QuickBooks mrežni pregled: izravno od mog računovođe

Napomena urednika: Koristim QuickBooks Online za vođenje računovodstva za svoj blog i konferencijske poslove. Okrenuo sam se svom računovođi, Brad Case of Taylor & Associates, koji ga koristi svaki dan u moje ime, kako bi pružio brzi pregled svima koji su zainteresirani za njegovu upotrebu. Evo Brada ...

ROtkazivanje vašeg uspješnog poslovanja može biti vrlo izazovno. Ostvarivanje prodaje, pružanje usluge i/ili proizvodnja proizvoda može (i treba) pojesti dan vas i vašeg osoblja.

Ovo vam ostavlja malo prostora za praćenje troškova/prihoda i sastavljanje platne liste. Računovodstvo i knjigovodstvo trebate biti što jednostavniji. Pogotovo kad se sezona poreza kreće.

Ovdje dolazi QuickBooks. Intuitove QuickBooks godinama postavljaju standard računovodstvenog softvera i najprodavaniji su računovodstveni softver.

QuickBooks dolazi u dvije verzije, online i desktop. Oboje vam pruža robusne računovodstvene značajke, ali stolna verzija može se preuzeti samo na jedno računalo, dok se internetskoj verziji može pristupiti bilo gdje postoji internetska veza.

QuickBooks Online pristupačan je način upravljanja vašim računovodstvom malih poduzeća. Nudi značajke kao što su praćenje troškova i primanja, upravljanje računima, procjene i fakturiranje. Pristupite svim svojim knjigovodstvenim, poreznim i izvještajnim potrebama s bilo kojeg mjesta s internetskom vezom.

O QuickBooks Online

Vjerojatno ste barem upoznati s poznatim programom QuickBooks, koji je već godinama omiljeno uporište poslovne računovodstvene industrije.

Evo kratkog videozapisa (manje od dvije minute) koji će vam dati bolju predodžbu o tome kako vam QuickBooks može pomoći da učinkovito vodite svoje poslovanje:

Budući da je ovaj program dio QuickBooks Online paket internetskih programa, možete ga koristiti svugdje gdje imate pristup internetu. Koristite ga u kući svoje obitelji ili prijatelja, u drugoj državi, restoranu ili hotelu s Wi-Fi-jem ili prijenosnom računalu na krevetu ako tamo imate Wi-Fi ili čak na pametnom telefonu ili uređaju.

To vam može pomoći da ostanete na vrhu s malim detaljima jer ih možete riješiti kad ih se sjetite, umjesto da morate čekati dok sljedeći put ne budete ispred računala.

Može mu se pristupiti s računala, telefona ili tableta što ga čini prikladnim kada imate tim. Također možete podijeliti detalje o svojim poslovnim financijama sa svojim računovođom i olakšavate organizaciju.

Ovdje započnite s QuickBooks Online.

Kako funkcionira QuickBooks Online?

Kada se prijavite na QuickBooks Online, započinjete povezivanjem svojih bankovnih računa s programom.

Ovo dopušta QuickBooks Online za automatsko povlačenje transakcija u softver. Sve transakcije se nalaze u skladištu dok čekaju odobrenje od vas. Nakon što odobrite transakciju, ona se dodaje u vaše stvarne knjige. Odatle možete kategorizirati svoje transakcije.

Ovisno o vašem poslu, početna kategorizacija može potrajati. No, to će znatno olakšati poreznu sezonu jer nećete morati reorganizirati svoje transakcije. QuickBooks također uči vaše transakcije dok idete. Na primjer, saznat će se da su naknade iz Home Depoa uvijek kategorizirane kao zalihe, a naknade od 7-11 uvijek su plin.

Osim toga, možete stvoriti Transakcijska pravila koja će vam pomoći unaprijed kategorizirati određene redovne transakcije. Transakcija će i dalje čekati u odjeljku čekanja na vaše odobrenje, ali bit će pravilno kategorizirana i možete samo kliknuti "Dodaj".

Tu je i mobilna aplikacija koja radi s iPhone, iPad i Android telefonima i tabletima kako biste olakšali praćenje poslovanja.

Ako imate QuickBooks Desktop i želite se prebaciti na mrežnu verziju, Intuit to olakšava. Oni kopiraju podatke s vaše verzije za stolno računalo i dodaju ih na mrežu. Međutim, nećete moći sinkronizirati dvije verzije. Dakle, nakon što se promijenite, poželjet ćete odmah početi koristiti internetsku verziju.

Povezano:23 jedinstvene poslovne ideje (koje možete započeti već danas!)

