중소기업을 위한 급여 지급 방법 [최종 가이드]

시간귀하의 비즈니스가 도움을 고용해야 할 정도로 성장했습니까? 한편으로는 좋은 소식입니다. 그러나 반면에 중소기업 소유자의 급여는 비즈니스 운영 활동에 또 다른 복잡성을 추가합니다.

대부분의 중소기업 소유자는 HR, 회계 또는 장부에 대한 배경 지식이 없습니다. 그렇다면 귀중한 시간을 너무 많이 소비하지 않고 IRS의 좋은 편을 유지하는 급여 시스템을 어떻게 설정할 수 있습니까?

W-2 직원이 있다는 것은 급여를 지불해야 한다는 것을 의미합니다. 급여 지급과 함께 근로자 재해 보상 및 실업 보험도 제공해야 합니다. 또한 귀하는 사회보장세와 메디케어 세금의 절반을 납부할 책임이 있습니다. 귀하는 소득세 원천징수액을 계산하고 세금을 제출하고 기한 내에 정부에 보고서를 제출해야 합니다. 급여 소프트웨어 또는 전체 서비스 급여 제공업체를 통해 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다.

급여란 무엇입니까?

"급여"라는 용어는 많은 것을 의미할 수 있습니다. 그러나 가장 일반적인 의미에서 급여는 회사가 급여를 계산하여 직원에게 보내는 프로세스입니다.

회사의 급여 시스템에는 직원의 시간과 휴가, 방법 및 시간표를 추적하는 데 사용되는 메커니즘이 포함됩니다. 송금되는 금액, 직원의 원천징수액을 계산하고 특정 IRS에 보내는 데 사용되는 도구 마감일.

급여 요구 사항

W-2 직원을 갖는다는 것은 급여를 지급한다는 것을 의미합니다. 시간제 직원이 있는 경우 각 급여 기간에 대한 근무 시간을 제출하고 귀하는 다음을 수행해야 합니다. 이전에 결정한 일정(일반적으로 매주, 격주 또는 반달 단위)에 따라 비용을 지불합니다.

급여를 계산한다는 것은 직원의 총 임금을 결정한 다음 소득, 사회 보장 및 메디케어 세금을 원천징수하는 것을 의미합니다.

원천징수된 세금은 정해진 일정에 따라 정부에 제출되어야 합니다. 대부분의 소규모 기업의 경우 이는 매월 필요합니다. 그러나 대규모 기업의 경우 이 작업이 매주 필요할 수 있습니다.

분기별 보고서도 필요합니다. 귀하는 반드시 941형 매 분기. 이 양식은 귀하가 지불한 급여 금액과 원천징수 및 제출한 소득세 금액을 연방 정부에 알려줍니다. 주정부 서류 제출도 필요하므로 해당 주에 해당 양식과 날짜를 다시 확인하세요.

또한 연례 보고서를 보내야 합니다. 직원과 정부를 위해 W-2를 처리해야 합니다. 또한 940형 연방 실업세를 연방 정부에 제출해야 하며, 해당 연도 동안의 급여 금액에 따라 더 자주 이 작업을 수행해야 할 수도 있습니다.

인건비는 얼마입니까?

직원을 고용하는 데 드는 비용은 임금 그 이상입니다. 추가 세금, 보험 및 급여 서비스와 같은 추가 비용이 발생합니다.

구실

귀하를 위해 일할 사람을 고용하면 급여의 15.3%가 급여세로 지불됩니다. 이는 사회보장 12.4%, 메디케어 2.9%로 구성됩니다.

계약자는 이 전체 금액을 스스로 지불합니다. 그러나 직원은 절반만 지불하고 고용주는 나머지 절반을 지불해야 합니다. 따라서 직원에게 임금을 지급할 때 비용은 실제로 7.65% 더 높습니다.

예를 들어 직원이 주당 $1,000를 번다고 가정해 보겠습니다. 실제 비용은 주당 $1,076.50입니다.

보험

실업보험과 산재보험을 모두 가입해야 합니다.

실업 보험은 주정부에 지급되며 해고된 근로자에게 혜택을 제공합니다. 귀하의 위험 수준에 따라 요율이 설정됩니다. 조경이나 기타 계절 산업과 같이 해고율이 높은 산업에서 일하는 경우 일반적으로 해고율이 높지 않은 산업보다 해고율이 더 높을 것입니다. 귀하의 요율은 귀하가 지불하는 급여 금액에 따라 결정됩니다. 급여가 많을수록 비용도 높아집니다.

