Come gestire le buste paga per la tua piccola impresa [La guida definitiva]

Hla tua attività è cresciuta al punto che è ora di assumere qualcuno? Da un lato, è un’ottima notizia. Ma, d’altro canto, le buste paga per i proprietari di piccole imprese aggiungono un ulteriore livello di complessità all’atto di gestire la propria attività.

La maggior parte dei proprietari di piccole imprese non ha esperienza in risorse umane, contabilità o contabilità. Quindi, come puoi impostare un sistema di gestione delle buste paga che ti mantenga dalla parte buona dell'IRS senza consumare troppo tempo prezioso?

Avere dipendenti W-2 significa che dovrai occuparti del libro paga. Oltre a pagare il loro stipendio, dovrai fornire un’indennità di disoccupazione e un’assicurazione contro la disoccupazione. Sarai inoltre responsabile del pagamento della metà delle tasse sulla previdenza sociale e su Medicare. Dovrai calcolare le ritenute fiscali sul reddito, presentare le tasse e presentare rapporti al governo in tempo. Puoi fare tutto questo con un software di gestione paghe o con un fornitore di servizi completi di gestione paghe.

Cos'è il libro paga?

Il termine “paghe” può significare molte cose. Ma, nel senso più generale, il libro paga è il processo attraverso il quale un’azienda calcola e invia la retribuzione ai propri dipendenti.

Il sistema di gestione delle retribuzioni di un’azienda coinvolgerà i meccanismi utilizzati per monitorare le ore e le ferie dei dipendenti, il metodo e l’orario quali pagamenti vengono rimessi e gli strumenti utilizzati per calcolare la ritenuta fiscale di un dipendente e inviarla all'IRS tramite lo specifico scadenze.

Requisiti del libro paga

Avere dipendenti W-2 significa occuparsi del libro paga. Se disponi di dipendenti a ore, invieranno le loro ore per ciascun periodo di paga e sei tenuto a farlo pagali secondo il programma che hai precedentemente determinato, in genere settimanale, bisettimanale o semestrale.

Calcolare le buste paga significa determinare il salario lordo dei dipendenti, quindi trattenere le imposte sul reddito, sulla previdenza sociale e su Medicare.

Le tasse trattenute devono quindi essere presentate al governo secondo un programma prestabilito. Per la maggior parte delle piccole imprese questo sarà richiesto mensilmente. Tuttavia, per le grandi aziende, questa richiesta può essere richiesta anche settimanalmente.

Sono inoltre necessarie relazioni trimestrali. È necessario presentare un Modulo 941 ogni trimestre. Questo modulo indica al governo federale l'importo del libro paga pagato e l'importo delle imposte sul reddito trattenute e presentate. Saranno richiesti anche documenti statali, quindi ricontrolla con il tuo stato i moduli e le date.

Ti verrà inoltre richiesto di inviare relazioni annuali. Dovrai elaborare i W-2 per i tuoi dipendenti e per il governo. Devi anche inviare a Modulo 940 al governo federale per le tasse federali sulla disoccupazione e potrebbe essere necessario farlo più frequentemente a seconda dell'importo della busta paga durante l'anno.

Qual è il costo del personale?

Il costo di avere dipendenti va ben oltre il semplice salario. Avrai costi aggiuntivi come tasse aggiuntive, assicurazione e un servizio di gestione buste paga.

Le tasse

Quando assumi qualcuno che lavori per te, il 15,3% del suo stipendio viene versato come imposta sui salari. Questo è composto per il 12,4% dalla Social Security e per il 2,9% da Medicare.

Gli appaltatori pagano l'intero importo da soli. Ma i dipendenti pagano solo la metà e il datore di lavoro è tenuto a pagare l’altra metà. Pertanto, quando paghi lo stipendio ai tuoi dipendenti, i costi sono effettivamente più alti del 7,65%.

Ad esempio, se il tuo dipendente guadagna $ 1.000 a settimana. Il costo effettivo è di $ 1.076,50 a settimana.

Assicurazione

È necessario avere sia l’assicurazione contro la disoccupazione che l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro.

L’assicurazione contro la disoccupazione viene pagata allo Stato e fornisce benefici ai lavoratori che sono stati licenziati. Le tue tariffe saranno stabilite in base al tuo livello di rischio. Se lavori in un settore che prevede un elevato numero di licenziamenti, come quello paesaggistico o altri settori stagionali, le tue tariffe saranno più elevate rispetto a quelle di un settore che in genere non prevede un elevato numero di licenziamenti. Le tue tariffe saranno determinate anche dalla quantità di buste paga che stai pagando. Più buste paga hai, maggiori saranno i costi.