Koristite QuickBooks Online On-the-Go

Jedna od stvari koje čini QuickBooks Online shine su značajke u pokretu uključene u aplikaciju za pametne telefone. Na primjer, program vam omogućuje trenutno praćenje i organiziranje troškova izravno s vašeg telefona.

Svoju poslovnu potrošnju možete razvrstati prstom, čineći praćenje troškova daleko lakšim i zabavnijim. Također se možete povezati s aplikacijama koje već koristite za besprijekornu integraciju sa alatima koji su već u vašem financijskom okviru s alatima. Još jedna značajka pametnog telefona i tableta koja štedi vrijeme je mogućnost organiziranja potvrda snimanjem istih.

Program za vas unosi podatke o transakciji i automatski usklađuje i kategorizira troškove iz primitka. Zatim pohranjuje i organizira fotografije računa kako biste bili spremni za poreznu sezonu.

Izrada i slanje računa također je bez napora s aplikacijom. Možete generirati račune izravno sa svog pametnog telefona i pratiti sve otvorene fakture kako biste mogli slati dospjele obavijesti po potrebi.

Aplikacija vas također obavještava kada se vaš račun šalje, pregledava i plaća, pa nikada nećete morati ručno pratiti tko vam je što dužan.

Povezano: Kako pratiti svoje troškove

Online značajke QuickBooks

QuickBooks Online isporučuje robustan paket značajki prilagođenih potrebama malih poduzeća.

Mrežna verzija programa QuickBooks nije toliko robusna kao verzija za stolna računala, ali nudi nekoliko izvrsnih značajki. Tamo gdje postoje praznine, softver nudi besprijekornu integraciju s brojnim aplikacijama za poboljšanje funkcionalnosti.

Budući da je QuickBooks Online softver zasnovan na oblaku, možete računati na redovita ažuriranja proizvoda.

Što dobivate s QuickBooksom na mreži

Značajke dostupne s internetskom verzijom programa QuickBooks:

• Knjigovodstvo je postalo jednostavno: Povežite svoje bankovne račune i račune kreditnih kartica za automatsko preuzimanje i kategorizaciju. Unos transakcija, bilježenje troškova, fakturiranje kupaca, slanje izvješća i još mnogo toga - s bilo kojeg mjesta.
• Pomirenja banaka: Jednostavno uskladite bankovne račune i transakcije u svojoj računovodstvenoj evidenciji.
• Porez na promet: Povežite kreditnu karticu i bankovne račune za automatsko preuzimanje i kategorizaciju. Pomoću integriranog kalkulatora dodajte porez na promet za tisuće država, gradova i županija iz baze podataka QuickBooks.
• Praćenje troškova: Pratite poslovne troškove putem internetskih računa ili fotografiranjem računa. Svi se podaci trenutačno sinkroniziraju na vašem telefonu, računalu i tabletu.
• Praćenje računa: Ugrađeni skener računa pomaže vam pratiti i organizirati vaše troškove. Svi računi pohranjuju se kao digitalne datoteke za dokumentaciju u vrijeme poreza.
• Upravljanje računima: QuickBooks Online pomaže vam pratiti i organizirati vaše račune i datume dospijeća. Ako imate naprednu verziju, možete koristiti i QuickBooks Online za plaćanje računa
• Izvještavanje: Pokrenite izvješća o dobiti i gubitku, pregledajte svoju bilancu, generirajte izvještaje o novčanim tokovima i još mnogo toga. QuickBooks Online dolazi s više od 50 ugrađenih računovodstvenih i poslovnih izvješća. Verzije Simple Start i Essential mogu pokrenuti osnovna izvješća. Plus i Advanced verzija mogu pokrenuti naprednija izvješća.
• Generirajte procjene: Izradite procjene za klijente i pregledajte status procjene. Uštedite vrijeme dupliciranjem prethodne procjene ili korištenjem predloška. Besprijekorno pretvaranje procjena u fakture radi dodatne udobnosti.
• Klijenti faktura: Račune fakturirajte i brzo platite pomoću ugrađene obrade plaćanja. Klijenti mogu platiti kreditnom karticom, bankovnim prijenosom, PayPal -om itd. QuickBooks automatski bilježi uplatu i prenosi novac na vaš povezani bankovni račun.
• Fakturiranje napretka: Ako projekt traje tjednima ili mjesecima, koristite QuickBooks na mreži za postupno naplaćivanje i prihvaćanje plaćanja tijekom cijelog trajanja. Podijelite procjenu na više računa na temelju prekretnica, faza projekta itd.

4 inačice programa QuickBooks Online

Četiri različite verzije dostupne su za QuickBooks Online. Verzije, od ograničenih do neograničenih opcija, nude pravu cijenu i usluge koje odgovaraju vašim potrebama.

