Comment configurer un QSEHRA avec Take Command Health (Mon avis) Part-Time Money®

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QSEHRA

jeDans cet article, je vais partager comment j'ai mis en place un accord de remboursement de la santé des petits employeurs qualifiés (QSEHRA) pour déduire la prestation de remboursement des frais de santé que j'offre à mes trois employés. En bref, c'est ainsi que j'aide mon équipe avec leurs besoins en matière de soins de santé (et j'obtiens une déduction fiscale pour cela) sans avoir à acheter une police d'assurance-maladie collective coûteuse. Un autre outil utile pour gérer les coûts des soins de santé est Medcierge, un abonnement service basé qui aide les membres à trouver le meilleur coût pour les soins et fournit un accès aux médecins 24h/24 et 7j/7.

Un QSEHRA est un plan qui permet aux employeurs de rembourser les employés pour leurs primes d'assurance-maladie et leurs frais médicaux en franchise d'impôt. Les employeurs peuvent plafonner leurs dépenses mensuelles par employé au montant de leur choix.

Si vous avez une petite équipe comme moi (ou si vous travaillez dans une petite équipe), vous devriez vous renseigner.

Comment j'ai appris que j'avais besoin d'un QSEHRA

Voici une petite histoire. Comme la plupart d'entre vous le savent, en plus de PT Money, je suis également le PDG de FinCon. Heureusement, FinCon a grandi! Mais comme toute petite entreprise, nous avons rencontré des difficultés de croissance. L'un des plus importants était l'assurance maladie – je ne pouvais pas recruter les bonnes personnes dans mon équipe sans en tenir compte d'une manière ou d'une autre, mais cela semblait être un casse-tête et une dépense énormes.

C'est à ce moment-là que nous avons entendu parler d'une nouvelle option appelée QSEHRA. C'est léger, c'est flexible, c'est fiscalement avantageux et c'est économique. Un QSEHRA permet aux petites entreprises de mettre de côté une allocation de santé fixe chaque mois que les employés peuvent ensuite utiliser pour leur propre assurance maladie individuelle ou leurs frais médicaux.

QSEHRA est assez nouveau, mais je pense qu'il va décoller et je recommanderais à toute petite entreprise ou entreprise en croissance d'y jeter un coup d'œil. Michael Kitces a un super écrit sur eux. Les accords de remboursement de la santé (HRA) existent depuis toujours. Il s'agit d'une nouvelle version de HRA qui a été créée à la fin de 2016 par le biais d'une législation bipartite appelée 21st Century Cures Act.

qsehra

Une nouvelle start-up, Prenez les commandes de la santé, a présenté l'idée un an à la FinCon et a remporté la 2e place notre concours de pitch pour leur idée. Ils ont mis en place un excellent guide qui explique comment fonctionne une QSEHRA.

En bout de ligne : avec l'AQSEH, je pouvais offrir les avantages dont mes employés avaient besoin sans administrer un régime collectif encombrant. Nous nous sommes inscrits pour laisser Prenez les commandes de la santé gérer l'arrangement et j'utilise un QSEHRA depuis un certain temps maintenant.

Voici la vidéo explicative de TakeCommand sur le QSEHRA :

La FinCon QSEHRA

Notre QSEHRA ressemble à ceci :

qsehra

Je paie 600 $ à trois employés pour qu'ils remboursent leurs primes. Deux des employés sont célibataires (éligibles pour 150 $) et un a une famille (éligible pour 300 $). Un employé n'a pas encore souscrit à la prestation. Et j'utilise le « Business Smart Plan » de Take Command Health, ce qui ajoute quelques avantages supplémentaires aux employés pour 15 $/mois chacun.

Au total, je paie 92 $ par mois pour ce service. 15 $ par employé pour le HRA et les 15 $ supplémentaires par employé pour le Business Smart Plan. Je pourrais éventuellement désactiver cette partie puisque tous mes employés utilisent Medishare et bénéficient déjà de la plupart de ces avantages. Consultez notre revue complète de Medishare ici.

Vous remarquerez que je ne suis pas sur le plan moi-même. C'est parce que je revendique le statut S-Corp lorsque je déclare mes impôts et que je suis le propriétaire. Je ne peux pas participer. Mais je peux toujours déduire mes propres frais de santé. Donc, pas grave.

Les avantages d'une EQSEH

Décomposons les avantages ici pour voir si le QSEHRA pourrait vous convenir.

