의회 도서관처럼 재무 문서를 구성하는 방법

당신은 아마 내가 일을 단순하게 유지하는 것을 좋아한다는 것을 알고 있을 것입니다. 가능한 한 간단합니다.

나는 또한 무언가를 찾는 데 시간을 낭비하는 것만큼 나를 화나게 하는 것은 없기 때문에 물건을 꽤 정리하는 것을 좋아합니다. 시스템을 갖추지 못한 대가로 지불해야 하는 실질적인 비용입니다.

기억에 의존하여 물건이 어디에 있는지 기억할 수 없기 때문에 자주 필요하지 않은 물건의 경우 특히 그렇습니다. 재무 문서는 그 양동이에 완벽하게 맞습니다.

몇 년 동안 조정하고 재조정한 후, 나는 작동하는 문서를 위한 조직 시스템을 생각해 냈습니다. 또한 매우 간단합니다.

다음은 모든 종이에 대한 두 가지(물론, 기술적으로 세 가지) 규칙입니다.

1. 모든 것을 디지털화
2. 정부 발행, 공증, 개인 자산, 세금 또는 대출 관련 문서인 경우 원본을 보관하십시오.
3. (나머지 썰기)

목차

1. 처음으로 모든 것을 정리하는 방법
2. 모든 것을 디지털화
3. 다음 경우 원본을 파쇄하십시오.
4. 문서 보관

처음으로 모든 것을 정리하는 방법

처음부터 시작하는 경우 보관 전문가인 미국 의회 도서관이 작성한 이 기사를 읽어보시기 바랍니다. 나는 몇 가지를 염두에 두려고 노력한다. 미국 의회 도서관에서 사용하는 전략. 그들은 많은 것을 보관합니다. 모든 것처럼.

당신은 그들의 조언이 특정한 단계나 기술을 규정하지 않는다는 것을 알게 될 것입니다. 그래서 제가 잠시 내 접근 방식을 공유하지만 그들의 일반적인 접근 방식은 확고합니다. 기사의 이 아이디어는 순금입니다. 지금 당장 한 가지를 맛보고 싶은 유혹을 물리치십시오.” (특히 개인 아카이빙에서 수행하기가 매우 쉽습니다)

핵심 아이디어는 일련의 "덩어리"가 있는 하나의 단위로 문서를 공격하는 것입니다. 하나의 단위로 생각하면 덜 부담스럽습니다. 덩어리를 공격하면 며칠, 몇 주 또는 몇 달에 걸쳐 수행할 수 있는 관리 가능한 조각으로 나뉩니다.

정리를 시작했을 때 논리적인 "덩어리"를 폴더로 만들었습니다. 나는 모든 자동차 문서를 가져 와서 먼저 스캔하여 파일을 적절한 폴더에 넣었습니다. 보관할 필요가 없는 원본은 잘게 썰고 나머지는 상자에 보관했습니다. 그 다음 나는 다른 차를 했다.

다음 날 나는 우리의 기본 은행 계좌에 대한 은행 서류를 살펴보았습니다. 하루에 모든 문서를 작성할 필요도 없었고 그 정도의 시간을 할애할 생각도 없었지만 폴더 하나를 채우는 데 20~30분을 할애했습니다.

디지털화를 켜고 끄는 데 약 한 달이 걸렸지만 그 이후로는 유지 관리가 상당히 일상적입니다. 저는 분기마다 문서를 일괄 스캔합니다. 지금은 대부분의 것을 디지털 방식으로 가져오기 때문에 많은 문서에 해당하지 않습니다.

내 분류(또는 덩어리)가 귀하의 분류와 일치하지 않을 수 있습니다. 그것에 대해 생각하는 좋은 방법 중 하나는 조직하는 방법입니다. 비상시 바인더, 어쨌든 이러한 중요한 문서가 많이 포함됩니다.

모든 것을 디지털화

집에 들어오는 모든 중요한 종이는 디지털입니다. 가능하면 종이 없는 명세서에 가입합니다. 그러면 명세서를 스캔하는 작업을 하지 않고도 명세서를 직접 다운로드할 수 있기 때문입니다.

