Vous savez probablement que j'aime garder les choses simples. Le plus simple possible.
J'aime aussi garder les choses bien organisées parce que rien ne m'exaspère plus que le temps perdu à chercher quelque chose. C'est le coût tangible que vous payez pour ne pas avoir de système en place.
Cela est particulièrement vrai pour les choses dont vous n'avez pas souvent besoin parce que vous ne pouvez pas compter sur votre mémoire pour vous rappeler où se trouvent les choses. Les documents financiers s'intègrent parfaitement dans ce seau.
Après des années d'ajustement et de réajustement, j'ai mis au point un système d'organisation de nos documents qui fonctionne. C'est aussi assez simple.
Voici mes deux (ok, techniquement trois) règles pour chaque morceau de papier :
- Tout numériser
- Conservez l'original s'il est émis par le gouvernement, notarié, immobilier, fiscal ou lié à un prêt.
- (Déchiquette le reste)
Table des matières
- Comment tout organiser du premier coup
- Tout numériser
- Déchiquetez l'original si…
- Stockage des documents
Comment tout organiser du premier coup
Si vous partez de zéro, je vous invite à lire cet article des métiers de l'archivage, la Library of Congress. J'essaie de garder à l'esprit certains des stratégies utilisées par la Bibliothèque du Congrès. Ils archivent BEAUCOUP de choses. Comme tout.
Vous remarquerez que leurs conseils ne prescrivent aucune étape ou technologie spécifique, c'est pourquoi je partage mon approche dans un instant, mais leur approche générale est solide comme le roc. Cette idée de l'article est de l'or pur - "Ne vous laissez pas distraire. Résistez à la tentation de savourer une seule chose en ce moment. (si facile à faire, surtout sur l'archivage personnel)
Les idées clés sont d'attaquer vos documents en tant qu'unité avec une série de « groupes ». Le considérer comme une seule unité le rend moins intimidant. Attaquer des touffes le décompose en morceaux gérables que vous pouvez faire sur une série de jours, de semaines ou de mois.
Quand j'ai commencé à organiser, j'ai pris mes « blocs » logiques et les ai transformés en dossiers. J'ai pris tous les documents de la voiture et les ai numérisés en premier, en plaçant les fichiers dans le dossier approprié. J'ai déchiqueté les originaux que je n'avais pas besoin de garder et j'ai gardé le reste dans les boîtes. Ensuite, j'ai fait l'autre voiture.
Le lendemain, j'ai parcouru mes documents bancaires pour notre compte bancaire principal. Je n'avais pas besoin de faire tous les documents en une seule journée, je n'étais pas prêt à y consacrer autant de temps, mais j'étais prêt à passer 20 à 30 minutes à remplir un dossier.
Il a fallu environ un mois de numérisation par intermittence, mais depuis lors, la maintenance est assez routinière. Je numérise par lots des documents tous les trimestres environ, ce qui ne représente pas beaucoup de papiers car je reçois la plupart des choses numériquement maintenant.
Et mes catégorisations (ou groupes) peuvent ne pas correspondre aux vôtres. Une bonne façon d'y penser est la façon dont vous organisez un Classeur en cas d'urgence, qui contiendra de toute façon beaucoup de ces documents importants.
Tout numériser
Chaque morceau de papier important qui entre dans la maison est numérique. Si je le peux, je m'inscris aux relevés sans papier, car je peux alors télécharger directement les relevés sans avoir à les numériser.
La numérisation n'est pas la partie difficile, l'organiser dans une série de dossiers est la partie difficile.
Voici notre structure de dossiers :
- Documents commerciaux
- Documents personnels.
- Archiver
- Individuel – Moi
- Individuel - Belle épouse
- Individuel – Enfant 1
- Individuel – Enfant 2
- Atout – Maison
- Atout – Voiture V
- Atout – Voiture H
- Financier.
- les accords
- Bancaire
- Crédit
- Planificateur financier
- Assurance
- Investissement
- Impôts
- Légal
je organiser nos fichiers en fonction de la personne ou de l'actif, puis de leur caractère financier, juridique ou autre, ces catégories sont communes à la famille. Je peux faire les impôts ou gérer les investissements, mais ce sont des actifs familiaux et relèvent donc de la catégorie plus large.
Le Individuel contenir des documents spécifiques à l'individu, comme des dossiers médicaux.
Archive est un fourre-tout pour les documents dont nous n'avons plus besoin, comme le dossier à Atout – Voiture C après avoir vendu la Toyota Célica. Cela fait des années que nous n'avons pas eu la voiture, donc je pouvais supprimer tout le dossier si nécessaire, mais étant donné que le stockage est bon marché… hein, pourquoi les deux.
Déchiquetez l'original si…
La numérisation d'un document signifie que je n'ai plus besoin de l'original, à quelques exceptions près. Ma règle générale est que si son gouvernement, notarié, couvre la propriété, les taxes ou les prêts, gardez-le. Vous pouvez déchiqueter tout le reste.
Si vous vous retrouvez avec beaucoup de papier et que vous aimez les règles plus compliquées, voici quelques règles de base pour quel papier physique à déchiqueter et quoi garder (rappelez-vous, vous avez toujours des copies numériques de tout, juste en Cas):
- SHRED Tout ce que vous recevez mensuellement – relevés bancaires, relevés de carte de crédit, factures de services publics, etc. - quand tu auras le prochain
- CONSERVEZ les documents de prêt (en particulier la confirmation) pendant un an après le remboursement.
- CONSERVEZ les déclarations de revenus et les pièces justificatives pendant 7 ans après votre dépôt.
- CONSERVEZ les documents relatifs à un bien (voiture, maison, etc.) aussi longtemps que vous en êtes propriétaire.
- CONSERVER les documents émis par le gouvernement, comme les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage, – pour toujours
- GARDEZ Tout ce que vous pensez être difficile à remplacer.
Stockage des documents
Trouvez un endroit sûr et agréable dans votre maison, mettez-le dans un coffre-fort et mettez vos documents dans le coffre-fort.
Le coffre-fort que vous obtenez au magasin de fournitures de bureau peut probablement être fissuré en cinq secondes avec un aimant, alors ne comptez pas dessus pour la sécurité. Vous le voulez pour la protection contre le feu alors cachez-le, de préférence derrière une peinture sur le mur. 🙂
Pour les copies numériques, assurez-vous de les avoir sauvegardées quelque part, de préférence automatiquement et à deux endroits au cas où. Nous stockons nos documents sur un disque dur portable, lui-même sauvegardé à distance.
Si vous ne souhaitez pas les stocker localement ou si vous souhaitez que plusieurs personnes puissent accéder aux documents (un disque dur portable n'est pas idéal), vous pouvez opter pour quelque chose comme une Dropbox.
Une fois que vous aurez fait cela, vous adorerez à quel point vos documents financiers paraîtront légers et aérés. 🙂
Quelles sont vos stratégies pour conserver et organiser vos documents financiers? Je cherche toujours à améliorer notre processus, donc j'aimerais entendre le vôtre.