Ajanhallintavinkkejä [ja ilmaisia ​​verkkotyökaluja] yrittäjille

AMe kaikki yritämme hyödyntää aikamme. Tämä pätee erityisesti niille, joilla on sivuttaista hälinää.

Kuinka voit tasapainottaa kasvavia tarpeitasi kokoaikaisena työntekijänä ja sivutyötä? Kun olet yrittänyt sopia kaikkiin työtehtäviin henkilökohtaisten velvollisuuksien lisäksi, voi tuntua, että päivässä ei vain ole tarpeeksi tunteja.

Onneksi sinun ei tarvitse kuluttaa senttiäkään pysyäksesi järjestyksessä ja saadaksesi asiat hoidettua. Vapaa -ajan hallintatyökaluja on runsaasti.

Tunnistamalla ja poistamalla ajanhukkaa ja hyödyntämällä älykkäitä ajanhallintavinkkejä voit käyttää kaiken mahdollisen ajan. Yrittäjänä on saatavilla monia ilmaisia ​​verkkotyökaluja ja -resursseja, joiden avulla voit navigoida kiireisen aikataulun haasteissa.

Katsotaanpa tarkemmin joitain parhaita ajanhallintavinkkejä kiireisille sivuttajille.

Ajanhallinta freelancerille ja sivutoimille

Jos olet kiinnostunut sivutoimenpiteen käynnistämisestä, yksi ensimmäisistä kysymyksistä on "Mistä löydän ajan?" 

Loppujen lopuksi on vaikeaa lisätä sivutyötä 40+ tunnin viikkotyöhön ja kotitehtäviin.

Siksi ajanhallinta on niin tärkeää yrittäjille ja sivuttajille. Tässä viestissä käymme läpi kokeiltuja ja todellisia strategioita, joilla saat kaiken irti ajastasi. Nämä ajanhallintavinkit auttavat sinua tuntemaan paremmin ajan hallintaa ja johtavat liiketoiminnan menestymiseen.

Mieti miksi

Tällä tarkoitan, miksi haluat ensinnäkin sivutyötä?

Haluatko maksaa aggressiivisesti opintolainasi? Tai säästää hämmästyttäville lomille? Ehkä tavoitteesi on säästää käsirahaa varten ensimmäisessä kodissasi tai yksinkertaisesti ladata eläketilisi etukäteen mahdollisimman nuorena. Toisten ihmisten tavoite sivutoimilla on lopulta korvata nykyinen ura tai työ työllä, josta he nauttivat enemmän.

"Miksi" voi sisältää osia kaikista näistä syistä tai ehkä enemmän, joita en ole maininnut. Olipa tarkoituksesi mikä tahansa sivutoimenpiteen aloittamisessa, saat paremman menestyksen, jos naulat tämän tavoitteen varhain.

Pidä "miksi" eturintamassa, ja on helpompi selviytyä mahdollisista vastoinkäymisistä tai pettymyksistä rakennat yrityksesi.

Aiheeseen liittyviä: Varhain eläkkeelle matkustaa ympäri maailmaa Jeremyn kanssa GoCurryCrackerista

Harkitse sivutoimintoja

Ajanhallintavinkki, joka pitää mielessä, on selvittää, kuinka paljon aikaa voit realistisesti käyttää sivutoimintaan. Rehellisyys on tärkeää tässä, koska se auttaa hallitsemaan odotuksiasi.

Voit päättää, että voit varata tunnin joka viikkoyö sivutoimisiisi. Toiset voivat viettää 3-4 tuntia yössä tai yli 20 tuntia viikonloppuisin. Vain sinä tiedät, mitä voit käsitellä, ja täytät silti kaikki työ- ja kotivelvollisuutesi.

Kun olet määrittänyt, kuinka paljon aikaa voit antaa toiselle työlle, tarkista, mitkä vaihtoehdot saattavat sopia sinulle. Jotkut sivutoimet sopivat helposti tunnin tai kahden työn tekemiseen aina, kun siltä tuntuu, kun taas toiset tarvitsevat säännöllistä aikaa. Harkitse Steady -sovellusta nähdäksesi alueesi hälinävaihtoehtoja.

Aiheeseen liittyviä: 5 tapaa löytää paljon ylimääräistä aikaa ansaita rahaa

Harkitse joidenkin tehtävien ulkoistamista

Tiedän, että kun olet vasta aloittamassa yrittäjyyttäsi, sinusta voi tuntua, että sinun on tehtävä kaikki itse. Ja vaikka tietyntyyppisissä freelance -töissä tämä voi olla hienoa, monien pienyritysten täytyy lopulta kasvaa.

Älä tee sitä virhettä, että uskot, että sinun on hoidettava koko liiketoiminta itse ikuisesti. On todennäköisesti joitain tehtäviä, joihin sinulla ei yksinkertaisesti ole aikaa, joten on välttämätöntä tietää, milloin palkata apua.

