Kaip apskaičiuoti darbo užmokestį jūsų smulkiajam verslui [The Ultimate Guide]

Hkai jūsų verslas išaugo tiek, kad laikas samdyti pagalbą? Viena vertus, tai puiki žinia. Tačiau, kita vertus, smulkaus verslo savininkų darbo užmokesčio apskaičiavimas dar labiau supaprastina jūsų verslo valdymą.

Dauguma smulkaus verslo savininkų neturi žmogiškųjų išteklių, apskaitos ar buhalterijos išsilavinimo. Taigi, kaip galite sukurti darbo užmokesčio sistemą, kuri išliktų geroje IRS pusėje, neeikvodami per daug jūsų brangaus laiko?

Jei turite W-2 darbuotojų, turėsite mokėti atlyginimus. Kartu su atlyginimo mokėjimu turėsite sumokėti darbuotojo kompensaciją ir nedarbo draudimą. Jūs taip pat būsite atsakingas už pusės jų socialinio draudimo ir medicininės priežiūros mokesčių mokėjimą. Turėsite apskaičiuoti jų išskaičiuojamą pajamų mokestį ir laiku pateikti mokesčius bei pateikti ataskaitas vyriausybei. Visa tai galite padaryti naudodamiesi darbo užmokesčio apskaitos programine įranga arba visų paslaugų atlyginimų apskaitos teikėju.

Kas yra darbo užmokestis?

Sąvoka „darbo užmokestis“ gali reikšti daug dalykų. Tačiau bendriausia prasme darbo užmokestis yra procesas, kurio metu įmonė apskaičiuoja ir siunčia atlyginimą savo darbuotojams.

Įmonės darbo užmokesčio apskaičiavimo sistema apims mechanizmus, naudojamus darbuotojų valandoms ir laisvalaikiui, metodui ir tvarkaraščiui sekti kokie mokėjimai pervedami, ir įrankiai, naudojami apskaičiuojant darbuotojo išskaičiuojamus mokesčius ir siunčiamus į IRS konkrečių terminai.

Reikalavimai darbo užmokesčiui

Turėti W-2 darbuotojus reiškia mokėti darbo užmokestį. Jei turite valandinius darbuotojus, jie pateiks savo valandas kiekvienam apmokėjimo laikotarpiui ir jūs privalote tai padaryti mokėkite juos pagal anksčiau nustatytą grafiką – paprastai kas savaitę, kas dvi savaites arba kas pusę mėnesio.

Apskaičiuojant darbo užmokestį, reikia nustatyti darbuotojų bruto darbo užmokestį, tada išskaičiuoti pajamas, socialinio draudimo ir medicinos mokesčius.

Tuomet išskaičiuotus mokesčius reikia pateikti vyriausybei pagal nustatytą grafiką. Daugumai smulkaus verslo to reikės kas mėnesį. Tačiau didelėms įmonėms to gali prireikti kas savaitę.

Taip pat reikalingos ketvirčio ataskaitos. Turite pateikti a 941 forma kiekvieną ketvirtį. Šioje formoje federalinei vyriausybei nurodoma, kiek darbo užmokesčio sumokėjote, taip pat kiek pajamų mokesčio išskaičiavote ir pateikėte. Taip pat reikės valstybinių dokumentų, todėl dar kartą patikrinkite jų formas ir datas savo valstijoje.

Taip pat turėsite siųsti metines ataskaitas. Turėsite apdoroti W-2 savo darbuotojams ir vyriausybei. Taip pat turite atsiųsti a 940 forma federalinei vyriausybei dėl federalinių nedarbo mokesčių – ir jums gali tekti tai daryti dažniau, atsižvelgiant į jūsų darbo užmokesčio sumą per metus.

Kokia yra personalo kaina?

Darbuotojų kaina yra daugiau nei tik jų atlyginimas. Turėsite papildomų išlaidų, tokių kaip papildomi mokesčiai, draudimas ir darbo užmokesčio apskaitos paslauga.

Mokesčiai

Kai samdote ką nors dirbti pas jus, 15,3% jo darbo užmokesčio sumokama kaip darbo užmokesčio fondo mokestis. Tai sudaro 12,4 % socialinei apsaugai ir 2,9 % Medicare.

Rangovai visą šią sumą sumoka patys. Tačiau darbuotojai moka tik pusę, o kitą pusę privalo sumokėti jų darbdavys. Todėl, kai mokate savo darbuotojams atlyginimą, jūsų išlaidos iš tikrųjų yra 7,65% didesnės.

