Bagaimana Melakukan Penggajian untuk Bisnis Kecil Anda [Panduan Utama]

Hseiring berkembangnya bisnis Anda hingga saatnya mencari bantuan? Di satu sisi, itu adalah berita bagus. Namun, di sisi lain, penggajian untuk pemilik usaha kecil menambah kompleksitas dalam menjalankan bisnis Anda.

Sebagian besar pemilik usaha kecil tidak memiliki latar belakang di bidang SDM, akuntansi, atau pembukuan. Jadi bagaimana Anda bisa mengatur sistem penggajian yang membuat Anda tetap berada di sisi baik IRS tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu berharga Anda?

Memiliki karyawan W-2 berarti Anda harus melakukan penggajian. Selain membayar gaji mereka, Anda juga harus memberikan kompensasi pekerja dan asuransi pengangguran. Anda juga akan bertanggung jawab untuk membayar setengah dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare mereka. Anda harus menghitung pemotongan pajak penghasilan mereka dan menyerahkan pajak serta mengajukan laporan kepada pemerintah tepat waktu. Anda dapat melakukan semua ini dengan perangkat lunak penggajian atau penyedia penggajian layanan lengkap.

Apa itu Penggajian?

Istilah “penggajian” dapat berarti banyak hal. Namun, dalam pengertian yang paling umum, penggajian adalah proses di mana perusahaan menghitung dan mengirimkan gaji kepada karyawannya.

Sistem penggajian suatu perusahaan akan melibatkan mekanisme yang digunakan untuk melacak jam kerja dan waktu istirahat karyawan, metode dan jadwalnya pembayaran mana yang dikirimkan, dan alat yang digunakan untuk menghitung pemotongan pajak karyawan dan mengirimkannya ke IRS oleh pihak tertentu tenggat waktu.

Persyaratan Penggajian

Memiliki karyawan W-2 berarti melakukan penggajian. Jika Anda memiliki karyawan per jam, mereka akan mengirimkan jam kerja mereka untuk setiap periode pembayaran dan Anda diharuskan melakukannya bayar mereka sesuai jadwal yang telah Anda tentukan sebelumnya – biasanya mingguan, dua mingguan, atau setengah bulanan.

Menghitung penggajian berarti menentukan gaji kotor karyawan, kemudian memotong pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan Medicare.

Pajak yang telah dipotong kemudian harus diserahkan kepada pemerintah sesuai jadwal yang telah ditentukan. Bagi sebagian besar usaha kecil, hal ini diperlukan setiap bulan. Namun, untuk bisnis besar, hal ini dapat dilakukan setiap minggu.

Laporan triwulanan juga diperlukan. Anda harus mengajukan a formulir 941 setiap kuartal. Formulir ini memberi tahu pemerintah federal berapa banyak gaji yang Anda bayarkan serta berapa banyak pajak penghasilan yang Anda potong dan serahkan. Pengajuan negara bagian juga akan diperlukan, jadi periksa kembali formulir dan tanggalnya dengan negara bagian Anda.

Anda juga akan diminta untuk mengirimkan laporan tahunan. Anda harus memproses W-2 untuk karyawan Anda dan pemerintah. Anda juga harus mengirimkan a formulir 940 kepada pemerintah federal untuk pajak pengangguran federal – dan Anda mungkin harus melakukan ini lebih sering tergantung pada jumlah gaji Anda sepanjang tahun.

Berapa Biaya Personil?

Biaya memiliki karyawan lebih dari sekedar gaji mereka. Anda akan dikenakan biaya tambahan seperti pajak tambahan, asuransi, dan layanan penggajian.

Pajak

Saat Anda mempekerjakan seseorang untuk bekerja untuk Anda, 15,3% dari gaji mereka dibayarkan untuk pajak gaji. Ini terdiri dari 12,4% untuk Jaminan Sosial dan 2,9% untuk Medicare.

Kontraktor membayar sendiri seluruh jumlah ini. Namun para pekerja hanya membayar separuhnya dan majikan mereka diharuskan membayar separuhnya lagi. Oleh karena itu, ketika Anda membayar gaji karyawan Anda, biaya Anda sebenarnya 7,65% lebih tinggi.

