איך לעשות שכר עבור העסק הקטן שלך [המדריך האולטימטיבי]

חכשהעסק שלך גדל עד שהגיע הזמן לשכור עזרה? מצד אחד, אלו חדשות נהדרות. אבל, מצד שני, שכר עבור בעלי עסקים קטנים מוסיף רובד נוסף של מורכבות לפעולת ניהול העסק שלך.

לרוב בעלי העסקים הקטנים אין רקע בתחום משאבי אנוש, חשבונאות או הנהלת חשבונות. אז איך אתה יכול להקים מערכת שכר שתשמור אותך על הצד הטוב של מס הכנסה מבלי לצרוך יותר מדי מזמנך היקר?

העובדה שיש עובדים ב-W-2 פירושו שתצטרך לבצע חשבות שכר. יחד עם תשלום המשכורת שלהם, תצטרך לספק פיצויי עובדים וביטוח אבטלה. אתה גם תהיה אחראי לתשלום מחצית ממסי הביטוח הלאומי והמדיקר שלהם. תצטרך לחשב את ניכויי מס ההכנסה שלהם ולהגיש את המסים ולהגיש דוחות לממשלה בזמן. אתה יכול לעשות את כל זה עם תוכנת שכר או ספק שכר בשירות מלא.

מה זה שכר?

המונח "שכר" יכול להיות הרבה דברים. אבל, במובנים הכלליים ביותר, שכר הוא התהליך שבו חברה מחשבת ושולחת שכר לעובדיה.

מערכת השכר של חברה תכלול את המנגנונים המשמשים למעקב אחר שעות וחופשות עובדים, השיטה ולוח הזמנים על ידי אילו תשלומים נשלחים, והכלים המשמשים לחישוב ניכוי מס במקור של עובד ושליחה ל-IRS על ידי הפרט מועדים.

דרישות שכר

להחזיק עובדים ב-W-2 פירושו לעשות שכר. אם יש לך עובדים לפי שעה, הם יגישו את השעות שלהם עבור כל תקופת שכר ואתה נדרש שלם אותם לפי לוח הזמנים שקבעת בעבר - בדרך כלל שבועי, דו שבועי או חצי חודשי.

חישוב שכר פירושו קביעת שכר ברוטו של העובדים, ולאחר מכן ניכוי הכנסה, ביטוח לאומי ומסי Medicare.

את המסים שנמכו לאחר מכן יש להגיש לממשלה לפי לוח זמנים מוגדר. עבור רוב העסקים הקטנים זה יידרש מדי חודש. עם זאת, עבור עסקים גדולים, זה יכול להידרש לעתים קרובות כמו מדי שבוע.

נדרשים גם דוחות רבעוניים. עליך להגיש א טופס 941 כל רבעון. טופס זה אומר לממשלה הפדרלית כמה משכורת שילמת וכן כמה מס הכנסה נמכת והגשת. יידרשו גם הגשות למדינה, אז בדוק שוב עם המדינה שלך לגבי הטפסים והתאריכים שלהם.

כמו כן, תידרשו לשלוח דוחות שנתיים. תצטרך לעבד W-2 עבור העובדים שלך ועבור הממשלה. אתה גם צריך לשלוח א טופס 940 לממשלה הפדרלית עבור מיסי אבטלה פדרליים - וייתכן שתצטרך לעשות זאת בתדירות גבוהה יותר בהתאם לסכום השכר שלך במהלך השנה.

מה העלות של כוח אדם?

העלות של קיום עובדים היא יותר מסתם שכרם. יהיו לך עלויות נוספות כגון מיסים נוספים, ביטוח ושירות שכר.

מיסים

כשאתה שוכר מישהו שיעבוד אצלך 15.3% מהשכר שלו משולמים למס שכר. זה מורכב מ-12.4% לביטוח הלאומי ו-2.9% ל-Medcare.

