Otrā gada konferences plānošana: FinCon

Tāpat kā pērn, ja sekojat manai twitter plūsmai, jūs, iespējams, redzējāt #FinCon12 tvītu aizsprostu pēdējo vairāku nedēļu laikā.

Tas ir tāpēc, ka es tikko tiku galā ar otro FinCon.

Šis ieraksts aptvers detaļas, kas paredzētas otrā gada konferences plānošanai, kā arī kopsavilkums par jautrību, kas mums bija #FinCon12.

Pirmā konference bija ļoti jautra, un apmeklētāji nopelnīja vairāk (es domāju, ka pirmā gada konference bija pārāk īsa, tāpēc mums palika daudz iztērētas enerģijas).

Tāpēc tikai dažas dienas pēc 2011. gada konferences es sāku plānot #FinCon12.

Jums patiešām jāsāk uzreiz, jo viesnīcas sanāksmju telpas iet ātri un jūs patiešām vēlaties uztvert enerģiju, kas palika pāri no iepriekšējā pasākuma.

Ņemiet vērā, ka tas ir kaut kas fiksētas vietas konferencēm, par kurām nav jāuztraucas.

Atrašanās vieta, atrašanās vieta, atrašanās vieta

Runājot par atrašanās vietām, es nolēmu pārvietot FinCon uz citu vietu. Es esmu pateicīgs par mūsu pieredzi Schaumburgā, IL pagājušā gada rudenī, bet apmeklētāji vēlējās citu vietu #FinCon12. Kā lai es zinu? Es veicu aptauju pēc konferences, un viens no maniem jautājumiem bija tas, kur jūs vēlaties rīkot nākamā gada konferenci.

Lielākā daļa klātesošo teica, ka vēlas atrašanās vietu, kas atrodas pastaigas attālumā no citām lietām: restorāniem, bāriem, iepirkšanās, aktivitātēm. Būtībā viņi to vēlējās pilsētas centrā.

Pareizas cenas noteikšana

Papildus jautājumiem par atrašanās vietu es jautāju klātesošajiem, ko viņu domas bija par viesnīcas numuru cenām. Izrādās, ka 99 ASV dolāri ir labākā vieta, kur lielākā daļa apmeklētāju tiek turēti galvenajā konferenču viesnīcā pret lecošo kuģi, lai atrastu alternatīvas naktsmītnes.

Manuprāt, tas ir kritiski, jo šī apkalpe ir tik cieša, ka vēlas būt kopā visu nedēļas nogali, nevis tikai sesiju laikā. Tātad 99 ASV dolāru cena saglabā viņus tajā pašā viesnīcā, kur pēc sesijām var pavadīt ilgāku laiku, atpūtieties vestibilā un vēlu vakarā ietriecieties viesnīcas bārā, neuztraucoties par transportu, lai kur viņi atrastos paliekot.

Dažiem konferences plānotājiem vai regulāriem biznesa konferences apmeklētājiem tas var šķist mazsvarīgi, taču es to uzskatu par būtisku elementu, lai saglabātu nometnei līdzīgo atmosfēru FinCon. Tas ir tas pats iemesls, kāpēc es pagājušajā gadā atteicos no skaistajām Čikāgas centra iespējām Morningstar.

Mile augstas naktsmītnes

Kā jūs varat iedomāties, ASV nav pārāk daudz pienācīgu izmēru pilsētu, kurās ir konferenču viesnīca, kuru var iegādāties par 99 USD. Sandjego (populāra apmeklētāju izvēle) un Čikāgā vienkārši nav šāda veida darījuma. Par laimi Denvera to izdarīja.

Tātad, mēs izvēlējāmies Denveru, un tas izrādījās stabils solis. Protams, lēmums nebija tik viegls, kā likās. Ir daudz faktoru: viesnīcu pieejamība, pieņemami datumi, sanāksmju telpu paketes utt. ka par visu ir jāvienojas.

Līdzīgi kā 2011. gadā es pievērsos Helms-Brisco Carolyn Coughlin dienestiem, kuri paveica vēl vienu stabilu darbu, iepazīstinot mani ar manām iespējām. FYI, Carolyn saņem % no viesnīcas, lai mani ievestu.