C'est fiscalement avantageux: Avant de nous inscrire à QSEHRA, nous avions trouvé une solution de contournement commune: j'ajoutais simplement une « allocation de santé » supplémentaire à mon salaire des employés pour qu'ils achètent ce dont ils ont besoin: primes d'assurance-maladie, paiements de partage médicaux, frais médicaux généraux, etc. Le problème est que l'argent est imposé comme un revenu.

Un QSEHRA accomplit fondamentalement la même chose qu'une allocation de santé, mais n'est pas imposable. Cela peut faire une grande différence. Prenons l'exemple d'une entreprise de 10 personnes offrant une allocation de santé de 300 $/mois :

Taxes et frais Imposable
« Allocation de santé »
QSEHRA
Montant du remboursement $3,000 $3,000
Impôt sur le revenu des employés (~ 25%) 750 0
Impôt sur les salaires de l'employeur (~ 15%) 450 0
Taxes mensuelles totales $1,150 0

Augmente la rétention : Vous vous demandez quel est le facteur numéro un pour les milléniaux et les demandeurs d'emploi qui envisagent un nouvel emploi? Vous l'avez deviné, les prestations d'assurance-maladie. Sans un ensemble d'avantages concurrentiels, les meilleurs et les plus brillants pourraient choisir d'aller ailleurs. Un autre avantage pour les employés est qu'ils peuvent choisir le meilleur régime pour eux au lieu d'être liés à un régime collectif qui pourrait ne pas couvrir leurs médecins, leurs ordonnances ou leurs besoins en matière de santé.

Gain de temps : La sélection et l'administration d'un régime collectif demandent beaucoup de temps et d'efforts. Choisir la bonne plate-forme d'administration QSEHRA vous fera également gagner du temps. Plateforme QSEHRA de Take Command Health embarque des employés, génère des documents de plan, garantit que vous restez conforme et facilite le temps d'imposition.

Économise votre budget : Ces coûts sont prévisibles. Contrairement à un régime collectif dont les coûts peuvent augmenter d'année en année, vous contrôlez le montant cotisé à une AQSEH. C'est selon vos conditions et selon votre budget. Vous vous demandez ce qu'il advient des fonds restants s'ils ne sont pas utilisés? Il reste avec l'entreprise et ne roule pas. Cela signifie que vous n'êtes pas responsable du financement d'un tas de comptes; vous ne payez que lorsqu'un employé soumet une dépense pour remboursement. Bonne affaire !

C'est flexible : Vous pouvez concevoir votre QSEHRA en fonction de vos besoins. Vous voulez juste rembourser des primes comme moi? Génial. Vous voulez ajouter des frais médicaux admissibles à l'accord? Encore mieux. Vous voulez échelonner les cotisations en fonction de l'âge, du statut ou de la taille de la famille? Vous pouvez le faire aussi (tant que c'est juste !)

Inconvénients d'une QSEHRA

Bien sûr, ce n'est pas un plan parfait. Voici les inconvénients :

Nouveau et un peu déroutant : Je suis CPA et j'ai du mal à comprendre certaines des complexités liées à cet arrangement. Heureusement, Take Command Health a à la fois une excellente éducation (guides d'installation et la couverture du droit fiscal sur leur blog) et un excellent soutien. Lorsque j'ai une question, j'envoie simplement un e-mail à leur équipe d'assistance et une réponse arrive rapidement, souvent de leur PDG, Jack Hooper.

Les propriétaires ne peuvent pas participer : En tant que propriétaire de l'entreprise, je ne peux pas participer moi-même à l'arrangement. Je peux toujours m'octroyer cette prestation (le remboursement des soins), mais je ne peux pas la déduire à l'aide d'un QSEHRA. Heureusement, en tant que propriétaire, je peux déduire ma propre assurance maladie au-dessus de la ligne sur ma déclaration personnelle.

MISE À JOUR: Couverture individuelle HRA disponible en 2020

À compter du 1er janvier 2020, il existe un nouveau HRA fiscalement avantageux que les employeurs peuvent utiliser. C'est ce qu'on appelle la couverture individuelle HRA (ICHRA) et c'est essentiellement une version gonflée de QSEHRA.

L'ICHRA permettra aux employeurs d'avoir plus de contrôle sur leur budget d'avantages sociaux. La meilleure caractéristique est peut-être qu'il n'y a pas de taux de cotisation minimum ou maximum. Cela aidera les petites entreprises à offrir plus de valeur aux employés et, espérons-le, à retenir les talents de qualité. Les allocations peuvent également être augmentées en fonction de l'âge de votre employé ou du nombre de personnes à charge.

