Kako izvršiti obračun plaća za svoju malu tvrtku [Najbolji vodič]

Hkako je vaš posao narastao do te mjere da je vrijeme da unajmite pomoć? S jedne strane, to su sjajne vijesti. No, s druge strane, obračun plaća za vlasnike malih tvrtki dodaje još jedan sloj složenosti činu vođenja vašeg poslovanja.

Većina vlasnika malih tvrtki nema iskustvo u ljudskim resursima, računovodstvu ili knjigovodstvu. Dakle, kako možete postaviti sustav obračuna plaća koji vas drži na dobroj strani Porezne uprave, a da vam ne oduzima previše dragocjenog vremena?

Imati W-2 zaposlenike znači da ćete morati izvršiti obračun plaća. Uz isplatu njihove plaće, morat ćete osigurati radničku naknadu i osiguranje za slučaj nezaposlenosti. Također ćete biti odgovorni za plaćanje polovice njihovih poreza na socijalno osiguranje i Medicare. Morat ćete izračunati njihov porez po odbitku i podnijeti poreze i izvješća vladi na vrijeme. Sve to možete učiniti ili pomoću softvera za obračun plaća ili pružatelja usluga obračuna plaća.

Što je obračun plaća?

Izraz "platna lista" može značiti mnogo stvari. Ali, u najopćenitijem smislu, obračun plaća je proces kojim tvrtka obračunava i šalje plaću svojim zaposlenicima.

Sustav plaća tvrtke uključivat će mehanizme koji se koriste za praćenje radnih sati i slobodnog vremena zaposlenika, metodu i raspored koja se plaćanja doznačuju i alate koji se koriste za izračun poreznog odbitka zaposlenika i slanje poreznoj upravi rokovi.

Zahtjevi za obračun plaća

Imati W-2 zaposlenike znači obračun plaća. Ako imate zaposlenike po satu, oni će predati svoje sate za svako razdoblje isplate, a vi ste dužni to učiniti plaćajte ih prema rasporedu koji ste prethodno odredili – obično tjedno, dvotjedno ili polumjesečno.

Izračun plaće znači utvrđivanje bruto plaća zaposlenika, zatim poreza po odbitku, socijalnog osiguranja i Medicare poreza.

Poreze koji su zadržani tada treba dostaviti vladi prema utvrđenom rasporedu. Za većinu malih poduzeća to će biti potrebno mjesečno. Međutim, za velike tvrtke to može biti potrebno čak i jednom tjedno.

Potrebna su i tromjesečna izvješća. Morate podnijeti a 941 obrazac svaka četvrtina. Ovaj obrazac govori saveznoj vladi koliko ste plaća platili kao i koliko ste poreza na dohodak zadržali i predali. Također će biti potrebna državna prijava, stoga još jednom provjerite u svojoj državi njihove obrasce i datume.

Također ćete morati slati godišnja izvješća. Morat ćete obraditi W-2 za svoje zaposlenike i za državu. Također morate poslati a 940 obrazac saveznoj vladi za savezne poreze na nezaposlene—i možda ćete to morati činiti češće ovisno o iznosu vaše plaće tijekom godine.

Koliki je trošak osoblja?

Trošak zaposlenih je više od same njihove plaće. Imat ćete dodatne troškove kao što su dodatni porezi, osiguranje i usluga obračuna plaća.

Porezi

Kada nekoga zaposlite da radi za vas, 15,3% njegove plaće plaća se kao porez na plaću. To se sastoji od 12,4% za socijalno osiguranje i 2,9% za Medicare.

Cijeli ovaj iznos izvođači plaćaju sami. Ali zaposlenici plaćaju samo pola sami, a njihov poslodavac mora platiti drugu polovicu. Dakle, kada svojim zaposlenicima isplaćujete plaće, vaši su troškovi zapravo veći za 7,65%.

Na primjer, ako vaš zaposlenik zarađuje 1000 dolara tjedno. Vaš stvarni trošak je 1076,50 USD tjedno.

Osiguranje

Od vas se traži osiguranje za slučaj nezaposlenosti i osiguranje za radničku naknadu.

Osiguranje za slučaj nezaposlenosti plaća se državi i daje naknade radnicima koji su otpušteni. Vaše stope bit će postavljene prema vašoj razini rizika. Ako radite u industriji koja ima velika otpuštanja, kao što je uređenje okoliša ili druge sezonske djelatnosti, vaše će stope biti više nego u industriji koja obično nema visoka otpuštanja. Vaše stope će također biti određene prema tome koliko plaće plaćate. Što više plaća imate, to su vam troškovi veći.

