QuickBooks Online áttekintés: Közvetlenül a könyvelőmtől

A szerkesztő megjegyzése: A QuickBooks Online -t használom a blog- és konferenciaüzemem könyvelésének kezelésére. A könyvelőmhöz, Brad Case -hez fordultam Taylor & Associates, aki minden nap használja a nevemben, hogy gyors áttekintést nyújtson azoknak, akik szeretnék használni. Itt van Brad…

Rsikeres vállalkozásának feloldása nagyon nehéz lehet. Az értékesítés, a szolgáltatás nyújtása és/vagy a termék előállítása felemésztheti (és kell is) az Ön és munkatársai napját.

Ez kevés teret hagy a költségek/bevételek nyomon követésére és a bérszámfejtés összeállítására. Szüksége van arra, hogy a könyvelés és a könyvelés a lehető legegyszerűbb legyen. Különösen, ha beköszönt az adószezon.

Itt jön be a QuickBooks. Az Intuit QuickBooks évek óta meghatározza a számviteli szoftver mércéjét, és a legkelendőbb számviteli szoftver.

A QuickBooks két változatban kapható: online és asztali. Mindkettő robusztus számviteli szolgáltatásokat nyújt, de az asztali verzió csak egy számítógépre tölthető le, míg az online verzió bárhol elérhető, ahol van internetkapcsolat.

QuickBooks Online megfizethető módja a kisvállalkozások könyvelésének kezeléséhez. Olyan funkciókat kínál, mint a költségek és a nyugtakövetés, a számlakezelés, a becslések és a számlázás. Internetkapcsolattal bárhonnan elérheti könyvelési, adózási és jelentési igényeit.

A QuickBooks Online szolgáltatásról

Valószínűleg legalább ismeri a jól ismert QuickBooks programot, amely évek óta az üzleti számviteli iparág kedvelt berendezése.

Íme egy gyors videó (kevesebb, mint két perc), amely jobb képet ad arról, hogy a QuickBooks hogyan segíthet Önnek abban, hogy hatékonyan vezesse vállalkozását:

Mivel ez a program része a QuickBooks Online internetes programcsomaggal, bárhol használhatja, ahol rendelkezik internet -hozzáféréssel. Használja családja vagy barátja házában, egy másik államban, Wi-Fi-vel rendelkező étteremben vagy szállodában, vagy laptopján az ágyon, ha van Wi-Fi, vagy akár okostelefonján vagy eszközén.

Ez segíthet abban, hogy naprakész legyen az apró részleteken, mert kezelheti őket, amikor rájuk gondol, ahelyett, hogy várnia kellene, amíg legközelebb a számítógép előtt áll.

Számítógépéről, telefonjáról vagy táblagépéről érhető el, így kényelmesen használható csapat esetén. Az üzleti pénzügyek részleteit megoszthatja könyvelőjével, és megkönnyíti a szervezést.

Kezdje el a QuickBooks Online használatát itt.

Hogyan működik a QuickBooks Online?

Amikor regisztrál a QuickBooks Online szolgáltatásra, először összekapcsolja bankszámláját a programmal.

Ez lehetővé teszi QuickBooks Online hogy automatikusan behúzza a tranzakciókat a szoftverbe. Minden tranzakció egy holding területen található, amíg az Ön jóváhagyására vár. Miután jóváhagyta a tranzakciót, hozzáadódik a tényleges könyveihez. Innentől kezdve kategorizálhatja tranzakcióit.

Vállalkozásától függően a kezdeti kategorizálás kis időt vehet igénybe. De ez jelentősen megkönnyíti az adózási szezont, mivel nem kell átszervezni a tranzakciókat. A QuickBooks menet közben is megtanulja a tranzakciókat. Például megtudja, hogy a Home Depot díjait mindig ellátásnak minősítik, és a 7-11 közötti díjakat mindig gáznak kell tekinteni.

