Je weet waarschijnlijk dat ik dingen graag simpel houd. Zo makkelijk mogelijk.
Ik hou er ook van om dingen mooi georganiseerd te houden, omdat niets me meer irriteert dan de tijd die ik verspil aan het zoeken naar iets. Het zijn de tastbare kosten die u betaalt voor het ontbreken van een systeem.
Dit geldt vooral voor dingen die je niet vaak nodig hebt, omdat je niet op je geheugen kunt vertrouwen om te onthouden waar dingen zijn. Financiële documenten passen perfect in die emmer.
Na jaren van aanpassen en bijstellen, heb ik een organisatiesysteem voor onze documenten bedacht dat werkt. Het is ook vrij eenvoudig.
Hier zijn mijn twee (ok, technisch drie) regels voor elk stuk papier:
- Alles digitaliseren
- Bewaar het origineel als het een door de overheid uitgegeven, notarieel, persoonlijk eigendom, belasting- of leninggerelateerd is.
- (Versnipper de rest)
Inhoudsopgave
- Hoe het de eerste keer te organiseren?
- Alles digitaliseren
- Versnipper het origineel als...
- De documenten opslaan
Hoe het de eerste keer te organiseren?
Als je helemaal opnieuw begint, nodig ik je uit om dit artikel van de archiveringsberoepen, de Library of Congress, te lezen. Ik probeer een aantal van de in gedachten te houden strategieën gebruikt door de Library of Congress. Ze archiveren VEEL dingen. Alles leuk vinden.
Je zult merken dat hun advies geen specifieke stappen of technologieën voorschrijft, daarom deel ik mijn aanpak zo, maar hun algemene aanpak is ijzersterk. Dit idee uit het artikel is puur goud - "Laat je niet op een zijspoor brengen. Weersta de verleiding om nu van iets te genieten.” (zo gemakkelijk te doen, vooral bij persoonlijke archivering)
De belangrijkste ideeën zijn om uw documenten als één eenheid aan te vallen met een reeks "klonten". Als je het als één eenheid beschouwt, is het minder ontmoedigend. Door klonten aan te vallen, wordt het opgedeeld in hanteerbare stukken die je in een reeks van dagen, weken of maanden kunt doen.
Toen ik begon met organiseren, nam ik mijn logische "klonten" en veranderde ze in mappen. Ik nam alle autopapieren en scande die eerst, en plaatste de bestanden in de juiste map. Ik versnipper de originelen die ik niet hoefde te bewaren en bewaarde de rest in de dozen. Daarna deed ik de andere auto.
De volgende dag ging ik door mijn bankdocumenten voor onze primaire bankrekening. Ik hoefde niet elk document op één dag te maken, ik was niet bereid er zoveel tijd aan te besteden, maar ik was bereid 20-30 minuten te besteden aan het vullen van een map.
Het duurde ongeveer een maand om aan en uit te digitaliseren, maar sindsdien is het onderhoud redelijk routinematig. Ik scan elk kwartaal documenten in batches, wat niet veel papieren zijn, omdat ik de meeste dingen nu digitaal krijg.
En mijn categorisaties (of klonten) komen mogelijk niet overeen met die van jou. Een goede manier om erover na te denken, is hoe je een In geval van nood bindmiddel, die sowieso veel van deze belangrijke documenten zal bevatten.
Alles digitaliseren
Elk belangrijk stuk papier dat het huis binnenkomt, is digitaal. Als ik kan, meld ik me aan voor papierloze afschriften, want dan kan ik de afschriften direct downloaden zonder ze te hoeven scannen.
Digitaliseren is niet het moeilijke deel, het organiseren in een reeks mappen is het moeilijke deel.
Dit is onze mappenstructuur:
- Zakelijke documenten
- Persoonlijke documenten.
- Archief
- Individueel – Ik
- Individueel – Lieve vrouw
- Individueel – Kind 1
- Individueel – Kind 2
- Aanwinst – Huis
- Aanwinst – Auto V
- Aanwinst – Auto H
- Financieel.
- Overeenkomsten
- bankieren
- Credit
- Financiële planner
- Verzekering
- Investering
- Belastingen
- legaal
I onze bestanden ordenen op basis van de persoon of het vermogen en dan of het financieel, juridisch of iets anders is - die categorieën zijn gemeenschappelijk voor het gezin. Ik doe misschien de belastingen of beheer de beleggingen, maar het zijn familiebezittingen en vallen dus onder de bredere categorie.
De Individueel documenten bevatten die specifiek zijn voor het individu, zoals medische dossiers.
Archief is een verzamelplaats voor documenten die we niet langer nodig hebben, zoals de map om Aanwinst – Auto C nadat we de Toyota hadden verkocht Celika. Het is jaren geleden dat we de auto hadden, dus ik kon de hele map indien nodig verwijderen, maar gezien hoe goedkoop opslag is... eh, waarom beide.
Versnipper het origineel als...
Door het digitaliseren van een document heb ik, op enkele uitzonderingen na, het origineel niet meer nodig. Mijn algemene regel is dat als het door de overheid is uitgegeven, notarieel bekrachtigd is, eigendom, belastingen of leningen dekt, het dan houdt. Al het andere kan je versnipperen.
Als je merkt dat je veel papier hebt en je houdt van ingewikkeldere regels, dan zijn hier een paar vuistregels voor: welk fysiek papier je moet versnipperen en wat je moet bewaren (onthoud dat je nog steeds digitale kopieën van alles hebt, net binnen) geval):
- SHRED Alles wat u maandelijks krijgt - bankafschriften, creditcardafschriften, energierekeningen, enzovoort. -wanneer je de volgende krijgt
- Bewaar leningdocumenten (vooral de bevestiging) een jaar nadat u deze hebt afbetaald.
- BEWAAR belastingaangiften en bewijsstukken 7 jaar nadat u ze hebt ingediend.
- BEWAAR documenten met betrekking tot een bezit (auto, huis, enz.) zolang u het bezit.
- BEWAAR Door de overheid uitgegeven documenten, zoals geboorte- en overlijdensakten, huwelijksvergunningen, - voor altijd
- HOUD Alles waarvan u denkt dat het moeilijk te vervangen is.
De documenten opslaan
Zoek een fijne veilige plek in huis, plaats een brandkluis en steek je documenten in de kluis.
De kluis die je bij de kantoorboekhandel krijgt, kan waarschijnlijk zijn: gekraakt in vijf seconden met een magneet, vertrouw er dus niet op voor de veiligheid. Je wilt het voor de brandbeveiliging dus verstop het, liefst achter een schilderij aan de muur. 🙂
Zorg ervoor dat de digitale kopieën ergens worden geback-upt, bij voorkeur automatisch en op twee plaatsen voor het geval dat. We slaan onze documenten op een draagbare harde schijf op, waarvan op afstand een back-up wordt gemaakt.
Als je ze niet lokaal wilt opslaan, of als je wilt dat meerdere mensen toegang hebben tot de documenten (een draagbare harde schijf is niet ideaal), kun je kiezen voor zoiets als een Dropbox.
Zodra u dit doet, zult u genieten van hoe licht en luchtig uw financiële documenten zullen lijken. 🙂
Wat zijn uw strategieën voor het bewaren en organiseren van uw financiële documenten? Ik ben altijd op zoek om ons proces te verbeteren, dus ik hoor graag van u.