Een tweedejaarsconferentie plannen: FinCon

Net als vorig jaar, als je mijn Twitter-feed volgt, heb je de afgelopen weken waarschijnlijk een spervuur ​​​​van #FinCon12-tweets gezien.

Dat komt omdat ik er net door ben gekomen om de tweede FinCon vast te houden.

Dit bericht behandelt de details achter het plannen van een tweedejaarsconferentie, plus een samenvatting van een deel van het plezier dat we hadden op #FinCon12.

De eerste conferentie was erg leuk en de aanwezigen snakten naar meer (ik denk eigenlijk dat de conferentie van het eerste jaar te kort was, dus we hadden veel opgekropte energie achter).

Dus slechts enkele dagen na de conferentie van 2011 begon ik met het plannen van #FinCon12.

Je moet echt meteen beginnen, want de vergaderruimte van het hotel gaat snel en je wilt de energie die overblijft van het vorige evenement echt vastleggen.

Merk op dat dit iets is waar conferenties op een vaste locatie zich geen zorgen over hoeven te maken.

Locatie, locatie, locatie

Over locaties gesproken, ik heb besloten om FinCon naar een andere locatie te verhuizen. Ik ben dankbaar voor onze ervaring in Schaumburg, IL afgelopen herfst, maar de aanwezigen wilden een andere plek voor #FinCon12. Hoe moet ik dat weten? Nou, ik heb een enquête na de conferentie ingevuld en een van de vragen die ik stelde was waar wil je de conferentie van volgend jaar houden.

De overgrote meerderheid van de aanwezigen zei dat ze een locatie wilden die op loopafstand was van andere dingen: restaurants, bars, winkels, activiteiten. Eigenlijk wilden ze het in het hart van de stad.

De prijs goed krijgen

Naast locatievragen heb ik de aanwezigen ook gevraagd wat hun gedachten waren over de prijs van hotelkamers?. Het blijkt dat $ 99 de goede plek is om de meeste aanwezigen in het hoofdconferentiehotel te houden versus het springschip om alternatieve accommodatie te vinden.

Dit is van cruciaal belang, zoals ik het zie, omdat deze bemanning zo hecht is dat ze het hele weekend samen willen zijn, niet alleen tijdens sessies. Dus de prijs van $ 99 houdt ze in hetzelfde hotel waar ze na sessies langer kunnen rondhangen, chillen in de lobby, en ga 's avonds laat naar de hotelbar zonder dat je je zorgen hoeft te maken over vervoer naar waar ze ook zijn blijven.

Dit lijkt misschien triviaal voor sommige conferentieplanners of regelmatige bezoekers van zakelijke conferenties, maar ik beschouw dit als een cruciaal element om de kampachtige sfeer bij FinCon te behouden. Om dezelfde reden heb ik vorig jaar de prachtige faciliteiten van Downtown Chicago bij Morningstar afgewezen.

Mile High Accommodaties

Zoals je je kunt voorstellen, zijn er niet veel fatsoenlijke steden in de VS die een conferentiehotel hebben dat voor $ 99 kan worden gekocht. San Diego (een populaire selectie van bezoekers) en Chicago hebben gewoon niet zo'n deal. Gelukkig deed Deventer dat.

Dus kozen we voor Denver en het bleek een solide zet te zijn. Natuurlijk was de beslissing niet zo eenvoudig als ik het deed klinken. Er zijn een heleboel factoren: hotelbeschikbaarheid, acceptabele data, vergaderruimtepakketten, enz. dat moet allemaal worden onderhandeld.

Net als in 2011 wendde ik me tot de diensten van Helms-Brisco's Carolyn Coughlin, die me wederom goed mijn opties voorlegde. Ter info, Carolyn krijgt een % betaald door het hotel om mij binnen te halen.