Misalnya, jika karyawan Anda berpenghasilan $1.000 per minggu. Biaya sebenarnya Anda adalah $1.076,50 per minggu.

Pertanggungan

Anda diharuskan untuk memiliki asuransi pengangguran dan asuransi kompensasi pekerja.

Asuransi pengangguran dibayarkan kepada negara dan memberikan manfaat kepada pekerja yang terkena PHK. Tarif Anda akan ditentukan oleh tingkat risiko Anda. Jika Anda bekerja di industri dengan jumlah PHK yang tinggi, seperti pertamanan atau industri musiman lainnya, tarif Anda akan lebih tinggi dibandingkan di industri yang biasanya tidak memiliki jumlah PHK yang tinggi. Tarif Anda juga akan ditentukan oleh berapa banyak gaji yang Anda bayarkan. Semakin banyak gaji yang Anda miliki, semakin tinggi biaya Anda.

Anda dapat menekan tarif pribadi Anda semaksimal mungkin dengan menghindari PHK dan melawan klaim yang tidak sah. Terkadang karyawan yang tidak puas akan mencoba mengajukan pengangguran setelah mereka dipecat. Jangan izinkan ini. Setiap orang yang berhasil mengajukan klaim terhadap perusahaan Anda akan menaikkan tarif Anda. Jika mereka tidak berhak atas manfaat, lakukan yang terbaik untuk menjauhkan mereka dari kebijakan Anda.

Asuransi kompensasi pekerja dibayarkan kepada perusahaan asuransi (atau terkadang negara) dan melindungi karyawan jika mereka terluka saat bekerja. Sekali lagi, tarif Anda ditetapkan berdasarkan tingkat risiko Anda. Semakin berbahaya industri Anda, semakin tinggi pula tarif Anda. Dan seperti halnya asuransi pengangguran, tarif pribadi Anda juga akan didasarkan pada jumlah gaji yang Anda miliki.

Anda dapat menekan tarif dengan menerapkan tindakan pencegahan keselamatan yang diperlukan untuk jenis pekerjaan Anda. Tentu saja, Anda tidak ingin karyawan Anda terluka apa pun yang terjadi… tetapi menjaga agar upah pekerja Anda tetap rendah adalah manfaat tambahannya.

Karyawan Anda tidak menanggung semua biaya ini. Pengangguran dan kompensasi pekerja keduanya dibayar 100% oleh pemberi kerja.

Terkait:Memahami Kebutuhan Asuransi Usaha Kecil Anda dengan Coverwallet

Layanan Penggajian

Ada banyak perhitungan yang masuk ke dalam penggajian. Ini bukan sekadar tarif per jam dikalikan jam kerja. Oleh karena itu, Anda memerlukan semacam layanan penggajian untuk melakukan perhitungan ini. Layanan penggajian tidak hanya akan menghitung pemotongan pajak penghasilan karyawan, tetapi juga akan menghitungnya menghitung pajak Jaminan Sosial dan Medicare mereka (dan Anda), serta asuransi pengangguran biaya.

Jika kebijakan kompensasi pekerja Anda ada pada negara, maka negara juga akan memperhitungkannya. Jika kebijakan kompensasi pekerja Anda ada pada perusahaan swasta, kemungkinan besar Anda akan berhubungan langsung dengan mereka dan biaya ini tidak akan dihitung melalui layanan penggajian Anda.

Terkait:Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha Kecil

Bagaimana Saya Mengatur Penggajian Untuk Pertama Kalinya?

Ada beberapa dokumen yang perlu Anda kumpulkan sebelum Anda dapat memulai sistem penggajian Anda. Anda juga harus memikirkan kebijakan penyimpanan catatan dan frekuensi pembayaran Anda.

Dokumen Penggajian Apa yang Saya Butuhkan?

Menyiapkan penggajian untuk pemilik usaha kecil mengharuskan mereka untuk melakukannya mengajukan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) dengan IRS. Mendapatkan EIN gratis dan tidak memerlukan waktu lebih dari 5 menit. Di beberapa negara bagian, Anda mungkin perlu mengajukan EIN negara bagian juga.