Ezenkívül létrehozhat tranzakciós szabályokat, amelyek segítenek bizonyos rendszeres tranzakciók előzetes kategorizálásában. A tranzakció még várni fog a visszaigazoló részben a jóváhagyásra, de helyesen lesz kategorizálva, és egyszerűen kattintson a „Hozzáadás” gombra.

Van egy mobilalkalmazás is, amely együttműködik iPhone, iPad és Android telefonokkal és táblagépekkel, hogy megkönnyítse a vállalkozás követését.

Ha QuickBooks Desktopja van, és szeretne az online verzióra váltani, az Intuit megkönnyíti. Másolják az adatokat az asztali verzióból, és online adják hozzá. A két verziót azonban nem tudja szinkronizálni. Tehát a váltás után azonnal el kell kezdenie használni az online verziót.

Összefüggő:23 egyedi üzleti ötlet (amit még ma elkezdhet!)

A QuickBooks Online On-the-Go használata

Az egyik dolog, ami teszi QuickBooks Online A ragyogás az okostelefonos alkalmazáshoz tartozó útközbeni funkciók. Például a program lehetővé teszi a költségek nyomon követését és rendszerezését közvetlenül a telefonjáról.

Egy kattintással rendezheti üzleti kiadásait, így a költségek nyomon követése sokkal könnyebb és szórakoztatóbb. A zökkenőmentes integrációhoz már használt alkalmazásokhoz is csatlakozhat a pénzügyi eszköztárában már található eszközökkel. Az okostelefonok és táblagépek időtakarékos funkciója a nyugták rendszerezése, fényképek készítésével.

A program megadja az Ön számára a tranzakció adatait, és automatikusan igazítja és kategorizálja a költségeket a nyugtából. Ezután tárolja és rendszerezi a bevételekről készült fényképeket, így készen áll az adószezonra.

A számlák létrehozása és küldése szintén egyszerű az alkalmazással. Számlát generálhat közvetlenül az okostelefonjáról, és nyomon követheti a nyitott számlákat, így szükség esetén késedelmes értesítéseket küldhet.

Az alkalmazás értesíti a számla elküldéséről, megtekintéséről és kifizetéséről is, így soha nem kell manuálisan nyomon követnie, hogy ki mivel tartozik.

Összefüggő: A költségek nyomon követése

A QuickBooks online szolgáltatásai

QuickBooks Online robusztus szolgáltatásokat nyújt a kisvállalkozások igényeinek megfelelően.

Bár a QuickBooks online verziója nem olyan robusztus, mint az asztali verzió, számos nagyszerű szolgáltatást kínál. Ahol hiányosságok vannak, a szoftver zökkenőmentes integrációt kínál számos alkalmazással a funkcionalitás javítása érdekében.

Mivel a QuickBooks Online felhőalapú szoftver, számíthat rendszeres termékfrissítésekre.

Mit kap a QuickBooks Online segítségével?

A QuickBooks online verziójával elérhető funkciók:

• A könyvelés megkönnyítése: Automatikus letöltéseket és kategorizálást kaphat, ha összekapcsolja banki és hitelkártya -fiókját. Adja meg a tranzakciókat, rögzítse a költségeket, számlázzon ügyfeleket, küldjön jelentéseket és egyebeket - bárhonnan.
• Banki egyeztetések: Könnyen összeegyeztetheti bankszámláit és tranzakcióit a könyvelési nyilvántartásában.
• Forgalmi adó: Automatikus letöltések és kategorizálás a hitelkártya- és bankszámlák összekapcsolásával. Az integrált számológép segítségével hozzáadhat több ezer állam, város és megye forgalmi adóját a QuickBooks adatbázisból.
• Költségkövetés: Kövesse nyomon az üzleti költségeket online számlákon keresztül, vagy fényképezzen bevételeket. Minden adat azonnal szinkronizálható a telefonon, a számítógépen és a táblagépen.
• Nyugtakövetés: A beépített nyugtaolvasó segít nyomon követni és rendszerezni költségeit. Minden nyugtát digitális fájlként tárolnak a dokumentációhoz.
• Számlakezelés: QuickBooks Online segít nyomon követni és rendszerezni a számlákat és a határidőket. Ha rendelkezik a Speciális verzióval, akkor a QuickBooks Online segítségével is fizetheti a számlákat
• Jelentés: Eredménykimutatások futtatása, mérlegének felülvizsgálata, pénzforgalmi kimutatások készítése és még sok más. A QuickBooks Online több mint 50 beépített könyvelési és üzleti jelentést tartalmaz. A Simple Start és Essential verziók futtathatnak alapvető jelentéseket. A Plus és a Advanced verzió fejlettebb jelentéseket is futtathat.
• Becslések generálása: Becslések létrehozása az ügyfelek számára és a becslések állapotának megtekintése. Időt takaríthat meg egy korábbi becslés másolásával vagy sablon használatával. Zökkenőmentesen konvertálja a becsléseket számlákká a nagyobb kényelem érdekében.
• Számla ügyfelek: Számlázza ügyfeleit, és gyorsan kap fizetést a beépített fizetési feldolgozással. Az ügyfelek fizethetnek hitelkártyával, banki átutalással, PayPal -lal és még sok mással. A QuickBooks automatikusan rögzíti a befizetést, és átutalja a pénzt a csatlakoztatott bankszámlájára.
• Folyamatos számlázás: Ha egy projekt hetekig vagy hónapokig tart, használja a QuickBooks online -t, hogy fokozatosan számlázhasson és fizetéseket fogadjon el az időtartam alatt. Ossza fel a becslést több számlára a projekt mérföldkövei, szakaszai stb. Alapján.

A QuickBooks Online 4 verziója

A QuickBooks Online négy különböző változatban érhető el. A korlátozott opcióktól a korlátlan lehetőségekig terjedő változatok az Ön igényeinek megfelelő árat és szolgáltatásokat kínálnak.

Egyszerű kezdés

Ez a verzió lehetővé teszi egy felhasználó számára, hogy személyre szabja és elküldje a számlákat, nyomon tudja követni a bevételeket és a költségeket, valamint létrehozhat és becsléseket kezelhet, bevételeket rögzíthet és rendszerezhet, valamint 1099 űrlapot készíthet és nyomtathat ki a függetlenek számára vállalkozók.

Essentials

A Simple Start funkciók mellett az Essentials lehetővé teszi a számlák kezelését és az idő követését is. Az Essentials Online akár három felhasználót is igénybe vehet, és lehetőséget ad arra, hogy zökkenőmentesen osszon meg információkat egy könyvelővel, vagy lehetővé tegye az alkalmazottak számára, hogy biztonságos és konkrét hozzáférést kapjanak a szolgáltatásokhoz.

Plusz

Az Essentials összes funkciója mellett a Plus lehetővé teszi a projekt jövedelmezőségének nyomon követését (egy új képesség hozzáadása idén) és a készlet nyomon követését. A Plus Online akár öt felhasználó számára is lehetővé teszi. Ez a QuickBooks Online legnépszerűbb szintje.

Fejlett

A QuickBooks Online legmagasabb szintjét nagyobb vállalkozások számára tervezték, akár 25 felhasználói licenc engedélyezésével. A Plus összes funkciójával és több száz számla egyszerre történő importálásával, dinamikus, prezentációra kész jelentések készítésével és mélyebb betekintéssel rendelkezik. Azt is szabályozhatja, hogy ki láthatja és ki nem láthatja az Ön érzékeny adatait, és segítséget kérhet egy elkötelezett ügyfél -sikerkezelőtől.

Kezdje el a QuickBooks Online használatát itt.

