Comment organiser une conférence: planifier la FinCon

Si vous êtes un adepte de mon fil Twitter, vous avez sans doute vu mes récentes références à #FINCON11 et la conférence des blogueurs financiers. J'ai pensé que je prendrais un moment ici pour expliquer ma nouvelle aventure.

La conférence elle-même était géniale; une expérience formidable. Presque tout s'est déroulé sans accroc et la plupart des 250+ participants lui ont donné des critiques positives. Pour en savoir plus sur le déroulement de la conférence, n'oubliez pas de consulter certains des récapitulatifs :

• Une réunion d'esprits: conférence des blogueurs financiers
• Conférence des blogueurs financiers 2011: À la rencontre du monde des blogueurs PF (comprend des liens vers plus de 30 récapitulatifs supplémentaires)

La conférence a également été couverte par le podcast Marketplace Money.

Au lieu de faire un autre récapitulatif, j'ai pensé fournir quelques informations sur la façon dont la conférence a été conçue et planifiée – un aperçu des coulisses, si vous voulez.

Un mot sur notre communauté

Même si j'essaie de garder ce blog centré sur vous, lecteur, mon blog n'aurait probablement pas fait aussi bien que si ce n'était pas pour les autres blogueurs de ma communauté qui ont soutenu et encouragé mes efforts de blogage au cours des 4 derniers ans. Nous commentons les blogs des uns et des autres, nous participons à des forums où nous parlons de blogs et d'affaires, nous créer des réseaux (comme le Money Life Network dont j'étais membre) et nous échangeons des e-mails sur divers des choses.

Zut, la raison pour laquelle j'ai commencé à bloguer sur les finances est parce que j'étais accro à la lecture d'autres blogs, principalement Commentaire sur le consumérisme. J'ai pensé que si j'allais être obsédé par la consommation de ces informations, je devrais au moins commencer à en produire un peu par moi-même.

Ce que j'essaie de dire ici, c'est qu'il existe une véritable communauté en ligne de personnes qui bloguent sur leur argent. C'est un commentaire intéressé, mais je pense qu'il y a quelque chose de spécial chez une personne qui choisit de partager son histoire financière en ligne. C'est nous qui écrivons sur des choses sur lesquelles personne ne veut naturellement s'ouvrir. Cette ouverture a vraiment un moyen de connecter chacun de nous. C'est aussi la raison pour laquelle certaines de mes relations en face à face avec ces blogueurs ont été si fortes. Cette connexion est ce qui m'a finalement amené à vouloir commencer une conférence.

Comment naît une conférence

En avril 2008, j'ai assisté WordCamp Dallas, la conférence entre pairs construite autour de la communauté des développeurs et blogueurs WordPress de ma région. Ce fut une expérience merveilleuse. Charles Stricklin (qui dirigeait le podcast WordPress avant Joost de Valk) et Jean P (un collègue blogueur et entrepreneur local) a fait un excellent travail pour le mettre en place. C'était geek, amusant, et je suis parti avec de nombreuses connexions et plats à emporter. C'était en fait la première fois que je pensais rencontrer d'autres blogueurs dans mon créneau.

Cet événement m'a inspiré pour créer le carte des blogueurs sur les finances personnelles. Je l'ai vu comme un outil pour faciliter les rencontres locales. Les blogueurs peuvent consulter la carte et trouver d'autres blogueurs à proximité qui pourraient vouloir se rencontrer et parler boutique ou finances.

J'aime penser que ma carte a conduit à des connexions « hors ligne », mais je sais que les rencontres ont eu lieu bien avant mon arrivée. Les blogueurs de la région de DC organisent une rencontre depuis un certain temps et les blogueurs de la région de la baie ont eu de nombreuses réunions.

Ma première connexion "hors ligne" n'a eu lieu qu'en août 2009, lorsqu'un blogueur local, Jason de One Money Design, est tombé sur ma carte et a décidé de me contacter. Nous nous sommes rencontrés pour une bière dans un pub local et avons eu une connexion instantanée. C'était super. Je considère maintenant Jason comme un bon ami.