Puoi mantenere le tue tariffe personali il più basse possibile evitando licenziamenti e combattendo richieste illegittime. A volte i dipendenti scontenti provano a chiedere la disoccupazione dopo essere stati licenziati. Non permetterlo. Chiunque presenti un reclamo contro la tua azienda con successo aumenterà le tue tariffe. Se non hanno diritto ai benefici, fai del tuo meglio per tenerli fuori dalla tua polizza.

L’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro viene pagata a una compagnia assicurativa (o talvolta allo stato) e copre i dipendenti in caso di infortuni sul lavoro. Ancora una volta, le tariffe sono stabilite in base al livello di rischio. Più pericoloso è il tuo settore, più alte saranno le tariffe. E proprio come con l’assicurazione contro la disoccupazione, anche le tue tariffe personali si baseranno sull’importo del tuo libro paga.

Puoi mantenere basse le tariffe applicando le precauzioni di sicurezza richieste per il tuo tipo di lavoro. Ovviamente, non vuoi che i tuoi dipendenti si infortunino, qualunque cosa accada... ma mantenere basse le tariffe dei tuoi dipendenti è un ulteriore vantaggio.

Il tuo dipendente non sostiene nessuno di questi costi. La disoccupazione e l’indennità di disoccupazione sono entrambe pagate al 100% dal datore di lavoro.

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Servizio buste paga

Ci sono molti calcoli che entrano nel libro paga. Non si tratta semplicemente della tariffa oraria per le ore lavorate. Per questo motivo, avrai bisogno di una sorta di servizio di gestione buste paga per fare questi calcoli. Il servizio buste paga non solo calcolerà la ritenuta fiscale sul reddito del dipendente, ma lo farà anche calcolare le loro (e le vostre) tasse sulla previdenza sociale e Medicare, nonché sull'assicurazione contro la disoccupazione costi.

Se la politica retributiva del tuo lavoratore è con lo stato, calcolerà anche quella. Se la politica retributiva del tuo lavoratore è stipulata con una società privata, probabilmente tratterai direttamente con loro e questo costo non verrà calcolato tramite il tuo servizio di gestione paghe.

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Come posso impostare il libro paga per la prima volta?

Ci sono alcuni documenti che dovrai raccogliere prima di poter avviare il tuo sistema di gestione buste paga. Dovrai anche riflettere sulla politica di conservazione dei record e sulla frequenza dei pagamenti.

Di quali documenti salariali ho bisogno?

L'impostazione del libro paga per i proprietari di piccole imprese richiede che lo facciano richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) presso l'IRS. Ottenere un EIN è gratuito e non dovrebbe richiedere più di 5 minuti. In alcuni stati, potrebbe essere necessario richiedere anche un EIN statale.

Se hai una LLC o una società, hai già un EIN.

Quando si tratta dei tuoi dipendenti, ognuno di loro dovrà farlo compilare un W-4. Questo è importante perché ti dice quante tasse dovresti trattenere per conto del tuo dipendente da ogni busta paga. Anche ogni dipendente dovrà farlo compilare un modulo I-9 per verificare la loro identità.

Avrai anche bisogno almeno delle tariffe dell'assicurazione contro la disoccupazione e forse delle tariffe del tuo lavoratore.

Infine, dovrai creare un sistema per tenere traccia delle ore dei tuoi dipendenti. Tecnicamente, questo potrebbe essere semplice come un foglio di accesso. Un sistema di cartellini orari è popolare tra molte piccole imprese. Ma se disponi di una forza lavoro remota, un sistema di monitoraggio basato su computer o telefono potrebbe funzionare meglio.

Quale dovrebbe essere la politica di conservazione dei miei dati sui salari?

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) impone che i datori di lavoro conservino diversi documenti relativi alle buste paga per almeno tre anni. Tali documenti sono:

• Nome completo e numero di previdenza sociale del dipendente
• Indirizzo (compreso il codice postale)
• Data di nascita (se minore di 19 anni)
• Genere e occupazione
• Date di impiego
• Ora e giorno della settimana in cui inizia la settimana lavorativa del dipendente
• Ore lavorate ogni giorno
• Ore totali lavorate per ogni settimana lavorativa
• Base su cui viene pagato il salario del dipendente
• Tariffa oraria regolare
• Guadagni totali giornalieri o settimanali in tempo reale
• Guadagno totale degli straordinari per la settimana lavorativa
• Tutte le aggiunte o detrazioni dalla retribuzione del dipendente
• Salari totali pagati per ogni periodo di paga
• Data del pagamento e periodo di pagamento coperto dal pagamento

Per ulteriori informazioni sui requisiti di conservazione dei record, controlla questa scheda informativa del Dipartimento del Lavoro.