Mire számíthat minden rétegtől

• Ezen lehetőségek bármelyikéhez hozzáadhatja a bérszámfejtési funkciót. A bérszámfejtési funkció a legalapvetőbb alapvető fizetési módtól a Core Payroll opcióig terjed az automatikus fizetést biztosító prémium bérszolgáltatásig bérszámfejtési megoldásokat, az Elite bérszámfejtési tervhez, amely támogatja az automatizált rendszert a Quickbooks adóbüntetés -védelmével és tanúsított HR -jével támogatás. A bérszámfejtési funkció ára havi díjat és havi munkavállalónkénti megfizethető díjat tartalmaz.
• Ezenkívül az Online Essentials, a Plus és a Advanced mind több jelentési funkciót biztosít az online egyszerű kezdéshez képest.
• Az Online egyszerű indítással nem lehet számlát létrehozni és kezelni. Ön sem készíthet becslést. De létrehozhat számlákat és kezelheti ügyfeleit.
• Az Online Simple Start és az Online Essentials segítségével nem tudja nyomon követni a készletet. De az Online Plus és Online Advanced segítségével megteheti.
• Végül nyomon követheti, előkészítheti és kinyomtathatja az 1099 -es számokat minden szinttel.

Költség

QuickBooks Online más árképzési struktúrával rendelkezik, mint a QuickBooks Desktop. Míg az asztali verzió egyszeri díjjal jár, amely lehetővé teszi a program letöltését a számítógépre, az online verzió havi előfizetést tartalmaz. A fenti szintek árai az alkalmi promóciós kedvezmények alapján változhatnak, bár vásárlás előtt kipróbálhatja ingyenes 30 napos próbaidőszak az Online Plus lehetőség közül.

A QuickBooks online árazása jelenleg a következő:

• Egyszerű kezdés: $ 25 havonta
• Alapvető tudnivalók: 40 dollár havonta
• Plusz: $ 70 havonta
• Fejlett: 150 dollár havonta

Választhat egy 30 napos ingyenes próbaidőszakot, és az időszak lejárta után a kiválasztott szint teljes összegét számlázzuk ki. Alternatív megoldásként 50 százalékos kedvezménnyel regisztrálhat három hónapra.

Az ingyenes próbaverziót vagy a három hónapos kedvezményes ajánlatot kell választania-nem mindkettőt.

Bemutatkozik a QuickBooks Live

Az idei év újdonságaként az Intuit hozzáadta a QuickBooks Live szolgáltatást az online kínálathoz. Ez a program párosítja Önt egy professzionális könyvelők távoli csapatával. Kérdéseivel fordulhat könyvelőjéhez, akik egész hónapban „karbantartják, frissítik, javítják, egyeztetik és kategorizálják a könyvek tranzakcióit”. A hónap végére a könyvelőcsapata lezárja a havi könyveit, és jelentést küld Önnek, amely segít meghatározni vállalkozása pénzügyi helyzetét. A QuickBooks Live 100% -os pontos könyvekre vonatkozó garanciát is kínál, így tudja, hogy kiváló szolgáltatást kap.

Míg a QuickBooks Live el tudja venni a fejtörést a könyvelés kezelésétől, nem kezeli minden pénzügyi feladatát. Például a QuickBooks Live nem futtat bérszámfejtést az Ön számára. Ez sem teheti meg érted az adókat. A QuickBooks Live használata azonban sokkal egyszerűbbé teszi az adózási szezont, mivel könyvelheti, hogy könyvei készen állnak az adópapírokra.

Lásd még:A hivatalos PT pénzadó -előkészítési ellenőrzőlista (ingyenes letöltés)

A QuickBooks Live havi 400 dollárba kerül, de nincs szerződés vagy egyéb kötelezettség. A szolgáltatást bármikor lemondhatja vagy módosíthatja. Annak érdekében, hogy ez megfeleljen az Ön számára, a QuickBooks ingyenes 30 perces konzultációt kínál, amely segít eldönteni, hogy a QuickBooks Live megfelel-e vállalkozása igényeinek.