정리해고를 피하고 부당한 청구에 맞서 싸우면 개인 요율을 최대한 낮출 수 있습니다. 때로는 불만을 품은 직원이 해고된 후 실업 수당을 신청하려고 할 수도 있습니다. 이것을 허용하지 마십시오. 귀하의 회사를 상대로 성공적인 청구를 하는 모든 사람은 귀하의 요율을 인상할 것입니다. 혜택을 받을 자격이 없는 경우 귀하의 보험에서 제외되도록 최선을 다하십시오.

산재보험은 보험회사(때때로 주정부)에 지급되며 직원이 업무 중 부상을 당한 경우 이를 보장합니다. 다시 말하지만, 귀하의 위험 수준에 따라 요금이 설정됩니다. 귀하의 산업이 더 위험할수록 귀하의 요율은 더 높아질 것입니다. 실업 보험과 마찬가지로 개인 요율도 급여 금액에 따라 결정됩니다.

귀하의 작업 유형에 필요한 안전 예방 조치를 시행함으로써 요금을 낮출 수 있습니다. 분명히, 무슨 일이 있어도 직원이 부상당하는 것을 원하지는 않을 것입니다. 그러나 직원의 보상률을 낮게 유지하는 것은 추가적인 이점입니다.

귀하의 직원은 이러한 비용을 전혀 부담하지 않습니다. 실업수당과 산재보험은 모두 고용주가 100% 지급합니다.

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급여 서비스

급여에는 많은 계산이 들어갑니다. 단순히 시급 x 근무 시간이 아닙니다. 그렇기 때문에 이 계산을 수행하려면 일종의 급여 서비스가 필요합니다. 급여 서비스는 직원의 소득세 원천징수를 계산할 뿐만 아니라 그들의 (및 귀하의) 사회 보장 및 메디 케어 세금과 실업 보험을 계산합니다. 소송 비용.

귀하의 근로자 보상 정책이 주정부와 관련된 경우에도 해당 정책이 계산됩니다. 근로자 보상 정책이 민간 회사와 관련된 경우 해당 회사와 직접 거래할 가능성이 높으며 이 비용은 급여 서비스를 통해 계산되지 않습니다.

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처음으로 급여를 어떻게 설정합니까?

급여 시스템을 시작하기 전에 수집해야 할 몇 가지 문서가 있습니다. 또한 기록 보존 정책과 지불 빈도에 대해서도 생각해 보아야 합니다.

어떤 급여 문서가 필요합니까?

중소기업 소유자를 위한 급여 설정에는 다음이 필요합니다. IRS에 고용주 식별 번호(EIN)를 신청하세요. EIN을 받는 것은 무료이며 5분 이상 걸리지 않습니다. 일부 주에서는 주 EIN을 신청해야 할 수도 있습니다.

LLC 또는 Corporation이 있는 경우 이미 EIN을 보유하고 있는 것입니다.

직원들 각자가 해야 할 일은 다음과 같습니다. W-4를 작성하세요. 이는 직원을 대신하여 각 급여에서 얼마나 많은 세금을 원천징수해야 하는지 알려주기 때문에 중요합니다. 각 직원은 또한 다음을 수행해야 합니다. I-9 양식을 작성하세요 그들의 신원을 확인하기 위해.

또한 최소한 실업 보험 요율과 근로자 보상 요율이 필요할 수도 있습니다.

마지막으로 직원 근무 시간을 추적할 수 있는 시스템을 만들어야 합니다. 기술적으로 이것은 로그인 시트만큼 간단할 수 있습니다. 타임 카드 시스템은 많은 중소기업에서 인기가 있습니다. 그러나 원격 인력이 있는 경우 컴퓨터 기반 또는 전화 기반 추적 시스템이 가장 효과적일 수 있습니다.

급여 기록 보존 정책은 무엇이어야 합니까?

공정근로기준법(FLSA)은 고용주가 최소 3년 동안 여러 급여 관련 문서를 보관하도록 규정하고 있습니다. 해당 문서는 다음과 같습니다.

• 직원의 이름과 사회보장번호
• 주소(우편번호 포함)
• 생년월일(19세 미만인 경우)
• 성별과 직업
• 근무 기간
• 직원의 근무일이 시작되는 시간과 요일
• 매일 근무 시간
• 매주 근무한 총 시간
• 직원의 임금 지급 기준
• 정규 시급
• 총 일일 또는 주간 연속 수입
• 해당 주에 대한 총 초과 근무 수당
• 직원의 임금에 대한 모든 추가 또는 공제
• 급여기간별 지급된 급여총액
• 지급일 및 지급기간

기록 보존 요구 사항에 대한 자세한 내용은 노동부에서 제공하는 이 사실 자료를 확인하세요..

