Második éves konferencia tervezése: FinCon

Akárcsak tavaly, ha követed a twitter feedemet, valószínűleg láttad, hogy #FinCon12 tweet zápor jött össze az elmúlt hetekben.

Ez azért van, mert most jutottam el a második FinCon tartásával.

Ez a bejegyzés kitér a második éves konferencia tervezésének részleteire, valamint összefoglalja a #FinCon12 szórakozását.

Az első konferencia nagyon szórakoztató volt, és a résztvevők többért száguldoztak (valójában azt gondolom, hogy az első évi konferencia túl rövid volt, így sok energiát hagytunk hátra).

Így néhány nappal a 2011 -es konferencia után elkezdtem tervezni a #FinCon12 -et.

Tényleg azonnal el kell kezdenie, mert a szállodai tárgyalótermek gyorsan mennek, és nagyon szeretné megragadni az előző eseményből megmaradt energiát.

Ne feledje, hogy ez az a helymeghatározó konferencia, amin nem igazán kell aggódni.

Hely, hely, hely

Apropó helyszínek, úgy döntöttem, hogy a FinCon -t egy másik helyre költözöm. Hálás vagyok a tavaly ősszel Schaumburgban, IL -ben szerzett tapasztalatainkért, de a résztvevők más helyet akartak a #FinCon12 számára. Honnan tudjam? Nos, részt vettem egy konferencia utáni felmérésben, és az egyik kérdésem az volt, hogy hol szeretné tartani a jövő évi konferenciát.

A résztvevők túlnyomó többsége azt mondta, hogy olyan helyet szeretnének, amely sétatávolságra van más dolgoktól: éttermek, bárok, vásárlás, tevékenységek. Alapvetően a város szívében akarták.

Az ár helyes megállapítása

A helymeghatározási kérdések mellett azt is megkérdeztem a résztvevőktől, hogy mit gondolataik a szállodai szobák árazásáról szóltak. Kiderült, hogy 99 dollár az édes hely arra, hogy a konferencia fő szállodájában résztvevő résztvevők többsége és ugróhajója között alternatív szállást találjon.

Ez kritikus, ahogy én látom, mert ez a legénység annyira összefogott, hogy egész hétvégén együtt akarnak lenni, nem csak a foglalkozások alatt. Tehát a 99 dolláros ár ugyanabban a szállodában tartja őket, ahol hosszabb ideig lóghatnak az ülések után, pihenjen előcsarnok, és késő este érje el a szálloda bárját anélkül, hogy aggódnia kellene a szállításért, bárhol is legyenek tartózkodás.

Ez triviálisnak tűnhet néhány konferenciatervező vagy rendszeres üzleti konferencia résztvevő számára, de én ezt kritikus elemnek tartom a FinCon táborszerű hangulatának megőrzésében. Ugyanez az oka annak, hogy tavaly elutasítottam a gyönyörű Chicago belvárosi létesítményeket a Morningstar -on.

Mile High szállások

Ahogy el tudod képzelni, az Egyesült Államokban nincs túl sok tisztességes méretű város, ahol van konferenciaszálló, amelyet 99 dollárért lehet megvásárolni. San Diegóban (népszerű résztvevők választéka) és Chicagóban nincs ilyen üzlet. Szerencsére Denver megtette.

Tehát a Denvert választottuk, és ez jó lépésnek bizonyult. Természetesen a döntés nem volt olyan egyszerű, mint amilyennek hangoztattam. Rengeteg tényező van: szálloda elérhetősége, elfogadható dátumok, találkozóhely csomagok stb. hogy mindenről tárgyalni kell.

2011-hez hasonlóan a Helms-Brisco Carolyn Coughlin szolgáltatásaihoz fordultam, aki újabb szilárd munkát végzett, bemutatva a lehetőségeimet. Tájékoztatásul: Carolyn egy % -os fizetést kap a szállodától, amiért bevitt.

