Anda mungkin tahu bahwa saya suka menjaga hal-hal sederhana. Sesederhana mungkin.
Saya juga suka menjaga segala sesuatunya tetap rapi karena tidak ada yang membuat saya marah lebih dari waktu yang terbuang untuk mencari sesuatu. Ini adalah biaya nyata yang Anda bayar karena tidak memiliki sistem.
Hal ini terutama berlaku untuk hal-hal yang tidak sering Anda butuhkan karena Anda tidak dapat mengandalkan ingatan Anda untuk mengingat di mana barang-barang itu berada. Dokumen keuangan masuk ke dalam ember itu dengan sempurna.
Setelah bertahun-tahun menyesuaikan dan menyesuaikan kembali, saya telah menemukan sistem organisasi untuk dokumen kami yang berfungsi. Ini juga cukup sederhana.
Berikut adalah dua (oke, secara teknis tiga) aturan saya untuk setiap lembar kertas:
- Digitalkan semuanya
- Simpan yang asli jika diterbitkan oleh pemerintah, diaktakan, milik pribadi, pajak, atau terkait dengan pinjaman.
- (Potong sisanya)
Daftar isi
- Bagaimana Mengatur Semuanya Pertama Kali
- Digitalisasikan Semuanya
- Rusak yang Asli jika…
- Menyimpan Dokumen
Bagaimana Mengatur Semuanya Pertama Kali
Jika Anda memulai dari awal, saya mengundang Anda untuk membaca artikel ini oleh profesi pengarsipan, Perpustakaan Kongres. Saya mencoba untuk mengingat beberapa strategi yang digunakan oleh Library of Congress. Mereka mengarsipkan BANYAK barang. Seperti semuanya.
Anda akan melihat bahwa saran mereka tidak meresepkan langkah atau teknologi tertentu, itu sebabnya saya membagikan pendekatan saya sebentar lagi, tetapi pendekatan umum mereka sangat solid. Ide dari artikel ini adalah emas murni — “Jangan teralihkan. Tahan godaan untuk menikmati satu hal sekarang juga.” (sangat mudah dilakukan, terutama pada pengarsipan pribadi)
Ide kuncinya adalah untuk menyerang dokumen Anda sebagai satu kesatuan dengan serangkaian "rumpun." Memikirkannya sebagai satu unit membuatnya tidak terlalu menakutkan. Menyerang rumpun memecahnya menjadi bagian-bagian yang dapat diatur yang dapat Anda lakukan selama beberapa hari, minggu, atau bulan.
Ketika saya mulai mengatur, saya mengambil "rumpun" logis saya dan mengubahnya menjadi folder. Saya mengambil semua dokumen Mobil dan memindainya terlebih dahulu, memasukkan file ke dalam folder yang sesuai. Saya merobek dokumen asli yang tidak perlu saya simpan dan menyimpan sisanya di dalam kotak. Kemudian saya melakukan mobil lain.
Hari berikutnya saya memeriksa dokumen perbankan saya untuk rekening bank utama kami. Saya tidak perlu mengerjakan setiap dokumen dalam satu hari, saya tidak bersedia mencurahkan waktu sebanyak itu untuk itu, tetapi saya bersedia menghabiskan 20-30 menit untuk mengisi satu folder.
Butuh waktu sekitar satu bulan untuk menghidupkan dan mematikan digitalisasi, tetapi sejak itu, perawatannya cukup rutin. Saya melakukan pemindaian batch dokumen setiap kuartal atau lebih, yang tidak berarti banyak kertas karena saya mendapatkan banyak hal secara digital sekarang.
Dan kategorisasi saya (atau rumpun) mungkin tidak cocok dengan Anda. Salah satu cara yang baik untuk memikirkannya adalah bagaimana Anda mengatur Pengikat Dalam Kasus Darurat, yang akan berisi banyak dokumen penting ini.
Digitalisasikan Semuanya
Setiap lembar kertas penting yang masuk ke rumah adalah digital. Jika saya bisa, saya mendaftar untuk pernyataan tanpa kertas karena saya dapat langsung mengunduh pernyataan tanpa melakukan pekerjaan pemindaian.