Aiheeseen liittyviä: Pienyritysten rahoitus: Start-upin rakentamisen keskeiset taloudelliset pilarit

Sähköpostin hallinta, asiakaspalvelu, IT -palvelut, markkinointipalvelut ja paljon muuta ovat tehtäviä, jotka voit ulkoistaa henkilöille tai yrityksille, jotka ovat erikoistuneet näille liiketoiminta -alueille.

Rahan käyttäminen ulkoistamispalveluihin sattuu, mutta lopulta ne voivat tehdä ihmeitä ansaintamahdollisuuksillesi. Lisäksi ne vapauttavat aikaa, jonka voisit käyttää paremmin tehtäviin, jotka kasvattavat yritystäsi!

Esimerkiksi jonkun palkkaaminen hallittujen IT -palvelujen tarjoamiseen voi olla hengenpelastaja.

Monille pienyritysten omistajille teknologiaongelmat voivat olla pahin tekijä, kun he käyttävät aikaa, johon sinulla ei ole varaa tuhlata.

Kuinka hallita sivutyhjennysaikaa

 Meillä kaikilla on sama 168 tuntia viikossa, eikö? Joo!

Meillä kaikilla on kuitenkin kilpailevia aikojamme koskevia vaatimuksia ja erilaisia ​​tavoitteita siitä, miten todella haluamme käyttää tuon ajan.

Sivutyöntekijänä sinun on tasapainotettava kasvava sivutoimintasi vakituisen työn vaatimuksiin ja tarpeeseen olla läsnä rakkaillesi. Tavoitteiden pitäminen mielessäsi auttaa vahvistamaan sitoutumisesi sivutoimiin, kun se stressaa.

Älykäs strategia ajankäytön hallintaan on käyttää ajan estoa tai keskittynyttä aikalohkoa sivutunnien järjestämiseen.

Ajan esto: Kuinka tehdä se

Jos et tunne aikakatkaisun käsitettä, tässä se on: käytäntö suunnitella koko päiväsi tietyillä "lohkoilla", jotka on varattu tiettyihin tehtäviin.

Jotkut ihmiset haluavat estää koko päivän, mutta tämä on tehokas ajanhallintavinkki, jota voit halutessasi käyttää vain sivutoimisiisi. Kun käytät ajan estoa, sitoudut suorittamaan tiettyjä tehtäviä tai täyttämään tiettyjä velvoitteita tiettynä aikana.

Monet meistä eivät ole luonteeltaan laserkeskeisiä. Aikakatkaisun avulla voit ohittaa taipumukset hajautua tai hälventää aikaa, koska olet jo suunnitellut, mitä teet sivutunnellesi ja milloin.

Seuraavassa on muutamia erittäin yksinkertaisia ​​ehdotuksia ajan estoa varten sivutoimenpiteiden ajan jakamiseksi:

• Herää 30-60 minuuttia aikaisemmin 
• Pysy hereillä 30-60 minuuttia myöhemmin
• Työskentele lounastauosi läpi
• Pysy työssäsi 30–60 minuuttia ajan lopettamisen jälkeen, mutta työskentele vain sivusuunnassa

Kun olin hälinässä, aikani oli aina illallisen ja nukkumaanmenon välillä. Ei ollut koskaan kysymys siitä, miten käytän tuon ajan, koska olin estänyt sen etukäteen sivutoimista varten.

Aiheeseen liittyviä: Side Hustle Esimerkkejä ja ideoita US Newsin Kimberly Palmerin kanssa

Ajan esto: Edut

Olin ennen henkilö, joka aina sanoi "kyllä" muiden ihmisten pyyntöihin. Älä ymmärrä minua väärin, rakastan olla avulias. Mutta kun käytin niin paljon aikaa muiden auttamiseen, minulle jäi vain vähän aikaa tehdä omia asioita.

Ajan estämisen taidon oppiminen on antanut minulle mahdollisuuden sanoa "ei". Joskus minun on vain sanottava ei, kun ihmiset pyytävät minua tekemään asioita, koska minun on varattava aikaa työni suorittamiseen.

Ei sanominen ei ole itsekästä. Kun aloin sanoa ei, minulla oli enemmän energiaa ja aikaa keskittyä omiin tavoitteisiini ja tarvittaviin toimiin niiden saavuttamiseksi.

Kukaan meistä ei kykene tekemään kaikkea. On paljon kelvollisia syitä, joille sinun on sanottava ei, koska sinulla ei vain ole tarpeeksi tuntia päivässä ollaksesi kaikki kaikille. Keskity tärkeimpiin tavoitteisiisi ja prioriteetteihisi, niin saavutat paremman menestyksen.

Aiheeseen liittyviä: 9 osa-aikatyötä, jotka maksavat hyvin [parempi palkka lyhyemmässä ajassa]

Tiedätkö mitä muuta ajan esto on opettanut minulle? Tehtävälistat eivät todellakaan toimi!

