Probabilmente sai che mi piace mantenere le cose semplici. Il più semplice possibile.
Mi piace anche tenere le cose abbastanza organizzate perché niente mi fa infuriare più del tempo sprecato a cercare qualcosa. È il costo tangibile che paghi per non avere un sistema in atto.
Questo è particolarmente vero per le cose di cui non hai bisogno spesso perché non puoi fare affidamento sulla tua memoria per ricordare dove sono le cose. I documenti finanziari si adattano perfettamente a quel secchio.
Dopo anni di aggiustamenti e riaggiustamenti, ho ideato un sistema organizzativo per i nostri documenti che funziona. È anche piuttosto semplice.
Ecco le mie due (ok, tecnicamente tre) regole per ogni pezzo di carta:
- Digitalizza tutto
- Conserva l'originale se emesso dal governo, autenticato da un notaio, di proprietà personale, fiscale o relativo a prestiti.
- (Distruggi il resto)
Sommario
- Come organizzare tutto la prima volta?
- Digitalizza tutto
- Distruggi l'originale se...
- Conservazione dei documenti
Come organizzare tutto la prima volta?
Se parti da zero, ti invito a leggere questo articolo delle professioni archivistiche, Biblioteca del Congresso. Cerco di tenere a mente alcune delle strategie utilizzate dalla Library of Congress. Archiviano un sacco di cose. Come tutto.
Noterai che i loro consigli non prescrivono passaggi o tecnologie specifici, ecco perché condivido il mio approccio in un momento, ma il loro approccio generale è solido come una roccia. Questa idea dell'articolo è oro puro: "Non farti distrarre. Resisti alla tentazione di assaporare qualsiasi cosa in questo momento.” (così facile da fare, specialmente sull'archiviazione personale)
Le idee chiave sono attaccare i tuoi documenti come un'unità con una serie di "gruppi". Pensarlo come un'unità lo rende meno scoraggiante. Attaccare i ciuffi lo scompone in pezzi gestibili che puoi fare in una serie di giorni, settimane o mesi.
Quando ho iniziato ad organizzarmi, ho preso i miei “gruppi” logici e li ho trasformati in cartelle. Ho preso tutti i documenti dell'auto e li ho prima scansionati, inserendo i file nella cartella appropriata. Distruggo gli originali che non avevo bisogno di conservare e tengo il resto nelle scatole. Poi ho fatto l'altra macchina.
Il giorno dopo ho controllato i miei documenti bancari per il nostro conto bancario principale. Non avevo bisogno di fare ogni documento in un solo giorno, non ero disposto a dedicarci quel tempo, ma ero disposto a spendere 20-30 minuti per riempire una cartella.
Ci sono voluti circa un mese di digitalizzazione alternata, ma da allora la manutenzione è abbastanza di routine. Eseguo la scansione in batch di documenti ogni trimestre circa, il che non equivale a molti documenti perché ora ottengo la maggior parte delle cose in formato digitale.
E le mie categorizzazioni (o gruppi) potrebbero non corrispondere alle tue. Un buon modo per pensarci è come organizzi un Raccoglitore in caso di emergenza, che conterrà comunque molti di questi importanti documenti.
Digitalizza tutto
Ogni pezzo di carta importante che entra in casa è digitale. Se posso, mi iscrivo per le dichiarazioni senza carta perché poi posso scaricare direttamente le dichiarazioni senza fare il lavoro di scansione.
La digitalizzazione non è la parte difficile, organizzarla in una serie di cartelle è la parte difficile.
Ecco la nostra struttura di cartelle:
- Documenti commerciali
- Documenti personali.
- Archivio
- Individuale – Io
- Individuo - Moglie adorabile
- Individuale – Bambino 1
- Individuale – Bambino 2
- Asset – Casa
- Asset – Veicolo V
- Asset – Auto H
- Finanziario.
- accordi
- Bancario
- Credito
- Pianificatore finanziario
- Assicurazione
- Investimento
- Le tasse
- legale
io organizzare i nostri file in base alla persona o al bene e quindi se è finanziario, legale o altro: queste categorie sono comuni alla famiglia. Posso fare le tasse o gestire gli investimenti, ma sono beni di famiglia e quindi rientrano nella categoria più ampia.
Il Individuale contenere documenti specifici per l'individuo, come le cartelle cliniche.
L'archivio è uno strumento per i documenti di cui non abbiamo più bisogno, come la cartella da Asset – Auto C dopo che abbiamo venduto la Toyota Celica. Sono passati anni da quando abbiamo avuto l'auto, quindi potrei eliminare l'intera cartella se necessario, ma dato quanto è economico lo spazio di archiviazione... eh, perché entrambi.
Distruggi l'originale se...
Digitalizzare un documento significa che non ho più bisogno dell'originale, con poche eccezioni. La mia regola generale è che se il suo governo emesso, autenticato da un notaio, copre proprietà, tasse o prestiti, tienilo. Puoi distruggere tutto il resto.
Se ti ritrovi con molta carta e ti piacciono le regole più complicate, ecco alcune regole pratiche per quale carta fisica distruggere e cosa conservare (ricorda, hai ancora copie digitali di tutto, solo in Astuccio):
- SHRED Tutto ciò che ricevi mensilmente: estratti conto bancari, estratti conto della carta di credito, bollette, eccetera. – quando avrai il prossimo
- CONSERVA i documenti del prestito (soprattutto la conferma) per un anno dopo averlo ripagato.
- CONSERVARE le dichiarazioni dei redditi e i documenti giustificativi per 7 anni dopo la presentazione.
- CONSERVA i documenti relativi a un bene (auto, casa, ecc.) per tutto il tempo in cui lo possiedi.
- CONSERVARE documenti rilasciati dal governo, come certificati di nascita e morte, licenze di matrimonio, – per sempre
- CONSERVA Tutto ciò che credi sarebbe difficile da sostituire.
Conservazione dei documenti
Trova un bel posto sicuro in casa, metti una cassaforte antincendio e metti i tuoi documenti nella cassaforte.
La cassaforte che trovi nel negozio di forniture per ufficio probabilmente può essere rotto in cinque secondi con un magnete, quindi non fare affidamento su di esso per la sicurezza. Lo vuoi per la protezione antincendio, quindi nascondilo, preferibilmente dietro un dipinto sul muro. 🙂
Per le copie digitali, assicurati di averne un backup da qualche parte, preferibilmente automaticamente e in due posti per ogni evenienza. Archiviamo i nostri documenti su un disco rigido portatile, di cui viene eseguito il backup in remoto.
Se non desideri archiviarli localmente o desideri che più persone possano accedere ai documenti (un disco rigido portatile non è l'ideale), puoi optare per qualcosa come un Dropbox.
Una volta fatto questo, adorerai quanto sembreranno leggeri e ariosi i tuoi documenti finanziari. 🙂
Quali sono le vostre strategie per conservare e organizzare i vostri documenti finanziari? Cerco sempre di migliorare il nostro processo, quindi mi piacerebbe sentire il tuo.