Pavyzdžiui, jei jūsų darbuotojas uždirba 1000 USD per savaitę. Jūsų faktinės išlaidos yra 1 076,50 USD per savaitę.

Draudimas

Jūs privalote turėti ir nedarbo, ir darbuotojo kompensacijos draudimą.

Nedarbo draudimas mokamas valstybei, o iš darbo atleistiems darbuotojams suteikiamos pašalpos. Jūsų įkainiai bus nustatyti pagal jūsų rizikos lygį. Jei dirbate pramonėje, kurioje daug darbuotojų atleidžiama, pavyzdžiui, kraštovaizdžio ar kitose sezoninėse pramonės šakose, jūsų įkainiai bus didesni nei pramonėje, kurioje paprastai nėra daug atleidimų. Jūsų įkainiai taip pat priklausys nuo to, kiek mokate darbo užmokesčio. Kuo daugiau darbo užmokesčio turite, tuo didesnės jūsų išlaidos.

Galite kiek įmanoma sumažinti savo asmeninius tarifus, vengdami atleisti iš darbo ir kovodami su neteisėtais reikalavimais. Kartais nepatenkinti darbuotojai po to, kai jie buvo atleisti, bandys kreiptis dėl bedarbystės. Neleiskite to. Kiekvienas, pateikęs sėkmingą ieškinį jūsų įmonei, padidins jūsų tarifus. Jei jie neturi teisės į pašalpas, darykite viską, kad jie nebūtų įtraukti į draudimo polisą.

Darbuotojų kompensacijų draudimas mokamas draudimo bendrovei (arba kartais valstybei) ir apima darbuotojus, jei jie nukentėjo darbe. Vėlgi, jūsų įkainiai nustatomi atsižvelgiant į jūsų rizikos lygį. Kuo pavojingesnė jūsų pramonė, tuo aukštesni bus jūsų tarifai. Kaip ir su nedarbo draudimu, jūsų asmeniniai tarifai taip pat bus pagrįsti jūsų turimo darbo užmokesčio suma.

Galite sumažinti įkainius, vykdydami saugos priemones, reikalingas jūsų darbui. Akivaizdu, kad nenorite, kad jūsų darbuotojai būtų sužeisti, kad ir kas nutiktų... tačiau sumažinti darbuotojų atlyginimų tarifus yra papildoma nauda.

Jūsų darbuotojas nepadengia šių išlaidų. Nedarbo ir darbuotojo kompensaciją 100% moka darbdavys.

Susijęs:Supraskite savo smulkaus verslo draudimo poreikius naudodami Coverwallet

Darbo užmokesčio apskaičiavimo paslauga

Yra daug skaičiavimų, kurie patenka į darbo užmokestį. Tai ne tik valandinis įkainis ir dirbtų valandų skaičius. Dėl to norėsite, kad tam tikra darbo užmokesčio tarnyba atliktų šią matematiką. Darbo užmokesčio apskaitos tarnyba ne tik apskaičiuos darbuotojo pajamų mokesčio išskaičiuojamą sumą, bet ir apskaičiuokite savo (ir jūsų) socialinio draudimo ir medicininės priežiūros mokesčius, taip pat nedarbo draudimą išlaidas.

Jei jūsų darbuotojo kompensavimo politika yra nustatyta valstybėje, ji taip pat apskaičiuos tai. Jei jūsų darbuotojo kompensavimo politika taikoma privačiai įmonei, greičiausiai su jais bendrausite tiesiogiai ir šios išlaidos nebus skaičiuojamos per jūsų darbo užmokesčio apskaitos paslaugą.

Susijęs:Geriausia apskaitos programinė įranga smulkiam verslui

Kaip pirmą kartą nustatyti darbo užmokestį?

Yra keletas dokumentų, kuriuos turėsite surinkti, kad galėtumėte pradėti savo darbo užmokesčio sistemą. Taip pat turėsite pagalvoti apie įrašų saugojimo politiką ir mokėjimo dažnumą.

Kokių darbo užmokesčio dokumentų man reikia?

Norint nustatyti smulkaus verslo savininkų darbo užmokestį, jie turi tai padaryti kreiptis dėl darbdavio identifikavimo numerio (EIN) su IRS. EIN galite gauti nemokamai ir tai neturėtų užtrukti ilgiau nei 5 minutes. Kai kuriose valstijose taip pat gali tekti kreiptis dėl valstybinio EIN.