Hozd be a Big Guns -t

A tavalyi konferencia végén legyőztem. Több mint 250 résztvevő, 25 szponzor, valamint számtalan eladó és létesítménykezelő információs központjának számít. El voltam kopva. Megesküdtem, hogy többé nem így teszek, és további segítséget keresek a folyamat irányításában.

Az első a szponzorálás volt. Felé fordultam Michael, aki a PT Pénzért kezeli a hirdetéseket (és sok más dolgot). Tökéletes alkat volt, és kiváló munkát végzett azzal, hogy nem csak több szponzori pénzt hozott be, hanem nagyobb értéket nyújtott a szponzoroknak: Ally Bank, Chase, Fidelity stb.

Csak a csekket kellett letétbe helyeznem. Michael természetes ebben a dologban, és nem tudtam volna újra elvégezni a FinCont anélkül, hogy ő kezelné ezt a szempontot. Michael és én úgy döntöttünk, hogy idén kicsit másként kezeljük az esti eseményeket.

Hogy megkönnyítsük magunkat, eladtuk az exkluzív esti események jogait, és megpróbáltunk valamit tervezni. Ez sok időt szabadított fel, amellyel Jessica és én nem rendelkeztünk, és végül egyedi élményeket szereztünk (pl. Gyújtsa be a FinCon -t esemény).

Következett az ügyintézés. Jessica a virtuális asszisztensem, ezért a FinCon -tól függetlenül heti öt órát dolgozik helyettem. De idén kétszer is elhoztam júniusban (ahogy tavaly egy hónappal korábban mondták), és augusztusra már minden óráját a FinConnak szentelte. Neki is szüksége volt minden órára, miután kineveztem neki a konferencia magazin koordinátorának szerepét.

Így van, úgy döntöttünk, hogy egy konferencia folyóiratot adunk a keverékhez. Jól fogadták, de óriási kiadás és hatalmas időveszteség volt. Jessicával időnként kihúztuk a hajunkat. Ezt az elemet tovább kell gondolnunk, hogy hatékonyabb legyen.

Jessica azonban sokkal többet tett, mint a magazin. Koordinálta a konferenciaszolgáltatási projektet Denver városával, ő irányította az ellenőrző listát, és segített birkózni az ütemtervvel, ő intézte az előadó és a személyzet utazásának megszervezését, összehangolta a szálloda étkeztetését, és sokat, sokat tett több.

Az audiovizuális igények kielégítése mindig kihívást jelent. Korán itt is segítségért fordultam. Justin, aki tavaly kezelt hangot, az én fickóm. Összeállította a konferencia utáni promóciós videót, amelyet én köszönhetek, hogy eladtam az idei konferenciára szóló jegyek 50% -át. Ezzel a videóval tökéletesen rögzítette a jelenetet a #FinCon11 -en.

Justin is velem utazott Denverbe, hogy az idei konferencia előtt felderítse a létesítményeket, és ő sikeresen megtárgyalta az audiovizuális szerződést a 25 000 dolláros költségvetésünkig (megmentett minket 20 ezer dollár). Az AV költségei, az IMO, a legnagyobb kiütés a konferenciák terén. Ott fogságba ejtettek a szállodában, és a szerződéseket büntetések terhelik a külső szállítók használatáért.

Justin azonban átvágott minden rendetlenséget, versengő ajánlatokkal csökkentette a költségeket, megcsinálta a kemény tárgyalásokat, és jóval a költségvetés alatt tartott minket. A konferencián az AV kezelésével kapcsolatban is szétzúzta, és professzionális munkát végzett, hogy gyorsan megfordítsa az összes hangot, videót és diát az idei ülésekről.

Justin és Jessica is felvettek és irányítottak egy kis személyzetet a konferencián. Ember, többet kell fizetnem ezeknek a srácoknak.