Összefüggő:Kisvállalkozások pénzügyei: az induló vállalkozás építésének legfontosabb pénzügyi pillérei

Néhány hátrány

QuickBooks Online nincs negatívumok nélkül. Ha az internet nem működik vagy nem érhető el, akkor a QuickBooks Online nem érhető el, és ezért nem lehet munkát végezni. Néha még akkor is, ha rendelkezésre áll az internet, a QuickBooks Online szerverei túlterhelődhetnek, és nem érhetők el.

Ezenkívül, ha a QuickBooks asztali számítógép az egyetlen, amit tud, akkor nagy tanulási görbe van a QuickBooks Online -hoz való hozzászokásban.

Azt tapasztaltam, hogy a QuickBooks Online sebessége az internet sebességétől függ, míg a QuickBooks asztal általában gyors, függetlenül attól.

Nagyon bosszantó lehet a QuickBooks Online -ban, ha valamit változtatni akarnak a funkcionalitáson. Nincs más választása, mint megszokni. Például a bérszámfejtést bizonyos módon kell elvégezni, kis rugalmasság nélkül.

Egy másik nagy hátrány, amit tapasztaltam, hogy a QuickBooks Online időtúllépést okoz, ami arra kényszeríti Önt, hogy újra be kell jelentkeznie a munka folytatásához.

Mit szeretek a QuickBooks Online -ban

QuickBooks Online sok előnye is van. A QuickBooks asztali rendszeren minden évben új verziót kell vásárolnia és telepítenie a számítógépére, hogy lépést tudjon tartani a legújabb szoftverrel. A QuickBooks Online -ban nem kell aggódnia emiatt, mert ez lépést tart vele.

Azt is szeretem, hogy könyvelője bármikor elérheti azt, amikor csak akarja, saját egyedi felhasználónevével és jelszavával a megfelelő változtatásokhoz. A közvetlen befizetés munkavállalónként ingyenes a QuickBooks Online -ban, de az asztali változatban ez egy alkalmazottra kerül.

Az egyik kedvenc funkcióm az, hogy a tranzakciói letölthetők a bankból. Mindössze annyit kell tennie, hogy ellenőrizze, hogy a megfelelő fiókra megy, és kész. Nem kell online felkeresnie bankját, kinyomtatnia egy tranzakciós listát, és be kell írnia az egyes tranzakciókat.

Az is fantasztikus, hogy nem kell egyetlen helyre korlátozódnia könyvelésének elvégzéséhez; bárhol és bármikor tartózkodhat, amíg van internet -hozzáférés.

Lásd még:7 skálázható üzleti ötlet [plusz hogyan méretezhető bármilyen üzlet]

Kinek érdemes használni a QuickBooks Online -t

QuickBooks Online (szemben az asztali számítógéppel) azoknak a vállalkozástulajdonosoknak szól útközben, akik havonta egy keveset akarnak fizetni a nagy összeg helyett évente egyszer (az asztali változatok 199 és 499 dollár közöttiek).

A tulajdonosnak is szól, aki távoli munkaterületen tartózkodik, és rendelkezik okostelefonnal vagy laptoppal, Wi-Fi képességekkel. A tulajdonos elvégezheti a munkát, és ott kiállíthatja a számlát.

A QuickBooks Online azoknak szól, akik különböző számítógépeken dolgoznak, amelyek rendelkeznek internet -hozzáféréssel.

Végül az a személy (például PT), aki azt akarja, hogy könyvelője a válla fölött nézzen, és győződjön meg arról, hogy helyesen cselekszik.

Milyen tapasztalatai vannak a QuickBooks Online szolgáltatással?

Philip Taylorról, CPA

Philip Taylor, más néven "PT", CPA, blogger, podcaster, férj és háromgyermekes apa. PT a személyi pénzügyek konferenciájának és kiállításának alapítója és vezérigazgatója, FinCon.

Még 2007-ben hozta létre a Part-Time Money®-t, hogy megossza a pénzzel kapcsolatos tanácsait, és felelősségre vonja magát több mint 75 ezer dollár adósság kifizetése), és találkozni másokkal, akik lelkesek a pénzügyi irányba függetlenség.