Jei turite LLC arba korporaciją, jau turite EIN.

Kalbant apie jūsų darbuotojus, kiekvienas iš jų turės užpildykite W-4. Tai svarbu, nes jame nurodoma, kiek mokesčių turėtumėte išskaičiuoti savo darbuotojo vardu nuo kiekvieno atlyginimo. Kiekvienas darbuotojas taip pat turės užpildykite I-9 formą kad patikrintų jų tapatybę.

Jums taip pat reikės bent nedarbo draudimo tarifų ir galbūt jūsų darbuotojo atlyginimo tarifų.

Galiausiai turėsite sukurti sistemą, kad galėtumėte stebėti savo darbuotojų valandas. Techniškai tai gali būti taip paprasta, kaip prisijungimo lapas. Laiko kortelių sistema yra populiari daugelyje mažų įmonių. Tačiau jei dirbate nuotoliniu būdu, geriausiai gali veikti kompiuterinė arba telefoninė sekimo sistema.

Kokia turėtų būti mano darbo užmokesčio įrašų saugojimo politika?

Sąžiningo darbo standartų įstatymas (FLSA) reikalauja, kad darbdaviai bent trejus metus saugotų kelis su darbo užmokesčiu susijusius dokumentus. Tie dokumentai yra:

• Visas darbuotojo vardas ir pavardė ir socialinio draudimo numeris
• Adresas (įskaitant pašto kodą)
• Gimimo data (jei jaunesnė nei 19 metų)
• Lytis ir profesija
• Įdarbinimo datos
• Laikas ir savaitės diena, kada prasideda darbuotojo darbo savaitė
• Dirbo valandos kiekvieną dieną
• Iš viso dirbtų valandų kiekvieną darbo savaitę
• Pagal tai, kokiu pagrindu darbuotojui mokamas darbo užmokestis
• Reguliarus valandinis atlygis
• Bendras dienos arba savaitės tiesioginis uždarbis
• Bendras viršvalandžių uždarbis per darbo savaitę
• Visi darbuotojo darbo užmokesčio priedai arba atskaitymai iš jo
• Visas atlyginimas, mokamas kiekvieną mokėjimo laikotarpį
• Mokėjimo data ir mokėjimo laikotarpis, už kurį mokama

Norėdami gauti daugiau informacijos apie įrašų saugojimo reikalavimus, peržiūrėkite šį Darbo departamento informacinį lapelį.

Kokį darbo užmokesčio skaičiavimo dažnumą turėčiau pasirinkti?

Kaip dažnai mokėsite savo darbuotojams? Mokėdami juos kas savaitę užtikrinsite, kad nesusidursite su atitikties problemomis, tačiau tai taip pat reikalauja daug darbo. Jei norite mokėti rečiau nei kiekvieną savaitę, pasitarkite su Valstybės darbo departamentu, kad sužinotumėte savo valstijos minimalų mokėjimo dažnumą.

Jei jums bus leista pasirinkti pusmėnesio arba dviejų savaičių darbo užmokesčio grafikus, bet kuri parinktis sukels jums mažiau galvos skausmo nei kassavaitinio mokėjimo dažnumas. Tačiau kiekvienas iš jų turi keletą privalumų ir trūkumų, kaip aprašyta toliau.

Kas savaitę

Taikant savaitinį darbo užmokesčio grafiką, jūsų darbuotojams atlyginimas yra mokamas kiekvieną savaitę tą pačią dieną. Įprastas tvarkaraštis bus toks: jie pateikia savo valandas penktadienio dienos pabaigoje už tą savaitę dirbtas valandas. Tada turėsite keletą dienų apdoroti darbo užmokestį, o čekį jie gaus kitą penktadienį.

Toks mokėjimo grafikas būdingas mažiau apmokamiems darbuotojams.

Šio grafiko pranašumas yra tas, kad darbuotojai gauna atlyginimą dažniau. Tai gali padėti jiems lengviau valdyti savo pinigų srautus.

Neigiama yra tai, kad turėsite tvarkyti darbo užmokestį kiekvieną savaitę, nesvarbu. Net jei atostogaujate ar sergate, jūs vis tiek turėsite šią atsakomybę arba jūsų darbuotojai negaus atlyginimo.

