Un CEO può lavorare 8 ore a settimana? Sì, ed ecco come l'ho fatto...
Ti siedi alla tua scrivania pronto a distruggere la tua giornata lavorativa. Prepara un bricco di caffè, apri il tuo calendario e ti immergi nel tuo compito più importante. E poi succede. Il telefono squilla o un collega si ferma per dire "ehi". Forse il tuo capo passa per chiedere di quei rapporti TPS.
Qualunque sia il tipo di interruzione che affronti, è fastidioso. E se lavori in un ufficio, sai esattamente di cosa sto parlando. Se sei seduto dietro quella scrivania e hai "timbrato il cartellino", tutti pensano che sia perfettamente giusto coinvolgerti.
Sfortunatamente, questi impegni casuali possono assolutamente uccidere la tua produttività. Non solo possono farti saltare il compito, ma possono consumare la tua energia mentale per la giornata. Anche se non ho notato quanto tempo stavo perdendo prima di avere figli, lo noto molto di più ora che ne ho quattro. E sì, essere un genitore ha gravemente limitato la mia capacità di sopportare chiacchiere e chiacchiere insensate. Genitori, sapete di cosa sto parlando.
Venti minuti in un corridoio a parlare della partita di ieri sera. Un collega che si lamenta delle cose sul posto di lavoro. Un piacevole invito a pranzo che si trasforma in una relazione di due ore contro la tua volontà. Questo è il tipo di cose che possono sprecare la tua produttività e ridurre il tuo potenziale.
Creare spazio e creare un nuovo percorso
Dopo alcuni anni passati a sopportare questi momenti e opportunità sprecate, ero convinto che qualcosa dovesse cambiare. Volevo uscire di più dall'ufficio, ma per svolgere quasi la stessa quantità di lavoro. Ancora più importante, volevo smettere di perdere così tanto tempo quando potevo essere a casa con la mia famiglia o fuori a godermi la vita.
All'inizio pensavo che lasciare l'ufficio più spesso sarebbe stato un'impresa impossibile. Voglio dire, come è possibile partire più spesso e allo stesso tempo portare a termine lo stesso livello di lavoro?
Certo, ero l'amministratore delegato della mia società di gestione patrimoniale, ma ciò non significa che potessi andare e venire a mio piacimento. Se non fossi in ufficio, cosa penserebbero i miei clienti? La mia squadra era anche in grado di gestire tutto in mia assenza? E se qualcosa fosse andato storto?
Mi ci è voluto un po' per rendermi conto che ero consumato da convinzioni limitanti. Fortunatamente, alcuni straordinari imprenditori e leader di pensiero che mi hanno fatto capire l'errore dei miei modi.
Per prima cosa ho letto il libro di Tim Ferris La settimana lavorativa di 4 ore e capii cosa era possibile. Usando le strategie nel suo libro, potrei ridurre significativamente il mio tempo in ufficio, giusto?
In secondo luogo, ho aderito a un programma di coaching dal nome di Allenatore Strategico. Durante questo programma, mi hanno introdotto al concetto di "creare spazio".
Un esercizio che dovevamo fare riguardava il conteggio di quanti giorni liberi avevamo preso nell'ultimo anno. Come mai? Perché dicevano che dovevamo imparare a “creare spazio” nelle nostre vite. E per creare quello spazio, abbiamo dovuto concederci una pausa e un po' di tempo libero.
Nel tempo, l'esercizio mentale di "creare spazio" mi ha permesso di capire cosa era importante nella mia vita, per poi esternalizzare il resto.
Terzo, ho iniziato ad ascoltare geni della produttività come Michael Hyatt. Gli imprenditori altamente produttivi non sono nati così, dice Hyatt. Imparano a diventare ultra-produttivi padroneggiando i loro ambienti.
Secondo Hyatt, le interruzioni e le distrazioni costanti sono l'ostacolo numero 1 che gli imprenditori devono affrontare mentre controllano le loro liste di cose da fare e lavorano per raggiungere i loro obiettivi.
Solo ascoltare esperti come questi mi ha insegnato a "creare spazio" e ad allontanarmi dalla mia situazione in una certa misura. Da lì ho intrapreso un percorso per limitare le distrazioni e costruire una giornata lavorativa migliore.
Nel tempo, ho portato il mio tempo d'ufficio da 40 ore settimanali a 8 ore, senza alcun impatto sulla produttività e guadagni ancora maggiori nel tempo.
Come ho fatto? Ecco i dettagli:
#1: Ho assunto strategicamente.
Sebbene avessi già un direttore delle relazioni con i clienti nello staff, ho aggiunto anche un consulente associato. Il lavoro di questo professionista era "essere me stesso" quando io non c'ero, dando consigli esperti ai nostri clienti e fornendo il servizio che meritano.
È qui che sento che molti proprietari di piccole imprese falliscono. Spaventati che nessuno possa mai mettersi nei loro panni, si rifiutano di esternalizzare il loro lavoro più importante. Ma se vuoi ridurre le tue ore, questo passaggio è fondamentale.
