Kuinka tehdä palkkalaskenta pienyrityksellesi [The Ultimate Guide]

Hkun yrityksesi on kasvanut siihen pisteeseen, että on aika palkata apua? Toisaalta se on hieno uutinen. Mutta toisaalta pienyritysten omistajien palkkalaskenta lisää uuden kerroksen monimutkaisuutta yrityksesi johtamiseen.

Useimmilla pienyritysten omistajilla ei ole taustaa HR: stä, kirjanpidosta tai kirjanpidosta. Joten kuinka voit perustaa palkkajärjestelmän, joka pitää sinut IRS: n hyvällä puolella kuluttamatta liikaa arvokasta aikaasi?

W-2-työntekijöiden saaminen tarkoittaa, että sinun on maksettava palkka. Palkan maksamisen lisäksi sinun on maksettava työntekijän korvaus ja työttömyysvakuutus. Olet myös vastuussa puolet heidän sosiaaliturva- ja lääkeveroistaan. Sinun on laskettava heidän tuloveron pidätykset ja toimitettava verot ja toimitettava raportit hallitukselle ajoissa. Voit tehdä kaiken tämän joko palkanlaskentaohjelmistolla tai täyden palvelun palkanlaskentapalvelun tarjoajalla.

Mikä on Palkkalaskenta?

Termi "palkkalaskenta" voi tarkoittaa monia asioita. Mutta yleisimmissä mielessä palkkalaskenta on prosessi, jolla yritys laskee ja lähettää palkan työntekijöilleen.

Yrityksen palkkajärjestelmään tulee mukaan mekanismit, joilla seurataan työntekijöiden tunti- ja vapaa-aikaa, tapaa ja aikataulua mitkä maksut suoritetaan, ja työkalut, joilla lasketaan työntekijän ennakonpidätys ja lähetetään verottajalle määräaikoja.

Palkanlaskennan vaatimukset

W-2-työntekijöiden saaminen tarkoittaa palkanlaskentaa. Jos sinulla on tuntityöntekijöitä, he ilmoittavat tuntinsa jokaiselta palkkakaudelta ja sinun on niin maksa ne aiemmin määrittämäsi aikataulun mukaan – tyypillisesti viikoittain, kahdesti viikossa tai puolivuosittain.

Palkkasumman laskeminen tarkoittaa työntekijöiden bruttopalkkojen määrittämistä, sitten tulojen, sosiaaliturva- ja lääkeverojen pidättämistä.

Pidätetyt verot on sitten toimitettava hallitukselle määrätyn aikataulun mukaisesti. Useimmille pienyrityksille tämä vaaditaan kuukausittain. Suurilta yrityksiltä sitä voidaan kuitenkin vaatia jopa viikoittain.

Myös neljännesvuosittaiset raportit vaaditaan. Sinun on jätettävä a 941 lomake joka vuosineljännes. Tämä lomake kertoo liittovaltion hallitukselle, kuinka paljon palkkasummaa maksoit sekä kuinka paljon tuloveroa pidätit ja lähetit. Myös osavaltion ilmoituksia vaaditaan, joten tarkista osavaltiostasi niiden lomakkeet ja päivämäärät.

Sinun tulee myös lähettää vuosikertomukset. Sinun on käsiteltävä W-2:t työntekijöiden ja hallituksen puolesta. Sinun on myös lähetettävä a 940 muodossa liittovaltion hallitukselle liittovaltion työttömyysveroja varten – ja saatat joutua tekemään tämän useammin riippuen palkkasummasi vuoden aikana.

Mikä on henkilöstökustannukset?

Työntekijöiden palkkaaminen maksaa enemmän kuin pelkkä palkka. Sinulla on lisäkustannuksia, kuten ylimääräiset verot, vakuutukset ja palkanlaskentapalvelu.

Verot

Kun palkkaat jonkun töihin sinulle, 15,3 % hänen palkastaan ​​maksetaan palkkaverona. Tämä koostuu 12,4 %:sta sosiaaliturvalle ja 2,9 %:lle Medicarelle.