Kas pusmetį

Naudodami pusmėnesio darbo užmokesčio grafiką, mokate darbuotojams tomis pačiomis kiekvieno mėnesio kalendorinėmis dienomis, pavyzdžiui, 1 ir 15 dienomis. Smulkaus verslo savininkų darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarkaraštis kas mėnesį gali padėti lengviau planuoti kitas išlaidas pagal darbo užmokesčio skaičiavimo datas.

Šis grafikas geriausiai tinka darbuotojams, kuriems mokamas atlyginimas, o ne valandinis.

Tačiau yra ir neigiamų pusių mėnesio darbo užmokesčio tvarkaraštis. Pirmoji problema yra ta, kad atlyginimai nebus visiškai vienodi. Per pirmąjį darbo užmokesčio laikotarpį dirbtų dienų ir valandų skaičius gali būti šiek tiek didesnis arba mažesnis nei antrąjį.

Antrasis pusmėnesio grafiko trūkumas yra tas, kad atlyginimo diena kiekvieną mėnesį kris skirtingomis savaitės dienomis. Viena darbo užmokesčio diena gali būti antradienis, kitas penktadienis ir pirmadienis. Iš darbdavio pusės tai gali apsunkinti nuoseklaus darbo užmokesčio apskaitos tvarkymo laiko planavimą. O iš darbuotojo pusės, jei atlyginimo diena patenka į savaitgalį ar šventinę dieną, tai gali sukelti mokėjimo vėlavimą.

Kas dvi savaites

Taikant dviejų savaičių darbo užmokesčio struktūrą, darbuotojams tiesiog mokama kas dvi savaites. Darbdaviui tai padeda nustatyti pasikartojančius darbo užmokesčio apskaičiavimo procesus. Ir darbuotojas gali tikėtis, kad atlyginimas į banko sąskaitą pateks kas antrą ketvirtadienį, penktadienį ar bet kurią kitą dieną.

Vienintelis dviejų savaičių darbo užmokesčio apskaičiavimo trūkumas yra tas, kad kai kuriais mėnesiais savo darbuotojams reikės mokėti tris, o ne du. Ir iš apskaitos perspektyvos jūsų darbo užmokesčio išlaidos tą mėnesį bus didesnės nei kitų.

Skirtumas tarp darbuotojų ir samdomų darbuotojų

Kadangi kalbame apie smulkaus verslo savininkų darbo užmokestį, svarbu pagalvoti, ar jums net reikia nustatyti darbo užmokesčio apskaitą. Jei dirbate tik su laisvai samdomais rangovais, to nedarote. Kaip sužinoti, ar pas jus dirbantys žmonės yra samdomi darbuotojai? Pasak IRS, viskas priklauso nuo darbuotojo nepriklausomumo laipsnio.

Ar darbuotojas pats nustato savo darbo valandas ir ar parūpina savo įrankius bei reikmenis? Jei taip, jie gali būti laikomi nepriklausomu rangovu. Be to, nepriklausomi rangovai dažniausiai yra labiau projektiniai. Jei kas nors kasdien už jus atlieka daugybę užduočių, yra didelė tikimybė, kad IRS gali laikyti juos darbuotoju.

Norėdami sužinoti daugiau apie veiksnius, lemiančius W-4 darbuotojo arba W-9 rangovo statusą, perskaitykite IRS gaires.

Ar turite W-4 darbuotojų?

Jei taip, toliau skaitykite šį smulkaus verslo savininkų darbo užmokesčio apskaitos vadovą. Tu valios reikia sukurti darbo užmokesčio sistemą ir būtinai laikytis visų IRS gairių dėl darbo užmokesčio dažnumo, įrašų saugojimo ir mokesčių išskaičiavimo.

Ar turite W-9 samdomų darbuotojų?

Jums nereikia mokėti darbo užmokesčio, jei dirbate tik su W-9 darbuotojais. Vietoj to, jūs mokate jiems bet kokiomis priemonėmis ir dažnumu, dėl kurių abu sutinkate. Ir jums nereikia jaudintis dėl mokesčių išskaičiavimo. Tačiau rangovas turės užpildyti savo W-9. Ir jei per metus sumokėsite rangovams daugiau nei 600 USD, metų pabaigoje turėsite atsiųsti jiems 1099-MISC.

Kaip turėčiau tvarkyti savo smulkaus verslo darbo užmokestį?

