Ecliente molto nuovo che decide di lavorare con me, devo sempre avvisarlo della quantità di documenti introduttivi che riceverà.
Dal prospetto alle dichiarazioni, molti sono inizialmente sopraffatti dall'importo che ricevono.
Inoltre, volevo condividere anche per quanto tempo dovresti conservare alcuni degli altri documenti importanti che ricevi come dichiarazioni dei redditi, registri bancari e estratti conto 401k.
Non posso ripetere abbastanza quanto sia importante essere organizzati.
Mantenere un buon sistema di archiviazione di tutte le tue dichiarazioni ti aiuterà a fare un lavoro migliore nel monitoraggio degli investimenti.
Prima di leggere il post, potresti voler preparare il tuo distruggidocumenti. 🙂
Dichiarazioni di intermediazione
Dico ai clienti che una volta ricevuta una nuova dichiarazione, possono gettare quella vecchia. Tu, ovviamente, sei più che benvenuto a tenerli tutti e io ho molti clienti che lo fanno. Ma al giorno d'oggi, abbiamo tutto sotto controllo e possiamo produrre una vecchia dichiarazione con relativa facilità. L'unica dichiarazione a cui vuoi assolutamente aggrapparti è la tua dichiarazione di dicembre o annuale.
Ai fini fiscali, in particolare nei conti imponibili, potresti voler trattenere gli acquisti di investimenti. Ma ancora una volta, la maggior parte dei metodi di segnalazione delle mie aziende manterrà tutte queste informazioni a portata di mano per te.
Tieni presente che se ti registri per l'accesso online, avrai la possibilità di accedere e stampare tutti i moduli di cui avrai bisogno.
Dichiarazioni IRA e 401(k)
La stessa cosa che si applica alle tue dichiarazioni di intermediazione si applica alle tue dichiarazioni 401k e IRA: la dichiarazione annuale è quella a cui aggrapparsi. Inoltre, vuoi tenere il tuo Form 8606, il tuo Form 5498 e il tuo Form 1099-R.
- Modulo 8606 è quello che usi per segnalare i contributi non deducibili agli IRA tradizionali.
- Modulo 5498 è quello che ti invia il tuo custode dell'IRA: a volte viene chiamato modulo "Informazioni sul contributo dell'IRA" o "Informazioni sul valore di mercato equo" e di solito arriva a maggio. Descrive in dettaglio a) i contributi alla tua IRA tradizionale o Roth eb) il valore equo di mercato di tale IRA alla fine dell'anno precedente.
- Modulo 1099-R, ovviamente, è quello che ricevi dal tuo custode dell'IRA che mostra i tuoi prelievi (distribuzioni del reddito).
Dichiarazioni fiscali
Come imprenditore, sono decisamente incline ad aggrapparmi alle mie dichiarazioni dei redditi e ai documenti più che negli anni passati. Solo per disinformare, sono andato sul sito dell'IRS per vedere cosa hanno da dire sulla questione. Ecco cosa hanno da dire:
La durata della conservazione di un documento dipende dall'azione, dalla spesa o dall'evento registrato nel documento. In genere, è necessario conservare i propri registri che supportano un elemento di reddito o detrazioni su una dichiarazione dei redditi fino allo scadere del periodo di limitazione per tale dichiarazione.
Il periodo di limitazione è il periodo di tempo in cui è possibile modificare la dichiarazione dei redditi per richiedere un credito o un rimborso, o in cui l'IRS può stabilire un'imposta aggiuntiva. Le informazioni seguenti contengono i periodi di prescrizione che si applicano alle dichiarazioni dei redditi. Salvo diversa indicazione, gli anni si riferiscono al periodo successivo alla presentazione della dichiarazione. I resi presentati prima della data di scadenza vengono trattati come presentati alla data di scadenza.
Nota: Conserva le copie delle dichiarazioni dei redditi presentate. Aiutano a preparare le future dichiarazioni dei redditi e a fare calcoli se presenti una dichiarazione modificata.
Devi ulteriori tasse e le situazioni (2), (3) e (4), di seguito, non si applicano a te; conservare i registri per 3 anni.
Non dichiari il reddito che dovresti dichiarare, ed è più del 25% del reddito lordo mostrato al tuo ritorno; conservare i registri per 6 anni.
Presentate un reso fraudolento; tenere i registri a tempo indeterminato.
Non presenti un reso; tenere i registri a tempo indeterminato.
Presentare una richiesta di credito o rimborso dopo aver presentato la restituzione; conservare i registri per 3 anni dalla data in cui hai presentato la tua dichiarazione originale o 2 anni dalla data in cui hai pagato l'imposta, se successiva.
Presentate un reclamo per una perdita da titoli senza valore o deduzione di crediti inesigibili; conservare i registri per 7 anni. Ciò includerà in genere gli estratti conto della carta di credito e gli estratti conto dei mutui.
Conservare tutti i registri dell'imposta sul lavoro per almeno 4 anni dopo la data in cui l'imposta diventa esigibile o viene pagata, a seconda di quale delle due è successiva.
Ho ricontrollato il mio con CPA e ha risuonato ciò che il sito Web dell'IRS aveva da dire. Ha aggiunto che mentre da 3 a 7 anni sono standard, è consigliabile mantenere le dichiarazioni dei redditi "per sempre". Si per sempre. Sebbene abbia avuto solo pochi clienti effettivamente sottoposti al processo di audit, ha notato che l'audit standard dell'IRS in genere risale a tre anni. Tieni presente che se sei condannato per un reato fiscale, l'IRS può aprire le porte e rivedere tutta la tua storia passata. Il modo più semplice per evitarlo: non commettere frodi fiscali.
Estratti conto
Seguendo la linea con il controllo dell'IRS, di solito si suggerisce di conservare i propri estratti conto per tre anni. Personalmente, effettuiamo tutte le operazioni bancarie online, quindi decidiamo di rendere accessibili i nostri estratti conto in questo modo.
Assicurazione sulla vita
La polizza di assicurazione sulla vita è un ottimo candidato da tenere rinchiuso in una cassaforte domestica o in una cassetta di sicurezza. Dovrai mantenere la polizza per tutta la vita del contratto più tre anni.
Distruggi quando hai finito
Il furto di identità è il vero affare al giorno d'oggi. Quindi, quando decidi di sbarazzarti dei tuoi documenti, fallo con molta attenzione. Una corretta triturazione è un modo semplice per proteggiti dal furto di identità. Se sei una piccola impresa, ci sono aziende specializzate nella distruzione delle tue informazioni sensibili. Ad ogni modo, questi sono due modi per aiutare a prevenire il furto di identità.
Cosa puoi buttare via
Ora che conosci le cose che devi conservare, ecco alcune cose che puoi proporre:
- Garanzie obsolete
- Manuali di istruzioni obsoleti
- Testamenti o trust obsoleti (a condizione che tu ne abbia creato uno nuovo)
- Polizze assicurative annullate
- Estratti conto della carta di credito per gli anni fiscali chiusi
- Assegni annullati per anni fiscali chiusi
- Vecchi rapporti annuali di azioni e/o fondi comuni di investimento
- Vecchie newsletter sugli investimenti (alcune persone conservano queste cose per anni perché le hanno pagate, lasciale andare!)
Quali documenti ti piace conservare? Che tipo di sistema di archiviazione usi per tenere traccia di tutti i tuoi documenti importanti?