Ievediet lielos ieročus

Pagājušā gada konferences beigās es biju pārspēts. Būt informācijas centram vairāk nekā 250 apmeklētājiem, 25 sponsoriem un neskaitāmiem pārdevējiem un objektu pārvaldītājiem ir jāmaksā. Es biju nolietojies. Es zvēru, ka vairs tā nedarīšu un ka meklēšu vairāk palīdzības procesa vadīšanā.

Vispirms bija sponsorēšana. Es pagriezos pret Maikls, kurš pārvalda reklāmas (un daudzas citas lietas) par PT Money. Viņš bija ideāli piemērots un paveica lielisku darbu, ne tikai piesaistot vairāk sponsorēšanas naudas, bet nodrošinot lielāku vērtību sponsoriem: Ally Bank, Chase, Fidelity utt.

Vienīgais, kas man bija jādara, bija čeku deponēšana. Maikls ir dabisks šajā lietā, un es nebūtu varējis vēlreiz veikt FinCon, ja viņš nebūtu risinājis šo aspektu. Mēs ar Maiklu nolēmām šogad rīkot vakara pasākumus mazliet savādāk.

Lai mums būtu vieglāk, mēs pārdevām tiesības uz ekskluzīviem vakara pasākumiem, nevis mēģinot kaut ko plānot paši. Tas atbrīvoja daudz laika, kas mums un Džesikai nebija, un galu galā radīja unikālu pieredzi (piemēram, Aizdedziet FinCon notikums).

Nākamais bija administrācija. Džesika ir mana virtuālā asistente, tāpēc viņa strādā pie manis piecas stundas nedēļā neatkarīgi no FinCon. Bet šogad es jūnijā atvedu viņai dubultu laiku (kā tika teikts tikai mēnesi pirms pagājušā gada), un līdz augustam man bija jāvelta visas stundas FinCon. Viņai vajadzēja arī katru stundu pēc tam, kad es viņai uzticēju konferences žurnālu koordinatora lomu.

Tieši tā, mēs nolēmām maisījumam pievienot konferences žurnālu. Tas tika labi uztverts, taču tie bija milzīgi izdevumi un milzīgs laika patēriņš. Mēs ar Džesiku brīžiem izvilkām matus. Turpmāk mums būs jāpārdomā šis elements, lai padarītu to efektīvāku.

Džesika tomēr paveica daudz vairāk nekā žurnāls. Viņa koordinēja konferences pakalpojumu projektu ar Denveras pilsētu, viņa pārvaldīja kontrolsarakstu un palīdzēja man cīnīties ar grafiku, viņa organizēja visus runātājus un personāla ceļojumu, viņa koordinēja ēdienkartes ēdināšanu viesnīcā un darīja daudz, daudz vairāk.

Audiovizuālo vajadzību pareizība vienmēr ir izaicinājums. Es arī agri vērsos pēc palīdzības šeit. Džastins, kurš pagājušajā gadā apstrādāja audio, ir mans puisis. Viņš izveidoja reklāmas videoklipu pēc konferences, kuru es pateicos par 50% biļešu pārdošanu uz šī gada konferenci. Ar šo video viņš lieliski iemūžināja ainu #FinCon11.

Džastins arī kopā ar mani devās uz Denveru, lai izpētītu telpas pirms šī gada konferences, un viņš veiksmīgi vienojās par audiovizuālo līgumu līdz mūsu budžetam 25 000 ASV dolāru apmērā (viņš mūs izglāba 20 000 USD). AV izmaksas, IMO, ir lielākās sarunas, kad runa ir par konferencēm. Viņi ir padarījuši jūs gūstā tur viesnīcā, un līgumi ir aplikti ar sodiem par ārējo pārdevēju izmantošanu.

Bet Džastins izcirta visu jucekli, izmantoja konkurējošus piedāvājumus, lai samazinātu izmaksas, veica smagas sarunas un turēja mūs zem budžeta. Viņš to arī sasmalcināja, kad tika rīkota AV apstrāde konferencē, un veica profesionālu darbu, lai ātri apgrieztu visus audio, video un slaidus no šī gada sesijām.

Gan Džastins, gan Džesika konferencē pieņēma darbā un vadīja nelielu personālu. Cilvēks, man šiem puišiem ir jāmaksā vairāk.