Yra du pagrindiniai smulkaus verslo atlyginimų tvarkymo būdai: paslauga arba programinė įranga. Pagrindinis skirtumas tarp šių dviejų paslaugų yra tas, kad paslauga perves mokesčius ir pateiks formas vyriausybei pagal teisingą tvarkaraštį.

Čia pateikiami kiekvieno privalumai ir trūkumai.

Ar turėčiau apmokėti darbo užmokestį su paslauga?

Nors tai yra brangesnis iš dviejų variantų, didžioji šios parinkties dalis yra ta, kad jūsų darbo užmokesčio galvos skausmas sumažėja iki nulio. Pateiksite informaciją apie darbuotojus, pvz., atlyginimus ir W-4 informaciją, ir darbo užmokesčio grafiką, o paslaugų teikėjas ją paims iš ten.

Vis tiek turėsite eiti į paslaugą kiekvieną mokėjimo laikotarpį ir „apdoroti“ darbo užmokestį. Tačiau tai dažnai būna keli paspaudimai ir neturėtų užtrukti ilgiau nei kelias minutes. Valandiniams darbuotojams turėsite įvesti valandas kiekvienam darbo užmokesčiui.

Iš ten paslaugų teikėjas užtikrina, kad darbo užmokestis būtų apdorojamas laiku, o visos mokesčių deklaracijos ir ataskaitos būtų siunčiamos pagal teisingus grafikus. Jie taip pat pasirūpins bet kokiomis IRS problemomis, kurios gali kilti.

Jie dažnai turi sistemas, skirtas stebėti tokius dalykus kaip laiko stebėjimas, atostogų laiko kaupimas ir naudojimas, 401 (k) įnašai ir kt.

Jei turite 10 ar daugiau darbuotojų, darbo užmokesčio apskaitos tarnybos samdymas gali būti geras žingsnis. Tačiau jei turite mažesnį verslą, visų paslaugų atlyginimo teikėjo gali būti šiek tiek daugiau nei jums reikia.

Ar turėčiau apmokėti darbo užmokestį su programine įranga?

Darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga atliks darbo užmokesčio skaičiavimus už jus. Jis apskaičiuos teisingus išskaitymus iš kiekvieno darbuotojo čekio ir stebės, kiek esate skolingi vyriausybei. Jūs esate atsakingi už faktinį išskaičiuotų mokesčių siuntimą ir teisingų formų pateikimą laiku.

Kai naudojate darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą, turėsite sumažinti savo čekius. Arba su kai kuriais darbo užmokesčio programinės įrangos tiekėjais, pvz Kvadratinis darbo užmokestis, netgi galite nustatyti tiesioginį indėlį.

Susijęs:Kaip aš naudoju QSEHRA, kad išskaičiuočiau savo darbuotojų sveikatos priežiūros išmokas

Kokios yra mano smulkiojo verslo darbo užmokesčio programinės įrangos parinktys?

Nesvarbu, ar anksčiau mokėjote darbo užmokestį, ar ne, norite pasirinkti programinę įrangą su įrankiais ir ištekliais, kad užtikrintumėte savo komandai mokėjimą, o tai palengvins jūsų, kaip smulkaus verslo savininko, gyvenimą!

Greita „Google“ paieška parodys dešimtis pajėgių darbo užmokesčio programinės įrangos įmonių. Kai kurios populiarios parinktys yra „Square“, „QuickBooks“, „Gusto“, „Wave Payroll“, „SurePayroll“ ir „Patriot Software Payroll“.

Kiekvienas turi savo funkcijų rinkinį, bet tik Kvadratas leidžia pradėti už 5 USD, jei turite tik keletą rangovų. „Square“ taip pat yra vienintelė programinė įranga, teikianti visą įrankių ekosistemą, padedančią valdyti verslą.

Be to, jei jau naudojate „Square“ mokėjimams apdoroti, tuo nesunku pasinaudoti jų darbo užmokesčio apskaitos paslauga.

Esmė

Smulkaus verslo savininkų darbo užmokestis iš pradžių gali atrodyti bauginantis. Tačiau naudodami tinkamus įrankius galite greitai sukurti ir paleisti patikimą darbo užmokesčio sistemą. Norėdami gauti daugiau idėjų ir patarimų, kaip organizuoti savo smulkaus verslo finansus, būtinai perskaitykite Pagrindiniai finansiniai pradinės įmonės kūrimo ramsčiai.