Les employeurs utilisant un ICHRA pourront rembourser les employés en franchise d'impôt pour l'assurance individuelle et les frais médicaux. L'ICHRA élimine une partie de la paperasserie et des tracas associés à QSEHRA. Les employés décident quels avantages vont de pair avec chaque catégorie d'employés (il existe plus de 11 catégories personnalisables). Après avoir fixé les indemnités mensuelles, votre travail en tant qu'employeur est essentiellement terminé. Les employés choisissent le plan qu'ils veulent sur le marché individuel.

Voici un guide qui l'explique plus en détail.

La bonne nouvelle est que l'ICHRA offre de la flexibilité. Il peut être offert avec un régime collectif si vous désirez conserver certains employés dans un régime existant.

Take Command Health ajoutera la couverture individuelle HRA à sa plate-forme de produits. Cela ne remplace pas QSEHRA, mais sera offert en parallèle.

Mon expérience de configuration d'un QSEHRA avec Take Command Health

Une fois que j'ai compris le fonctionnement du plan, il était assez facile de laissez simplement Take Command Health le configurer! À un niveau élevé, il y a quelques accords à signer, des formulaires à préparer et une communication avec les employés. Ensuite, le tableau de bord Take Command Health et mon service de paie s'occupent du reste. Pour plus de détails sur l'échec de ma configuration, cliquez sur spectacle

Plus d'histoire. J'ai pris connaissance de Take Command Health lorsque Jessica, une de mes employées, faisait des recherches sur l'assurance maladie. Elle utilisait leur service pour comparer les plans de partage des soins médicaux avec les plans d'assurance maladie réguliers, l'une des choses uniques que fait Take Command.

Après avoir vérifié, j'ai remarqué que leur PDG, Jack, était également un utilisateur de Medishare (et référent ET à Dallas) comme moi. J'ai examiné leur entreprise un peu plus et j'ai noué une relation. Jack et moi nous sommes rencontrés à quelques reprises pour parler de magasin, d'assurance et d'autres choses. Jack a mentionné qu'ils travaillaient sur quelque chose de spécial qui pourrait aider mon entreprise en pleine croissance.

Puis j'ai reçu ce mail :

« Salut Philippe,

Nous sommes ravis d'annoncer un nouveau service pour les petites entreprises. Grâce à une nouvelle loi, les petites entreprises peuvent désormais rembourser leurs employés en franchise d'impôt grâce à un type spécial d'arrangement de remboursement de la santé (HRA). Cela signifie pas de charges sociales ou d'impôts sur le revenu pour vous, vos employés ou votre entreprise pour l'assurance maladie - jusqu'à 35% d'économies !

Nous facilitons vraiment la configuration et la gestion d'une HRA pour petite entreprise :

  • Consultation gratuite et conception HRA
  • Offrez des avantages aux grandes entreprises à une fraction du prix
  • Nous nous occupons de la configuration, de la conformité, de la comptabilité et des taxes
  • Les employés peuvent apporter leur propre plan, ou nous les aiderons à en trouver un meilleur

Pour la plupart des petites entreprises, l'utilisation d'un HRA se traduit par des économies considérables et une plus grande flexibilité. Nous serions ravis d’exécuter les chiffres pour vous.

je vais mordre! Je me suis inscrit et j'ai reçu un e-mail personnel de Jack me demandant si j'avais des questions. J'ai partagé mes questions. « Je pense à 150 $ par mois et par employé (trois sont à temps plein). Est-ce un montant commun? Bien sûr, ma femme (une employée à temps partiel) et moi partageons notre facture Medishare de 250 $/mois afin que nous n'ayons pas besoin des 300 $ pour les primes. Donc, je suppose que je pourrais également l'utiliser pour mes dépenses personnelles? » Remarque: à l'époque, je ne savais pas que je ne pouvais pas participer.

Jacques a répondu :

« Concernant votre question, 150 $ par mois, c'est super! Cela dépend en grande partie de l'âge de vos employés et des types de plans qu'ils achètent, mais ce qui est bien avec la configuration HRA et le remboursement, c'est que chaque petite contribution que vous contribuez aide. Ensuite, si vos employés doivent choisir un nouveau plan, nous les aiderons à optimiser et à tirer le meilleur parti de leur argent.

