Kako organizirati konferenciju: Planiranje FinCona

Ako ste sljedbenik mog twittera, bez sumnje ste vidjeli moje nedavne reference #FINCON11 i konferencija Financial Blogger. Mislio sam da ću uzeti trenutak ovdje da objasnim ovaj moj novi pothvat.

Sama konferencija bila je prava eksplozija; veliko iskustvo. Većina je prošla bez problema, a većina od 250+ posjetitelja dala je pozitivne kritike. Da biste pročitali više o tome kako je konferencija prošla, svakako pogledajte neke od sažetaka:

• Susret umova: Financijska konferencija blogera
• Financijska konferencija Bloggera 2011: Upoznavanje svijeta PF Blogger (uključuje veze na još 30+ sažetaka)

Konferenciju je također pratio podcast Marketplace Money.

Umjesto da ponovim sažetak, mislio sam pružiti neke informacije o tome kako je konferencija zamišljena i planirana - izgled iza kulisa, ako želite.

Riječ o našoj zajednici

Iako se trudim da ovaj blog bude usredotočen na vas, čitatelju, moj blog vjerojatno ne bi bio tako dobar kao da je nisu drugi blogeri u mojoj zajednici podržali i ohrabrili moje napore na bloganju u posljednja 4 godine. Komentiramo jedni drugima blogove, sudjelujemo na forumima na kojima govorimo o bloganju i poslu, mi stvarati mreže (poput Money Life Network čiji sam član bio) i e -poštom šaljemo poruke o raznim temama stvari.

Dovraga, razlog zašto sam počeo pisati blog o financijama je taj što sam bio ovisan o čitanju drugih blogova, prvenstveno Komentar konzumerizma. Shvatio sam da ću, ako ću biti opsjednut konzumiranjem ovih podataka, trebao barem barem malo početi proizvoditi sam.

Ono što ovdje želim reći je da postoji prava internetska zajednica ljudi koji blogiraju o svom novcu. Ovo je komentar koji služi sam sebi, ali mislim da postoji nešto posebno u vezi s osobom koja svoju financijsku priču odluči podijeliti na internetu. Mi pišemo o stvarima o kojima nitko prirodno ne želi otvoriti. Ta otvorenost doista ima način povezivanja svakoga od nas. To je i razlog zašto su neke od mojih veza licem u lice s ovim blogerima bile tako snažne. Ta me veza na kraju navela da poželim započeti konferenciju.

Kako se rađa konferencija

U travnju 2008. prisustvovao sam WordCamp Dallas, konferencija kolega izgrađena oko WordPress programera i blogerske zajednice u mom području. Bilo je to prekrasno iskustvo. Charles Stricklin (koji je prije Joosta de Valka vodio WordPress Podcast) i Ivan P. (kolega blogerica i lokalni poduzetnik) napravio je odličan posao stavljajući ovo. Bilo je šaljivo, zabavno i otišao sam s mnogim vezama i stvarima za poneti. Tada sam zapravo prvi put razmišljao o susretu s drugim blogerima u svojoj niši.

Taj me događaj inspirirao na stvaranje blogerska karta osobnih financija. Vidio sam to kao alat za olakšavanje lokalnih susreta. Blogeri bi mogli provjeriti kartu i pronaći druge blogere u blizini koji bi se htjeli sastati i razgovarati o trgovini ili financijama.

Volim misliti da je moja karta dovela do nekih "offline" veza, ali znam da su se susreti događali mnogo prije nego što sam ja došao. Blogeri iz DC područja već su neko vrijeme sastajali, a blogeri iz Bay Areaa imali su dosta druženja.

Moja prva "offline" veza dogodila se tek u kolovozu 2009. kada je lokalni bloger, Jason iz One Money Design, naletio na moju kartu i odlučio se obratiti. Našli smo se na pivu u lokalnom pubu i odmah smo se povezali. Bilo je odlično. Sada smatram Jasona dobrim prijateljem.