Jednostavan početak

Ova verzija omogućuje jednom korisniku prilagođavanje i slanje računa, praćenje prihoda i rashoda, stvaranje i upravljati procjenama, prikupljati i organizirati primitke te pripremiti i ispisati 1099 obrazaca za neovisne izvođači radova.

Osnove

Osim značajki koje imate uz Simple Start, Essentials vam također omogućuje upravljanje računima i praćenje vremena. Essentials Online omogućuje do tri korisnika, što vam daje mogućnost besprijekornog dijeljenja informacija s računovođom ili omogućuje zaposlenicima siguran i specifičan pristup značajkama.

Plus

Uz sve značajke Essentials, Plus vam također omogućuje praćenje profitabilnosti projekta (nova mogućnost dodana ove godine) i praćenje vašeg inventara. Plus Online omogućuje do pet korisnika. Ovo je najpopularniji nivo za QuickBooks Online.

Napredna

Najviša razina QuickBooks Online namijenjena je većim tvrtkama, dopuštajući do 25 korisničkih licenci. Dolazi sa svim značajkama Plus-a i mogućnošću uvoza stotina računa odjednom, stvaranjem dinamičkih izvješća spremnih za prezentacije i dobivanjem dubljih uvida. Također možete kontrolirati tko može, a tko ne može vidjeti vaše osjetljive podatke i zatražiti pomoć od namjenskog upravitelja uspješnosti korisnika.

Ovdje započnite s QuickBooks Online.

Što očekivati ​​od svake razine

• U bilo koju od ovih opcija možete dodati funkcionalnost plaće. Funkcionalnost plaće kreće se od osnovnih stvari s opcijom Core Payroll do usluge Premium Payroll koja nudi automatizirano rješenja za plaće, do Elite Payroll plana koji podržava vaš automatizirani sustav sa Quickbooks -ovom zaštitom od porezne kazne i certificiranim HR -om podršku. Cijena funkcionalnosti obračuna plaća uključuje mjesečnu naknadu plus pristupačnu naknadu po zaposleniku mjesečno.
• Osim toga, Online Essentials, Plus i Advanced pružaju vam više funkcija izvješćivanja u usporedbi s Online Simple Start -om.
• Uz jednostavan jednostavan početak na mreži, račun se ne može kreirati i njime upravljati. Također ne možete stvoriti procjenu. Ali možete stvarati fakture i upravljati svojim klijentima.
• Uz Online Simple Start i Online Essentials ne možete pratiti inventar. No uz Online Plus i Online Advanced možete.
• Konačno, možete pratiti, pripremiti i ispisati 1099 sa svim razinama.

Trošak

QuickBooks Online ima drugačiju strukturu cijena od QuickBooks Desktop. Dok stolna verzija dolazi s jednokratnom naknadom koja vam omogućuje preuzimanje programa na računalo, internetska verzija dolazi s mjesečnom pretplatom. Cijene na svakom od gore navedenih nivoa mogu varirati ovisno o povremenim promotivnim popustima, iako možete isprobati prije nego što kupite s besplatno probno razdoblje od 30 dana opcije Online Plus.

Mrežne cijene QuickBooks -a trenutno su sljedeće:

• Jednostavan početak: 25 USD mjesečno
• Osnove: 40 USD mjesečno
• Plus: 70 USD mjesečno
• Napredna: 150 USD mjesečno

Možete se odlučiti za 30-dnevno besplatno probno razdoblje i bit će vam naplaćen puni iznos razine koju ste odabrali nakon isteka razdoblja. Alternativno, možete se prijaviti na tri mjeseca uz popust od 50 posto.

Morat ćete odabrati besplatno probno razdoblje ili ponudu od tri mjeseca s popustom-ne oboje.

Predstavljamo QuickBooks Live

Novo ove godine, Intuit je dodao internetske ponude QuickBooks Live. Ovaj program vas spaja s udaljenim timom profesionalnih knjigovođa. Možete se obratiti svom knjigovođi s pitanjima, a on „održava, ažurira, popravlja, usklađuje i kategorizira transakcije u vašim knjigama“ tijekom mjeseca. Kad dođete do kraja mjeseca, vaš knjigovodstveni tim zatvorit će vaše knjige za mjesec i poslati vam izvješće koje će vam pomoći utvrditi financijsko stanje vašeg poslovanja. QuickBooks Live također nudi 100% jamstvo točnih knjiga, tako da znate da dobivate izvrsnu uslugu.