Breng de grote kanonnen binnen

Tegen het einde van de conferentie van vorig jaar was ik verslagen. Het informatiecentrum zijn voor meer dan 250 aanwezigen, 25 sponsors en talloze leveranciers en facility managers eist zijn tol. Ik was uitgeput. Ik heb gezworen dat ik het niet nog een keer op die manier zou doen en dat ik meer hulp zou zoeken bij het managen van het proces.

De eerste was de sponsoring. ik wendde me tot Michael, die advertenties (en vele andere dingen) voor PT Money beheert. Hij paste perfect en heeft uitstekend werk geleverd door niet alleen meer sponsorgeld binnen te halen, maar ook meer waarde te bieden voor de sponsors: Ally Bank, Chase, Fidelity, enz.

Het enige wat ik hoefde te doen was de cheques storten. Michael is een natuurtalent in dit soort dingen en ik had FinCon niet opnieuw kunnen doen zonder dat hij dit aspect had aangepakt. Michael en ik besloten dit jaar de avondevenementen een beetje anders aan te pakken.

Om het onszelf gemakkelijker te maken, hebben we de rechten op exclusieve avondevenementen verkocht in plaats van zelf iets te plannen. Dit maakte veel tijd vrij die Jessica en ik niet hadden, en het leverde een aantal unieke ervaringen op (zoals de Ontsteek FinCon evenement).

Daarna volgde de administratie. Jessica is mijn virtuele assistent, dus ze werkt vijf uur per week voor mij, ongeacht FinCon. Maar dit jaar bracht ik haar in juni op dubbele tijd (tegenover een maand eerder dan vorig jaar), en in augustus liet ik haar al haar uren aan FinCon besteden. Ze had ook elk uur nodig nadat ik haar de rol van coördinator van het congresmagazine had toegewezen.

Dat klopt, we besloten er een congresmagazine aan toe te voegen. Het werd goed ontvangen, maar het was een enorme kostenpost en een enorm tijdsverlies. Jessica en ik trokken soms ons haar uit. We zullen dit element in de toekomst moeten heroverwegen om het efficiënter te maken.

Jessica deed echter veel meer dan het tijdschrift. Ze coördineerde het conferentieserviceproject met de stad Denver, ze beheerde de checklist en hielp me worstelen met het schema, ze regelde alle reisarrangementen van de spreker en het personeel, ze coördineerde met de hotelcatering voor het menu en ze deed veel, veel meer.

Het is altijd een uitdaging om de audiovisuele behoeften goed te krijgen. Ik heb hier ook al vroeg hulp gevraagd. Justin, die vorig jaar audio afhandelde, is mijn go-to-man. Hij stelde de promovideo na de conferentie samen die ik credit voor de verkoop van 50% van de tickets voor de conferentie van dit jaar. Met die video legde hij perfect de scène op #FinCon11 vast.

Justin reisde ook met me mee naar Denver om de faciliteiten te verkennen voor de conferentie van dit jaar en hij met succes onderhandeld over het audiovisuele contract tot onder ons budget van $ 25.000 (hij heeft ons meer dan bespaard) $ 20K). AV-kosten, IMO, zijn de grootste afzetterij als het gaat om vergaderen. Ze hebben je daar gevangen in het hotel en contracten zijn beladen met boetes voor het gebruik van externe leveranciers.

Maar Justin doorbrak alle rommel, gebruikte concurrerende biedingen om de kosten te verlagen, voerde de harde onderhandelingen en hield ons ruim binnen het budget. Hij verpletterde het ook als het ging om het omgaan met AV op de conferentie en deed professioneel werk door alle audio, video en dia's van de sessies van dit jaar snel om te draaien.

Zowel Justin als Jessica hebben op de conferentie ook een kleine staf ingehuurd en geleid. Man, ik moet deze jongens meer betalen.

Vergeet conferentievisuals niet. Net als vorig jaar wendde ik me tot mijn vriend Pete om de eerste logo-ontwerp. Hij gaf me precies wat ik zocht. Toen wendde ik me tot mijn lokale vriend en assistent, Ryan, om alle bewegwijzering (op het podium, posters, step-and-repeat-achtergrond, badges, enz.) te behandelen.