Quale frequenza di gestione stipendi dovrei scegliere?

Quanto spesso pagherai i tuoi dipendenti? Pagarli settimanalmente garantisce di non incorrere in problemi di conformità, ma è anche il processo più laborioso. Se desideri pagare meno spesso di una volta a settimana, consulta il Dipartimento del lavoro del tuo Stato per conoscere le frequenze minime di pagamento del tuo Stato.

Se ti è consentito scegliere programmi di pagamento semestrali o bisettimanali, entrambe le opzioni ti causeranno meno grattacapi rispetto a una frequenza di pagamento settimanale. Ma ognuno di essi presenta alcuni pro e contro, come illustrato di seguito.

settimanalmente

Con un programma di buste paga settimanale, i tuoi dipendenti vengono pagati lo stesso giorno ogni settimana. Un programma tipico sarà questo: inviano le loro ore alla fine della giornata di venerdì per le ore lavorate quella settimana. Quindi avrai alcuni giorni per elaborare la busta paga e riceveranno l'assegno il venerdì successivo.

Questo programma di pagamento è tipico dei lavoratori meno pagati.

Il vantaggio di questo programma è che i dipendenti vengono pagati più frequentemente. Ciò può rendere più semplice per loro la gestione del flusso di cassa.

Lo svantaggio è che dovrai elaborare le buste paga ogni settimana, qualunque cosa accada. Anche se sei in vacanza o sei malato, avrai comunque questa responsabilità altrimenti i tuoi dipendenti non verranno pagati.

Semimestrale

Con un piano di retribuzione semestrale, paghi i dipendenti negli stessi due giorni di calendario di ogni mese, ad esempio il 1 e il 15. Per le buste paga dei proprietari di piccole imprese, un programma semestrale può semplificare la pianificazione delle altre spese in base alle date delle buste paga.

Questo programma funziona meglio per i dipendenti che ricevono uno stipendio, piuttosto che su base oraria.

Tuttavia, ci sono degli svantaggi nel programmare la busta paga semestrale. Il primo problema è che gli stipendi non saranno esattamente gli stessi. Il numero di giorni e ore lavorate durante il primo periodo di paga può essere leggermente superiore o inferiore rispetto al secondo.

Il secondo svantaggio di un programma semestrale è che il giorno di paga cadrà in giorni diversi durante la settimana ogni mese. Un giorno di paga potrebbe essere martedì, il venerdì successivo e il lunedì successivo. Dal lato del datore di lavoro, ciò può rendere difficile pianificare un tempo coerente per l'elaborazione delle buste paga. E dal lato dei dipendenti, se il giorno di paga cade in un fine settimana o in un giorno festivo, ciò può causare un ritardo nel pagamento.

Bisettimanale

Con una struttura del libro paga bisettimanale, i dipendenti vengono pagati semplicemente ogni due settimane. Per il datore di lavoro, questo ti aiuta a impostare processi di busta paga ricorrenti. E, per il dipendente, può contare sul fatto che la busta paga arrivi sul suo conto bancario ogni due giovedì, venerdì o qualunque giorno tu stabilisca.

L’unico svantaggio della busta paga bisettimanale è che ci sono alcuni mesi in cui dovrai effettuare tre pagamenti ai tuoi dipendenti invece di due. E, dal punto di vista contabile, ciò farà sì che le spese del libro paga siano più elevate in quel mese rispetto ad altri.

Differenza tra dipendenti e lavoratori a contratto

Dato che stiamo parlando di buste paga per i proprietari di piccole imprese, è importante considerare se è necessario o meno impostare le buste paga. Se lavori solo con appaltatori freelance, non lo fai. Come fai a sapere se le persone che lavorano per te sono dipendenti o appaltatori? Secondo l’IRS, tutto dipende dal grado di indipendenza del lavoratore.

Il lavoratore stabilisce i propri orari e fornisce i propri strumenti e forniture? Se è così, possono essere considerati un appaltatore indipendente. Inoltre, gli appaltatori indipendenti tendono ad essere più basati sui progetti. Se hai qualcuno che svolge una miriade di compiti per te ogni giorno, ci sono buone probabilità che l'IRS possa considerarlo un dipendente.