Moja sljedeća velika veza sa stvarnim svijetom bila je na drugoj konferenciji: Affiliate Summit West 2010. Tu sam morao upoznati DR Valjak za tijesto, Ryan iz Život s novcem, a David iz MoneyNing. Ovo je bilo iskustvo koje mi je promijenilo život. Sve tri blogerice naučile su učinkovito koristiti svoje blogove kako bi ostvarile dovoljan prihod za otkaz. To je bilo nešto što sam se borio za napraviti sam. Razgovori na ovoj konferenciji su me na kraju doveli do toga da sam se mogao istresti, povezati se sa svojim konzultantom Michaelom i raditi ovu blogersku stvar s punim radnim vremenom. Ostatak priče možete pročitati ovdje: samozapošljavanje-godinu dana kasnije.

Drugi kritični susreti koje sam imao usput: susret s Bakerom Čovjek protiv duga nakon SXSW-a 2010. i susreta s Glenom iz Free from Broke na Affiliate Summitu Istok 2010.

Svi ti susreti doveli su do dva zaključka:

1. Financijski blogeri su "moji ljudi" i zabavno je biti u njihovoj blizini.
2. Moje poslovanje se poboljšava svakim sastankom.

Zamislite zabavu koju bih mogao imati i poboljšanja koja bih mogao napraviti ako okupim * sve * zajedno?

Eto, tako sam stigao na mjesto gdje sam zaista želio ostvariti ovu konferenciju. Ali još uvijek nisam imao dopuštenje za to. Trebao mi je netko da mi kaže da je to u redu. U siječnju 2011. čitao sam o konferencijama koje su se događale 2011. godine i naletio sam na ovaj post: Je li 2011. godina nišnih konferencija blogova? To je bilo to! Nekako mi je taj post potpuno dao zeleno svjetlo za ovo!

Od sastanka do potpune konferencije

Nakon što sam sebi rekao "da", odlučio sam odbaciti ideju od nekih prijatelja na internetu. Svi su odgovori bili pozitivni i većina se složila doći ako ih imam. Odlučio sam da je Chicago najbolje mjesto za to jer se nalazi u središtu zemlje i znao sam Došlo bi 10 do 15 blogera koji su živjeli na udaljenosti od vožnje (hvala vam dečki... znate tko ste su). Početne projekcije bile su da će doletjeti oko 10 ljudi, što nam daje ukupno 25 blogera. Možda bismo ovo mogli razvući na 40 ili 50 ako nam se posreći.

Moja početna vizija bio je vikend u Chicagu gdje svi zajedno večeramo, a zatim smo sljedeći dan nas nekoliko ležerno vodili predavanja o svojim područjima stručnosti.

Moj sljedeći korak bio je prijaviti Petea Biblijski novac je bitan i Logotipi za web stranice za dizajn legitimnog logotipa koji će ideji konferencije dati profesionalan izgled. Pete nije razočarao. Lupio sam logo na web stranicu i Facebook stranicu, stvorio popis e -pošte na mom Aweber računu i pripremio se za meko pokretanje ideje.

Bio sam nervozan. Upravo sam htio gurnuti glavu s velikom idejom i pomalo sam se bojao da to neće biti dobro prihvaćeno. Tko sam ja trebao biti na ovoj konferenciji? Nisam nikako najstariji, najveći ili najsjajniji financijski bloger.

Nakon vikenda muke oko toga, odlučio sam to učiniti. 24. veljače rekao sam članovima internetskog foruma u kojem sudjelujem o konferenciji. Te noći do ponoći 35 ljudi se prijavilo za popis e -pošte konferencije. Do kraja sljedećeg dana imali smo ih ukupno 50. Do kraja tjedna imali smo preko 100 ljudi na popisu adresa e -pošte! Ova je stvar eksplodirala! Brzo sam shvatio koliko je ova zajednica spremna za ovo.

Sljedećih nekoliko mjeseci bilo je jako zabavno. Energija za konferenciju ostala je stabilna kad smo odabrali datum i otvorili registraciju na Eventbrite.com. Kad sam vidio da ljudi zapravo ulažu svoj novac na mjesto gdje im je adresa e -pošte, počeo sam lakše disati da će se to dogoditi. Htio sam održati konferenciju pristupačnom i nagraditi prve korisnike. Stoga su oni na popisu adresa e -pošte dobili kupon za popust, a početne cijene postavljene su na vrlo razumnih 89 USD.