Jika Anda memiliki LLC atau Korporasi maka Anda sudah memiliki EIN.

Terkait dengan karyawan Anda, masing-masing dari mereka perlu melakukannya mengisi W-4. Hal ini penting karena ini memberi tahu Anda berapa banyak pajak yang harus Anda potong atas nama karyawan Anda dari setiap gaji. Setiap karyawan juga perlu melakukannya mengisi formulir I-9 untuk memverifikasi identitas mereka.

Anda juga memerlukan setidaknya tarif asuransi pengangguran dan mungkin tarif kompensasi pekerja Anda.

Terakhir, Anda perlu membuat sistem untuk melacak jam kerja karyawan Anda. Secara teknis, ini bisa sesederhana lembar masuk. Sistem kartu waktu populer di banyak usaha kecil. Namun jika Anda memiliki tenaga kerja jarak jauh, sistem pelacakan berbasis komputer atau berbasis telepon mungkin merupakan solusi terbaik.

Bagaimana Seharusnya Kebijakan Penyimpanan Catatan Penggajian Saya?

Fair Labor Standards Act (FLSA) menetapkan bahwa pemberi kerja menyimpan beberapa dokumen terkait penggajian setidaknya selama tiga tahun. Dokumen-dokumen tersebut adalah:

• Nama lengkap karyawan dan nomor jaminan sosial
• Alamat (termasuk kode pos)
• Tanggal lahir (jika lebih muda dari 19 tahun)
• Gender dan pekerjaan
• Tanggal kerja
• Waktu dan hari ketika minggu kerja karyawan dimulai
• Jam kerja setiap hari
• Total jam kerja setiap minggu kerja
• Dasar pembayaran gaji karyawan
• Tarif gaji per jam reguler
• Total penghasilan harian atau mingguan secara langsung
• Total penghasilan lembur untuk minggu kerja
• Segala penambahan atau pengurangan gaji karyawan
• Total upah yang dibayarkan setiap periode pembayaran
• Tanggal pembayaran dan periode pembayaran yang dicakup oleh pembayaran

Untuk informasi lebih lanjut tentang persyaratan penyimpanan catatan, lihat lembar fakta ini dari Departemen Tenaga Kerja.

Frekuensi Penggajian Apa yang Harus Saya Pilih?

Seberapa sering Anda akan membayar karyawan Anda? Membayar mereka setiap minggu memastikan bahwa Anda tidak akan mengalami masalah kepatuhan apa pun, namun ini juga merupakan hal yang paling memakan banyak tenaga. Jika Anda ingin membayar lebih jarang dari setiap minggunya, tanyakan kepada Departemen Tenaga Kerja Negara Bagian Anda untuk mengetahui frekuensi pembayaran minimum di negara bagian Anda.

Jika Anda diperbolehkan memilih jadwal pembayaran setengah bulanan atau dua mingguan, opsi mana pun tidak akan membuat Anda pusing dibandingkan frekuensi pembayaran mingguan. Namun masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, seperti diuraikan di bawah ini.

Mingguan

Dengan jadwal penggajian mingguan, karyawan Anda dibayar pada hari yang sama setiap minggunya. Jadwal umumnya akan seperti ini: mereka mengirimkan jam kerja mereka di penghujung hari pada hari Jumat untuk jam kerja minggu itu. Kemudian Anda memiliki waktu beberapa hari untuk memproses penggajian dan mereka akan menerima ceknya pada hari Jumat berikutnya.

Jadwal pembayaran ini tipikal untuk pekerja berupah rendah.

Manfaat dari jadwal ini adalah karyawan dibayar lebih sering. Hal ini dapat memudahkan mereka dalam mengelola arus kasnya.

Sisi negatifnya adalah Anda harus memproses penggajian setiap minggu, apa pun yang terjadi. Meskipun Anda sedang berlibur atau sakit, Anda tetap mempunyai tanggung jawab ini atau karyawan Anda tidak akan dibayar.