디지털화는 어려운 부분이 아니며 일련의 폴더로 구성하는 것이 어려운 부분입니다.

다음은 폴더 구조입니다.

• 비즈니스 문서
• 개인 문서.
  • 보관소
  • 개인 – 나
  • 개인 – 사랑스러운 아내
  • 개인 – 어린이 1
  • 개인 – 어린이 2
  • 자산 – 하우스
  • 자산 – 자동차 V
  • 자산 – 자동차 H
  • 재정적 인.
    • 계약
    • 은행업
    • 신용 거래
    • 재무설계사
    • 보험
    • 투자
    • 구실
  • 합법적 인

NS 파일 정리 사람이나 자산을 기반으로 한 다음 재정적, 법적 또는 기타 여부에 관계없이 해당 범주는 가족에게 공유됩니다. 세금을 내거나 투자를 관리할 수 있지만 가족 자산이므로 더 넓은 범주에 속합니다.

NS 개인 의료 기록과 같은 개인에 특정한 문서를 포함합니다.

아카이브는 폴더와 같이 더 이상 필요하지 않은 문서를 위한 포괄적인 기능입니다. 자산 – 자동차 C 도요타를 매각한 후 씨엘리카. 우리가 차를 산 지 몇 년이 지났기 때문에 필요한 경우 전체 폴더를 삭제할 수 있지만 저장 공간이 얼마나 저렴한지 감안할 때... 어, 왜 둘 다.

다음 경우 원본을 파쇄하십시오.

문서를 디지털화한다는 것은 몇 가지 예외를 제외하고는 원본이 더 이상 필요하지 않다는 것을 의미합니다. 나의 일반적인 규칙은 정부가 발행하고 공증을 받은 자산이 재산, 세금 또는 대출을 포함한다면 그대로 유지하는 것입니다. 다른 모든 것을 파쇄 할 수 있습니다.

종이가 많고 더 복잡한 규칙이 마음에 들면 다음과 같은 몇 가지 경험적 규칙이 있습니다. 어떤 물리적 종이를 파쇄하고 무엇을 보관해야 하는지(기억하십시오. 사례):

• SHRED 매월 받는 모든 것 – 은행 거래 명세서, 신용 카드 명세서, 공과금, 등. – 다음 것을 얻을 때
• KEEP Loan은 상환 후 1년 동안 문서(특히 확인서)를 보관합니다.
• 귀하가 제출한 후 7년 동안 세금 신고서 및 증빙 서류를 보관하십시오.
• 자산(자동차, 집 등)과 관련된 문서를 소유하는 동안 보관하십시오.
• KEEP 출생 및 사망 증명서, 결혼 증명서와 같은 정부 발행 문서 – 영구
• KEEP 교체하기 어렵다고 생각되는 모든 것.

문서 보관

집에서 좋은 안전한 장소를 찾아 화재 금고에 넣고 문서를 금고에 넣으십시오.

사무용품점에서 얻을 수 있는 금고는 아마도 자석으로 5초만에 깨짐, 보안을 위해 의존하지 마십시오. 방화용으로 사용하려면 벽에 있는 그림 뒤에 숨기는 것이 좋습니다. 🙂

디지털 사본의 경우를 대비하여 자동으로 두 곳에 백업하는 것이 좋습니다. 우리는 원격으로 백업되는 휴대용 하드 드라이브에 문서를 저장합니다.

로컬에 저장하고 싶지 않거나 여러 사람이 문서에 액세스할 수 있도록 하려면(휴대용 하드 드라이브는 적합하지 않음) Dropbox와 같은 것을 선택할 수 있습니다.

이렇게 하면 재무 문서가 얼마나 가볍고 통풍이 잘되는지 좋아할 것입니다. 🙂

재무 문서를 보존하고 정리하기 위한 전략은 무엇입니까? 저는 항상 프로세스를 개선하기 위해 노력하고 있으므로 귀하의 의견을 듣고 싶습니다.