Urakoitsijat maksavat koko summan itse. Mutta työntekijät maksavat vain puolet itselleen ja työnantajan on maksettava toinen puoli. Siksi, kun maksat työntekijöillesi heidän palkansa, kustannukset ovat itse asiassa 7,65 % korkeammat.

Esimerkiksi jos työntekijäsi ansaitsee 1 000 dollaria viikossa. Todellinen kulusi on 1 076,50 dollaria viikossa.

Vakuutus

Sinulla on oltava sekä työttömyysvakuutus että työeläkevakuutus.

Työttömyysvakuutus maksetaan valtiolle ja se tarjoaa etuuksia lomautetuille työntekijöille. Korosi määräytyvät riskitasosi mukaan. Jos työskentelet alalla, jolla on paljon irtisanomisia, kuten maisemointi- tai muu kausiluonteinen toimiala, palkkasi ovat korkeammat kuin alalla, jolla ei yleensä ole suuria irtisanomisia. Hintasi määräytyy myös sen mukaan, kuinka paljon palkkaa maksat. Mitä enemmän palkkaa sinulla on, sitä korkeammat kustannukset ovat.

Voit pitää henkilökohtaiset hinnat mahdollisimman alhaisina välttämällä irtisanomisia ja taistelemalla laittomia vaateita vastaan. Joskus tyytymättömät työntekijät yrittävät hakeutua työttömäksi irtisanomisen jälkeen. Älä salli tätä. Jokainen, joka tekee onnistuneen vaatimuksen yritystäsi vastaan, nostaa hintojasi. Jos he eivät ole oikeutettuja etuuksiin, tee parhaasi pitääksesi heidät poissa vakuutuksestasi.

Työntekijän korvausvakuutus maksetaan vakuutusyhtiölle (tai joskus valtiolle), ja se kattaa työntekijät, jos he loukkaantuvat työssään. Jälleen korot on asetettu riskitasosi perusteella. Mitä vaarallisempi toimialasi, sitä korkeammat hinnat ovat. Ja aivan kuten työttömyysvakuutuksessa, myös henkilökohtaiset hinnat perustuvat palkkasummaan.

Voit pitää hinnat alhaisina noudattamalla työtyyppisi edellyttämiä turvatoimia. Et tietenkään halua, että työntekijäsi loukkaantuu, vaikka mitä, mutta työntekijäsi palkkatasojen pitäminen alhaalla on lisäetu.

Työntekijäsi ei vastaa näistä kuluista. Työttömyyskorvauksen ja työntekijän korvauksen maksaa työnantaja 100 %.

Aiheeseen liittyvä:Ymmärrä pienyrityksesi vakuutustarpeesi Coverwalletilla

Palkanlaskentapalvelu

Palkkalaskentaan menee paljon laskelmia. Se ei ole vain tuntipalkka ja työtunnit. Tästä syystä haluat jonkinlaisen palkanlaskentapalvelun suorittamaan tämän matematiikan. Palkanlaskentapalvelu ei ainoastaan ​​laske työntekijän tuloveron ennakonpidätystä, vaan se myös laskee laskea heidän (ja sinun) sosiaaliturva- ja lääkeverosi sekä työttömyysvakuutuksen kustannuksia.

Jos työntekijäsi korvauspolitiikka on valtion kanssa, se laskee myös sen. Jos työntekijäsi korvauspolitiikka koskee yksityistä yritystä, tulet todennäköisesti olemaan suoraan heidän kanssaan tekemisissä, eikä tätä kustannuksia lasketa palkkapalvelusi kautta.

Aiheeseen liittyvä:Paras kirjanpitoohjelmisto pienyrityksille

Kuinka määritän palkanlaskennan ensimmäistä kertaa?

Sinun on kerättävä muutamia asiakirjoja, ennen kuin voit aloittaa palkkajärjestelmän. Sinun on myös harkittava tietueiden säilytyskäytäntöäsi ja maksutiheyttäsi.

Mitä palkkaasiakirjoja tarvitsen?

Palkanlaskenta pienyritysten omistajille edellyttää heiltä hakea työnantajan tunnusnumeroa (EIN) IRS: ltä. EIN-tunnuksen saaminen on ilmaista, eikä sen pitäisi kestää yli 5 minuuttia. Joissakin osavaltioissa saatat joutua hakemaan myös osavaltion EIN-tunnusta.