Ma prochaine grande connexion dans le « monde réel » a eu lieu lors d'une autre conférence: Affiliate Summit West 2010. C'est ici que j'ai rencontré DR de Rouleau à pâte, Ryan de Espèces Argent Vie, et David de ArgentNing. Ce fut une expérience qui a changé la vie. Ces trois blogueurs avaient appris à utiliser efficacement leurs efforts de blogs pour générer suffisamment de revenus pour quitter leur emploi. C'était quelque chose que j'avais eu du mal à faire par moi-même. Les conversations lors de cette conférence m'ont finalement amené à me lancer seul, à me connecter avec mon consultant Michael et à faire ce blog à temps plein. Vous pouvez lire la suite de l'histoire ici: travail indépendant – un an plus tard.

Autres rencontres critiques que j'ai eues en cours de route: rencontre avec Baker de L'homme contre la dette post-SXSW 2010 et rencontre Glen de Libre de cassé au Sommet des affiliés Est 2010.

Toutes ces rencontres ont abouti à 2 conclusions :

1. Les blogueurs financiers sont "mon peuple" et c'est amusant d'être avec eux.
2. Mon entreprise s'améliore à chaque rencontre.

Imaginez le plaisir que je pourrais avoir et les améliorations que je pourrais apporter si je réunissais *tout le monde* ?

Eh bien, c'est comme ça que je suis arrivé à l'endroit où je voulais vraiment que cette conférence ait lieu. Mais je n'avais toujours pas l'autorisation de le faire. J'avais besoin que quelqu'un me dise que je pouvais le faire. En janvier 2011, je lisais les conférences qui se déroulaient en 2011 et je suis tombé sur ce post: 2011 est-elle l'année des conférences de blog de niche? C'était ça! D'une manière ou d'une autre, ce message m'a totalement donné le feu vert pour le faire !

Du Meetup à la conférence à part entière

Après m'être dit «oui», j'ai décidé de faire rebondir l'idée sur des amis en ligne. Les réponses étaient toutes positives et la plupart ont accepté de venir si je l'avais. J'ai décidé que Chicago était le meilleur endroit pour l'avoir parce que c'était au centre du pays et je savais 10 à 15 blogueurs qui vivaient à une distance en voiture qui viendrait (merci les gars… vous savez qui vous sommes). Les projections initiales étaient que nous aurions environ 10 personnes par avion, ce qui nous donnerait un total de 25 blogueurs là-bas. Peut-être que nous pourrions étendre cela à 40 ou 50 si nous avons de la chance.

Ma vision initiale était un week-end à Chicago où nous dînons tous ensemble, puis le lendemain, quelques-uns d'entre nous animent des sessions sur nos domaines d'expertise respectifs.

Ma prochaine étape était d'enrôler Pete de L'argent de la Bible, ça compte et Logos pour sites Web pour concevoir un logo légitime pour donner à l'idée de conférence un aspect professionnel. Pete n'a pas déçu. J'ai apposé le logo sur le site Web et la page Facebook, a créé une liste de diffusion sur mon compte Aweber et s'est préparé à lancer l'idée en douceur.

J'étais nerveux. J'étais sur le point de sortir la tête avec une grande idée et j'avais un peu peur qu'elle ne soit pas bien reçue. Qui étais-je censé organiser cette conférence? Je ne suis en aucun cas le blogueur financier le plus ancien, le plus grand ou le plus brillant.

Après un week-end à m'en inquiéter, j'ai décidé de le faire. Le 24 février, j'ai parlé de la conférence aux membres d'un forum en ligne auquel je participe. À minuit ce soir-là, 35 personnes s'étaient inscrites sur la liste de diffusion de la conférence. À la fin de la journée suivante, nous en avions un total de 50. À la fin de la semaine, nous avions plus de 100 personnes sur la liste de diffusion! Cette chose explosait! Ce que j'ai rapidement réalisé, c'est à quel point cette communauté était prête pour cette chose.

Les deux mois suivants ont été très amusants. L'énergie pour la conférence est restée stable alors que nous avons choisi une date et ouvert les inscriptions sur Eventbrite.com. Quand j'ai vu des gens mettre leur argent là où se trouvait leur adresse e-mail, j'ai commencé à respirer plus facilement que cela se produirait. Je voulais garder la conférence abordable et aussi récompenser les premiers utilisateurs. Par conséquent, les personnes inscrites sur la liste de diffusion ont reçu un coupon de réduction et les prix des lève-tôt ont été fixés à 89 $ très raisonnables.