Per saperne di più sui fattori che determinano lo stato di dipendente W-4 o di appaltatore W-9, leggere le linee guida dell'IRS.

Hai dipendenti W-4?

Se è così, continua a leggere questa guida sulle buste paga per i proprietari di piccole imprese. Voi Volere È necessario impostare un sistema di gestione delle retribuzioni e assicurarsi di seguire tutte le linee guida dell'IRS per la frequenza dei pagamenti, la conservazione dei registri e la ritenuta fiscale.

Hai lavoratori a contratto W-9?

Non è necessario occuparsi del libro paga se hai solo lavoratori con contratto W-9. Invece, li paghi con qualunque mezzo e frequenza concordate entrambi. E non devi preoccuparti della ritenuta fiscale. Tuttavia, sarà necessario che l'appaltatore compili il W-9. E se paghi più di $ 600 a qualche appaltatore durante l'anno, dovrai inviare loro un 1099-MISC alla fine dell'anno.

Come dovrei gestire le buste paga della mia piccola impresa?

Esistono due modi principali per gestire le buste paga della tua piccola impresa: un servizio o un software. La differenza principale tra i due servizi è che un servizio rimetterà le tasse e invierà i moduli al governo secondo il calendario corretto.

Ecco i pro e i contro di ciascuno.

Dovrei occuparmi del libro paga con un servizio?

Sebbene questa sia l'opzione più costosa delle due, la parte migliore di questa opzione è che il tuo mal di testa sui salari scende a zero. Fornirai informazioni sui dipendenti, come salari e informazioni W-4, e il programma di pagamento e il fornitore di servizi li prenderà da lì.

Dovrai comunque accedere al servizio in ogni periodo di pagamento ed "elaborare" le buste paga. Ma spesso si tratta di pochi clic e non dovrebbero richiedere più di pochi minuti. Per i dipendenti a ore, dovrai inserire le loro ore per ciascun periodo di paga.

Da lì, il fornitore di servizi garantisce che le buste paga vengano elaborate in tempo e che tutte le comunicazioni e i report fiscali vengano inviati secondo la pianificazione corretta. Si prenderanno cura anche di eventuali problemi IRS che potrebbero sorgere.

Spesso dispongono di sistemi per tenere traccia di cose come il monitoraggio del tempo, l'accumulo e l'utilizzo delle ferie, i contributi 401 (k) e altro ancora.

Se hai 10 o più dipendenti, assumere un servizio di gestione buste paga potrebbe essere una buona mossa. Ma se hai un'impresa più piccola, un fornitore di servizi di gestione stipendi completo potrebbe essere un po' più del necessario.

Dovrei gestire le buste paga con il software?

Il software del libro paga eseguirà i calcoli del libro paga per te. Calcolerà le ritenute corrette sull'assegno di ciascun dipendente e terrà traccia di quanto devi al governo. Sei responsabile dell'invio effettivo delle ritenute fiscali e dell'invio tempestivo dei moduli corretti.

Quando utilizzi un software per buste paga, dovrai staccare i tuoi assegni. Oppure, con alcuni fornitori di software per buste paga come Libro paga quadrato, puoi anche impostare il deposito diretto.

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Quali sono le opzioni del software per la gestione delle retribuzioni della mia piccola impresa?

Che tu abbia già gestito le buste paga o meno, vuoi scegliere un software con gli strumenti e le risorse per pagare il tuo team con sicurezza, il che renderà più semplice la tua vita di piccolo imprenditore!

Una rapida ricerca su Google farà emergere dozzine di società di software per buste paga competenti. Alcune delle opzioni più popolari includono Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll e Patriot Software Payroll.

Ognuno ha il proprio set di funzionalità, ma solo Piazza ti consente di iniziare con $ 5 se hai solo un paio di appaltatori. Square è anche l'unico software che fornisce un ecosistema completo di strumenti per aiutarti a gestire la tua attività.

Inoltre, se utilizzi già Square per l'elaborazione dei pagamenti, è facile trarne vantaggio il loro servizio buste paga.

La linea di fondo

Inizialmente il libro paga per i proprietari di piccole imprese può sembrare spaventoso. Ma con gli strumenti adeguati, puoi ottenere un sistema di gestione stipendi affidabile e funzionante in pochissimo tempo. Per ulteriori idee e suggerimenti su come organizzare le finanze della tua piccola impresa, assicurati di leggere il I principali pilastri finanziari per la creazione di una start-up.