Jos sinulla on LLC tai Corporation, sinulla on jo EIN.

Kun on kyse työntekijöistäsi, jokaisen heistä täytyy täytä W-4. Tämä on tärkeää, koska se kertoo, kuinka paljon veroa sinun tulee pitää työntekijäsi puolesta kustakin palkasta. Jokainen työntekijä tarvitsee myös täytä I-9 lomake henkilöllisyytensä vahvistamiseksi.

Tarvitset myös ainakin työttömyysvakuutusmaksusi ja ehkä työntekijäsi palkkatasot.

Lopuksi sinun on luotava järjestelmä työntekijöiden tuntien seurantaa varten. Teknisesti tämä voisi olla yhtä yksinkertaista kuin kirjautumislomake. Aikakorttijärjestelmä on suosittu monien pienyritysten keskuudessa. Mutta jos sinulla on etätyövoimaa, tietokone- tai puhelinpohjainen seurantajärjestelmä voi toimia parhaiten.

Millaisen palkkakirjani säilyttämiskäytännön tulisi olla?

Fair Labour Standards Act (FLSA) määrää, että työnantajat säilyttävät useita palkanlaskentaan liittyviä asiakirjoja vähintään kolmen vuoden ajan. Nämä asiakirjat ovat:

• Työntekijän koko nimi ja sosiaaliturvatunnus
• Osoite (mukaan lukien postinumero)
• Syntymäaika (jos alle 19-vuotias)
• Sukupuoli ja ammatti
• Työsuhteen päivämäärät
• Kellonaika ja viikonpäivä, jolloin työntekijän työviikko alkaa
• Työtunteja tehtiin joka päivä
• Työtunteja yhteensä joka työviikko
• Sen perusteella, millä työntekijän palkat maksetaan
• Normaali tuntipalkka
• Päivittäiset tai viikoittaiset suorat tulot yhteensä
• Työviikon ylityötulot yhteensä
• Kaikki työntekijän palkan lisäykset tai vähennykset
• Kullekin palkkakaudelle maksetut palkat yhteensä
• Maksupäivä ja maksun kattama maksukausi

Lisätietoja tietueiden säilytysvaatimuksista saat katso tämä työministeriön tiedote.

Mikä palkkatiheys minun pitäisi valita?

Kuinka usein maksat työntekijöillesi? Maksamalla heille viikoittain varmistat, että et törmää vaatimustenmukaisuusongelmiin, mutta se on myös työvoimavaltaisin. Jos haluat maksaa harvemmin kuin viikoittain, tarkista osavaltiosi vähimmäismaksutiheydet osavaltiosi työministeriöltä.

Jos voit valita puolikuukausittaiset tai kahdesti viikossa maksettavat aikataulut, kumpi tahansa vaihtoehto aiheuttaa sinulle vähemmän päänsärkyä kuin viikoittainen maksutiheys. Mutta niillä jokaisella on muutamia etuja ja haittoja, kuten alla on kuvattu.

Viikoittain

Viikoittaisen palkanlaskentaohjelman avulla työntekijäsi saavat palkan joka viikko samana päivänä. Tyypillinen aikataulu menee näin: he ilmoittavat työtunnit perjantaina päivän päätteeksi kyseisen viikon työtunnit. Sitten sinulla on muutama päivä aikaa käsitellä palkanlaskennan, ja he saavat shekkinsä seuraavana perjantaina.

Tämä maksuaikataulu on tyypillinen matalapalkkaisille työntekijöille.

Tämän aikataulun etuna on, että työntekijät saavat palkkaa useammin. Tämä voi helpottaa kassavirran hallintaa.

Huono puoli on, että joudut käsittelemään palkanlaskennan joka viikko riippumatta siitä, mitä. Vaikka olisit lomalla tai sairaana, sinulla on silti tämä vastuu tai työntekijäsi eivät saa palkkaa.