Ne felejtsük el a konferencia látványát. Csakúgy, mint tavaly, Pete barátomhoz fordultam, hogy kezelje kezdeti logótervezés. Pont azt adta, amit kerestem. Aztán a helyi barátomhoz és asszisztensemhez, Ryanhez fordultam, hogy kezelje az összes jelzést (színpadon, plakátok, lépések és ismétléses hátterek, jelvények stb.).

Ryan egy saját átmenet közepén volt. Most főállású misszionárius a Bahamákon (igazából!). Leginkább a rossz tervezésem miatt csomagoltam vele a dolgokat, amíg ő a Bahamákon volt, internetkapcsolat nélkül.

Érdekes volt ez a múlt hónap. A pánikban a helyi művészhez és Jeb baráthoz fordultam, akinek a texasi témájú pólócég, hogy a konferencia pólók. Néhány hét alatt valami igazán szépet tudtak fordítani.

Utoljára a színpadi tartalom következett. Tartottam magam ehhez a felelősséghez, de mégis a közösséghez fordultam, hogy nyújtson be ötleteket, és szavazzon azokról az ülésekről, amelyeket látni akart. Elmentem egy -két hangszóró után is, amelyekről tudtam, hogy újra szeretnék színpadon lenni, vagy először.

Azt akartam, hogy az idei konferencia tartalmazzon néhányat az elmúlt időszak azonos elemeiből, de ne legyen pontos ismétlés. Tehát tudtam, hogy fontos lenne egy nagy külső hang behozatala. Áldottak voltunk Liz Weston, népszerű személyi pénzügyi szakértő és szerző, vegyen részt.

Liz fantasztikusan teljesített a beszédében, és valóban a professzionalizmus és a hitelesség légkörét hozta, amelyet a jelenlévők értékeltek.

Más fő színpadi előadók közé tartozott J. D. Roth (innen: Lassan gazdagodj megTöbb mint pénz), Baker Ádám (innen: ManVsDebt.com), Greg Go (innen: WiseBread.com), és Jim Wang (innen Bargaineering.com), aki szakértői testületet vezetett. Csodálatos, hogy ezek a sztárok a közösségből így vesznek részt.

Annak ellenére, hogy mindezt a személyzeti segítséget kaptam, a #FinCon12 előtti hetekben még mindig elfogyott a konferencia teendői. Olyan sok más dolgot is kiszervezhetnék, vagy önkénteseknek adhatnék át.

De küzdök ezzel. Főleg, hogy közeleg az esemény. Elkezdek mindent internalizálni, és azt mondom magamnak, hogy keményebben és gyorsabban kell dolgoznom azért, hogy mindez megvalósuljon. Azt hiszem, bizonyos szempontból perfekcionista vagyok, ezért túl szorosan tartom az uralmat. Ezen majd jobban leszek.

Mások, akik önként vállalták idejüket a konferencián, hogy segítsenek: Carrie Rocha (innen: PocketYourDollars.com), John Philbin (innen PowerWallet.com), és még sokan mások, akik fényképezőgépet tartottak, tömött zsákokat, jelvényeket, székeket, táblákat és egyebeket töltöttek össze. Köszönök mindent!

Ami magát a konferenciát illeti, a #FinCon12 nagy sikert aratott. A jelenlévők hozták a megszokott energiájukat, a hangszórók elfújták az elvárásokat, az önkéntesek kamerákon és szajhazacskón a töltelék fantasztikus munkát végzett, és Denver városa (és a Grand Hyatt) az ideálisnak bizonyult elhelyezkedés.

Hozzáadott elemek a második évben

Nagyon büszke vagyok a második évben elért néhány fejlesztésre. Pénzt költöttünk olyan módokon, amelyek a közösség javát szolgálják, és segítik a konferencia értékesítését.

FinCon kapcsolat - Már említettem a konferencia folyóiratot, a FinCon Connection -t, amely egyrészt konferencia útmutatóként, másrészt iparági forrásként szolgál. A magazin a jövőben természetes marketing eszközzé is válik. A tervünk az, hogy félévente megjelentetjük (ez egy konferencia utáni folyóiratot és egy konferencia előtti folyóiratot/útmutatót ad).