Gledajući unatrag, nismo napravili sjajan posao u odabiru datuma. Odlučio sam učiniti ovaj dio otvorenim kodom (oni na popisu e-adresa pomogli su u odabiru datuma) i mislio sam da smo odabrali dobar datum dok nismo shvatili:

1. nije bilo idealno za one koji se bave računovodstvom zatvaraju svako tromjesečje
2. nije bio idealan za one koji slave Rosh Hashanah
3. hotele u centru Chicaga uglavnom su rezervirali članovi konvencije o maloprodaji.

Lekcija naučena. 2012. posvetit ću više pažnje poslovnim i vjerskim kalendarima, kao i savjetovanju s lokalnom turističkom organizacijom o sukobima.

Odabir lokacije hotela pokazao se kao težak zadatak. Ne samo zbog gore spomenutog sukoba u centru grada, već i zato što sam želio zadržati pristupačnu cijenu. Imao sam pomoć od tvrtke za pretraživanje HelmsBriscoe (posebno Carolyn Coughlin), koja mi je vrlo strpljivo pomogla pronaći najbolje mjesto za nas. U početku sam zamišljao Downtown Chicago, ali to jednostavno nije uspjelo, čak ni nakon što su ljudi u Jutarnja zvijezda velikodušno ponudio svoj prekrasan objekt.

Na kraju smo se odlučili za Chicago Marriott Schaumburg. Bilo mi je poznato ovo predgrađe, bilo je relativno blizu aerodroma i imalo je vrlo pristupačne hotele. Najbolja stvar kod ovog izbora bila je to što je sve držao na jednom središnjem mjestu. Svi moramo provesti hrpu vremena jedno s drugim prije i nakon seanse. U predvorju hotela nije bilo ništa od nekoliko blogera koji su se samo družili i razgovarali.

Stvaranje vrijednosti za sponzore

Kad sam potpisao ugovor s hotelom, gledao sam u hranu i piće minimalno 10.000 dolara. Nakon što sam pogledao jelovnik hotelskog ugostiteljstva, znao sam da će to biti mnogo više (konačni račun za hranu i piće bio je bliži 35.000 dolara). Financijski teret ovog događaja bio je stvaran, a ja ne preuzimam rizik. Tada sam znao da će nam registracije vjerojatno pomoći u pokrivanju 7.500 dolara, pa sam znao da mi je potrebna pomoć izvana kako bih ovaj događaj omogućio.

Srećom, imao sam nekoliko prijatelja u nekim financijskim tvrtkama i oglasnim mrežama za koje sam znao da bi ih moglo zanimati da budu dio ovog događaja. Mislio sam da ću to učiniti u dvije faze. Prvo bih predstavio početni skup mogućnosti sponzorstva koje bi pomogle pri podmirivanju nekih osnovnih potreba konferencije. Ako bi konferencija nastavila rasti (više od 100 posjetitelja), tada bih uveo drugu razinu većih, vidljivijih mogućnosti za sve zainteresirane tvrtke. Upalilo je!

Cijeli sponzorski ugovor za mene je bio izazov. Prirodno, nisam baš dobar u prodaji, pregovaranju ili organizaciji ugovora. U osnovi sam kopirao ono što sam vidio na drugim konferencijama i vjerovao da će uključene tvrtke pronaći vrijednost u svojim ulaganjima. Nadajmo se da nisu razočarani.

Dopustite mi samo da kažem da ova konferencija ne bi postala ono što je učinila bez velikodušne podrške preko 25 organizacija koje su joj dale svoju podršku. Zaista, jako cijenim ta početna sponzorstva i sve ostale koji su došli da ovo učine pristupačnim uspjehom za posjetitelje, a ne financijskim opterećenjem za moju obitelj.

Planiranje sadržaja

Znao sam da će glavni fokus konferencije biti umrežavanje: ljudi koji se susreću licem u lice nakon svih ovih godina povezivanja na mreži. Ali također sam želio da ima neki lijep, jedinstven i nišan sadržaj - nešto što druge, veće konferencije nisu mogle isporučiti.

Slijedeći korake WordCampova na kojima sam bio. Željela sam da sadržaj na pozornici dolazi od ljudi iz internetske zajednice i željela je da bude vrlo taktičan i brz. Bez pahuljica.