Ci è voluto un po' per sistemare tutto. Per un mese ho dovuto lavorare 60 ore alla settimana per insegnargli tutto ciò che aveva bisogno di sapere. Ma una volta terminato il duro lavoro, avevo una controparte fidata e raffinata su cui appoggiarmi.
#2: Abbiamo iniziato a documentare i nostri processi.
Alla fine, ho imparato che potevo semplificarmi la vita semplificando i processi che facevo più e più volte. Uno strumento in cui mi sono imbattuto, Dolce Processo, ti aiuta a creare processi per tutto nella tua attività.
Utilizzando questo strumento, abbiamo iniziato a creare processi per attività di livello superiore come l'apertura di nuovi account. Da lì, abbiamo creato processi per effettuare depositi bancari e elaborare i contributi dei clienti. Una volta che abbiamo sistemato tutti i compiti di livello superiore, abbiamo persino creato sistemi per assumere i piccoli compiti nella nostra giornata lavorativa.
La creazione di tutti i processi richiede un po' di lavoro in anticipo, ma una volta che il processo è terminato e la persona è formata, non dovrai più rifarlo. Ancora meglio, se dovessi mai assumere qualcuno di nuovo o sostituire quella persona, i tuoi processi documentati possono fungere da manuale di formazione.
#3: Ho "creato spazio" e programmato il tempo lontano.
Una volta che ho assunto più persone e creato processi, ho dovuto programmare del tempo per vedere se la mia nuova strategia poteva funzionare. Quindi, è esattamente quello che ho fatto, anche se ho dovuto sforzarmi. All'inizio passavo il tempo in un bar o lavoravo da casa. In questo modo, ho potuto testare le capacità del mio dipendente senza allontanarmi completamente.
Una volta che mi sono sentito più a mio agio, ho iniziato a prendermi il martedì libero. Poi ho iniziato ad aggiungere più "giorni liberi" al mio calendario ogni settimana. Alla fine, ero solo 8 ore in ufficio ogni settimana, ma tutto funzionava ancora senza intoppi. E sì, è stato fantastico!
#4: Abbiamo migliorato la comunicazione.
Prima di ridurre le mie ore, le principali fonti di comunicazione nel nostro ufficio erano e-mail, SMS e chat di Google. Ha funzionato bene per un po', ma alla fine ci siamo resi conto che in questo modo stavamo perdendo conversazioni e dettagli.
Poi ci siamo imbattuti in un programma chiamato allentato. Slack ci ha permesso di creare canali specifici per determinate esigenze della nostra società di consulenza finanziaria, quindi creare conversazioni in corso in cui potevamo cercare dettagli passati. Laddove una volta perdevamo continuamente informazioni e conversazioni importanti, Slack conservava tutta la nostra corrispondenza in un unico posto.
#5: Abbiamo esaminato le azioni e cercato modi per migliorare.
Proprio come nell'esercito, ho creato un processo per le revisioni settimanali nel mio ufficio. Non abbiamo esaminato il lavoro dell'altro in sé, ma invece, come è andata la settimana in generale. Com'è stata la nostra comunicazione? È stato fatto tutto? Qualcosa è caduto attraverso le crepe?
Evidenziando eventuali lacune nella nostra comunicazione e pianificazione, potremmo trovare modi per migliorare. Ed è esattamente quello che abbiamo fatto. Nel tempo, abbiamo migliorato tutto, dalla nostra comunicazione quotidiana ai risultati per i nostri clienti.
Pensieri finali
Dove una volta sentivo che non avrei mai potuto allontanarmi dall'ufficio, ora lavoro solo circa 8 ore a settimana. E poiché l'ultimo chiodo nella bara e la prova che tutto ciò che ho descritto qui funziona, abbiamo drasticamente migliorato anche la nostra redditività. In effetti, Alliance Wealth Management (la mia azienda) è sulla buona strada per aumentare le entrate del 31% quest'anno.
Con più tempo a disposizione, ora sono in grado di essere un padre e un marito migliori. Inoltre, ho creato spazio e tempo per fare qualcosa che ho sempre voluto fare, ovvero creare un corso rivolto ai promotori finanziari che vogliono diventare una forza da non sottovalutare nell'online spazio.
E sai cos'altro? Il mio corso, La formula di crescita dei consulenti online, è sulla buona strada per aggiungere $ 100.000 di entrate alla mia attività quest'anno. Questo fatto sottolinea l'idea che più ore di lavoro non sempre significano maggiori risultati e, a volte, meno è di più.
Niente di tutto questo sarebbe potuto succedere se non mi fossi mai allontanato e se non avessi mai ascoltato gli esperti esperti di produttività che hanno forgiato questo percorso per me.
Se sei stanco di lavorare di più per ottenere di meno, assicurati di ascoltare gli esperti che studiano la produttività come se fosse il loro lavoro (perché lo è). Potresti sentirti "bloccato" a lavorare troppe ore ora, ma alcuni piccoli cambiamenti possono fare la differenza.