הקבלנים משלמים את כל הסכום הזה בעצמם. אבל העובדים משלמים רק חצי בעצמם והמעסיק שלהם נדרש לשלם את החצי השני. לכן, כאשר אתה משלם לעובדים שלך את שכרם, העלויות שלך למעשה גבוהות ב-7.65%.

לדוגמה, אם העובד שלך מרוויח $1,000 לשבוע. העלות האמיתית שלך היא $1,076.50 לשבוע.

ביטוח

אתה חייב להחזיק גם בביטוח אבטלה וגם בביטוח תגמולי עובדים.

ביטוח האבטלה משולם למדינה ומעניק הטבות לעובדים שפוטרו. התעריפים שלך ייקבעו לפי רמת הסיכון שלך. אם אתה עובד בענף שיש בו פיטורים גבוהים, כמו גינון או תעשיות עונתיות אחרות, התעריפים שלך יהיו גבוהים יותר מאשר בענף שבו בדרך כלל אין פיטורים גבוהים. התעריפים שלך ייקבעו גם לפי סכום השכר שאתה משלם. ככל שיש לך יותר משכורות, כך העלויות שלך גבוהות יותר.

אתה יכול להפחית את התעריפים האישיים שלך ככל האפשר על ידי הימנעות מפיטורים ומאבק בתביעות לא לגיטימיות. לפעמים עובדים ממורמרים ינסו להגיש בקשה לאבטלה לאחר שפוטרו. אל תאפשר זאת. כל מי שמגיש תביעה מוצלחת נגד החברה שלך יגדיל את התעריפים שלך. אם הם אינם זכאים להטבות, עשה כמיטב יכולתך כדי למנוע מהם את הפוליסה שלך.

ביטוח פיצויי עובדים משולם לחברת ביטוח (או לפעמים למדינה) ומכסה עובדים אם הם נפגעים בעבודה. שוב, התעריפים שלך נקבעים על סמך רמת הסיכון שלך. ככל שהענף שלך מסוכן יותר כך התעריפים שלך יהיו גבוהים יותר. ובדיוק כמו בביטוח אבטלה, גם התעריפים האישיים שלך יתבססו על כמות השכר שיש לך.

אתה יכול לשמור על התעריפים שלך על ידי אכיפת אמצעי הזהירות הנדרשים לסוג העבודה שלך. ברור שאתה לא רוצה שהעובדים שלך ייפצעו לא משנה מה... אבל שמירה על שיעורי השכר של העובדים שלך היא יתרון נוסף.

העובד שלך לא נושא באף אחת מהעלויות הללו. אבטלה ופיצויי עובד משולמים שניהם ב-100% על ידי המעסיק.

קָשׁוּר:הבנת צרכי הביטוח לעסקים קטנים שלך עם Coverwallet

שירות שכר

יש הרבה חישובים שנכנסים לשכר. זה לא רק תעריף שעתי כפול שעות עבודה. בגלל זה, תרצה סוג של שירות שכר כדי לעשות את החשבון הזה. לא רק ששירות השכר יחשב את ניכוי מס ההכנסה של העובד, הוא גם יחשב לחשב את מיסי הביטוח הלאומי והמדיקייר שלהם (ושלכם), כמו גם את ביטוח האבטלה עלויות.

אם מדיניות התגמול של העובד שלך היא עם המדינה היא תחשב גם את זה. אם מדיניות התגמול של העובד שלך היא עם חברה פרטית, סביר להניח שתתנהל איתם ישירות ועלות זו לא תחושב באמצעות שירות השכר שלך.

קָשׁוּר:תוכנת הנהלת החשבונות הטובה ביותר לעסקים קטנים

כיצד אוכל להגדיר שכר בפעם הראשונה?

ישנם כמה מסמכים שתצטרך לאסוף לפני שתוכל להפעיל את מערכת השכר שלך. תצטרך גם לחשוב על מדיניות שמירת הרשומות שלך ותדירות התשלום שלך.

אילו מסמכי שכר אני צריך?

