Pénzügyi dokumentumainak rendszerezése, mint a Kongresszusi Könyvtár

Valószínűleg tudja, hogy szeretek egyszerű dolgokat tartani. A lehető legegyszerűbben.

Azért is szeretem szépen szervezni a dolgokat, mert semmi sem bosszant fel jobban, mint a keresésre elvesztegetett idő. Ez a kézzelfogható költség, amit azért fizet, ha nincs rendszer.

Ez különösen igaz azokra a dolgokra, amelyekre nem kell gyakran, mert nem támaszkodhat memóriájára, hogy felidézze, hol vannak a dolgok. A pénzügyi dokumentumok tökéletesen illeszkednek ebbe a vödörbe.

Évekig tartó kiigazítás és újrabeállítás után egy olyan szervezeti rendszert találtam ki a dokumentumainkhoz, amely működik. Ez is elég egyszerű.

Íme a két (ok, technikailag három) szabályom minden papírra:

1. Digitalizáljon mindent
2. Őrizze meg az eredetit, ha az államilag kibocsátott, közjegyző által hitelesített, személyes tulajdon, adó vagy hitelhez kapcsolódó.
3. (A többit aprítsd fel)

Tartalomjegyzék

1. Hogyan szervezzük meg mindezt először
2. Mindent digitalizálni
3. Aprítsa fel az eredetit, ha…
4. A dokumentumok tárolása

Hogyan szervezzük meg mindezt először

Ha a nulláról kezdi, meghívom Önt, hogy olvassa el az archiváló szakmák, a Kongresszusi Könyvtár cikkét. Megpróbálok néhányat szem előtt tartani Kongresszusi Könyvtár által alkalmazott stratégiák. SOK dolgot archiválnak. Mint minden.

Észre fogja venni, hogy tanácsaik nem írnak elő konkrét lépéseket vagy technológiákat, ezért egy pillanat alatt osztom a megközelítésemet, de általános megközelítésük sziklaszilárd. Ez az ötlet a cikkből tiszta arany - „Ne menjen félre. Ellenálljon a kísértésnek, hogy most bármit kóstoljon. ” (nagyon könnyű megtenni, különösen személyes archiválás esetén)

A legfontosabb ötletek az, hogy a dokumentumokat egy egységként támadják meg „csomók” sorozatával. Ha egy egységként gondolunk rá, az kevésbé ijesztő. A támadó csomók kezelhető darabokra bontják, amelyeket napok, hetek vagy hónapok során megtehet.

Amikor elkezdtem szervezni, elvettem a logikai „csomóimat”, és mappákká alakítottam őket. Fogtam az összes autó dokumentumot, és először azokat szkenneltem, és a fájlokat a megfelelő mappába helyeztem. Az eredeti dokumentumokat feldaraboltam, amelyeket nem kellett megtartanom, a többit pedig a dobozokban tartottam. Aztán megcsináltam a másik autót.

Másnap átnéztem az elsődleges bankszámlánkra vonatkozó banki dokumentumaimat. Nem kellett minden dokumentumot egyetlen nap alatt elkészítenem, nem voltam hajlandó ilyen szintű időt szánni rá, de hajlandó voltam 20-30 percet tölteni egy mappa feltöltésével.

Körülbelül egy hónapig tartott a digitalizálás, de azóta a karbantartás meglehetősen rutinszerű. Körülbelül negyedévente kötegelem a dokumentumokat, ami nem sok papír, mert a legtöbb dolgot most digitálisan kapom meg.

És a kategóriáim (vagy csomók) nem egyeznek a tiéddel. Az egyik jó módja annak, hogy gondolkodjon rajta, hogyan szervezi meg a In-Case-Of Sürgősségi kötőanyag, amely egyébként sok ilyen fontos dokumentumot tartalmaz.

Mindent digitalizálni

Minden fontos papír, ami a házba kerül, digitális. Ha tehetem, feliratkozom papírmentes nyilatkozatokra, mert akkor közvetlenül letölthetem a nyilatkozatokat anélkül, hogy beolvasnám.

A digitalizálás nem a legnehezebb, mappák sorozatába szervezése a nehéz.