Opet sam otvorio ovu priliku onima u financijskoj blogerskoj zajednici i nisu me razočarali. Na konferenciju su govorili mnogi poznati blogeri. To je potpuno legitimiralo ono što sam pokušavao sastaviti i kao rezultat toga vidio sam porast prodaje karata. Hvala vam, govornici!

Jedan od najtežih dijelova planiranja sadržaja bio je odabir govornika i tema te njihovo uklapanje u raspored konferencije. Podneseno je mnogo izvrsnih govornih prijedloga. Zahvaljujem svima koji su poslali nešto. Mrzim reći ljudima ne. Pa sam to morao prevladati tijekom izgradnje ove stvari. Jedna od stvari koja je pomogla bilo je anketiranje prije konferencije. To mi je definitivno pomoglo da odredim što posjetitelji žele na pozornici.

Osim ankete, implementirao sam i neke druge taktike takmicenja kolega: pitajte tablice strucnjaka i sjednice ptica pera. Gledajući unatrag, to nije savršeno izvedeno, ali mislim da su pomogli u izgradnji zajednice i veza koje se inače ne bi dogodile.

Osim obrazovnog sadržaja, imali smo i puno društvenog vremena, svečanosti dodjele nagrada zajednice i uslužnog događaja ugrađenog u konferenciju. Zaista sam ponosan na naše napore kao grupe da se vratimo lokalnom području radeći nešto za organizaciju za podršku raku, Phil’s Friends.

Neka izgleda i osjeća se poput konferencije

Sve do sredine kolovoza ove godine prilično sam vodio ovu konferenciju. Naravno, ne bih imao što pokrenuti da nije bilo prisutnih i sponzora, kao i nekoliko volontera koji su pomagali u komadima. Ali znao sam da mi je potrebna stvarna pomoć kako bih ovo izveo, do konferencije i na licu mjesta.

Tada sam se obratio svom osoblju konferencije kako bi pomogli da se ova konferencija vrati kući. Jessica bio je moj virtualni asistent (za PT Money) od lipnja pa sam znao da bi se savršeno uklopila u vodeće osoblje i administratora. Justin, prijatelj s fakulteta i bivši kolega iz benda bio je savršen izbor za pomoć pri pokretanju cijelog AV -a.

Moj prijatelj Ryan Yates, slobodni pisac i vlasnik tvrtke za majice savršeno se uklapao u oblikovanje svih natpisa, majica i drugih kreativaca. Konačno, Ryan S. je prijatelj i zvučna ploča, čiji sam savjet cijelo vrijeme koristio tijekom faze planiranja. Znao sam da bi mu bilo super imati tu dodatnu ruku i pouzdanika.

Konferencija i dalje ne bi prošla tako dobro da nije bilo još više ljudi: Kevina Mulligana, koji je pomogao u organizaciji punjenja torbe i pokrenuo kameru na svakoj od glavnih sjednica; Andrea Travillian iz Pametan korak, koji su pomogli u izboru našeg jelovnika za vikend; Shareeke Edmead-Nesi iz Svjesni trošitelj, koji je pomogao u organizaciji Tweet Chata, Kyle iz Joe the Runner, koji je pomogao u prodaji; Ryan Guina iz Život s novcem što ste nam omogućili da pohranimo sav materijal za konferenciju i razmijenimo više od mjesec dana; sve ljubazne blogerice koje su sudjelovale u torbama.

Umanjivanje cijene konferencije

Nijedan izgled iza scene ne bi bio potpun bez podjele troškova događaja. Neke brojeve još dovršavam ali ovo bi vam trebalo dati ideju o tome što je potrebno staviti na ovu vrstu događaja.

