IAls je net als ik een bedrijf runt of een bijzaak hebt vanuit een thuiskantoor (of soms gewoon op afstand werkt), dan begrijp je de noodzaak van een opgeruimde, minimalistische thuiskantooromgeving.
Toen ik opgroeide, zei mijn moeder altijd: "Ruimte ruimte, heldere geest." Dat kleine klompje is me altijd bijgebleven. Ik geloof het.
Mijn vriend Joshua Becker heeft net een nieuw boek geschreven, The Minimalist Home: een gids per kamer voor een opgeruimd, gefocust leven. Daarin wijdt hij een hoofdstuk aan het thuiskantoor.
Ik dacht dat het een perfect moment was om wat tips te delen over het houden van een minimalistisch thuiskantoor, en je een update te geven over mijn thuiskantoor situatie, geef mijn mening over Joshua's thuiskantoortips en deel mijn actieplannen om een deel van de rommelige chaos in mijn werk te verwijderen leven.
Wist u? Volgens onze partners bij FlexJobs:
“3.9 miljoen Amerikaanse werknemers, of 2,9% van de totale Amerikaanse beroepsbevolking, werk minstens de helft van de tijd thuis, tegenover 1,8 miljoen in 2005 (een stijging van 115% sinds 2005).”
Er zijn veel van ons met werkruimtes in huis. En elke dag komen er meer mensen bij onze gelederen. Laten we eens kijken naar enkele manieren (sterk geïnspireerd door het boek hierboven) waarop we die ruimte kunnen opruimen en efficiënter kunnen zijn.
1. Definieer uw thuiskantoorruimte
Dit is een belangrijke stap die we vaak overslaan bij het creëren van een rustig thuiskantoor. Meestal kan het thuiskantoor, meer dan elke andere kamer, een verzamelruimte zijn voor een heleboel dingen: kantoor (zakelijk vs drukte vs gezinsfinanciën), berging, pianokamer, leeskamer, extra speelkamer, enz.
Het is prima dat de kamer aan een paar van deze dingen is gewijd als het een grote ruimte is, maar het kan niet alles zijn. Bepaalde grenzen stellen aan wat deze kamer is? Kun je een aantal andere activiteiten uit deze ruimte verplaatsen?
Bottom line: probeer niet te veel te doen in deze ene ruimte. De chaos leidt natuurlijk tot rommel.
Hoe ik mijn ruimte definieer:
Mijn thuiskantoor heeft verschillende herhalingen gehad, maar op dit moment is het gewijd aan mijn werk met deze website (ik heb een sta-bureau en een standaard bureau - die beide ik maakte en gebruik), het is waar ik een deel van onze gezinsfinanciën afhandel, en het is waar ik mijn kinderen laat oefenen op het toetsenbord of af en toe hun computerspel naar keuze speelt - Prodigy Math. Het zal ook tijdelijk blijven FinCon-gerelateerde opslag van tijd tot tijd.
Aangezien ik twee of drie dagen per week naar een co-working space ga, vind ik het oké dat mijn thuiskantoor wordt gebruikt voor de kinderen. toetsenbord of computerspelletjes terwijl ik er niet ben - deze activiteit gebruikt slechts twee extra items die gemakkelijk kunnen worden opgeborgen. Maar deze ruimte is niet voor FinCon-opslag - daar heb ik een echte opslagruimte voor. Dus ik moet ervoor zorgen dat er geen spullen meer in deze ruimte sluipen.
Verwant:7 soorten kantoorruimte voor de beginnende ondernemer
2. Ruim de lades en kasten van uw bureau op
Als je eenmaal je doel voor deze ruimte hebt, is het tijd om de laden en kasten op te ruimen. Als je je thuiskantoor al een tijdje hebt, heb je waarschijnlijk een paar bureaulades en archiefkasten die een paar dingen hebben verzameld.
Laten we het opruimen. Haal alles uit de lades en kasten en leg het alleen terug als je het het afgelopen jaar hebt gebruikt of als je het moet bewaren voor de administratie. Bewaar slechts één van elk type kantoorapparatuur of voorraad.
Leg al het andere op een stapel om te verkopen, te doneren of weg te gooien. Oude elektronica kan worden verkocht op een site als Decluttr (lees onze recensie).
Dus welke records moet je bijhouden? Ik zal niet proberen deze hele lijst hier aan te pakken, maar ik zal een paar belangrijke punten toevoegen:
- Zorg voor een kluis voor die fysieke / reliëf "voor altijd items": paspoorten, testamenten, huwelijksvergunningen, levensverzekeringen, titels, akten en geboorteakten. ik gebruik deze kleine, vuurvaste kluis (van Amazon.com) en ik heb gemerkt dat als het eenmaal vol begint te raken, ik wat dingen moet weggooien. Kleine kluis = minder rommel.
- Bewaar alle belastinggegevens minimaal zeven jaar in een archiefkast of opbergbak. Hier is meer van de IRS over het bijhouden van belastinggegevens.