J'ai joint une proposition récapitulative pour que vous l'examiniez. Quelques points sur lesquels se concentrer :

  • Le tableau de remboursement - vous devez offrir le HRA équitablement à tous ceux qui répondent aux critères, mais vous pouvez le faire varier en fonction de la situation familiale (célibataire, couple, famille) ou à temps partiel ou à temps plein. Jetez un œil à ce tableau et dites-nous comment vous souhaitez vous ajuster ou nous pouvons en discuter.
  • Pour vous et votre femme, vous relèveriez en fait de la catégorie de remboursement « famille » en supposant que vous produisez vos impôts ensemble. Vous pourriez lui offrir un remboursement séparé (avec vos autres employés à temps partiel), mais le total de vos remboursements familiaux ne peut pas dépasser 10 000 $ pour l'année. J'ai ajusté le tarif « famille » à 300 $.
  • Tout le reste qui est en gras et souligné est quelque chose qui peut être ajusté dans les documents du plan HRA. Nous utiliserons ces pièces pour créer vos documents juridiques et comptables.
  • Vous pouvez choisir de faire « premium uniquement » ou « prime + frais médicaux ». Si vous et votre femme aviez un solde, vous pourriez utiliser le supplément pour les visites chez le médecin. Nous devons mettre en place un conduit HIPAA et des trucs qui coûtent un peu plus pour gérer les dépenses (+ 10 $ par personne). Si nous suivons cette voie, vous souhaiterez peut-être augmenter les taux de remboursement HRA afin qu'il y ait plus de place. Sinon, cela pourrait ne pas valoir la peine si nous examinons de petits soldes disponibles pour payer les frais mensuels supplémentaires. Vous pouvez également simplement définir la famille au maximum si seulement vous et votre femme tombez dans cette catégorie pour acheminer plus de dépenses dans l'entreprise si cela a du sens.

La prochaine étape une fois que vous vous sentez bien avec les fonctionnalités HRA de la proposition est que nous vous envoyons un contrat de services. Il n'y a pas de contrat ou d'engagement à long terme, mais l'accord de services couvre notre temps et nos coûts pour configurer le HRA et intégrer vos employés.

Enfin, une note sur le HRA avec Medi-Share - c'est là que je fais un clin d'œil et dis que nous ne donnons pas de conseils fiscaux et que vous devez parler à votre comptable. Le HRA exige que les participants aient une « couverture qualifiée » pour participer au HRA. Medi-Share, comme vous le savez, permet une exemption de « couverture admissible ». Sur notre propre HRA, nous remboursons Medi-Share, mais nous ne voulons pas que nos clients soient surpris si l'IRS publie à l'avenir des directives à ce sujet qui le changeraient.

Avez-vous attrapé cette dernière fête? Utiliser un QSEHRA avec Medishare est un territoire quelque peu inexploré. Ne soyez pas surpris si l'IRS le ferme spécifiquement plus tard.

Après cet e-mail, j'ai signé l'accord et je me suis lancé.

Les prochaines étapes exactes étaient les suivantes :

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  • Prenez les commandes de la santé: créez des documents juridiques HRA
  • Moi: Plan de déploiement: Fournissez les coordonnées de Take Command de mes employés et présentez-les personnellement pendant qu'ils gèrent l'introduction formelle.
  • Prenez les commandes de la santé: envoyez aux employés des informations HRA et un formulaire d'intégration
  • Employés: remplissez le formulaire d'intégration et fournissez une preuve de couverture (mes employés utilisent également Medishare)
  • Salariés: Demande de remboursement

Dans l'ensemble, je suis satisfait de la façon dont cet arrangement a fonctionné. En raison de leurs connaissances et de leur service à la clientèle Prenez les commandes de la santé est une excellente entreprise à utiliser si vous avez besoin d'une QSEHRA pour votre propre entreprise.

Faites-moi savoir dans les commentaires si vous y pensez et/ou si vous avez des questions pour moi ou pour Jack et son équipe.

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À propos de Philip Taylor, CPA

Philip Taylor, alias "PT", est CPA, blogueur, podcasteur, mari et père de trois enfants. PT est également le fondateur et PDG de la conférence et du salon professionnel de l'industrie des finances personnelles, FinCon.

Il a créé Part-Time Money® en 2007 pour partager ses conseils sur l'argent, se tenir responsable (tout en rembourser plus de 75 000 $ de dettes) et rencontrer d'autres passionnés par la transition vers la finance indépendance.

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