Puolikuukausittain

Puolikuukausittaisella palkkasuunnitelmalla maksat työntekijöille joka kuukauden samana kahtena kalenteripäivänä – esimerkiksi 1. ja 15. päivänä. Pienyritysten omistajien palkanlaskennassa puolikuukausittainen aikataulu voi helpottaa muiden kulujen suunnittelua palkanlaskentapäivien ympärille.

Tämä aikataulu toimii parhaiten työntekijöille, joille maksetaan palkkaa tuntipalkan sijaan.

Puolikuukausittaisessa palkanlaskentaohjelmassa on kuitenkin huonoja puolia. Ensimmäinen ongelma on, että palkat eivät ole täsmälleen samat. Ensimmäisellä palkkakaudella tehtyjen päivien ja tuntien määrä voi olla hieman suurempi tai pienempi kuin toisella.

Toinen puolikuukausittaisen aikataulun haittapuoli on, että palkkapäivä putoaa joka kuukausi eri päivinä viikon aikana. Yksi palkkapäivä voi olla tiistai, seuraava perjantai ja seuraava maanantai. Työnantajan puolelta tämä voi vaikeuttaa palkanlaskennan tasaisen käsittelyajan ajoittamista. Ja työntekijän puolelta, jos palkkapäivä sattuu sattumaan viikonlopulle tai lomalle, se voi aiheuttaa maksun viivästymisen.

Joka toinen viikko

Kahden viikon palkkarakenteessa työntekijöille maksetaan vain kahden viikon välein. Työnantajalle tämä auttaa sinua määrittämään toistuvia palkanlaskentaprosesseja. Ja työntekijä voi luottaa siihen, että hänen pankkitililleen tulee palkka joka toinen torstai, perjantai tai mikä tahansa päivä, jonka asetat.

Ainoa haittapuoli kahdesti viikossa tapahtuvassa palkanlaskennassa on, että on kuukausia, jolloin joudut maksamaan työntekijöillesi kolme maksua kahden sijaan. Ja kirjanpidon näkökulmasta tämä aiheuttaa palkkakulujesi olevan korkeammat kyseisen kuukauden aikana kuin muut.

Ero työntekijöiden ja sopimustyöntekijöiden välillä

Koska puhumme pienyritysten omistajien palkanlaskennasta, on tärkeää harkita, tarvitseeko sinun edes määrittää palkkalaskentaa. Jos työskentelet vain freelance-urakoitsijoiden kanssa, et tee sitä. Mistä tiedät, ovatko sinulle työskentelevät työntekijät urakoitsijoita? Verohallinnon mukaan kyse on työntekijän itsenäisyyden asteesta.

Asettaako työntekijä itse omat työaikansa ja tarjoaako hän omat työkalunsa ja tarvikkeet? Jos näin on, heitä voidaan pitää itsenäisenä urakoitsijana. Myös itsenäiset urakoitsijat ovat yleensä enemmän projektikohtaisia. Jos joudut jonkun tekemään lukemattomia tehtäviä puolestasi joka päivä, on hyvä mahdollisuus, että veroviranomainen voi pitää häntä työntekijänä.

Saat lisätietoja tekijöistä, jotka määräävät W-4-työntekijän tai W-9-urakoitsijan aseman, lue verohallinnon ohjeet.

Onko sinulla W-4 työntekijöitä?

Jos näin on, jatka tämän pienyritysten omistajien palkkalaskentaoppaan lukemista. Sinä tahtoa sinun on perustettava palkkajärjestelmä ja noudatettava kaikkia IRS: n ohjeita, jotka koskevat palkkatiheyttä, tietueiden säilyttämistä ja veronpidätystä.

Onko sinulla W-9 sopimustyöntekijöitä?

Sinun ei tarvitse tehdä palkkalaskentaa, jos sinulla on vain W-9-sopimustyöntekijöitä. Sen sijaan maksat heille millä tahansa tavalla ja taajuudella, joista molemmat sopivat. Eikä sinun tarvitse huolehtia ennakonpidätyksistä. Tarvitset kuitenkin urakoitsijan täyttämään W-9. Ja jos maksat jollekin urakoitsijalle yli 600 dollaria vuoden aikana, sinun on lähetettävä heille 1099-MISC vuoden lopussa.

Kuinka minun pitäisi hoitaa pienyritykseni palkkalaskenta?

