger uw tarieven zullen zijn. En net als bij de werkloosheidsverzekering worden ook uw persoonlijke tarieven gebaseerd op het loonbedrag dat u heeft.

U kunt uw tarieven laag houden door de veiligheidsmaatregelen af ​​te dwingen die voor uw soort werk vereist zijn. Uiteraard wilt u niet dat uw werknemers gewond raken, wat er ook gebeurt... maar het laag houden van de loonkosten van uw werknemers is een bijkomend voordeel.

Uw werknemer draagt ​​geen van deze kosten. Werkloosheid en werknemerscompensatie worden beide voor 100% door de werkgever betaald.

Verwant:Inzicht in uw verzekeringsbehoeften voor kleine bedrijven met Coverwallet

Loonadministratie

Er komen veel berekeningen kijken bij de loonadministratie. Het gaat niet alleen om het uurtarief maal de gewerkte uren. Daarom heb je een soort salarisadministratie nodig om deze wiskunde uit te voeren. De salarisadministratie berekent niet alleen de inhouding van de loonbelasting van de werknemer, maar ook bereken hun (en uw) socialezekerheids- en Medicare-belastingen, evenals de werkloosheidsverzekering kosten.

Als het beloningsbeleid van uw werknemer bij de staat ligt, wordt dat ook berekend. Als het beloningsbeleid van uw werknemer bij een particulier bedrijf is afgesloten, heeft u waarschijnlijk rechtstreeks met hen te maken en worden deze kosten niet via uw salarisadministratie berekend.

Verwant:De beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven

Hoe stel ik Payroll voor de eerste keer in?

Er zijn een aantal documenten die u moet verzamelen voordat u uw salarissysteem kunt starten. U moet ook nadenken over uw beleid voor het bewaren van gegevens en uw betalingsfrequentie.

Welke loondocumenten heb ik nodig?

Het opzetten van de salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven vereist dat zij dit doen vraag een werkgeversidentificatienummer (EIN) aan bij de IRS. Het verkrijgen van een EIN is gratis en duurt niet langer dan 5 minuten. In sommige staten moet u mogelijk ook een staats-EIN aanvragen.

Als u een LLC of Corporation heeft, heeft u al een EIN.

Als het om uw medewerkers gaat, zal ieder van hen dat moeten doen vul een W-4 in. Dit is belangrijk omdat u hiermee weet hoeveel belasting u namens uw werknemer op elk salaris moet inhouden. Elke medewerker zal dat ook moeten doen vul een I-9-formulier in om hun identiteit te verifiëren.

U heeft ook in ieder geval de tarieven van uw werkloosheidsverzekering nodig en misschien de comp-tarieven van uw werknemer.

Ten slotte moet u een systeem opzetten om de uren van uw werknemers bij te houden. Technisch gezien kan dit zo eenvoudig zijn als een aanmeldingsformulier. Een prikkaartsysteem is populair bij veel kleine bedrijven. Maar als u op afstand werkt, kan een computer- of telefoongebaseerd volgsysteem het beste werken.

Wat moet mijn beleid voor het bewaren van loongegevens zijn?

De Fair Labor Standards Act (FLSA) schrijft voor dat werkgevers verschillende loongerelateerde documenten gedurende ten minste drie jaar moeten bewaren. Die documenten zijn:

• Volledige naam en burgerservicenummer van de werknemer
• Adres (inclusief postcode)
• Geboortedatum (indien jonger dan 19 jaar)
• Geslacht en beroep
• Data van tewerkstelling
• Tijd en dag van de week waarop de werkweek van de werknemer begint
• Uren per dag gewerkt
• Totaal aantal gewerkte uren per werkweek
• Basis waarop het loon van de werknemer wordt betaald
• Regulier uurloon
• Totale dagelijkse of wekelijkse straight-time inkomsten
• Totale overureninkomsten voor de werkweek
• Alle bijtellingen of inhoudingen op het loon van de werknemer
• Totaal loon betaald per betaalperiode
• Datum van betaling en de betaalperiode waarop de betaling betrekking heeft

Voor meer informatie over de vereisten voor het bewaren van gegevens, Bekijk deze factsheet van het ministerie van Arbeid.

Welke loonfrequentie moet ik kiezen?