Ryan zat midden in een eigen overgang. Hij is nu fulltime missionaris op de Bahama's (echt!). Meestal vanwege mijn slechte planning, was ik dingen met hem aan het afronden terwijl hij in de Bahama's was zonder internetverbinding.

Het zorgde voor een interessante laatste maand. In paniek wendde ik me tot de plaatselijke kunstenaar en vriend Jeb, die eigenaar is van een T-shirtbedrijf met een texas-thema, om de conferentiet-shirts te doen. Ze hebben in een paar weken tijd iets heel moois kunnen omdraaien.

Als laatste was de inhoud op het podium aan de orde. Ik hield deze verantwoordelijkheid vast, maar ik wendde me nog steeds tot de gemeenschap om ideeën in te dienen en te stemmen over de sessies die ze wilden zien. Ik ging ook achter een of twee sprekers aan waarvan ik wist dat ik ze weer, of voor het eerst, op het podium wilde hebben.

Ik wilde dat de conferentie van dit jaar enkele van dezelfde elementen van de vorige zou bevatten, maar geen exacte herhaling zou zijn. Dus ik wist dat het belangrijk zou zijn om een ​​grote stem van buitenaf in te brengen. We waren gezegend om te hebben Liz Weston, populaire personal finance-expert en auteur, aanwezig.

Liz deed het fantastisch in haar toespraak en bracht echt een sfeer van professionaliteit en geloofwaardigheid die de aanwezigen op prijs stelden.

Andere sprekers op het hoofdpodium waren J.D. Roth (uit Langzaam rijk wordenMeer dan geld), Adam Baker (uit ManVsDebt.com), Greg Go (van WiseBread.com), en Jim Wang (van Bargaineering.com) die een expertpanel leidde. Het is zo geweldig om deze sterren uit de gemeenschap zo te zien deelnemen.

Hoewel ik al deze personeelshulp had, was ik in de weken voorafgaand aan #FinCon12 nog steeds bezig met de takenlijst voor de conferentie. Er zijn zoveel andere dingen die ik zou kunnen uitbesteden of aan vrijwilligers zou kunnen overlaten.

Maar ik worstel hiermee. Zeker nu het evenement dichterbij komt. Ik begin alles te internaliseren en zeg tegen mezelf dat ik harder en sneller moet werken om alles voor elkaar te krijgen. Ik denk dat ik op een bepaalde manier een beetje een perfectionist ben, dus ik houd de teugels te strak vast. Ik zal hier beter in worden.

Anderen die hun tijd op de conferentie beschikbaar stelden om te helpen, waren onder meer: ​​Carrie Rocha (van PocketYourDollars.com), John Philbin (van PowerWallet.com), en zovele anderen die een camera vasthielden, swagtassen propten, badges in elkaar zetten, stoelen, borden en meer. Bedankt iedereen!

Wat betreft de conferentie zelf, #FinCon12 was een hit. Deelnemers brachten hun gebruikelijke energie mee, sprekers bliezen de verwachtingen weg, vrijwilligers op camera's en swagbag vulling deed fantastisch werk, en de stad Denver (en het Grand Hyatt) bleek het ideaal te zijn? plaats.

Elementen toegevoegd in het tweede jaar

Ik ben echt trots op enkele van de verbeteringen die we in jaar twee hebben aangebracht. We hebben wat geld uitgegeven op manieren die zowel de gemeenschap ten goede kwamen als hielpen om de conferentie op de markt te brengen.

FinCon-verbinding – Ik heb het conferentiemagazine al genoemd, FinCon Connection, dat enerzijds als conferentiegids en anderzijds als hulpmiddel voor de industrie dient. Het magazine zal in de toekomst ook een natuurlijk marketinginstrument worden. Ons plan is om het om de zes maanden te publiceren (dit geeft ons een post-conference magazine en een pre-conference magazine/gids).