Setengah bulanan

Dengan jadwal pembayaran setengah bulanan, Anda membayar karyawan pada dua hari kalender yang sama setiap bulan – misalnya tanggal 1 dan tanggal 15. Untuk penggajian bagi pemilik usaha kecil, jadwal setengah bulanan dapat memudahkan perencanaan pengeluaran lain di sekitar tanggal penggajian Anda.

Jadwal ini paling cocok untuk karyawan yang dibayar dengan gaji, bukan per jam.

Namun, ada kelemahan dari jadwal penggajian semi-bulanan. Masalah pertama adalah gajinya tidak akan sama persis. Jumlah hari dan jam kerja pada periode pembayaran pertama mungkin sedikit lebih tinggi atau lebih rendah dibandingkan periode pembayaran kedua.

Kelemahan kedua dari jadwal setengah bulanan adalah hari gajian akan jatuh pada hari yang berbeda sepanjang minggu setiap bulannya. Satu hari gajian bisa saja Selasa, Jumat berikutnya, dan Senin berikutnya. Dari sisi pemberi kerja, hal ini dapat mempersulit penjadwalan waktu yang konsisten untuk memproses penggajian. Dan dari sisi karyawan, jika gajian jatuh pada akhir pekan atau hari libur, maka dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Dua minggu sekali

Dengan struktur penggajian dua mingguan, karyawan hanya dibayar setiap dua minggu. Bagi perusahaan, ini membantu Anda mengatur proses penggajian berulang. Dan, bagi karyawan tersebut, mereka dapat mengandalkan gaji yang masuk ke rekening bank mereka setiap hari Kamis, Jumat, atau hari apa pun yang Anda tentukan.

Satu-satunya kelemahan dari penggajian dua mingguan adalah ada beberapa bulan di mana Anda harus melakukan tiga pembayaran kepada karyawan Anda, bukan dua kali pembayaran. Dan, dari sudut pandang akuntansi, hal ini akan menyebabkan pengeluaran gaji Anda lebih tinggi pada bulan itu dibandingkan bulan lainnya.

Perbedaan Antara Karyawan dan Pekerja Kontrak

Karena kita berbicara tentang penggajian untuk pemilik usaha kecil, penting untuk mempertimbangkan apakah Anda perlu menyiapkan penggajian atau tidak. Jika Anda hanya bekerja dengan kontraktor lepas, maka Anda tidak akan melakukannya. Bagaimana Anda tahu apakah orang yang bekerja pada Anda adalah karyawan adalah kontraktor? Menurut IRS, yang terpenting adalah tingkat kemandirian yang dimiliki pekerja.

Apakah pekerja mengatur jam kerjanya sendiri dan apakah mereka menyediakan peralatan dan perlengkapannya sendiri? Jika demikian, mereka dapat dianggap sebagai kontraktor independen. Selain itu, kontraktor independen cenderung lebih berbasis proyek. Jika Anda meminta seseorang melakukan banyak sekali tugas untuk Anda setiap hari, kemungkinan besar IRS akan menganggap mereka sebagai karyawan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktor-faktor yang menentukan status karyawan W-4 atau kontraktor W-9, baca pedoman IRS.

Apakah Anda Memiliki Karyawan W-4?

Jika demikian, teruslah membaca panduan penggajian untuk pemilik usaha kecil ini. Anda akan perlu menyiapkan sistem penggajian dan pastikan untuk mengikuti semua pedoman IRS untuk frekuensi pembayaran, penyimpanan catatan, dan pemotongan pajak.

Apakah Anda Memiliki Pekerja Kontrak W-9?

Anda tidak perlu melakukan penggajian jika Anda hanya memiliki pekerja kontrak W-9. Sebaliknya, Anda membayar mereka dengan cara dan frekuensi apa pun yang Anda berdua sepakati. Dan Anda tidak perlu khawatir tentang pemotongan pajak. Namun, Anda memerlukan kontraktor untuk mengisi W-9 mereka. Dan jika Anda membayar kontraktor mana pun lebih dari $600 sepanjang tahun, Anda harus mengirimi mereka 1099-MISC pada akhir tahun.