Neaizmirstiet konferences attēlus. Tāpat kā pagājušajā gadā es vērsos pie sava drauga Pita, lai tas tiktu galā sākotnējais logotipa dizains. Viņš man iedeva tieši to, ko es meklēju. Tad es vērsos pie sava vietējā drauga un asistenta Raiena, lai viņš apstrādā visas norādes (uz skatuves, plakātus, soli un atkārtojumu fonu, nozīmītes utt.).

Raiens piedzīvoja savu pāreju. Tagad viņš ir pilna laika misionārs Bahamu salās (patiešām!). Galvenokārt sliktas plānošanas dēļ es kopā ar viņu iesaiņoju lietas, kamēr viņš atradās Bahamu salās bez interneta pieslēguma.

Tas padarīja interesantu pagājušo mēnesi. Panikā es pievērsos vietējam māksliniekam un draugam Džebam, kuram pieder t-kreklu kompānija ar tēmu, lai veiktu konferences t-kreklus. Viņi spēja dažu nedēļu laikā kaut ko patiešām jauku apgriezt.

Pēdējais bija skatuves saturs. Es turējos pie šīs atbildības, bet tomēr vērsos pie sabiedrības, lai iesniegtu idejas un balsotu par sesijām, kuras viņi vēlējās redzēt. Es arī gāju pēc viena vai diviem runātājiem, kurus zināju, ka gribu atkal uz skatuves, vai pirmo reizi.

Es vēlējos, lai šī gada konferencē būtu daži no iepriekšējiem elementiem, bet nebūtu precīzs atkārtojums. Tāpēc es zināju, ka būtu svarīgi ienest lielu ārēju balsi. Mēs bijām svētīti Liza Vestone, populārs personīgo finanšu eksperts un autors, apmeklējiet.

Liza uzstājās fantastiski un patiešām ienesa profesionalitāti un uzticamību, ko klātesošie novērtēja.

Citi galvenās skatuves runātāji bija J. D. Rots (no Kļūsti bagāts lēnāmVairāk nekā nauda), Ādams Beikers (no ManVsDebt.com), Gregs Go (no WiseBread.com) un Džims Vangs (no Bargaineering.com), kurš vadīja ekspertu grupu. Ir tik brīnišķīgi, ka šīs kopienas zvaigznes piedalās šādi.

Pat ja man bija visa šī personāla palīdzība, es joprojām biju iztērēts no konferences uzdevumu saraksta nedēļās pirms #FinCon12. Ir tik daudz citu lietu, kuras es varētu uzticēt ārpakalpojumiem vai nodot brīvprātīgajiem.

Bet es cīnos ar šo. It īpaši, ja pasākums tuvojas. Es sāku visu internalizēt un saku sev strādāt vairāk un ātrāk, lai to visu paveiktu. Es domāju, ka savā ziņā esmu nedaudz perfekcionists, tāpēc es pārāk stingri turu valdīšanas laiku. Man būs labāk šajā.

Citi, kas brīvprātīgi piedalījās konferencē, lai palīdzētu, bija: Kerija Roča (no PocketYourDollars.com), Džons Filbins (no PowerWallet.com), kā arī daudzi citi, kam rokās bija kamera, pildīti maisiņi, samontētas nozīmītes, krēsli, izkārtnes un daudz kas cits. Paldies jums visiem!

Runājot par pašu konferenci, #FinCon12 bija hit. Klātesošie atnesa savu ierasto enerģiju, skaļruņi aizgaida cerības, brīvprātīgie uz kamerām un maisu pildījums paveica fantastisku darbu, un Denveras pilsēta (un Grand Hyatt) izrādījās ideāla atrašanās vietu.

Pievienoti elementi otrajā gadā

Es patiešām lepojos ar dažiem uzlabojumiem, ko veicām otrajā gadā. Mēs iztērējām naudu veidos, kas bija izdevīgi gan sabiedrībai, gan palīdzēja reklamēt konferenci.

FinCon savienojums - Es jau minēju konferences žurnālu FinCon Connection, kas kalpo kā konferences ceļvedis un nozares resurss. Žurnāls arī turpmāk kļūs par dabisku mārketinga rīku. Mūsu plāns ir to publicēt reizi sešos mēnešos (tas dod mums žurnālu pēc konferences un žurnālu/ceļvedi pirms konferences).

