אתה בטח יודע שאני אוהב לשמור על דברים פשוטים. הכי פשוט שאפשר.
אני גם אוהב לשמור על דברים די מסודרים כי שום דבר לא מקומם אותי יותר מבזבוז זמן בחיפוש אחר משהו. זו העלות המוחשית שאתה משלם על כך שאין לך מערכת.
זה נכון במיוחד לדברים שאתה לא צריך לעתים קרובות מכיוון שאתה לא יכול לסמוך על הזיכרון שלך כדי להיזכר היכן הדברים נמצאים. מסמכים פיננסיים מתאימים לדלי הזה בצורה מושלמת.
לאחר שנים של התאמה והתאמה מחדש, המצאתי מערכת ארגונית למסמכים שלנו שעובדת. זה גם די פשוט.
להלן שני הכללים שלי (בסדר, טכנית שלוש) לכל פיסת נייר:
- תעשי הכל
- שמור את המקור אם הוא הונפק על ידי ממשלה, נוטריון, רכוש אישי, מס או הלוואה.
- (לגרוס את השאר)
תוכן העניינים
- איך לארגן את זה בפעם הראשונה
- דיגיטציה של הכל
- לגרוס את המקור אם ...
- אחסון המסמכים
איך לארגן את זה בפעם הראשונה
אם אתה מתחיל מאפס, אני מזמין אותך לקרוא מאמר זה של מקצועות הארכיון, ספריית הקונגרס. אני מנסה לזכור כמה מ אסטרטגיות המשמשות את ספריית הקונגרס. הם מאחסנים הרבה דברים בארכיון. כמו הכל.
תבחין כי עצתם אינה קובעת צעדים או טכנולוגיות ספציפיות, זו הסיבה שאני משתף את גישתי ברגע, אך הגישה הכללית שלהם היא סלעית. הרעיון הזה מתוך המאמר הוא זהב טהור - "אל תעקוף צד. עמדו בפיתוי להתענג על דבר אחד כרגע. " (כל כך קל לביצוע, במיוחד בארכיון אישי)
הרעיונות העיקריים הם לתקוף את המסמכים שלך כיחידה אחת עם סדרת "גושים". לחשוב על זה כיחידה אחת הופך את זה פחות מרתיע. גושים תוקפים מפרקים אותו לחתיכות ניתנות לניהול שתוכלו לעשות במשך סדרה של ימים, שבועות או חודשים.
כשהתחלתי להתארגן, לקחתי את ה"גושים "ההגיוניים שלי והפכתי אותם לתיקיות. לקחתי את כל מסמכי הרכב וסרקתי אותם לראשונה והכנסתי את הקבצים לתיקייה המתאימה. גרסתי את המקור שאני לא צריך לשמור ושמרתי את השאר בקופסאות. אחר כך עשיתי את המכונית השנייה.
למחרת עברתי על מסמכי הבנקאות שלי בחשבון הבנק הראשי שלנו. לא הייתי צריך לעשות כל מסמך ביום אחד, לא הייתי מוכן להקדיש לזה את הזמן הזה, אבל הייתי מוכן להשקיע 20-30 דקות במילוי תיקיה אחת.
זה לקח כחודש של דיגיטציה לסירוגין, אבל מאז, התחזוקה היא שגרתית למדי. אני עורך סריקת מסמכים מדי רבעון בערך, וזה לא מסתכם בהרבה ניירות כי אני מקבל את רוב הדברים בדיגיטל עכשיו.
וייתכן שהקטגוריות שלי (או גושים) לא תואמות את שלך. דרך טובה לחשוב על זה היא האופן שבו אתה מארגן קלסר במקרה חירום, שיכילו ממילא הרבה ממסמכים חשובים אלה.
דיגיטציה של הכל
כל פיסת נייר חשובה שנכנסת לבית היא דיגיטלית. אם אני יכול, אני נרשם להצהרות ללא נייר כי אז אני יכול להוריד ישירות את ההצהרות מבלי לבצע את עבודת הסריקה.
דיגיטציה היא לא החלק הקשה, ארגון זה בסדרת תיקיות הוא החלק הקשה.