הגדרת שכר עבור בעלי עסקים קטנים מחייבת אותם להגיש בקשה למספר זיהוי מעסיק (EIN) ב-IRS. זה בחינם להשיג EIN ולא אמור לקחת לך יותר מ-5 דקות. במדינות מסוימות, ייתכן שתצטרך להגיש בקשה ל-EIN של המדינה גם כן.

אם יש לך LLC או Corporation אז כבר יש לך EIN.

כשזה מגיע לעובדים שלך, כל אחד מהם יצטרך למלא W-4. זה חשוב כי זה אומר לך כמה מס אתה צריך לנכות בשמו של העובד שלך מכל תלוש משכורת. גם כל עובד יצטרך למלא טופס I-9 לאמת את זהותם.

אתה גם צריך לפחות את תעריפי ביטוח האבטלה שלך ואולי את שיעורי ההשוואה של העובד שלך.

לבסוף, תצטרך ליצור מערכת למעקב אחר שעות העובדים שלך. מבחינה טכנית, זה יכול להיות פשוט כמו גיליון כניסה. מערכת כרטיסי זמן פופולרית בקרב עסקים קטנים רבים. אבל אם יש לך כוח עבודה מרוחק, מערכת מעקב מבוססת מחשב או טלפון עשויה לעבוד בצורה הטובה ביותר.

מה צריכה להיות מדיניות שמירת רשומת השכר שלי?

חוק תקני העבודה ההוגנים (FLSA) קובע שמעסיקים שומרים מספר מסמכים הקשורים לשכר למשך שלוש שנים לפחות. המסמכים הללו הם:

• שמו המלא ומספר ת.ז. של העובד
• כתובת (כולל מיקוד)
• תאריך לידה (אם מתחת לגיל 19)
• מגדר ועיסוק
• תאריכי העסקה
• שעה ויום בשבוע שבהם מתחיל שבוע העבודה של העובד
• שעות עבודה בכל יום
• סך שעות העבודה בכל שבוע עבודה
• הבסיס שעליו משולם שכרו של העובד
• תעריף שכר שעתי רגיל
• סך הרווחים היומי או השבועי בזמן ישר
• סך הרווחים בשעות נוספות לשבוע העבודה
• כל התוספות או הניכויים משכר העובד
• סך השכר המשולם בכל תקופת שכר
• תאריך התשלום ותקופת התשלום המכוסה בתשלום

למידע נוסף על דרישות שמירת רשומות, בדוק את גיליון המידע הזה ממשרד העבודה.

באיזו תדירות שכר עליי לבחור?

באיזו תדירות תשלמו לעובדים שלכם? תשלום עבורם מדי שבוע מבטיח שלא תתקלו בבעיות ציות, אבל זה גם המאמץ הרב ביותר. אם תרצה לשלם בתדירות נמוכה יותר מאשר בכל שבוע, בדוק עם משרד העבודה הממלכתי שלך כדי למצוא את תדירות התשלום המינימלית של המדינה שלך.

אם מותר לך לבחור לוחות תשלום חצי חודשיים או דו שבועיים, כל אחת מהאפשרויות תגרום לך פחות כאב ראש מתדירות תשלום שבועית. אבל לכל אחד מהם יש כמה יתרונות וחסרונות, כפי שמתואר להלן.

שְׁבוּעִי

עם לוח שכר שבועי, העובדים שלך מקבלים שכר באותו יום בכל שבוע. לוח זמנים טיפוסי ילך כך: הם מגישים את השעות שלהם בסוף היום ביום שישי עבור שעות עבודה באותו שבוע. לאחר מכן יהיו לך כמה ימים לעבד את השכר והם יקבלו את ההמחאה ביום שישי הבא.

פריסת תשלומים זו אופיינית לעובדים בשכר נמוך יותר.

היתרון של לוח זמנים זה הוא שהעובדים מקבלים שכר בתדירות גבוהה יותר. זה יכול להקל עליהם לנהל את תזרים המזומנים שלהם.

החיסרון הוא שתצטרך לעבד את השכר מדי שבוע, לא משנה מה. גם אם אתה בחופשה או חולה, עדיין תהיה לך אחריות זו או שהעובדים שלך לא יקבלו תשלום.