Avec le recul, nous n'avons pas fait un excellent travail pour choisir une date. J'ai choisi de faire cette partie en open source (ceux de la liste de diffusion m'ont aidé à choisir la date) et je pensais que nous avions choisi une bonne date jusqu'à ce que nous réalisions :

1. ce n'était pas idéal pour ceux qui font face à une clôture comptable chaque trimestre
2. ce n'était pas idéal pour ceux qui célèbrent Roch Hachana
3. les hôtels du centre-ville de Chicago étaient pour la plupart réservés par les membres d'une convention de magasins de détail.

Leçon apprise. En 2012, j'accorderai plus d'attention aux calendriers de travail et religieux, ainsi qu'à la consultation de l'organisation touristique locale sur les conflits.

Choisir l'emplacement de l'hôtel s'est avéré être une tâche difficile. Non seulement à cause du conflit du centre-ville mentionné ci-dessus, mais parce que je voulais garder le prix abordable. J'ai eu l'aide du cabinet de recherche HelmsBriscoe (en particulier Carolyn Coughlin), qui m'a très patiemment aidé à trouver le meilleur endroit pour nous. J'avais initialement envisagé le centre-ville de Chicago, mais cela n'a tout simplement pas fonctionné, même après que les gens de L'étoile du matin généreusement offert leur belle installation.

Nous avons finalement décidé de Chicago Marriott Schaumburg. Je connaissais cette banlieue, elle était relativement proche de l'aéroport et il y avait des hôtels très abordables. La meilleure chose à propos de ce choix était qu'il gardait tout le monde sur un emplacement central. Nous avons tous passé beaucoup de temps ensemble avant et après les séances. Le hall de l'hôtel n'a jamais été dépourvu de quelques blogueurs qui bavardent.

Créer de la valeur pour les sponsors

Une fois que j'ai signé un contrat avec un hôtel, je cherchais un minimum de 10 000 $ pour la nourriture et les boissons. Après avoir regardé le menu de restauration de l'hôtel, je savais que ce serait beaucoup plus (la facture finale de la nourriture et des boissons était plus proche de 35 000 $). Le fardeau financier de cet événement était réel, et je ne suis pas un preneur de risque. À ce moment-là, je savais que les inscriptions nous aideraient probablement à couvrir 7 500 $, alors je savais que j'avais besoin d'une aide extérieure pour rendre cet événement possible.

Heureusement, j'avais quelques amis dans des sociétés financières et des réseaux publicitaires qui, je le savais, pourraient être intéressés à faire partie de cet événement. Ma pensée était que je ferais cela en deux phases. Tout d'abord, je déploierais un premier ensemble d'opportunités de parrainage qui aideraient à couvrir certains des besoins de base de la conférence. Si la conférence continuait de croître (au-delà de 100 participants), alors je présenterais le deuxième niveau d'opportunités plus importantes et plus visibles pour toutes les entreprises intéressées. Ça a marché!

Tout ce contrat de sponsoring était un défi pour moi. Je ne suis pas naturellement très doué pour la vente, la négociation ou l'organisation de contrats. Fondamentalement, j'ai copié ce que j'ai vu faire d'autres conférences et j'étais convaincu que les entreprises impliquées trouveraient de la valeur dans leur investissement. Espérons qu'ils n'ont pas été déçus.

Permettez-moi simplement de dire que cette conférence ne serait pas devenue ce qu'elle est devenue sans le généreux soutien de plus de 25 organisations qui lui ont apporté leur soutien. J'apprécie vraiment, vraiment, ces parrainages initiaux et tous ceux qui sont venus pour en faire un succès abordable pour les participants et non un fardeau financier pour ma famille.

Contenu de la planification

Je savais que l'objectif principal de la conférence allait être le réseautage: les gens se rencontrant face à face après toutes ces années de connexion en ligne. Mais je voulais aussi qu'il ait un contenu agréable, unique et de niche - quelque chose que d'autres conférences plus importantes ne pourraient pas offrir.

En suivant les étapes des WordCamps auxquels j'avais assisté. Je voulais que le contenu sur scène provienne de personnes de la communauté en ligne et je voulais qu'il soit très tactique et rapide. Pas de peluches.