FinCon Local - Es arī izveidoju to, kas pazīstams kā FinCon Local, kur FinCon apmeklētāji un citi var periodiski sanākt kopā savās pilsētās, lai turpinātu konferences sarunu visu gadu. Tas tiek brīvi pārvaldīts, kā tam vajadzētu būt, taču tas noteikti palīdz FinCon iezīmēt kā līderi bezsaistes finanšu emuāru autoru savienojumos.

Virtuālās biļetes - Es dzirdēju no dažiem pagājušā gada apmeklētājiem, ka viņi ienīst šī gada konferenci. Daži minēja, ka vēlētos redzēt konferences video un slaidus. Tātad, tiklīdz konference tika izpārdota, es minēju, ka mēs pārdosim virtuālās biļetes.

Tā kā šī izvēle sākotnēji nebija pieejama ikvienam, es jutu, ka biļetes cena jāsaglabā tāda pati kā parastajai biļetei. Pēc nelielas reklamēšanas esmu pārdevis tikai dažas virtuālās biļetes. Nākamgad es izlaidīšu spiedienu un vienkārši piedāvāju tos pārdošanai ikvienam, kurš interesējas.

Swag somas - Pēc pagājušā gada lielajām pūlēm es biju nolēmis izlaist somiņu pildījumu, dot dalībniekiem tukšu maisiņu un ļaut dalībniekiem pie eksponātu galdiem dabūt to vēlamo. Pēc dažiem mēnešiem es iedomājos ideju, kas ļautu man joprojām piedāvāt šūpuļzāli, atdot skaļruņiem mīlestību un neveikt nekādu darbu.

Es uzlieku skaļruņus par totes pildīšanu. Āķis bija tas, ka tikai viņi varēja kaut ko ielikt totalizatorā. Viņi varētu ielikt kaut ko no saviem totalizatorā vai sazināties ar reklāmdevēju, lai tirgotu vērtību. Daudzi runātāji izmantoja šo iespēju un galu galā finansēja savu ceļojumu uz FinCon12. Man patika šī ideja, un es domāju, ka mēs turpināsim to turpināt, protams, ar ierobežojumiem.

Sociālo mediju izmantošana - Kas attiecas uz sociālo mediju izmantošanu, konferencē patiešām ir Facebook lapa, emuārs, a YouTube konts (lai lēnām atbrīvotu iepriekšējo gadu sesijas) un pat Pinterest kontu, kas visi labi palīdz popularizēt konferenci iesaistītajiem lietotājiem.

Bet FinCon lielā sociālo mediju daļa ir mans twitter konts un hash tags #FinCon12. Twitter esmu vieta, kur es koncentrējos. Kāpēc? Jo interneta uzņēmēji savā starpā runā čivināt.

Esmu tik konsekventi izmantojis #FinCon12 jaucējtagu, ka tas ir kļuvis par pamatu saziņai ar konferences apmeklētājiem.

Konferences nedēļas nogalē mēs pat nokļuvām Twitter tendenču saraksta augšgalā.

Tā bija lokalizēta tendence, taču to joprojām bija satriecoši redzēt. Kopumā #FinCon12 jauktajam tagam bija vairāk nekā 13,5 miljoni seansu un tas sasniedza 1,3 miljonus unikālu cilvēku 5 dienu laikā.

Nākotnē mēs izveidosim Facebook grupu, lai ļautu tiem, kam ir dabiskāk, izmantot Facebook.

Tradicionālās sabiedriskās attiecības - Es ieguldīju nelielā sabiedrisko attiecību ārštata darbā #FinCon12. Es domāju, ka man ir nepieciešama aktīvāka pieeja, lai piesaistītu plašsaziņas līdzekļu uzmanību konferencei. Tas acīmredzot padara konferenci pievilcīgāku runātājiem, apmeklētājiem un sponsoriem.

Un tas izdevās! Mūs uzņēma divas vietējās filiāles, mēs piesaistījām dažu tiešsaistes plašsaziņas līdzekļu uzmanību un saņēmām daudz saišu no dažādiem izdevumiem, kas paņēma paziņojumu presei. Es turpināšu nedaudz ieguldīt šajā jomā un, cerams, nākamgad sākt procesu daudz ātrāk, lai mūs uzņemtu vēl vairāk tirdzniecības vietu.