חצי חודשי

עם לוח שכר חצי חודשי, אתה משלם לעובדים באותם ימים קלנדריים של כל חודש - למשל ה-1 וה-15. עבור שכר עבור בעלי עסקים קטנים, לוח זמנים חצי חודשי יכול להקל על תכנון ההוצאות האחרות שלך סביב תאריכי השכר שלך.

לוח זמנים זה עובד בצורה הטובה ביותר עבור עובדים שמקבלים משכורת, ולא לפי שעה.

עם זאת, ישנם חסרונות ללוח שכר חצי חודשי. הבעיה הראשונה היא שתשלומי השכר לא יהיו זהים לחלוטין. מספר הימים והשעות שעבדו בתקופת השכר הראשונה עשוי להיות מעט גבוה יותר או נמוך יותר מהשנייה.

החיסרון השני ללוח זמנים חצי חודשי הוא שיום המשכורת ייפול על ימים שונים במהלך השבוע בכל חודש. יום תשלום אחד יכול להיות יום שלישי, יום שישי הבא, ויום שני הבא. מצד המעסיק, זה יכול להקשות על קביעת זמן עקבי לעיבוד השכר. ומצד העובד, אם יום המשכורת נופל על סוף שבוע או חג, זה יכול לגרום לעיכוב בתשלום.

דו - שבועי

עם מבנה שכר דו-שבועי, העובדים פשוט מקבלים שכר כל שבועיים. עבור המעסיק, זה עוזר לך להגדיר תהליכי שכר חוזרים. ועבור העובד, הם יכולים לסמוך על כך שהמשכורת תגיע לחשבון הבנק שלו כל יום חמישי, שישי או כל יום שתקבע.

החיסרון היחיד בשכר דו שבועי הוא שיש כמה חודשים שבהם תצטרך לשלם שלושה תשלומים לעובדים שלך במקום שניים. ומבחינה חשבונאית, זה יגרום להוצאות השכר שלך להיות גבוהות יותר באותו חודש מאחרות.

ההבדל בין עובדים ועובדים בחוזה

מכיוון שאנו מדברים על שכר עבור בעלי עסקים קטנים, חשוב לשקול האם אתה בכלל צריך להגדיר שכר. אם אתה עובד רק עם קבלנים עצמאיים, אז אתה לא עובד. איך אתה יודע אם האנשים שעובדים אצלך הם שכירים הם קבלנים? לפי מס הכנסה, הכל תלוי במידת העצמאות שיש לעובד.

האם העובד קובע את השעות שלו והאם הוא מספק את הכלים והאספקה ​​שלו? אם כן, הם עשויים להיחשב קבלן עצמאי. כמו כן, קבלנים עצמאיים נוטים להיות יותר מבוססי פרויקטים. אם יש לך מישהו שיבצע עבורך אינספור משימות מדי יום, יש סיכוי טוב ש-IRS עשוי להחשיב אותו כעובד.

למידע נוסף על הגורמים שקובעים את סטטוס עובד W-4 או קבלן W-9, קרא את ההנחיות של מס הכנסה.

האם יש לך עובדי W-4?

אם כן, המשיכו לקרוא את המדריך הזה לחשבות שכר לבעלי עסקים קטנים. אתה רָצוֹן צריך להקים מערכת שכר ולהקפיד על כל ההנחיות של מס הכנסה לתדירות שכר, שמירת רישומים וניכוי מס במקור.

האם יש לך עובדים בחוזה של W-9?

אינך צריך לבצע חשבות שכר אם יש לך רק עובדי W-9 בחוזה. במקום זאת, אתה משלם להם בכל אמצעי ותדירות ששניכם מסכימים עליהם. ואתה לא צריך לדאוג לגבי ניכוי מס במקור. עם זאת, תצטרך שהקבלן ימלא את ה-W-9 שלו. ואם אתה משלם לקבלנים יותר מ-$600 במהלך השנה, תצטרך לשלוח להם 1099-MISC בסוף השנה.