Svoje osobne stope možete zadržati što je više moguće izbjegavanjem otpuštanja i borbom protiv nelegitimnih potraživanja. Ponekad će nezadovoljni zaposlenici pokušati podnijeti zahtjev za nezaposlenost nakon što su dobili otkaz. Nemojte to dopustiti. Svatko tko podnese uspješnu tužbu protiv vaše tvrtke povećat će vam stope. Ako nemaju pravo na beneficije, dajte sve od sebe da ne budu uključeni u vašu policu.

Osiguranje radničke odštete plaća se osiguravajućem društvu (ili ponekad državi) i pokriva zaposlenike ako se ozlijede na poslu. Opet, vaše stope su postavljene na temelju vaše razine rizika. Što je vaša industrija opasnija, to će vaše stope biti veće. I baš kao i kod osiguranja za slučaj nezaposlenosti, vaše osobne stope također će se temeljiti na iznosu plaće koju imate.

Svoje cijene možete zadržati niskima provođenjem sigurnosnih mjera koje su potrebne za vašu vrstu posla. Očito je da ne želite da vaši zaposlenici budu ozlijeđeni bez obzira na sve... ali zadržavanje niskih stopa zarade vaših radnika dodatna je korist.

Vaš zaposlenik ne snosi nijedan od ovih troškova. Poslodavac isplaćuje 100% naknadu za nezaposlene i radničku naknadu.

Povezano:Razumijevanje vaših potreba za osiguranjem malih tvrtki uz Coverwallet

Usluga obračuna plaća

Puno je kalkulacija koje ulaze u obračun plaća. To nije samo satnica puta odrađeni sati. Zbog toga ćete htjeti neku vrstu službe za obračun plaća koja bi napravila ovu matematiku. Ne samo da će služba za obračun plaća izračunati porez po odbitku zaposlenika, već će također izračunajte njihove (i vaše) poreze na socijalno osiguranje i Medicare, kao i osiguranje u slučaju nezaposlenosti troškovi.

Ako je politika kompenzacije vašeg radnika s državom, ona će i to izračunati. Ako je politika kompenzacije vašeg radnika privatna tvrtka, vjerojatno ćete izravno poslovati s njima i ovaj trošak neće biti izračunat putem vaše službe za obračun plaća.

Povezano:Najbolji računovodstveni softver za mala poduzeća

Kako mogu prvi put postaviti obračun plaća?

Postoji nekoliko dokumenata koje ćete morati prikupiti prije nego što možete pokrenuti svoj sustav obračuna plaća. Također ćete morati razmisliti o svojoj politici zadržavanja zapisa i učestalosti plaćanja.

Koji su mi dokumenti za plaću potrebni?

Postavljanje obračuna plaća za vlasnike malih tvrtki zahtijeva od njih podnesite zahtjev za identifikacijski broj poslodavca (EIN) kod porezne uprave. Besplatno je dobiti EIN i ne bi vam trebalo više od 5 minuta. U nekim državama možda ćete morati podnijeti zahtjev i za državni EIN.

Ako imate LLC ili korporaciju onda već imate EIN.

Kada je riječ o vašim zaposlenicima, svaki od njih će morati ispunite W-4. Ovo je važno jer vam govori koliko poreza trebate zadržati u ime vašeg zaposlenika od svake plaće. Svaki će zaposlenik također morati ispunite obrazac I-9 kako bi potvrdili njihov identitet.

Također ćete trebati barem svoje stope osiguranja za slučaj nezaposlenosti i možda stope kompenzacije vašeg radnika.

Konačno, morat ćete stvoriti sustav za praćenje sati vaših zaposlenika. Tehnički, to bi moglo biti jednostavno poput lista za prijavu. Sustav vremenskih kartica popularan je kod mnogih malih poduzeća. Ali ako imate udaljenu radnu snagu, sustav praćenja temeljen na računalu ili telefonu mogao bi najbolje funkcionirati.

Kakva bi trebala biti moja politika čuvanja evidencije plaća?

Zakon o poštenim radnim standardima (FLSA) nalaže poslodavcima da zadrže nekoliko dokumenata koji se odnose na plaće najmanje tri godine. Ti dokumenti su:

• Puno ime i broj socijalnog osiguranja zaposlenika
• Adresa (uključujući poštanski broj)
• Datum rođenja (ako je mlađi od 19 godina)
• Spol i zanimanje
• Datumi zaposlenja
• Vrijeme i dan u tjednu kada počinje radni tjedan zaposlenika
• Radni sati svaki dan
• Ukupni broj radnih sati svakog radnog tjedna
• Osnovica na kojoj se isplaćuju plaće zaposlenika
• Redovna satnica
• Ukupna dnevna ili tjedna izravna zarada
• Ukupna zarada prekovremenog rada za radni tjedan
• Svi dodaci ili odbici od plaće zaposlenika
• Ukupne plaće isplaćene u svakom platnom razdoblju
• Datum plaćanja i razdoblje plaćanja obuhvaćeno plaćanjem

Za više informacija o zahtjevima za čuvanje zapisa, pogledajte ovaj informativni list Ministarstva rada.