- Bewaar alle oprichtingsdocumenten voor hypotheken, leningen, investeringen, zolang u de schuld of investering heeft.
- Bewaar geen afschriften, rekeningen, bonnen, u kunt online gaan. En bewaar niets dat wordt vervangen door een nieuwere versie (zoals een verzekeringspolis).
- Digitaliseer ten slotte zoveel mogelijk hiervan. Het is een goed idee om zelfs een foto te maken van uw "voor altijd items" om in uw bestand te hebben.
Mijn bureaulades en kasten:
Een van mijn bureaus heeft laden en archiefkasten, en dus een combinatie van kantoorapparatuur (nietmachines, pennen, enz.), persoonlijke financiële dossiers en chequeboekjes, zakelijke dossiers en chequeboekjes, en enkele kleine elektronische snoeren en accessoires.
Ik heb ook een paar boekenplanken, die beide kasten hebben: de ene kant bewaart de kluis en de printer, en de andere kant bewaart willekeurige dozen, benodigdheden en FinCon-spulletjes.
Ik moet mijn oude bedrijfsgegevens meenemen en een dienst laten scannen en ze voor me ordenen. Ik moet die kleine elektronische accessoires ook een keer geven om te beslissen wat al een tijdje niet is gebruikt.
Ten slotte heb ik een lade nodig die helemaal leeg is, zodat ik aan het eind van de dag alles van het bureaublad kan halen en het ergens anders kan opbergen. Ik wil aan het eind van elke dag een schoon bureaublad hebben.
Verwant:6 financiële voordelen van thuiswerken
3. Geen extra decor te zien: boeken, diploma's en extra meubels
Nu alles achter de schermen is georganiseerd, kunnen we een tweede blik werpen op wat er in het zicht is. Heb je teveel spullen aan de muren, op de planken of gewoon op de vloer in je kantoor?
Onthoud dat je je hierboven hebt verbonden tot het doel om dit echt een thuiskantoor te maken.
- Laten we beginnen met het verwijderen van alle meubels die niet passen. Zoek er een andere plek voor in huis voor of doe het weg.
- Pak dan de muren aan. In zijn boek verwijst Joshua naar een 'egomuur' van diploma's en onderscheidingen. Doe alles aan de muur weg "dat is meer afleidend dan nuttig".
- Trek ten slotte alle boeken eraf en leg het niet terug, tenzij je het leest, je binnenkort zult lezen of het boek sentimentele waarde heeft. Overweeg ook hier om over te stappen op digitaal. Ik gebruik Audible tegenwoordig voor al mijn "lezen" en vind het veel productiever om onderweg te luisteren en met een snelheid die bij mij past.
Mijn inrichting en meubels:
Ik maak me schuldig aan de "egomuur". Hoewel ik trots ben op mijn opleiding en het zeker leuk is om beloond te worden voor je succes, voelen deze dingen een beetje gedateerd aan en niet zo ambitieus of zinvol als iets fris en eenvoudigs.
Ik heb ook een paar muziekinstrumenten in de kamer die op dit moment meer decoratie zijn. Ik moet een andere plek voor ze vinden of ze kwijtraken. Ik doe het redelijk goed met mijn boeken en houd ze bijgesneden tot slechts één plank op mijn boekenplank.
Ik denk dat het tijd is dat de diploma's en trofeeën naar beneden komen. Ik heb het over de muziekinstrumenten. Ik denk dat de gitaar aan de muur kan worden gehangen en dat ik hem eerder oppak en tokkel. De trommel moet naar mijn kast worden verplaatst of worden gedoneerd.
4. Ga voor een schoon bureaublad
Als je op mij lijkt, heeft de overzichtelijke desktop waarschijnlijk de grootste impact op je gevoel van emotioneel welzijn in de werkomgeving. Er is niets leukers dan mijn werkruimte binnen te lopen om een heldere, schone, opgeruimde desktop te vinden om aan de slag te gaan met mijn dagelijkse werk. Dit gebeurt niet van nature, dus je moet je eraan committeren.
Uw bureaublad is voor de dingen waar u momenteel aan werkt. Niets meer. Bewaar geen dingen op uw bureaublad die ergens anders zouden kunnen/moeten zijn. Dit is waarom #2 hierboven zo belangrijk is. Laat een bureaulade voldoende leeg zodat deze altijd beschikbaar is om uw vaak gedraaide bureaubladitems op te bergen.
Mijn desktopsituatie:
Het is niet ongebruikelijk dat mijn bureaublad vol zit met post, spullen die ik mee naar huis heb genomen van reizen, visitekaartjes, snacks, hoeden, handschoenen, accessoires, stickers en snuisterijen. Ik heb de neiging om om de paar weken of zo mijn bureaubladopruimingsproces opnieuw te bezoeken.