להלן מבנה התיקיות שלנו:
- מסמכים עסקיים
- מסמכים אישיים.
- ארכיון
- אינדיבידואל - אני
- יחיד - אישה מקסימה
- יחיד - ילד 1
- יחיד - ילד 2
- נכס - בית
- נכס - מכונית V
- נכס - רכב ח
- כַּספִּי.
- הסכמים
- בַּנקָאוּת
- אַשׁרַאי
- מתכנן פיננסי
- ביטוח
- הַשׁקָעָה
- מסים
- משפטי
אני לארגן את הקבצים שלנו בהתבסס על האדם או הנכס ולאחר מכן בין אם זה כספי, חוקי או אחר - קטגוריות אלה הן קהילתיות למשפחה. אני עשוי לבצע את המיסים או לנהל את ההשקעות, אבל הם נכסים משפחתיים ולכן הם נכנסים לקטגוריה הרחבה יותר.
ה אִישִׁי מכילים מסמכים ספציפיים לאדם, כמו רישומים רפואיים.
הארכיון הוא ממצה של מסמכים שכבר אין לנו צורך בהם, כמו התיקיה נכס - רכב ג לאחר שמכרנו את הטויוטה גאליקה. עברו שנים מאז שהייתה לנו המכונית כדי שאוכל למחוק את כל התיקיה במידת הצורך אבל בהתחשב בכמה אחסון זול... אה, למה שניהם.
לגרוס את המקור אם ...
פירושו דיגיטציה של מסמך פירושו שכבר אין לי צורך במקור, למעט כמה יוצאים מן הכלל. הכלל הכללי שלי הוא שאם הוא מונפק על ידי הממשלה, נוטריון, מכסה רכוש, מסים או הלוואות, אז תשמור אותו. אתה יכול לגרוס את כל השאר.
אם אתה מוצא את עצמך עם הרבה נייר ואתה אוהב כללים מסובכים יותר, להלן מספר כללי אצבע איזה נייר פיזי לגרוס ומה לשמור (זכור, עדיין יש לך עותקים דיגיטליים של הכל, רק בתוך מקרה):
- SHRED כל דבר שאתה מקבל מדי חודש - דפי בנק, דפי כרטיס אשראי, חשבונות שירות, וכו. - כשתקבל את הבא
- שמור מסמכי הלוואה (במיוחד האישור) למשך שנה לאחר שתשלם אותה.
- שמור החזרי מס ומסמכים תומכים למשך 7 שנים לאחר שהגשת.
- שמור מסמכים הקשורים לנכס (מכונית, בית וכו ') כל עוד אתה מחזיק אותו.
- שמור על מסמכים שהונפקו על ידי הממשלה, כמו תעודות לידה ומוות, רישיונות נישואין-לנצח
- שמור על כל דבר שאתה מאמין שיהיה קשה להחליף.
אחסון המסמכים
מצאו מקום בטוח בבית שלכם, הכניסו כספת אש והדביקו את המסמכים שלכם בכספת.
הכספת שתקבלו בחנות הציוד המשרדי יכולה כנראה להיות נסדק תוך חמש שניות בעזרת מגנט, אז אל תסתמך על זה לביטחון. אתה רוצה את זה להגנה מפני אש, אז הסתר אותו, רצוי מאחורי ציור על הקיר. 🙂
עבור העותקים הדיגיטליים, הקפד לגבות אותם איפשהו, רצוי באופן אוטומטי ובשני מקומות ליתר ביטחון. אנו מאחסנים את המסמכים שלנו בכונן קשיח נייד, שהוא עצמו מגובה מרחוק.
אם אינך רוצה לאחסן אותם באופן מקומי, או שאתה רוצה שמספר אנשים יוכלו לגשת למסמכים (כונן קשיח נייד אינו אידיאלי), אתה יכול לבחור משהו כמו Dropbox.
ברגע שתעשה זאת, תאהב כמה המסמכים הפיננסיים שלך יהיו קלילים ומאווררים. 🙂
מהן האסטרטגיות שלך לשימור וארגון המסמכים הפיננסיים שלך? אני תמיד מחפש לשפר את התהליך שלנו ולכן אשמח לשמוע את שלך.