Még a legkisebb kisvállalkozások sem boldogulhatnak anélkül, hogy reális pénzügyi célokat tűznének ki. A pénzügyi célok összessége olyan, mint a vállalat ütemterve, amely mindig referenciakeretet biztosít arra vonatkozóan, hogy hol tart és látszik a vállalkozás. Lehetővé teszi az üzlettulajdonosok számára, hogy mindennapi cselekvéseiket összefüggésbe hozzák, és széles látókör szerint hozzanak döntéseket. Ha úgy döntött, hogy kisvállalkozást indít, nincs jobb idő, mint most, hogy elkezdje a pénzügyi célok kitűzési folyamatát. Sajnos a kisvállalkozások számvitelének látszólagos nehézsége sok vállalkozót elriaszt attól, hogy valódi, alapos munkát végezzen.
Az alábbiakban bemutatunk néhány gyakorlati lépést, amelyek demisztifikálják a folyamatot.
Rendeljen időt a célok beállításához és beállításához
Annak ellenére, hogy a pénzügyi célok kitűzése nyilvánvaló fontosságú a kisvállalkozások sikere szempontjából, könnyű elhanyagolni más, látszólag „sürgősebb” feladatokat. Az új termék kilépése, nagy ügyfél aláírása vagy a vállalati hulladék megszüntetése gyorsan elsőbbséget élvezhet a távoli pénzügyi célokkal szemben. Ezért kulcsfontosságú, hogy a vállalkozások tulajdonosai meghatározott, rendszeres időpontokat rendeljenek hozzá új pénzügyi célok kitűzéséhez és a meglévők előrehaladásának felülvizsgálatához. Mint minden más üzleti feladat, a pénzügyi célok kitűzése sem valószínű, hogy nem fejeződik be a teljesítés dátuma nélkül. Ennek sem kell különösen bonyolult rendszernek lennie. Valamilyen egyszerű dolog, mint ha vállalja, hogy minden hétfőn két órán keresztül felülvizsgálja a vállalat pénzügyeit, lehet, hogy kisvállalkozásának szüksége van arra, hogy a helyes úton maradjon.
Állítson be S.M.A.R.T célokat
Ennek ellenére nem elegendő pusztán rendszeres időt tölteni a pénzügyi célokról való elmélkedéssel. Ahhoz, hogy valóban a legtöbbet hozza ki a gyakorlatból, törekedjen az S.M.A.R.T célok kitűzésére. Mint Goal-Setting-Guide.com magyarázza, az S.M.A.R.T a „konkrét, mérhető, elérhető, reális és időszerű” rövidítése. Használata Ezeket a kritériumokat, hamarosan világossá válik, hogy a homályos célok, mint például a „sok pénz keresése” teljesen teljesek elégtelen. Ugyanez vonatkozik az olyan távoli célokra is, mint „jövő nyárra kezdje el az osztalékkivételt”. Az ilyen típusú célok haszontalan, mert kifejezik azt, amit remélnek, hogy megtörténik, anélkül, hogy részleteznék, hogyan fog történni történik.
A S.M.A.R.T célja a gyakorlatban valami ilyesmi lehet: „megkétszerezzük eladásainkat a harmadik negyedév elejére, a hirdetés másolatának heti megosztott tesztelésével és a nyomon követési sorrend javításával”.
Konzultáljon a számokkal
Az S.M.A.R.T célkitűzése megköveteli, hogy a tényleges számokat (és ne a jövőbeni, remélt „álom” forgatókönyveket) használják kiindulópontként. El kell fogadnia kisvállalkozásának jelenlegi valóságát, amelyet a pénzforgalma, az eredménykimutatás és a mérleg mutat. Ha még nem ismeri az üzleti világot (vagy eddig elhanyagolta a vállalat pénzügyeit), akkor ezek a dokumentumok ismeretlenek lehetnek. Mindazonáltal kritikus fontosságúak és megalapozzák a kisvállalkozások célkitűzéseit. MoneyInstructor.com egy minta jövedelemkimutatást kínál, míg AccountingCoach.com mérlegmintát nyújt.
Pénzügyileg hasonlítsa össze magát a versenytársakkal
Bár lehetetlen lehet pontosan tudni, hogyan teljesítenek a versenytársak pénzügyileg, általában köztudott, hogy a legtöbb vállalkozásban mekkora a haszonkulcs, a munkaerő és a termelési költségek. Ezt is be kell építeni a célkitűzési folyamatba. Ne úgy nézzen a cégére, mintha vákuumban létezne. Elkeserítő lehet, ha megtudjuk, hogy a versenytársak jelenleg jövedelmezőbbek, de alkalom arra is, hogy elgondolkodjunk azon, hogy miért és hogyan jutottak el idáig - és hogyan teheted.
Készíts cselekvési terveket
Az S.M.A.R.T célfilozófiájának megfelelően konkrét, részletes cselekvési terveket kell készíteni arra vonatkozóan, hogy minden cél hogyan érhető el. Miután kitűzött egy célt, haladjon tovább a szükséges feladatok körvonalazásához. Ha új reklámmásolatot kell írni, tájékoztassa erről a felelősséget, és adjon határidőt a kitöltésre. Ha az ügyfélszolgálat szűk keresztmetszet, döntse el, min kell változtatni, ki végzi el a munka nagy részét és mikor kell elvégezni. Soha ne elégedjen meg a cél kitűzésével. Mindig kövesse.
Dokumentum előrehaladása
A cselekvési terv elkészülte után dokumentálja a végrehajtás során elért haladást. A feladatok táblázatai gyakran jól működnek e tekintetben. Egyszerűen hozzon létre egy megosztott táblázatot a Google Dokumentumokban vagy hasonló szolgáltatásban a következő fejlécekkel:
- Feladat
- Közzététel dátuma
- Felelősség
- Határidő
- Kész?
- Hozzászólások
Ragaszkodjon ahhoz, hogy bárki, akinek szerepe van a vállalati pénzügyi tervek végrehajtásában, használja ezt a táblázatot, hogy rögzítse, mit csinál. Így mindenki egy helyen olvashat a haladásról.
Ne érezd magad kényelmesen
Végezetül sok mondanivalója van annak, hogy nem nő elbizakodottság a pénzügyi célok kitűzése iránt. Az új vállalkozásokban megfigyelhető az a tendencia, hogy egy bizonyos szintű pénzügyi siker elérése után megnyugodjanak a jelenlegi helyzetben. Talán a vállalat egészséges nyereséget termel, szép fizetést fizet a tulajdonosoknak, és nem mutat gyengeség jeleit. Bárhogy is legyen, egyetlen vállalkozás tulajdonosa sem viselheti sokáig az önelégültséget. Az pénzügyi célokat mindig ott kell lennie, ahol a vállalat jelenleg van, hová akarják a tulajdonosok, és milyen lépésekre van szükség az eléréshez.
A szerzőről: Robert Steere a Business Owner’s Toolkit munkatársa. A Business Owner’s Toolkit információkkal szolgál a kisvállalkozások könyveléséről. Hasznos eszközöket is biztosítanak a kisvállalkozások tulajdonosai számára, mint például a mérlegminta.