Hoe vaak betaalt u uw werknemers? Als u ze wekelijks betaalt, zorgt u ervoor dat u geen problemen met de naleving tegenkomt, maar het is ook het meest arbeidsintensief. Als u minder vaak dan elke week wilt betalen, neem dan contact op met uw State Department of Labor om de minimale betalingsfrequenties van uw staat te achterhalen.

Als u halfmaandelijkse of tweewekelijkse betalingsschema's mag kiezen, zullen beide opties u minder hoofdpijn bezorgen dan een wekelijkse betalingsfrequentie. Maar ze hebben elk een paar voor- en nadelen, zoals hieronder uiteengezet.

Wekelijks

Met een wekelijks loonschema worden uw medewerkers elke week op dezelfde dag uitbetaald. Een typisch rooster ziet er als volgt uit: zij leveren aan het einde van de dag op vrijdag hun uren in voor de uren die zij die week hebben gewerkt. Vervolgens heeft u een paar dagen de tijd om de salarisadministratie te verwerken en ontvangen zij hun cheque de volgende vrijdag.

Dit betalingsschema is typisch voor lagerbetaalde werknemers.

Het voordeel van dit schema is dat werknemers vaker worden betaald. Dit kan het voor hen gemakkelijker maken om hun cashflow te beheren.

Het nadeel is dat u hoe dan ook elke week de loonadministratie moet verwerken. Zelfs als u op vakantie bent of ziek bent, heeft u nog steeds deze verantwoordelijkheid, anders krijgen uw werknemers niet betaald.

Half maandelijks

Met een halfmaandelijks betalingsschema betaalt u werknemers op dezelfde twee kalenderdagen van elke maand, bijvoorbeeld de 1e en de 15e. Voor de loonadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven kan een halfmaandelijks schema het gemakkelijker maken om uw andere uitgaven rond uw loondata te plannen.

Dit schema werkt het beste voor werknemers die salaris ontvangen, in plaats van per uur.

Er zijn echter nadelen aan een halfmaandelijks loonschema. Het eerste probleem is dat de loonstrookjes niet precies hetzelfde zullen zijn. Het aantal gewerkte dagen en uren tijdens de eerste loonperiode kan iets hoger of lager zijn dan de tweede.

Het tweede nadeel van een halfmaandelijks schema is dat de betaaldag elke maand op verschillende dagen van de week valt. De ene betaaldag kan dinsdag, de volgende vrijdag en de volgende maandag zijn. Voor de werkgever kan dit het moeilijk maken om een ​​consistente tijd in te plannen voor de verwerking van de salarisadministratie. En aan de werknemerszijde: als de betaaldag in een weekend of op een feestdag valt, kan dit een vertraging in de betaling veroorzaken.

Tweewekelijks

Bij een tweewekelijkse loonstructuur worden werknemers eenvoudigweg elke twee weken betaald. Voor de werkgever helpt dit u bij het opzetten van terugkerende salarisprocessen. En voor de werknemer kunnen ze erop rekenen dat er elke donderdag, vrijdag of welke dag dan ook een salaris op hun bankrekening wordt gestort.

Het enige nadeel van een tweewekelijkse loonadministratie is dat er enkele maanden zijn waarin u drie betalingen aan uw werknemers moet doen in plaats van twee. En vanuit boekhoudkundig perspectief zal dit ervoor zorgen dat uw loonkosten die maand hoger zullen zijn dan andere.

Verschil tussen werknemers en contractarbeiders

Omdat we het hebben over de salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven, is het belangrijk om te overwegen of u wel of niet een salarisadministratie moet instellen. Als je alleen met freelancers werkt, dan doe je dat niet. Hoe weet u of de mensen die voor u werken werknemers zijn? Volgens de IRS draait het allemaal om de mate van onafhankelijkheid die de werknemer heeft.

Bepaalt de werknemer zijn eigen uren en zorgt hij voor zijn eigen gereedschap en benodigdheden? Als dat zo is, kunnen zij als een onafhankelijke contractant worden beschouwd. Ook zijn onafhankelijke contractanten doorgaans meer projectmatig. Als u iemand elke dag een groot aantal taken voor u laat uitvoeren, is de kans groot dat de IRS hem of haar als werknemer beschouwt.

Voor meer informatie over de factoren die de status van W-4-werknemer of W-9-contractant bepalen, lees de richtlijnen van de belastingdienst.

Heeft u W-4-werknemers?