Iets dat me een beetje heeft geholpen, is om één prullenbak op het bureaublad te hebben en je te verplichten alles daar te houden. Een ander ding dat heeft geholpen, is kopen deze monitorstandaard van Amazon dat geeft me ruimte onder mijn monitor om aan het eind van de dag mijn toetsenbord en muis op te bergen.
Ik ga proberen ruimte te vinden in mijn bureaulades om die bak met papieren te verplaatsen. Op die manier is het enige dat op het bureau ligt precies waar ik op dat moment aan werk. Als er niets is, denk ik dat ik minder snel snuisterijen, kaarten of andere willekeurige items op het bureau laat vallen.
5. Omgaan met inkomend papier
Het thuiskantoor heeft de neiging om veel papier te verzamelen, dus u moet systemen maken waarmee u dit papierwerk snel en efficiënt kunt doorzoeken.
- Meld u eerst af voor zoveel mogelijk ongewenste e-mail en zoveel mogelijk verklaringen. Bezoek uw bank om de afschriften aan te pakken en bezoek de FTC voor informatie over het stoppen van alle verzoeken. Je hoeft dit spul niet te krijgen!
- Ten tweede, pak een prullenbak of papiervernietiger en plaats deze naast je bureau. Naar mijn mening is dit een acceptabel item om te hebben, omdat het zorgt voor snelle actie. Zodra de post binnenkomt, sorteert u alles en gooit u de rommel en geopende enveloppen in de prullenbak. Klaar!
- Als het een afschrift, rekening of andere belangrijke financiële gegevens zijn, bewaar deze dan op de juiste plaats. Negen van de tien keer maak ik meestal gewoon een foto van het item en stuur ik de papieren versie toch naar de recycling. Ik kan het meestal digitaal afhandelen.
Hoe ga ik om met papier:
Ik heb de neiging om papier in mijn prullenbak te laten opstapelen en ga er meestal elke week of om de week doorheen. Als ik dit dagelijks versus wekelijks doe, merk ik dat ik natuurlijk beter de rommel op afstand kan houden.
Wat betreft het afmelden voor e-mail, ik deed dit zelf enkele jaren geleden en het werkte goed. Ik krijg vooral dingen van bedrijven die ik ken. Echter, mevr. PT heeft zich nog niet afgemeld en dus krijgt ze nog steeds een heleboel aanbiedingen dankzij haar onberispelijke kredietscore.
Ik ga mevrouw aanmoedigen. PT om af te melden. Wat het binnenkomende papier betreft, zou een wekelijkse routine voorlopig goed moeten zijn, zolang die bak maar in de la gaat.
Laatste gedachten over het minimalistische thuiskantoor
Hopelijk zal het nemen van enkele van deze stappen leiden tot een gelukkiger, gezonder werkleven voor u en uw gezin.
Het thuiskantoor kan een speciale plek zijn waar belangrijk, levensveranderend werk wordt gedaan. Dus verwaarloos het alsjeblieft niet als het gaat om het creëren van een minimale levensstijl.
Ik sluit af met een citaat uit Joshua's boek dat ik bijzonder nuttig vond voor ons zij-oplichters:
“Met een geminimaliseerd thuiskantoor kun je op de hoogte blijven van al het werk dat je daar doet. En hier is het ding: als je er bovenop zit, kun je meer zien... en stappen ondernemen om meer te bereiken. Misschien kun je, nadat je op een zaterdagochtend je thuiskantoor bent binnengegaan en je realiseert dat je helemaal opgaat met je kantoortaken, plannen hoe je begin dat parttime bedrijf waar je over hebt nagedacht.”
The Minimalist Home: een gids per kamer voor een opgeruimd, gefocust leven is beschikbaar op Amazon. U bent verzekerd voor het opruimen van uw hele huis, niet alleen het kantoor.
En zoals Joshua altijd graag deelt, kun je het gewoon gratis reserveren bij je plaatselijke bibliotheek als je geen ander boek wilt kopen. U kunt meer over Joshua te weten komen door te luisteren naar: deze podcastaflevering deed ik met hem.
Wat zijn jouw tips voor een opgeruimd thuiskantoor?
Blijf lezen:
Een gratis hoogrentende betaalrekening voor eigenaren van kleine bedrijven: Spark Business [Review]
7 geldbesparende voordelen van thuiswerken (ook voor werkgevers)
Azlo Review - Zakelijke controle voor oprichters en freelancers
Haal het meeste uit uw kilometeraftrek voor 2021
Philip Taylor, ook bekend als "PT", is een CPA, blogger, podcaster, echtgenoot en vader van drie kinderen. PT is ook de oprichter en CEO van de persoonlijke financiële sectorconferentie en -beurs, FinCon.
Hij creëerde Part-Time Money® in 2007 om zijn advies over geld te delen, zichzelf verantwoordelijk te houden (terwijl het afbetalen van meer dan $ 75.000 aan schulden), en om anderen te ontmoeten die gepassioneerd zijn over de overgang naar financiële onafhankelijkheid.