Encore une fois, j'ai ouvert cette opportunité à ceux de la communauté des blogs financiers et ils n'ont pas déçu. De nombreux blogueurs de renom se sont présentés pour prendre la parole lors de la conférence. Cela a totalement légitimé ce que j'essayais de mettre en place et j'ai vu les ventes de billets augmenter en conséquence. Merci les orateurs !

L'une des parties les plus difficiles de la planification du contenu a été de sélectionner les conférenciers et les sujets, puis de les intégrer au programme de la conférence. De nombreuses excellentes propositions de discours ont été soumises. J'apprécie tous ceux qui ont soumis quelque chose. Je déteste dire non aux gens. J'ai donc dû surmonter cela au cours de la construction de cette chose. L'une des choses qui a aidé a été d'avoir un sondage avant la conférence. Cela m'a certainement aidé à déterminer ce que les participants voulaient sur scène.

En plus de l'enquête, j'ai également mis en œuvre d'autres tactiques de conférence entre pairs: demander aux tables d'experts et aux sessions d'oiseaux de plume. Avec le recul, ceux-ci n'ont pas été parfaitement exécutés, mais je pense qu'ils ont aidé à créer une communauté et des liens qui n'auraient peut-être pas eu lieu autrement.

Au-delà du contenu éducatif, nous avons également eu beaucoup de temps social, une cérémonie de remise des prix communautaire et un événement de service intégré à la conférence. Je suis vraiment fier de nos efforts en tant que groupe pour redonner à la région en faisant du travail pour l'organisation de soutien au cancer, Phil's Friends.

Faire ressembler et se sentir comme une conférence

Jusqu'à la mi-août de cette année, je dirigeais à peu près cette conférence par moi-même. Bien sûr, je n'aurais rien eu à faire sans les participants et les sponsors, ainsi que quelques bénévoles qui aidaient avec brio. Mais je savais que j'avais besoin d'une aide réelle pour réussir ce projet, avant la conférence et sur place.

C'est à ce moment-là que je me suis tourné vers mon personnel de conférence pour m'aider à ramener cette conférence à la maison. Jessica est mon assistante virtuelle (pour PT Money) depuis juin et je savais donc qu'elle conviendrait parfaitement pour être la responsable du personnel et l'administratrice. Justin, un ami d'université et ancien membre du groupe était un choix parfait pour aider à gérer l'ensemble de l'AV.

Mon ami Ryan Yates, rédacteur indépendant et propriétaire d'une entreprise de t-shirts, était la personne idéale pour aider à concevoir toute la signalisation, les t-shirts et autres créations. Enfin, Ryan S. est un ami et une caisse de résonance, c'est le conseil que j'ai utilisé tout au long de la phase de planification. Je savais qu'il serait formidable de l'avoir là comme une main supplémentaire et un confident.

La conférence n'aurait toujours pas été aussi bien s'il n'y avait pas eu encore plus de personnes: Kevin Mulligan, qui a aidé à organiser le rembourrage du sac fourre-tout et a dirigé une caméra à chacune des sessions principales; Andrea Travillian de Étape intelligente, qui a aidé à choisir notre menu pour le week-end; Shareeke Edmead-Nesi de Le dépensier conscient, qui a aidé à organiser le Tweet Chat, Kyle de Joe le coureur, qui a aidé avec les ventes; Ryan Guina de Espèces Argent Vie pour nous avoir permis de stocker tout le matériel de la conférence et le butin pendant plus d'un mois; tous les gentils blogueurs qui ont participé au tote bag.

Répartition du coût d'une conférence

Aucun regard dans les coulisses ne serait complet sans une ventilation des coûts de l'événement. Je suis encore en train de finaliser certains des chiffres mais cela devrait vous donner une idée de ce qu'il faut pour organiser ce type d'événement.