Als dat zo is, lees dan verder deze gids voor loonadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven. Jij zullen moet een salarissysteem opzetten en zorg ervoor dat u alle IRS-richtlijnen volgt op het gebied van betalingsfrequentie, het bewaren van gegevens en belastinginhouding.

Heeft u W-9-arbeiders onder contract?

U hoeft geen loonadministratie te doen als u alleen W-9-gecontracteerde werknemers heeft. In plaats daarvan betaalt u ze op de manier en frequentie die u beiden bent overeengekomen. En u hoeft zich geen zorgen te maken over belastinginhouding. U heeft echter de aannemer nodig om zijn W-9 in te vullen. En als u aannemers gedurende het jaar meer dan $ 600 betaalt, moet u ze aan het eind van het jaar een 1099-MISC sturen.

Hoe moet ik omgaan met de salarisadministratie voor kleine bedrijven?

Er zijn twee manieren waarop u de salarisadministratie voor kleine bedrijven kunt afhandelen: een service of software. Het belangrijkste verschil tussen de twee diensten is dat een dienst de belastingen afdraagt ​​en de formulieren volgens het juiste schema bij de overheid indient.

Hier zijn de voor- en nadelen van elk.

Moet ik salarisadministratie doen met een service?

Hoewel dit de duurdere optie van de twee is, is het mooie van deze optie dat uw loonadministratie tot nul daalt. U verstrekt werknemersinformatie, zoals loon- en W-4-informatie, en het betalingsschema, en de dienstverlener zal het van daaruit overnemen.

U zult nog steeds elke betaalperiode in dienst moeten gaan en de salarisadministratie moeten "verwerken". Maar dit is vaak een paar klikken en duurt niet langer dan een paar minuten. Voor werknemers op uurbasis moet u voor elke betaalperiode hun uren invoeren.

Van daaruit zorgt de dienstverlener ervoor dat de salarisadministratie op tijd wordt verwerkt en dat alle belastingaangiften en -rapporten volgens de juiste schema's worden verzonden. Zij zullen ook zorgen voor eventuele IRS-problemen die zich kunnen voordoen.

Ze beschikken vaak over systemen om zaken als urenregistratie, de opbouw en het gebruik van vakantietijd, 401(k)-bijdragen en meer bij te houden.

Als u 10 of meer werknemers heeft, kan het inhuren van een salarisadministratie een goede zet zijn. Maar als u een kleiner bedrijf heeft, kan een full-service salarisadministratie iets meer zijn dan u nodig heeft.

Moet ik salarisadministratie doen met software?

Salarissoftware voert de loonberekeningen voor u uit. Het berekent de juiste inhoudingen op de cheque van elke werknemer en houdt bij hoeveel u de overheid verschuldigd bent. Jij bent verantwoordelijk voor het daadwerkelijk inleveren van de belastinginhoudingen en het tijdig indienen van de juiste formulieren.

Wanneer u een salarissoftware gebruikt, moet u uw eigen cheques uitbetalen. Of bij sommige aanbieders van salarissoftware, zoals Vierkante loonlijst, kunt u zelfs Directe Storting instellen.

Verwant:Hoe ik de QSEHRA gebruik om de gezondheidszorguitkering van mijn werknemers af te trekken

Wat zijn de opties voor mijn salarisadministratiesoftware voor kleine bedrijven?

Of u nu wel of niet eerder de salarisadministratie heeft gedaan, u wilt software kiezen met de tools en middelen om uw team met vertrouwen te betalen, wat uw leven als eigenaar van een klein bedrijf gemakkelijker zal maken!

Een snelle Google-zoekopdracht zal tientallen capabele loonsoftwarebedrijven opleveren. Enkele van de populaire opties zijn Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll en Patriot Software Payroll.

Elk heeft zijn eigen set functies, maar alleen Vierkant Hiermee kun je voor $ 5 aan de slag als je maar een paar aannemers hebt. Square is ook de enige software die een compleet ecosysteem van tools biedt waarmee u uw bedrijf kunt beheren.

En als u Square al gebruikt voor uw betalingsverwerking, kunt u daar gemakkelijk van profiteren hun salarisadministratie.

Het komt neer op

De salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven lijkt in eerste instantie misschien beangstigend. Maar met de juiste tools kunt u in een mum van tijd een betrouwbaar salarissysteem operationeel krijgen. Voor meer ideeën en tips voor het organiseren van de financiën van uw kleine onderneming, lees zeker de Belangrijke financiële pijlers voor het opbouwen van een start-up.