Digitalisasi bukanlah bagian yang sulit, mengaturnya dalam serangkaian folder adalah bagian yang sulit.
Inilah struktur folder kami:
- Dokumen Bisnis
- Dokumen Pribadi.
- Arsip
- Individu – Saya
- Individu – Istri yang Indah
- Individu – Anak 1
- Individu – Anak 2
- Aset – Rumah
- Aset – Mobil V
- Aset – Mobil H
- Keuangan.
- Perjanjian
- Perbankan
- Kredit
- Perencana Keuangan
- Pertanggungan
- Investasi
- Pajak
- Hukum
Saya mengatur file kami berdasarkan orang atau aset dan apakah itu keuangan, hukum, atau lainnya – kategori tersebut bersifat komunal bagi keluarga. Saya mungkin melakukan pajak atau mengelola investasi, tetapi itu adalah aset keluarga dan termasuk dalam kategori yang lebih luas.
NS Individu berisi dokumen khusus untuk individu, seperti catatan medis.
Arsip adalah penampung semua dokumen yang tidak lagi kita perlukan, seperti folder untuk Aset – Mobil C setelah kami menjual Toyota Celika. Sudah bertahun-tahun sejak kami memiliki mobil sehingga saya dapat menghapus seluruh folder jika perlu tetapi mengingat betapa murahnya penyimpanan... eh, mengapa keduanya.
Rusak yang Asli jika…
Mendigitalkan dokumen berarti saya tidak lagi membutuhkan dokumen asli, dengan beberapa pengecualian. Aturan umum saya adalah jika yang dikeluarkan pemerintah, diaktakan, mencakup properti, pajak, atau pinjaman, maka simpanlah. Anda dapat menghancurkan segala sesuatu yang lain.
Jika Anda menemukan diri Anda dengan banyak kertas, dan Anda menyukai aturan yang lebih rumit, berikut adalah beberapa aturan praktis untuk kertas fisik apa yang harus dihancurkan dan apa yang harus disimpan (ingat, Anda masih memiliki salinan digital dari semuanya, cukup di kasus):
- SHRED Apa pun yang Anda dapatkan setiap bulan – laporan mutasi bank, laporan kartu kredit, tagihan listrik, dll. – ketika Anda mendapatkan yang berikutnya
- TETAPKAN dokumen Pinjaman (terutama konfirmasi) selama setahun setelah Anda melunasinya.
- TETAPKAN SPT pajak dan dokumen pendukung selama 7 tahun setelah Anda mengajukan.
- SIMPAN Dokumen yang terkait dengan aset (mobil, rumah, dll.) selama Anda memilikinya.
- TETAPKAN dokumen yang dikeluarkan pemerintah, seperti akta kelahiran dan kematian, surat nikah, – selamanya
- TETAPKAN Apa pun yang Anda yakini akan sulit untuk diganti.
Menyimpan Dokumen
Temukan tempat aman yang bagus di rumah Anda, taruh di brankas api, dan tempelkan dokumen Anda di brankas.
Brankas yang Anda dapatkan di toko peralatan kantor mungkin saja retak dalam lima detik dengan magnet, jadi jangan mengandalkannya untuk keamanan. Anda menginginkannya untuk proteksi kebakaran jadi sembunyikan, sebaiknya di balik lukisan di dinding. 🙂
Untuk salinan digital, pastikan untuk mencadangkannya di suatu tempat, sebaiknya secara otomatis dan di dua tempat untuk berjaga-jaga. Kami menyimpan dokumen kami di hard drive portabel, yang dengan sendirinya dicadangkan dari jarak jauh.
Jika Anda tidak ingin menyimpannya secara lokal, atau Anda ingin banyak orang dapat mengakses dokumen (hard drive portabel tidak ideal), Anda dapat memilih sesuatu seperti Dropbox.
Setelah Anda melakukan ini, Anda akan menyukai betapa ringan dan lapangnya dokumen keuangan Anda. 🙂
Apa strategi Anda untuk melestarikan dan mengatur dokumen keuangan Anda? Saya selalu mencari cara untuk meningkatkan proses kami, jadi saya ingin mendengar proses Anda.