• Salles de conférence de l'hôtel (Gratuit) - L'hôtel offre gratuitement l'espace de réunion lorsque vous garantissez un nombre x de chambres et un certain nombre d'achats de nourriture.
• Wifi (2 000 $) – Le Wi-Fi dans la zone de conférence coûtait 1 000 $ par jour, et c'était à prix réduit.
• Nourriture et alcool (37 000 $) – La nourriture à l'hôtel est chère, vous tous! Dans un monde idéal, j'aurais aimé avoir couvert plus de repas que je n'en ai fait. Mais vous pouvez voir pourquoi c'était difficile. De plus, dans un monde idéal, j'aurais aimé avoir plus de nourriture pour la conférence (apporter plus de saveurs locales), mais les hôtels ne fonctionnent pas de cette façon.
• Les autobus (1 200 $) - Les bus qui ont fait le trajet entre l'hôtel et le restaurant le samedi soir sont une nécessité compte tenu de l'emplacement de l'hôtel. Un coût qui sera évité l'année prochaine.
• Événement communautaire (5 000 $) – Transport, coordination, nourriture, déplacements, etc.
• Audio/visuel et équipement (12 000 $) – Nous avons acheté quelques choses, loué quelques choses à des entreprises privées, mais nous avons fait le reste via l'hôtel. Comme la nourriture, ils vous ont où ils vous veulent et peuvent vous facturer un supplément.
• T-shirts, enseignes, sacs et badges (5 500 $) – Je suis heureux que nous ayons pu faire une partie de cela. A donné à la conférence cette apparence officielle. J'ai adoré ces badges.
• Assurance (200 $) – L'assurance événementielle est bon marché. Un de mes achats préférés.
• Personnel (6 000 $) – Les 4 membres du personnel ont gagné tout cela en deux mois.
• Frais PayPal et Eventbrite (2 000 $) – Le système Eventbrite et le système de reçu de paiement PayPal sont agréables et pratiques, mais vous payez certainement pour cela.
• Voyage, hôtel, transport et expédition (4 000 $) – La tenue de la conférence à Chicago l'a définitivement rendue plus coûteuse d'un point de vue logistique.
• Cadeaux, impression et etc. (3 000 $) - Je n'étais pas sûr de ce qui était typique, mais j'ai décidé d'offrir un petit cadeau aux conférenciers qui ont passé du temps à préparer leurs remarques. Il est possible que ce soit un pot-de-vin pour qu'ils participent à la conférence de l'année prochaine.

Dépenses totales – (77 900 $)

Commandites – 64 000 $
Vente de billets – 25 000 $

Montant disponible pour investir en 2012 – 11 100 $

Comment organiser votre propre conférence de pairs réussie

Si vous envisagez d'organiser votre propre conférence, voici quelques-unes des choses que vous devriez envisager de faire :

• Lisez le livre là-dessus. Je n'ai utilisé qu'une petite partie de ses techniques, mais Adrian Segar qui a écrit Des conférences qui fonctionnent, a été la clé pour influencer le type de conférence que cela est devenu.
• Ne réinventez pas la roue. Bien que les idées d'Adrian soient nouvelles, certaines conférences exécutent déjà des variantes de ses techniques. J'ai copié plusieurs des meilleurs éléments que j'avais vus de WordCamp, Sommet des affiliés, et même SOBCon.
• Puisez dans une communauté déjà engagée. C'est énorme. À part le temps que j'ai passé sur le blog de la conférence et la page Facebook, je n'ai jamais dépensé un centime pour promouvoir cette conférence. Il est devenu viral dans une communauté déjà connectée.
• Cultivez-le de manière biologique. Planifiez deux ou trois variantes d'une conférence, puis voyez où vous en êtes. Ajuste en accord.
• Faites des participants les stars. Autant que possible, j'ai essayé de laisser les participants de la conférence créer l'expérience. Je l'ai fait en utilisant l'enquête sur le contenu avant la conférence, en prêtant attention au hashtag Twitter pour les suggestions et en demandant des commentaires à chaque étape du processus.
• Investissez dans un personnel local. Les membres de mon personnel et moi avons eu de longues réunions en face à face. Les avoir là à mes côtés pour des documents de planification ou des conceptions nous a vraiment permis d'éliminer le travail de détail très rapidement.

Eh bien, j'espère que cela vous donne une idée de ce qui m'a inspiré à faire cela et de ce qu'il faut pour tout rassembler. Je peux vous assurer que je recommencerai en 2012. C'était trop amusant.

Jeff Rose de GoodFinancialCents.com a fait une interview avec moi sur l'expérience de planification de conférence :

Vous avez des questions sur la conférence ou le processus de planification? Tirez dans les commentaires ci-dessous…

photo par Pierre. Anderson et par Jesse Michelsen et par RedPhoenixGroup.