Pienyrityksesi palkanlaskennan hoitamiseen on kaksi päätapaa: palvelu tai ohjelmisto. Suurin ero näiden kahden palvelun välillä on, että palvelu maksaa verot ja toimittaa lomakkeet hallitukselle oikeassa aikataulussa.

Tässä on kunkin hyvät ja huonot puolet.

Pitäisikö minun tehdä palkanlaskenta palvelulla?

Vaikka tämä on kahdesta kalliimpi vaihtoehto, suuri osa tässä vaihtoehdossa on, että palkkapäänsärky putoaa nollaan. Annat työntekijätiedot, kuten palkka- ja W-4-tiedot sekä palkkataulukon ja palveluntarjoaja ottaa ne sieltä.

Joudut silti menemään palveluun jokaisena palkkakautena ja "käsittelemään" palkanlaskennan. Mutta tämä on usein muutama napsautus, eikä sen pitäisi kestää muutamaa minuuttia kauempaa. Tuntityöntekijöiden on syötettävä tunnit jokaiselle palkkakaudelle.

Sieltä palveluntarjoaja varmistaa, että palkanlaskenta hoidetaan ajallaan ja kaikki veroilmoitukset ja raportit lähetetään oikeissa aikatauluissa. He huolehtivat myös mahdollisista IRS-ongelmista.

Heillä on usein käytössä järjestelmiä, joiden avulla voidaan seurata asioita, kuten ajan seuranta, loma-ajan kertyminen ja käyttö, 401(k)-maksut ja paljon muuta.

Jos sinulla on 10 tai enemmän työntekijää, palkanlaskentapalvelun palkkaaminen voisi olla hyvä askel. Mutta jos sinulla on pienempi yritys, täyden palvelun palkanlaskennan tarjoaja voi olla hieman enemmän kuin tarvitset.

Pitäisikö minun tehdä palkkalaskenta ohjelmistolla?

Palkanlaskentaohjelmisto tekee palkkalaskelmat puolestasi. Se laskee oikeat pidätykset kunkin työntekijän shekistä ja pitää kirjaa siitä, kuinka paljon olet velkaa valtiolle. Olet vastuussa ennakonpidätysten tosiasiallisesta lähettämisestä ja oikeiden lomakkeiden toimittamisesta ajoissa.

Kun käytät palkanlaskentaohjelmistoa, sinun on leikattava omia shekkejäsi. Tai joidenkin palkanlaskentaohjelmistojen tarjoajien, kuten Square Palkkalaskenta, voit jopa määrittää suoran talletuksen.

Aiheeseen liittyvä:Kuinka käytän QSEHRAa työntekijöideni terveydenhuoltoetujen vähentämiseen

Mitkä ovat pienyritysten palkanlaskentaohjelmistovaihtoehdot?

Olitpa suorittanut palkanlaskennan aiemmin tai et, haluat valita ohjelmiston työkaluilla ja resursseilla maksaaksesi tiimillesi luottavaisin mielin, mikä helpottaa elämääsi pienyrityksen omistajana!

Nopea Google-haku löytää kymmeniä osaavia palkanlaskentaohjelmistoyrityksiä. Joitakin suosittuja vaihtoehtoja ovat Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll ja Patriot Software Payroll.

Jokaisella on omat ominaisuudet, mutta vain Neliö avulla voit aloittaa 5 dollarilla, jos sinulla on vain muutama urakoitsija. Square on myös ainoa ohjelmisto, joka tarjoaa täydellisen työkaluekosysteemin, joka auttaa sinua hallitsemaan liiketoimintaasi.

Lisäksi, jos käytät jo Squarea maksujen käsittelyyn, sitä on helppo hyödyntää heidän palkanlaskentapalvelunsa.

Bottom Line

Pienyritysten omistajien palkanlaskenta voi aluksi tuntua pelottavalta. Mutta oikeilla työkaluilla saat luotettavan palkanlaskentajärjestelmän käyttöön nopeasti. Lue lisää ideoita ja vinkkejä pienyrityksesi talouden järjestämiseen Aloitusyrityksen rakentamisen keskeiset taloudelliset pilarit.