Bagaimana Saya Harus Menangani Penggajian Usaha Kecil Saya?

Ada dua cara utama untuk menangani penggajian usaha kecil Anda: layanan, atau perangkat lunak. Perbedaan utama antara kedua layanan ini adalah bahwa suatu layanan akan mengirimkan pajak dan menyerahkan formulir kepada pemerintah pada jadwal yang benar.

Berikut kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Haruskah Saya Melakukan Penggajian Dengan Layanan?

Meskipun ini adalah opsi yang lebih mahal dari keduanya, bagian terbaik dari opsi ini adalah sakit kepala penggajian Anda turun ke nol. Anda akan memberikan informasi karyawan, seperti gaji dan informasi W-4, serta jadwal pembayaran dan penyedia layanan akan mengambilnya dari sana.

Anda masih harus masuk ke layanan setiap periode pembayaran dan “memproses” penggajian. Namun hal ini sering kali hanya membutuhkan beberapa klik dan tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa menit. Untuk karyawan per jam, Anda harus memasukkan jam kerja mereka untuk setiap periode pembayaran.

Dari sana, penyedia layanan memastikan bahwa penggajian diproses tepat waktu dan semua penyerahan dan laporan pajak dikirim pada jadwal yang benar. Mereka juga akan menangani masalah IRS yang mungkin timbul.

Mereka sering kali memiliki sistem untuk melacak hal-hal seperti pelacakan waktu, perolehan dan penggunaan waktu liburan, kontribusi 401(k), dan banyak lagi.

Jika Anda memiliki 10 karyawan atau lebih, menyewa layanan penggajian bisa menjadi langkah yang baik. Namun jika Anda memiliki bisnis yang lebih kecil, penyedia penggajian dengan layanan lengkap mungkin lebih dari yang Anda butuhkan.

Haruskah Saya Melakukan Penggajian Dengan Perangkat Lunak?

Perangkat lunak penggajian akan melakukan perhitungan penggajian untuk Anda. Ini akan menghitung pemotongan yang benar dari setiap cek karyawan dan melacak berapa banyak utang Anda kepada pemerintah. Anda bertanggung jawab untuk mengirimkan potongan pajak dan menyerahkan formulir yang benar tepat waktu.

Saat Anda menggunakan perangkat lunak penggajian, Anda perlu memotong cek Anda sendiri. Atau, dengan beberapa penyedia perangkat lunak penggajian seperti Penggajian Persegi, Anda bahkan dapat mengatur Deposit Langsung.

Terkait:Bagaimana Saya Menggunakan QSEHRA untuk Mengurangi Tunjangan Kesehatan Karyawan Saya

Apa Saja Pilihan Perangkat Lunak Penggajian Bisnis Kecil Saya?

Apakah Anda pernah melakukan penggajian sebelumnya atau belum, Anda ingin memilih perangkat lunak dengan alat dan sumber daya untuk membayar tim Anda dengan percaya diri, yang akan membuat hidup Anda sebagai pemilik usaha kecil lebih mudah!

Pencarian cepat di Google akan memunculkan lusinan perusahaan perangkat lunak penggajian yang mumpuni. Beberapa opsi populer termasuk Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll, dan Patriot Software Payroll.

Masing-masing memiliki serangkaian fitur sendiri, tapi hanya Persegi memungkinkan Anda memulai dengan $5 jika Anda hanya memiliki beberapa kontraktor. Square juga merupakan satu-satunya perangkat lunak yang menyediakan ekosistem alat lengkap untuk membantu Anda mengelola bisnis.

Selain itu, jika Anda sudah menggunakan Square untuk pemrosesan pembayaran, maka Anda dapat memanfaatkannya dengan mudah layanan penggajian mereka.

Garis bawah

Penggajian bagi pemilik usaha kecil mungkin tampak menakutkan pada awalnya. Namun dengan alat yang tepat, Anda bisa menjalankan dan menjalankan sistem penggajian yang andal dalam waktu singkat. Untuk lebih banyak ide dan tip dalam mengatur keuangan usaha kecil Anda, pastikan untuk membaca Pilar Keuangan Utama dalam Membangun Startup.