Íme a mappaszerkezetünk:

• Üzleti dokumentumok
• Személyes dokumentumok.
  • Archívum
  • Egyéni - Én
  • Egyéni - kedves feleség
  • Egyéni - gyerek 1
  • Egyéni - gyerek 2
  • Eszköz - Ház
  • Eszköz - autó V.
  • Eszköz - H autó
  • Pénzügyi.
    • Megállapodások
    • Banki tevékenység
    • Hitel
    • Pénzügyi tervező
    • Biztosítás
    • Beruházás
    • Adók
  • Jogi

én rendszerezzük fájljainkat személyen vagy vagyonon alapul, majd anyagi, jogi vagy egyéb - ezek a kategóriák közösek a család számára. Lehet, hogy én fizetem az adókat vagy irányítom a befektetéseket, de ezek családi vagyon, és így a tágabb kategóriába tartoznak.

Az Egyedi az egyénre jellemző dokumentumokat, például orvosi nyilvántartásokat tartalmaznak.

Az archiválás minden olyan dokumentumhoz használható, amelyekre már nincs szükségünk, például a mappába Eszköz - C autó miután eladtuk a Toyotát Celica. Évek teltek el az autó birtoklása óta, így szükség esetén törölhettem az egész mappát, de tekintettel arra, hogy milyen olcsó a tárhely… na, miért mindkettő.

Aprítsa fel az eredetit, ha…

A dokumentum digitalizálása azt jelenti, hogy néhány kivételtől eltekintve már nincs szükségem az eredetire. Általános szabályom az, hogy ha a kormány által kibocsátott, közjegyző által hitelesített, fedezi az ingatlant, az adókat vagy a kölcsönöket, akkor tartsa meg. Minden mást apríthatsz.

Ha sok papírral találja magát, és szereti a bonyolultabb szabályokat, itt van néhány alapszabály milyen fizikai papírt kell aprítani és mit kell megőrizni (ne feledje, hogy még mindig van digitális másolata mindenről, csak bele ügy):

• SHRED Bármi, amit havonta kap - bankszámlakivonat, hitelkártya -kimutatás, rezsistb. - amikor megkapod a következőt
• A hiteldokumentumokat (különösen a visszaigazolást) őrizze meg a kifizetés után egy évig.
• Tartsa be az adóbevallásokat és az azokat alátámasztó dokumentumokat a benyújtást követő 7 évig.
• ŐRZZE MEG az eszközhöz (autóhoz, házhoz stb.) Kapcsolódó dokumentumokat mindaddig, amíg az Ön tulajdona.
• KEEP Kormány által kiadott dokumentumok, például születési és halotti anyakönyvi kivonatok, házassági engedélyek-örökre
• ŐRZZE Bármit, amiről úgy gondolja, hogy nehéz lenne pótolni.

A dokumentumok tárolása

Keressen egy szép biztonságos helyet a házában, tegyen egy tűzbiztos széfet, és tegye a dokumentumokat a széfbe.

Az irodai kellékboltban található széf valószínűleg az lehet öt másodperc alatt megrepedt egy mágnessel, ezért ne bízzon benne a biztonság érdekében. A tűzvédelemhez szeretné, ezért rejtse el, lehetőleg a falon lévő festmény mögött. 🙂

A digitális másolatoknál mindenképpen készítsen biztonsági másolatot valahonnan, lehetőleg automatikusan, és két helyen minden esetre. Dokumentumainkat hordozható merevlemezen tároljuk, amelyről távolról biztonsági másolatot készítünk.

Ha nem szeretné őket helyben tárolni, vagy azt szeretné, hogy több ember férhessen hozzá a dokumentumokhoz (a hordozható merevlemez nem ideális), akkor válasszon valami Dropbox -ot.

Ha ezt megteszi, imádni fogja, milyen könnyűnek és légiesnek tűnnek pénzügyi dokumentumai. 🙂

Milyen stratégiái vannak pénzügyi dokumentumainak megőrzésére és rendszerezésére? Mindig törekszem a folyamat javítására, ezért szeretném hallani a tiédet.