어떤 급여 빈도를 선택해야 합니까?

직원들에게 얼마나 자주 급여를 지급할 예정입니까? 매주 비용을 지불하면 규정 준수 문제가 발생하지 않지만 가장 노동 집약적이기도 합니다. 매주보다 적은 빈도로 지불하려면 주 노동부에 문의하여 해당 주의 최소 지불 빈도를 찾으십시오.

반월 또는 격주 급여 일정을 선택할 수 있는 경우 어느 옵션이든 주간 지불 빈도보다 골치 아픈 일이 적습니다. 그러나 아래에 설명된 대로 각각에는 몇 가지 장단점이 있습니다.

주간

주간 급여 일정을 사용하면 직원은 매주 같은 날 급여를 받습니다. 일반적인 일정은 다음과 같습니다. 금요일 하루가 끝날 때 그 주에 근무한 시간을 제출합니다. 그런 다음 급여를 처리하는 데 며칠이 걸리고 다음 금요일에 수표를 받게 됩니다.

이 지불 일정은 저임금 근로자에게 일반적입니다.

이 일정의 이점은 직원이 더 자주 급여를 받는다는 것입니다. 이를 통해 현금 흐름을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

단점은 무슨 일이 있어도 매주 급여를 처리해야 한다는 것입니다. 휴가 중이거나 아프더라도 여전히 책임을 져야 하며 그렇지 않으면 직원이 급여를 받지 못합니다.

월 이회 간행물

반월 급여 일정을 사용하면 매월 동일한 이틀(예: 1일과 15일)에 직원에게 급여를 지급합니다. 소기업 소유자를 위한 급여의 경우 반월 일정을 사용하면 급여 날짜에 맞춰 기타 비용을 더 쉽게 계획할 수 있습니다.

이 일정은 시간당보다는 급여를 받는 직원에게 가장 적합합니다.

그러나 반월 급여 일정에는 단점이 있습니다. 첫 번째 문제는 급여가 정확히 동일하지 않다는 것입니다. 첫 번째 급여 기간 동안의 근무 일수와 시간은 두 번째 급여 기간보다 약간 높거나 낮을 수 있습니다.

반월 단위 일정의 두 번째 단점은 월급날이 매달 일주일 내내 다른 날에 해당한다는 것입니다. 급여일은 화요일, 다음 금요일, 다음 월요일이 될 수 있습니다. 고용주 측에서는 이로 인해 급여 처리를 위한 일관된 시간을 예약하는 것이 어려울 수 있습니다. 그리고 직원 입장에서는 급여일이 주말이나 공휴일인 경우 지급이 지연될 수 있습니다.

격주 간행물

격주 급여 구조를 통해 직원은 2주마다 급여를 받습니다. 고용주의 경우 이는 반복 급여 프로세스를 설정하는 데 도움이 됩니다. 그리고 직원의 경우 격주로 목요일, 금요일 또는 귀하가 지정한 날에 은행 계좌에 급여가 입금되도록 할 수 있습니다.

격주 급여의 유일한 단점은 직원에게 두 번이 아닌 세 번 지급해야 하는 달이 있다는 것입니다. 그리고 회계 관점에서 볼 때 이로 인해 해당 달의 급여 비용이 다른 달보다 높아질 것입니다.

직원과 계약직 근로자의 차이점

중소기업 소유자의 급여에 대해 이야기하고 있으므로 급여를 설정해야 하는지 여부를 고려하는 것이 중요합니다. 프리랜서 계약자와만 일한다면 그렇지 않습니다. 당신을 위해 일하는 사람들이 직원인지 계약직인지 어떻게 알 수 있나요? IRS에 따르면 이는 근로자의 독립성 정도에 달려 있습니다.

직원이 자신의 시간을 설정하고 도구와 소모품을 직접 제공합니까? 그렇다면 독립 계약자로 간주될 수 있습니다. 또한 독립 계약자는 프로젝트 기반인 경향이 있습니다. 누군가가 매일 당신을 위해 수많은 업무를 수행하게 한다면 IRS가 그 사람을 직원으로 간주할 가능성이 높습니다.

W-4 직원 또는 W-9 계약자 상태를 결정하는 요소에 대해 자세히 알아보려면, IRS 지침을 읽어보세요.