FinCon Local - Létrehoztam az úgynevezett FinCon Local programot is, ahol a FinCon résztvevői és mások rendszeresen összejöhetnek városukban, hogy egész évben folytathassák a konferenciabeszélgetést. Ezt lazán kezelik, ahogy kell, de mindenképpen segít a FinConnak az offline pénzügyi bloggerek kapcsolatának vezetőjeként szerepelni.

Virtuális jegyek - Néhány tavalyi résztvevőtől hallottam, hogy utálják kihagyni az idei konferenciát. Néhányan megemlítették, hogy videókat és diákat szeretnének látni a konferenciáról. Tehát, amint a konferencia elfogyott, említettem, hogy virtuális jegyeket fogunk értékesíteni.

Mivel ez a választás kezdetben nem volt mindenki számára elérhető, úgy éreztem, hogy a jegy árát meg kell tartanom a rendes jegy árával. Egy kis promóció után csak néhány virtuális jegyet adtam el. Jövőre kihagyom a nyomást, és csak eladásra kínálom azokat, akik érdeklődnek.

Swag táskák - A tavalyi nagy erőfeszítés után úgy döntöttem, hogy kihagyom a szatyorzsák tölteléket, adok egy üres táskát a résztvevőknek, és hagyom, hogy a résztvevők megkapják a kívánt szaftot a kiállítási asztaloknál. Néhány hónappal később eszembe jutott egy ötlet, amely lehetővé tenné számomra, hogy még mindig szajrót kínáljak a cipőkben, szeretetet adjak vissza a hangszóróknak, és ne kelljen semmilyen munkát végeznem.

A hangszórókat a táskák töméséért bízom. A fogás az volt, hogy csak ők tehettek valamit a táskába. Behelyezhettek valamit a táskájukba, vagy felkereshettek egy hirdetőt, hogy cserélje ki az értéket. Sok előadó élt ezzel a lehetőséggel, és végül finanszírozta a FinCon12 útját. Tetszett ez az ötlet, és azt hiszem, folytatjuk, természetesen korlátokkal.

Közösségi média használata - Ami a közösségi média használatát illeti, a konferencia valóban rendelkezik a Facebook oldal, egy blog, a YouTube -fiók (az előző évi ülések lassú közzétételéhez), és még egy Pinterest -fiók is, amelyek mindegyike jó munkát végez a konferencia elkötelezett felhasználók felé történő népszerűsítésében.

De a FinCon nagy közösségi média karja a twitter fiókom és a hash tag #FinCon12. A Twitterre fókuszálok. Miért? Mert az internetes vállalkozók beszélnek egymással a Twitteren.

Olyan következetesen használtam a #FinCon12 kivonatcímkét, hogy a konferencia résztvevőivel való kommunikáció alappillére lett.

A konferencia hétvégéjén még a Twitter trendlistájának élére is eljutottunk.

Lokalizált tendencia volt, de még mindig fantasztikus volt látni. Összességében a #FinCon12 kivonatcímke több mint 13,5 millió megjelenítést ért el, és 1,3 millió egyedi embert ért el 5 nap alatt.

A jövőben egy Facebook -csoportot fogunk fejleszteni, hogy a Facebook -nál természetesebbek számára legyen központjuk.

Hagyományos PR - Befektettem egy kis PR -szabadúszó munkába a #FinCon12 számára. Úgy gondoltam, hogy aktívabb megközelítésre van szükségem a média figyelmének felkeltéséhez a konferencián. Ez nyilvánvalóan vonzóbbá teszi a konferenciát az előadók, a résztvevők és a szponzorok számára.

És sikerült! Két helyi leányvállalat vett fel minket, néhány online média figyelmét felkeltettük, és rengeteg linket kaptunk a különböző sajtóközleményekből, amelyek felvették a sajtóközleményt. Folytatni fogok egy kis beruházást ezen a területen, és remélhetőleg jövőre sokkal hamarabb elkezdem a folyamatot, hogy még több üzlet felvegyen minket.