FinCon Lokaal – Ik heb ook wat bekend staat als FinCon Local, waar FinCon-deelnemers en anderen periodiek in hun steden kunnen samenkomen om het conferentiegesprek het hele jaar door gaande te houden. Dit wordt losjes beheerd zoals het hoort, maar het helpt zeker om FinCon te profileren als de leider voor offline financiële blogger-verbindingen.

Virtuele Tickets – Ik hoorde van een paar deelnemers van vorig jaar dat ze het vreselijk vonden om de conferentie van dit jaar te missen. Enkelen gaven aan dat ze graag video's en dia's van de conferentie zouden willen zien. Dus toen de conferentie uitverkocht was, zei ik dat we virtuele tickets zouden gaan verkopen.

Omdat deze keuze aanvankelijk niet voor iedereen beschikbaar was, vond ik dat ik de ticketprijs hetzelfde moest houden als het reguliere ticket. Na wat promotie heb ik nog maar een handvol virtuele tickets verkocht. Volgend jaar sla ik de push over en bied ik ze gewoon te koop aan voor iedereen die ernaar vraagt.

Swag Tassen – Na de grote inspanning van vorig jaar had ik besloten om de swag bag-vulling over te slaan, de aanwezigen een lege draagtas te geven en de aanwezigen de swag te laten krijgen die ze wilden aan de expositietafels. Een paar maanden later bedacht ik een idee waarmee ik nog steeds swag in de bakken kan aanbieden, wat liefde terug kan geven aan de sprekers en geen werk meer hoef te doen.

Ik heb de luidsprekers belast met het vullen van de bakken. De vangst was dat alleen zij iets in de tas konden doen. Ze kunnen iets van hen in de tas doen of contact opnemen met een adverteerder om de waarde te ruilen. Veel sprekers hebben van deze gelegenheid gebruik gemaakt en hebben uiteindelijk hun reis naar FinCon12 gefinancierd. Ik vond dit idee leuk en ik denk dat we het in de toekomst zullen voortzetten, met limieten natuurlijk.

Gebruik van sociale media – Wat het gebruik van sociale media betreft, heeft de conferentie wel een Facebook pagina, een blog, een YouTube-account (voor het langzaam vrijgeven van sessies van voorgaande jaren), en zelfs een Pinterest-account, die allemaal goed werken om de conferentie te promoten bij betrokken gebruikers.

Maar de grote sociale-mediatak van FinCon is mijn twitteraccount en de hashtag #FinCon12. Twitter is waar ik mijn focus op leg. Waarom? Want internetondernemers praten met elkaar op Twitter.

Ik heb de #FinCon12-hashtag zo consequent gebruikt dat het een steunpilaar is geworden in de communicatie met conferentiedeelnemers.

We bereikten zelfs de top van de Twitter-trendlijst tijdens het weekend van de conferentie.

Het was een gelokaliseerde trend, maar het was nog steeds geweldig om te zien. In totaal had de #FinCon12-hashtag meer dan 13,5 miljoen vertoningen en bereikte 1,3 miljoen unieke mensen in 5 dagen.

In de toekomst gaan we een Facebook-groep ontwikkelen om degenen die natuurlijker zijn met Facebook een hub te geven.

Traditionele public relations – Ik heb geïnvesteerd in wat freelance public relations-werk voor #FinCon12. Ik dacht dat ik een actievere aanpak nodig had om media-aandacht te krijgen voor de conferentie. Dit maakt de conferentie uiteraard aantrekkelijker voor sprekers, aanwezigen en sponsors.

En het werkte! We werden opgepikt door twee lokale filialen, kregen de aandacht van een paar online media en kregen een heleboel links van verschillende verkooppunten die het persbericht oppikten. Ik blijf een beetje in dit gebied investeren en hopelijk begin ik volgend jaar veel eerder met het proces, zodat we door nog meer verkooppunten worden opgepikt.