Koju učestalost obračuna plaća trebam odabrati?

Koliko često ćete plaćati svoje zaposlenike? Tjedno plaćanje osigurava da nećete naići na probleme s usklađenošću, ali je i najintenzivnije. Ako želite plaćati rjeđe od svakog tjedna, provjerite s državnim odjelom rada kako biste saznali minimalnu učestalost plaćanja u svojoj državi.

Ako vam je dopušteno odabrati polumjesečne ili dvotjedne rasporede plaća, bilo koja će vam opcija uzrokovati manje glavobolje od tjedne učestalosti plaćanja. Ali svaki od njih ima nekoliko prednosti i nedostataka, kao što je navedeno u nastavku.

Tjedni

Uz tjedni raspored plaća, vaši zaposlenici primaju plaću na isti dan svakog tjedna. Tipičan raspored ide ovako: predaju svoje sate na kraju dana u petak za sate odrađene taj tjedan. Zatim ćete imati nekoliko dana da obradite obračun plaća i oni će primiti svoj ček sljedećeg petka.

Ovakav raspored plaćanja tipičan je za slabije plaćene radnike.

Prednost ovog rasporeda je da zaposlenici češće dobivaju plaću. To im može olakšati upravljanje novčanim tokovima.

Loša strana je ta što ćete svaki tjedan morati obrađivati ​​obračun plaća, bez obzira na sve. Čak i ako ste na godišnjem odmoru ili bolesni, i dalje ćete imati tu odgovornost ili vaši zaposlenici neće dobiti plaću.

Polu mjesečno

S polumjesečnim rasporedom plaća zaposlenike plaćate ista dva kalendarska dana svakog mjeseca – na primjer 1. i 15. Za obračun plaća za vlasnike malih tvrtki, polumjesečni raspored može olakšati planiranje ostalih troškova oko datuma obračuna plaća.

Ovaj raspored najbolje funkcionira za zaposlenike koji primaju plaću, a ne po satu.

Međutim, postoje nedostaci polumjesečnog rasporeda plaća. Prvi problem je što plaće neće biti potpuno iste. Broj dana i sati rada tijekom prvog platnog razdoblja može biti nešto veći ili manji od drugog.

Druga mana polumjesečnog rasporeda je ta da će dan isplate pasti na različite dane tijekom tjedna svakog mjeseca. Jedan dan isplate može biti utorak, sljedeći petak i sljedeći ponedjeljak. Sa strane poslodavca, to može otežati planiranje dosljednog vremena za obradu plaća. A sa strane zaposlenika, ako dan plaće padne na vikend ili praznik, to može uzrokovati kašnjenje isplate.

Dvotjedno

Uz dvotjednu strukturu plaća, zaposlenici jednostavno primaju plaću svaka dva tjedna. Za poslodavca, ovo vam pomaže postaviti ponavljajuće procese obračuna plaća. A što se tiče zaposlenika, oni mogu računati da će im plaća stići na bankovni račun svakog drugog četvrtka, petka ili bilo kojeg dana koji odredite.

Jedini nedostatak dvotjednog obračuna plaća je to što ćete u nekim mjesecima morati izvršiti tri isplate svojim zaposlenicima umjesto dvije. I, iz računovodstvene perspektive, to će uzrokovati da vaši troškovi plaća budu veći taj mjesec od ostalih.

Razlika između zaposlenika i ugovorenih radnika

Budući da govorimo o obračunu plaća za vlasnike malih tvrtki, važno je razmotriti trebate li uopće postaviti obračun plaća ili ne. Ako radite samo sa slobodnim izvođačima, onda ne radite. Kako znate jesu li ljudi koji rade za vas zaposlenici ugovaratelji? Prema Poreznoj upravi, sve je u stupnju neovisnosti koji radnik ima.

Određuje li radnik svoje radno vrijeme i osigurava li vlastiti alat i zalihe? Ako je tako, može se smatrati neovisnim izvođačem. Također, neovisni izvođači obično se više temelje na projektima. Ako imate nekoga tko radi bezbroj zadataka za vas svaki dan, postoji dobra šansa da će ga porezna uprava smatrati zaposlenikom.