כיצד עלי לטפל בשכר העסקים הקטנים שלי?

ישנן שתי דרכים עיקריות לטפל בשכר העסק הקטן שלך: שירות או תוכנה. ההבדל העיקרי בין שני השירותים הוא ששירות יעביר את המיסים ויגיש את הטפסים לממשלה בלוח הזמנים הנכון.

להלן היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם.

האם עלי לבצע חשבוני שכר עם שירות?

למרות שזו האפשרות היקרה יותר מבין השתיים, החלק הגדול באופציה זו הוא שכאב הראש שלך בשכר יורד לאפס. אתה תספק מידע על העובדים, כגון שכר ומידע W-4, ולוח תשלומים ונותן השירות ייקח אותו משם.

עדיין תצטרך להיכנס לשירות בכל תקופת שכר ו"לעבד" את השכר. אבל לרוב מדובר בכמה קליקים ולא אמור לקחת יותר מכמה דקות. עבור עובדים לפי שעה, תצטרך להזין את השעות שלהם עבור כל תקופת שכר.

משם, נותן השירות מוודא שעיבוד השכר יבוצע בזמן וכל הגשות המס והדוחות נשלחים בלוחות הזמנים הנכונים. הם גם יטפלו בכל בעיה של מס הכנסה שעלולה להתעורר.

לעתים קרובות יש להם מערכות כדי לעקוב אחר דברים כמו מעקב אחר זמן, צבירה ושימוש בזמן חופשה, תרומות 401(k) ועוד.

אם יש לך 10 עובדים או יותר, שכירת שירות שכר יכולה להיות מהלך טוב. אבל אם יש לך עסק קטן יותר, ספק שירותי שכר בשירות מלא עשוי להיות קצת יותר ממה שאתה צריך.

האם עלי לבצע שכר עם תוכנה?

תוכנת שכר תעשה עבורך את חישובי השכר. הוא יחשב את הניכויים הנכונים מהמחאה של כל עובד ויעקוב אחרי כמה אתה חייב לממשלה. אתה אחראי למעשה לשלוח את ניכוי המס במקור ולהגשת הטפסים הנכונים בזמן.

כאשר אתה משתמש בתוכנת שכר, תצטרך לחתוך צ'קים משלך. או, עם כמה ספקי תוכנת שכר כמו ריבוע שכר, אתה אפילו יכול להגדיר הפקדה ישירה.

קָשׁוּר:כיצד אני משתמש ב-QSEHRA כדי לנכות את הטבת שירותי הבריאות של העובדים שלי

מהן אפשרויות התוכנה שלי לעסקים קטנים?

בין אם עשית שכר בעבר ובין אם לא, אתה רוצה לבחור תוכנה עם הכלים והמשאבים לשלם לצוות שלך בביטחון, מה שיקל על חייך כבעל עסק קטן!

חיפוש מהיר בגוגל יעלה עשרות חברות תוכנת שכר מוכשרות. חלק מהאפשרויות הפופולריות כוללות Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll ו-Patriot Software Payroll.

לכל אחד יש סט תכונות משלו, אבל רק כיכר מאפשר לך להתחיל עבור $5 אם יש לך רק כמה קבלנים. Square היא גם התוכנה היחידה שמספקת מערכת אקולוגית שלמה של כלים שיעזרו לך לנהל את העסק שלך.

בנוסף, אם אתה כבר משתמש ב-Square לעיבוד התשלום שלך, קל לנצל את זה שירות השכר שלהם.

בשורה התחתונה

שכר עבור בעלי עסקים קטנים עשוי להיראות מפחיד בהתחלה. אבל עם הכלים המתאימים, אתה יכול להפעיל מערכת שכר אמינה תוך זמן קצר. לרעיונות וטיפים נוספים לארגון הכספים של העסק הקטן שלך, הקפד לקרוא את ה נדבכים פיננסיים מרכזיים בבניית סטארט-אפ.