FinCon futtató eszközök

A konferencia lebonyolításához a következő eszközöket használtam:

• Aweber.com a kezdeti e -mail lista felépítéséhez,
• WordPress.org (természetesen) a konferencia weboldalának és blogjának futtatásához,
• Google Drive (korábban Docs) a konferencia utáni felmérés és az összes többi együttműködési dokumentum átadására,
• Eventbrite.com jegyvásárláshoz,
• Sched.org a konferencia menetrendjéhez és alkalmazásához,
• MagCloud.com a folyóirat nyomtatásához,
• Slideshare.net a diák tárolására,
• YouTube.com és Vezető játékos a videók tárolásához,
• VisableTweets.com a valós idejű twitter tevékenység megjelenítéséhez az esemény során, és
• TheEventHelper.com eseménybiztosításhoz.

A #FinCon12 pénzügyei

A tavalyi évhez hasonlóan én is lehúzom a pénzügyek függönyét, hogy megmutassam, mi kell egy sikeres konferencia lebonyolításához. Íme a pénzügyek (néhány becsült költség):

Tétel	Összeg (2012)	Előző év (2011)
Jegyek (400 résztvevő)	42,874.75	25,000.00
Szponzorálás (20 szponzor)	149,170.50	64,000.00
Összes bevétel	$192,045.25	89,000.00
Hotel Food	67,500.00	37,000.00
A/V	25,700.00	14,000.00
Személyzet (fizetés, utazás, étkezés stb.)	20,750.00	10,000.00
Hangszórók (utazás, stb.)	6,900.00	3,000.00
Magazin	6,500.00	0.00
Cédulák, jelvények, promóciós anyagok	4,500.00	1,500.00
Társadalmi események	4,250.00	1,200.00
Ingek	4,050.00	2,000.00
Színpad és jelzések	3,700.00	1,000.00
PR és promóció	2,900.00	0.00
Eventbrite és PayPal díjak	2,825.00	2,000.00
Egyéb Utazás, étkezés, szállítás stb	2,500.00	0.00
Közszolgálat	2,180.00	5,000.00
Könyvelés	500.00	0.00
Szoftver és adatok	885.00	0.00
Biztosítás	340.00	200.00
Biztonság	320.00	0.00
Teljes költség	$156,300.00	77,900.00
Teljes haszon	$35,745.25	$11,100.00

Sokat mondhatnék erről a nyereségről. Csak azt mondom, hogy örülök, hogy megvan, de talán ez a legtöbb, amit valaha is csináltam a konferenciáról. A többi előny túl értékes ahhoz, hogy fáradjak azzal, hogy megpróbáljam ezt anyagilag sikeressé tenni. Ez a pénz bekerül a #FinCon13 költségvetésbe, és lehetővé teszi számunkra, hogy jövőre sokkal többet tegyünk.

Mi a következő lépés?

Nos, még mindig elemzem az idei konferencia utáni felmérés eredményeit. Miután befejeztem ezt, és elküldöm minden köszönetemet és fizetésemet, elkezdem a #FinCon13 beállításának folyamatát. Idén biztosan tele van a kezem. A lécet magasra tették, és ahhoz, hogy ez a közösség újra megjelenjen, követnem kell a példájukat, és többet kell adnom nekik kevesebbért.

Két dolog, ami önbizalmat ad nekem, az az érzésem, hogy ismerem a csoport igényeit, és egyszerű céljaim vannak: segítsem a résztvevőket a kapcsolatteremtésben és tanuljanak. Ha ezt teszem, azt hiszem, minden rendben lesz.

Kérdése van a konferencia lebonyolításával kapcsolatban? Tűz az alábbi megjegyzésekben.

Minden kép jóvoltából Gen X Pénzügy. Képek találhatók a FinCon csoport a Flickr.com -on.