• Hotelske konferencijske sobe (Besplatno) - Hotel besplatno ubacuje prostor za sastanke kada jamčite x broj soba i određenu količinu hrane.
• WiFi (2.000 USD) - WiFi u konferencijskoj prostoriji bio je 1.000 USD dnevno, i to s popustom.
• Hrana i alkohol (37.000 USD) - Hrana u hotelima je skupa, svi! U idealnom svijetu volio bih da sam pokrio više obroka nego što sam to učinio. Ali možete vidjeti zašto je ovo bilo teško. Također u idealnom svijetu volio bih da je na konferenciji bilo više naše hrane (unijeti više lokalnog okusa), ali hoteli ne rade na taj način.
• Autobusi (1.200 USD) - Autobusi koji su vozili između hotela i restorana u subotu navečer nužni smo s obzirom na lokaciju hotela. Trošak koji će se sljedeće godine izbjeći.
• Događaj u zajednici (5.000 USD) - prijevoz, koordinacija, hrana, putovanja itd.
• Audio/vizualni i oprema (12.000 USD) - Nekoliko smo stvari kupili, nekoliko stvari iznajmili od privatnih tvrtki, no ostalo smo obavili preko hotela. Poput hrane, imaju vas tamo gdje vas žele i mogu vam naplatiti premiju.
• Majice, znakovi, torbice i značke (5.500 USD) - Drago mi je da smo uspjeli učiniti nešto od ovoga. Konferenciji je dao službeni izgled i osjećaj. Volio sam te značke.
• Osiguranje (200 USD) - Osiguranje za događaje je jeftino. Jedna od mojih omiljenih kupovina.
• Osoblje (6000 USD) - Četvero članova osoblja zaradilo je svaki dio ovoga tijekom dva mjeseca.
• Naknade za PayPal i Eventbrite (2.000 USD) - Sustav Eventbrite i sustav primanja plaćanja PayPal lijepi su i prikladni, ali to svakako plaćate.
• Putovanja, hoteli, prijevoz i dostava (4.000 dolara) - Konferencija u Chicagu logistički je svakako poskupjela.
• Pokloni, tisak i sl (3.000 dolara) - Nisam bio siguran što je tipično, ali odlučio sam predavačima koji su vrijeme provodili pripremajući primjedbe dati mali poklon za svoje vrijeme. Moguće je da im je to bio mito da budu dio konferencije sljedeće godine.

Ukupni troškovi - (77.900 USD)

Sponzorstva - 64.000 dolara
Prodaja ulaznica - 25.000 USD

Iznos dostupan za ulaganje u 2012. - 11.100 USD

Kako pokrenuti vlastitu uspješnu konferenciju kolega

Ako ćete voditi vlastitu konferenciju, evo nekih stvari koje biste trebali razmotriti:

• Pročitajte knjigu o tome. Koristio sam samo mali dio njegovih tehnika, ali Adrian Segar koji je napisao Konferencije koje rade, bio je ključan u utjecaju na vrstu konferencije koja je to postala.
• Nemojte ponovno izmišljati kotač. Iako su Adrianove ideje nove, postoje neke konferencije koje već izvode varijacije njegovih tehnika. Kopirao sam mnoge najbolje elemente koje sam vidio WordCamp, Affiliate Summit, pa čak i SOBCon.
• Dodirnite već angažiranu zajednicu. Ovo je ogromno. Osim što sam boravio na konferencijskom blogu i Facebook stranici, nikada nisam potrošio niti lipe za oglašavanje ove konferencije. To je postalo viralno u već povezanoj zajednici.
• Uzgajajte ga organski. Planirajte dvije ili tri varijacije konferencije, pa pogledajte gdje ćete završiti. U skladu s tim prilagodite.
• Učinite posjetitelje zvijezdama. Pokušao sam koliko je god bilo moguće dopustiti sudionicima konferencije da stvore iskustvo. To sam učinio pomoću ankete o sadržaju prije konferencije, obraćajući pažnju na hashtag Twittera za prijedloge i tražeći povratne informacije na svakom koraku.
• Uložite u lokalno osoblje. Moje osoblje i ja imali smo mnogo dugih sastanaka licem u lice. To što su mi tu kraj mene prelijevali planske dokumente ili nacrte doista nam je omogućilo da vrlo brzo izbacimo detaljne radove.

Pa, nadam se da vam to daje osjećaj onog što me inspiriralo na to i što je potrebno da se sve to spoji. Uvjeravam vas da ću to ponoviti 2012. godine. Bilo je previše zabavno.

Jeff Rose iz GoodFinancialCents.com dao mi je intervju o iskustvu planiranja konferencije:

Imate li pitanja o konferenciji ili procesu planiranja? Otpustite u komentarima ispod ...

Autor fotografije Petar. Anderson i po Jesse Michelsen i po RedPhoenixGroup.