Da biste saznali više o čimbenicima koji određuju status W-4 zaposlenika ili W-9 izvođača, pročitajte smjernice porezne uprave.

Imate li W-4 zaposlenike?

Ako je tako, nastavite čitati ovaj vodič za obračun plaća za vlasnike malih tvrtki. Vas htjeti potrebno je uspostaviti sustav obračuna plaća i pridržavati se svih smjernica Porezne uprave za učestalost isplata, čuvanje evidencije i porez po odbitku.

Imate li W-9 ugovorne radnike?

Ne trebate obračunavati plaće ako imate samo W-9 ugovorene radnike. Umjesto toga, plaćate im bilo kojim načinom i učestalošću o kojima se oboje dogovorite. I ne morate brinuti o porezu po odbitku. Međutim, trebat ćete da izvođač ispuni svoj W-9. A ako bilo kojem izvođaču platite više od 600 USD tijekom godine, morat ćete mu poslati 1099-MISC na kraju godine.

Kako bih trebao voditi obračun plaća za svoju malu tvrtku?

Postoje dva glavna načina za obračun plaća vaše male tvrtke: usluga ili softver. Glavna razlika između ove dvije službe je u tome što će služba uplatiti poreze i dostaviti obrasce vladi prema točnom rasporedu.

Evo prednosti i mana svakog od njih.

Trebam li obračunati plaće uz uslugu?

Iako je ovo skuplja opcija od ove dvije, sjajan dio ove opcije je to što vaša glavobolja s plaćama pada na nulu. Dat ćete informacije o zaposlenicima, kao što su informacije o plaćama i W-4, te raspored plaća, a pružatelj usluga će to preuzeti odatle.

I dalje ćete morati ići u uslugu svakog platnog razdoblja i "obraditi" obračun plaća. Ali to je često nekoliko klikova i ne bi trebalo trajati više od nekoliko minuta. Za zaposlenike po satu, morat ćete unijeti njihove sate za svako razdoblje plaćanja.

Odatle, pružatelj usluga osigurava da se obračun plaća obrađuje na vrijeme i da se svi porezni podnesci i izvješća šalju prema točnim rasporedima. Također će se pobrinuti za sve probleme Porezne uprave koji se mogu pojaviti.

Često imaju postavljene sustave za praćenje stvari poput praćenja vremena, prikupljanja i korištenja vremena za godišnji odmor, doprinosa 401(k) i više.

Ako imate 10 ili više zaposlenika, angažiranje službe za obračun plaća može biti dobar potez. Ali ako imate manju tvrtku, pružatelj cjelovitih usluga obračuna plaća može biti malo više nego što vam je potrebno.

Trebam li obračunati plaće pomoću softvera?

Softver za obračun plaća će za vas napraviti izračune plaća. Izračunat će točna zadržavanja od čeka svakog zaposlenika i pratiti koliko dugujete državi. Vi ste odgovorni za stvarno slanje poreza po odbitku i podnošenje točnih obrazaca na vrijeme.

Kada koristite softver za obračun plaća, morat ćete izrezati vlastite čekove. Ili, s nekim dobavljačima softvera za obračun plaća kao što je Kvadratni platni spisak, čak možete postaviti izravni depozit.

Povezano:Kako koristim QSEHRA za odbijanje zdravstvenih beneficija svojih zaposlenika

Koje su opcije softvera za obračun plaća za moju malu tvrtku?

Bez obzira jeste li već radili obračun plaća ili ne, želite odabrati softver s alatima i resursima za plaćanje svog tima s povjerenjem, što će vam olakšati život kao vlasnika male tvrtke!

Brzo Google pretraživanje otkrit će desetke sposobnih softverskih tvrtki za obračun plaća. Neke od popularnih opcija uključuju Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll i Patriot Software Payroll.

Svaki ima svoj skup značajki, ali samo Kvadrat omogućuje vam da počnete za 5 dolara ako imate samo nekoliko izvođača. Square je također jedini softver koji pruža potpuni ekosustav alata koji vam pomažu u upravljanju vašim poslovanjem.

Osim toga, ako već koristite Square za obradu plaćanja, lako ga je iskoristiti njihova služba za obračun plaća.

Donja linija

Obračun plaća za vlasnike malih poduzeća može se isprva činiti zastrašujućim. Ali s odgovarajućim alatima, možete postaviti i pokrenuti pouzdan sustav obračuna plaća u trenu. Za više ideja i savjeta za organiziranje financija vašeg malog poduzeća svakako pročitajte Ključni financijski stupovi izgradnje novoosnovanog poduzeća.