Premda QuickBooks Live može ukloniti glavobolje iz vašeg knjigovodstva, on ne rješava svaki vaš financijski zadatak. Na primjer, QuickBooks Live umjesto vas ne vodi platnu listu. Također ne može učiniti vaše poreze umjesto vas. Međutim, korištenje QuickBooks Live -a znatno će pojednostaviti poreznu sezonu jer možete računati na svoje knjige spremne za porezne papire.

Vidi također:Službeni kontrolni popis pripreme poreza na PT novac (besplatno preuzimanje)

QuickBooks Live košta 400 USD mjesečno, ali nema ugovora ili drugih obaveza. Svoju uslugu možete otkazati ili promijeniti u bilo kojem trenutku. Kako biste bili sigurni da vam ovo odgovara, QuickBooks nudi besplatnu 30-minutnu konzultaciju koja će vam pomoći da odlučite hoće li QuickBooks Live odgovarati potrebama vašeg poslovanja.

Povezano:Financije malih poduzeća: ključni financijski stupovi izgradnje start-upa

Nekoliko nedostataka

QuickBooks Online nije bez svojih negativa. Ako je internet ugašen ili nedostupan, QuickBooks Online se ne može pristupiti i stoga se ne može obaviti nikakav posao. Ponekad se čak i ako je Internet dostupan poslužitelji QuickBooks Online mogu preopteretiti pa im se ne može pristupiti.

Nadalje, ako je QuickBooks radna površina jedino što znate, velika krivulja učenja prisutna je u privikavanju na QuickBooks Online.

Otkrio sam da brzina programa QuickBooks Online ovisi o brzini vašeg interneta, dok je radna površina programa QuickBooks općenito brza, bez obzira na sve.

QuickBooks Online može biti jako frustrirajuće ako žele promijeniti nešto što se tiče funkcionalnosti. Nema vam druge nego se naviknuti. Na primjer, obračun plaća mora se vršiti na određeni način uz malo ili nimalo fleksibilnosti.

Još jedan veliki nedostatak koji sam iskusio je to što će QuickBooks Online isteći, prisiljavajući vas da se morate ponovno prijaviti da biste nastavili s radom.

Ono što mi se sviđa kod QuickBooksa na mreži

QuickBooks Online također ima puno pozitivnih strana. Uz radnu površinu QuickBooks, novu verziju morate kupiti i instalirati na računalo svake godine kako biste bili u toku s najnovijim softverom. U QuickBooks Online -u o tome ne morate brinuti jer vas to prati.

Također mi se sviđa što vaš računovođa može pristupiti kad god želi sa svojim jedinstvenim korisničkim imenom i lozinkom kako bi napravio ispravne promjene. Izravni polog besplatan je po zaposleniku u QuickBooks Online -u, ali u stolnoj verziji košta po zaposleniku.

Jedna od mojih omiljenih značajki je da se vaše transakcije mogu preuzeti iz vaše banke. Sve što trebate učiniti je provjeriti ide li na pravi račun i gotovi ste. Ne morate ići u svoju banku na mreži i ispisati popis transakcija te unijeti svaku transakciju.

Također je sjajno što ne morate biti ograničeni na jedno mjesto da biste vodili knjigovodstvo; možete biti bilo gdje u bilo koje vrijeme sve dok postoji pristup Internetu.

Vidi također:7 poslovnih ideja koje se mogu mjeriti [plus kako prilagoditi bilo koji posao]

Tko bi trebao koristiti QuickBooks na mreži

QuickBooks Online (vs Desktop) namijenjen je vlasniku tvrtke u pokretu koji želi platiti malo svaki mjesec umjesto velikog iznosa jednom godišnje (verzije za stolna računala koštaju od 199 USD do 499 USD).

Također je za vlasnika koji se nalazi na udaljenom radnom mjestu i ima pametni telefon ili prijenosno računalo s mogućnostima Wi-Fi. Vlasnik je u stanju dovršiti posao i odmah tamo može ispostaviti račun.

QuickBooks Online je za osobu koja radi na raznim računalima koja imaju pristup internetu.

Konačno, osoba (poput PT -a) želi da njihov računovođa pogleda preko ramena i uvjeri se da rade ispravno.

Kakvo je vaše iskustvo s uslugom QuickBooks Online?

O Philipu Tayloru, CPA

Philip Taylor, zvani "PT", CPA je, bloger, podcaster, suprug i otac troje djece. PT je također osnivač i izvršni direktor konferencije i sajma industrije osobnih financija, FinCon.

On je stvorio Part-Time Money® još 2007. kako bi podijelio svoje savjete o novcu, smatrao se odgovornim (dok otplatiti više od 75 tisuća dolara duga) i upoznati druge strastvene u prelasku na financije neovisnost.