Rīki, kas palaiž FinCon

Konferences vadīšanai tika izmantoti šādi rīki:

• Aweber.com lai izveidotu sākotnējo e -pasta sarakstu,
• WordPress.org (protams) konferences tīmekļa vietnes un emuāra vadīšanai,
• Google disks (agrāk Dokumenti) par aptaujas pēc konferences un visu citu sadarbības dokumentu nodošanu,
• Eventbrite.com biļešu iegādei,
• Sched.org par konferences grafiku un lietotni,
• MagCloud.com žurnāla drukāšanai,
• Slideshare.net slaidu mitināšanai,
• YouTube.com un Galvenais spēlētājs video mitināšanai,
• VisableTweets.com lai parādītu twitter aktivitātes reālā laikā pasākuma laikā, un
• TheEventHelper.com notikumu apdrošināšanai.

Finanses #FinCon12

Tāpat kā pagājušajā gadā, es atvilkšu finanšu priekškaru, lai parādītu, kas nepieciešams veiksmīgas konferences rīkošanai. Šeit ir finanses (daži aprēķinātie izdevumi):

Lieta	Summa (2012)	Iepriekšējais gads (2011)
Biļetes (400 dalībnieki)	42,874.75	25,000.00
Sponsorēšana (20 sponsori)	149,170.50	64,000.00
Kopējie ieņēmumi	$192,045.25	89,000.00
Viesnīcas ēdiens	67,500.00	37,000.00
A/V	25,700.00	14,000.00
Personāls (samaksa, ceļojumi, ēdināšana utt.)	20,750.00	10,000.00
Skaļruņi (ceļojumi utt.)	6,900.00	3,000.00
Žurnāls	6,500.00	0.00
Totes, nozīmītes, reklāmas materiāli	4,500.00	1,500.00
Sociālie pasākumi	4,250.00	1,200.00
Krekli	4,050.00	2,000.00
Skatuve un norādes	3,700.00	1,000.00
Sabiedriskās attiecības un veicināšana	2,900.00	0.00
Eventbrite un PayPal maksas	2,825.00	2,000.00
Dažādi Ceļošana, ēdināšana, piegāde utt	2,500.00	0.00
Sabiedriskais darbs	2,180.00	5,000.00
Grāmatvedība	500.00	0.00
Programmatūra un dati	885.00	0.00
Apdrošināšana	340.00	200.00
Drošība	320.00	0.00
Kopējās izmaksas	$156,300.00	77,900.00
Kopējā peļņa	$35,745.25	$11,100.00

Par šo peļņu es varētu daudz ko teikt. Es tikai teikšu, ka esmu priecīgs par to, bet tas, iespējams, ir lielākais, ko es jebkad esmu darījis šajā konferencē. Citas priekšrocības ir pārāk vērtīgas, lai es varētu uztraukties, cenšoties panākt finansiālu panākumu. Šī nauda tiks iekļauta #FinCon13 budžetā un ļaus nākamgad paveikt daudz vairāk.

Ko tālāk?

Nu, es joprojām analizēju šī gada pēckonferences aptaujas rezultātus. Kad esmu to pabeidzis un nosūtījis visus pateicības vārdus un maksājumus, es sākšu #FinCon13 iestatīšanas procesu. Šogad man noteikti ir pilnas rokas. Latiņa ir uzlikta augstā līmenī, un, lai šī kopiena atkal parādītos, man būs jāseko viņu piemēram un jāsniedz viņiem vairāk par mazāk.

Divas lietas, kas man dod pārliecību, ir tas, ka es jūtu, ka zinu grupas vajadzības, un man ir vienkārši mērķi: palīdzēt dalībniekiem sazināties un mācīties. Ja es to darīšu, es domāju, ka man viss būs kārtībā.

Ir kāds jautājums par to, kā es vadīju konferenci? Ugunsgrēks komentāros zemāk.

Visi attēli ar pieklājību X paaudzes finanses. Attēli, kas atrodas FinCon grupa vietnē Flickr.com.