Tools die FinCon uitvoeren

De tools die ik gebruikte om de conferentie te leiden waren:

• Aweber.com voor het bouwen van de eerste e-maillijst,
• WordPress.org (natuurlijk) voor het runnen van de conferentiewebsite en blog,
• Google Drive (voorheen Docs) voor het overhandigen van de enquête na de conferentie en alle andere samenwerkingsdocumenten,
• Eventbrite.com voor kaartverkoop,
• Sched.org voor het vergaderschema en de app,
• MagCloud.com voor het drukken van het tijdschrift,
• Slideshare.net voor het hosten van de dia's,
• YouTube.com en Hoofdspeler voor het hosten van de video's,
• VisableTweets.com voor het tonen van realtime Twitter-activiteit tijdens het evenement, en
• TheEventHelper.com voor evenementenverzekeringen.

De financiële gegevens van #FinCon12

Net als vorig jaar ga ik het gordijn op de financiën opentrekken om u te laten zien wat er nodig is om een ​​succesvolle conferentie te leiden. Hier zijn de financiële gegevens (sommige geschatte kosten):

Item	Bedrag (2012)	Vorig jaar (2011)
Kaarten (400 deelnemers)	42,874.75	25,000.00
Sponsoring (20 sponsoren)	149,170.50	64,000.00
De totale omzet	$192,045.25	89,000.00
Hotel eten	67,500.00	37,000.00
A/V	25,700.00	14,000.00
Personeel (Betaling, Reizen, Maaltijden, etc.)	20,750.00	10,000.00
Sprekers (reizen, enz.)	6,900.00	3,000.00
Tijdschrift	6,500.00	0.00
Bakken, insignes, promotiemateriaal	4,500.00	1,500.00
Sociale evenementen	4,250.00	1,200.00
Overhemden	4,050.00	2,000.00
Podium en bewegwijzering	3,700.00	1,000.00
Public Relations en Promotie	2,900.00	0.00
Eventbrite- en PayPal-kosten	2,825.00	2,000.00
Diversen Reizen, maaltijden, verzending, enz	2,500.00	0.00
Gemeenschapsdienst	2,180.00	5,000.00
Boekhouding	500.00	0.00
Software en gegevens	885.00	0.00
Verzekering	340.00	200.00
Veiligheid	320.00	0.00
Totale uitgaven	$156,300.00	77,900.00
Totale winst	$35,745.25	$11,100.00

Ik zou veel kunnen zeggen over deze winst. Ik zal alleen zeggen dat ik blij ben om het te hebben, maar dit is waarschijnlijk het meeste dat ik ooit uit deze conferentie zal halen. De andere voordelen zijn gewoon te waardevol voor mij om te proberen dit een financieel succes op het eerste gezicht te maken. Dit geld gaat naar het #FinCon13-budget en stelt ons in staat volgend jaar veel meer te doen.

Wat is het volgende?

Welnu, ik analyseer nog steeds de resultaten van de enquête na de conferentie van dit jaar. Zodra ik dat heb voltooid en al mijn bedankjes en betalingen heb verzonden, begin ik met het opzetten van #FinCon13. Ik heb dit jaar zeker mijn handen vol. De lat is hoog gelegd en om deze community weer naar buiten te laten komen, moet ik hun voorbeeld volgen en ze meer geven voor minder.

Twee dingen die me vertrouwen geven, zijn dat ik het gevoel heb dat ik de behoeften van de groep ken en dat ik eenvoudige doelen heb: de aanwezigen helpen contact te maken en te leren. Als ik dat doe, denk ik dat het wel goed komt.

Vragen over hoe ik de conferentie heb geleid? Brand maar los in de reacties hieronder.

Alle afbeeldingen met dank aan Gen X Financiën. Afbeeldingen die zich bevinden op de FinCon-groep op Flickr.com.