W-4 직원이 있습니까?

그렇다면 중소기업 소유자를 위한 급여에 대한 이 안내서를 계속 읽으십시오. 너 ~ 할 것이다 급여 시스템을 설정해야 하며 급여 빈도, 기록 보관 및 세금 원천징수에 대한 모든 IRS 지침을 준수해야 합니다.

W-9 계약 근로자가 있습니까?

W-9 계약 근로자만 있는 경우에는 급여를 지급할 필요가 없습니다. 대신, 두 사람 모두가 동의하는 수단과 빈도로 비용을 지불합니다. 그리고 세금 원천징수에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 그러나 계약자가 W-9를 작성해야 합니다. 그리고 계약자에게 연중 $600 이상을 지불하는 경우 연말에 1099-MISC를 보내야 합니다.

중소기업 급여를 어떻게 처리해야 합니까?

중소기업 급여를 처리하는 방법에는 서비스 또는 소프트웨어라는 두 가지 주요 방법이 있습니다. 두 서비스의 주요 차이점은 서비스가 올바른 일정에 따라 세금을 납부하고 정부에 양식을 제출한다는 것입니다.

각각의 장단점은 다음과 같습니다.

서비스를 통해 급여를 지급해야 합니까?

이 옵션은 둘 중 더 비싼 옵션이지만 이 옵션의 가장 큰 장점은 급여 문제가 0으로 줄어든다는 것입니다. 임금, W-4 정보, 급여 일정 등 직원 정보를 제공하면 서비스 제공업체가 해당 정보를 가져옵니다.

귀하는 여전히 각 급여 기간에 서비스에 들어가 급여를 "처리"해야 합니다. 하지만 이는 몇 번의 클릭만으로 이루어지며 몇 분 이상 걸리지 않습니다. 시간제 직원의 경우 급여 기간별로 근무 시간을 입력해야 합니다.

여기에서 서비스 제공업체는 급여가 제 시간에 처리되고 모든 세금 제출 및 보고서가 올바른 일정에 따라 전송되는지 확인합니다. 또한 발생할 수 있는 IRS 문제도 처리합니다.

그들은 종종 시간 추적, 휴가 시간의 발생 및 사용, 401(k) 기여 등과 같은 사항을 추적하는 시스템을 갖추고 있습니다.

직원이 10명 이상인 경우 급여 서비스를 고용하는 것이 좋습니다. 그러나 소규모 기업의 경우 풀 서비스 급여 제공자가 필요한 것보다 조금 더 많을 수 있습니다.

소프트웨어로 급여를 지급해야 합니까?

급여 소프트웨어가 급여 계산을 대신해 드립니다. 각 직원의 수표에서 정확한 원천징수액을 계산하고 귀하가 정부에 납부해야 할 금액을 추적합니다. 실제로 원천징수액을 송금하고 정확한 양식을 제때에 제출할 책임은 귀하에게 있습니다.

급여 소프트웨어를 사용하는 경우 수표를 직접 잘라야 합니다. 또는 다음과 같은 일부 급여 소프트웨어 제공업체를 통해 정사각형 급여, 직접 입금을 설정할 수도 있습니다.

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내 중소기업 급여 소프트웨어 옵션은 무엇입니까?

이전에 급여를 지급한 적이 있는지 여부에 관계없이 팀에 자신 있게 급여를 지급할 수 있는 도구와 리소스가 포함된 소프트웨어를 선택하여 중소기업 소유자로서의 삶을 더 쉽게 만들어줄 것입니다!

빠른 Google 검색을 통해 수십 개의 유능한 급여 소프트웨어 회사를 찾을 수 있습니다. 인기 있는 옵션으로는 Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll 및 Patriot Software Payroll이 있습니다.

각각 고유한 기능 세트가 있지만 정사각형 계약자가 몇 명만 있으면 5달러에 시작할 수 있습니다. Square는 또한 비즈니스 관리에 도움이 되는 완전한 도구 생태계를 제공하는 유일한 소프트웨어입니다.

또한 결제 처리에 이미 Square를 사용하고 있다면 쉽게 활용할 수 있습니다. 그들의 급여 서비스.

결론

중소기업 소유자의 급여는 처음에는 무섭게 보일 수 있습니다. 그러나 적절한 도구를 사용하면 안정적인 급여 시스템을 즉시 구축하고 실행할 수 있습니다. 중소기업 재정 관리에 대한 더 많은 아이디어와 팁을 알아보려면 다음을 읽어보세요. 스타트업 구축의 주요 금융 요소.