Olin aika ahkera tehtäväluetteloiden kannattaja. Aloittaisin päiväni mailin pituisella listalla ja katsoisin sitten paljon tekemistä ja ajattelin "Tämä on mahdotonta". Miksi? Koska se oli mahdotonta!

Tehtävälistojen keskeinen vika on, että ne ovat vain satunnaisessa järjestyksessä luettelo kaikesta mitä voit ajatella. Et luokittele mitään tärkeysjärjestyksen mukaan, joten jokainen tehtävä näyttää yhtä tärkeältä.

Ajan esto auttoi minua siirtämään vanhan, perinteisen tehtävälistan kalenteriini (voit käyttää Google-kalenteria tai vanhanaikaista paperikalenteria). Tässä on kolme hyötyä, jotka näet, kun teet tämän muutoksen:

1. Poistat tehtävät, jotka eivät ole niin tärkeitä.
2. Viivästytte tärkeitä, mutta ei kiireellisiä tehtäviä.
3. Määrität tiettyjä aikavyöhykkeitä, jotka voit käyttää prioriteetteihin, mukaan lukien sivutoiminta.

Käyttämällä kalenterin ajan estoa vapautat paljon henkistä päätilaa, koska sinulla on aikaa suunnitella etukäteen ja noudatat sitten aikataulua.

Tutustumme hetkeksi ilmaisiin tekniikkatyökaluihin ja -sovelluksiin, jotka voivat auttaa sinua järjestämään kalenterisi ja tarjoamaan ilmoituksia ja muistutuksia.

Kun luot aikalohkojasi, muista ”miksi”. On hetkiä ja päiviä, jolloin sinulla on kiusaus lykätä torkkua tai juoda Netflixiä hälinästä. Aikasi, jotka on rakennettu prioriteettisi ympärille, auttavat sinua noudattamaan suunnitelmaa.

Kun pidät mielessäsi "miksi", harkitse tätä Laura Vanderkamin TED -keskustelua prioriteettien varaamisesta:

Suurimmat ajanhukkaa yrittäjän elämässä

Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on tuhlata rajoitettu aika. Tässä on joitain tärkeitä ajanhukkaa, joita sinun on vältettävä yrittäjänä:

Ei noudattaa suunnitelmaa

Jos luulet, ettei työaikataulusi suunnittelu ole aikaista, kannattaa miettiä uudelleen. Se, että et suunnittele etukäteen, miten käytät sivutoimisiasi, on resepti keskittymättömään, sattumanvaraiseen työhön.

Työhön rullaaminen mansetin ulkopuolella ei tee paljon hyvää. Kun käytät muutama minuutti joko edellisenä iltana tai uuden työistunnon alussa prioriteettien järjestämiseen, säästät aikaa pitkällä aikavälillä.

Kuten puhuimme aikakatkaisusta, suunnitelman tekeminen etukäteen voi säästää valtavasti aikaa. Jos et tiedä, mihin tehtäviin haluat ryhtyä, tuhlaat aikaa valmistautumiseen, ensimmäisten asioiden selvittämiseen ja keskittymiseen päivittäin.

Saada kiinni pienistä yksityiskohdista

Uuden yrityksen tai sivutoiminnan aloittaminen voi olla ylivoimaista. Sinulla on taipumus käyttää monia hattuja ja sinulla saattaa olla houkutus tehdä jokainen asia ja hallita kaikki pienet yksityiskohdat, mutta se voi todella tuhlata aikaasi.

Yrittäjyys ei tarkoita sitä, että sinun on oltava hyvä kaikessa liiketoimintasi rakentamisessa. Heti kun pystyt vauhdittamaan sitä taloudellisesti, ala delegoida tehtäviä, joista et joko nauti tai joissa et ole hyvä. Varaat enemmän energiaasi vahvuuksiisi, kun taas muiden alojen asiantuntija, kuten kirjanpito tai IT, voi huolehtia muista päivittäisistä toiminnallisista tarpeista.

Esimerkiksi kirjanpito voi viedä paljon aikaa, joka voitaisiin käyttää paremmin luoviin tai suuren kuvan asioihin. Penkki antaa sinulle ammattitaitoisen kirjanpitäjän valvomaan kaikkia taloudellisia tilejäsi, jotta voit keskittyä muihin asioihin.

Aiheeseen liittyviä: Pienyritysten kirjanpito on helppoa penkillä

Älä koskaan pidä taukoa

Se saattaa kuulostaa vasta-intuitiiviselta, mutta tauon pitäminen voi todella auttaa sinua tulemaan tuottavammaksi. Jos jatkat kynttilän polttamista molemmista päistä, älä koskaan pysähdy lepäämään, lopulta poltat.

Saatat tarvita pari päivää poissa yrityksestäsi, mutta vaikka se ei olisi mahdollista, muista rakentaa aikaa levätäksesi ja latautuaksesi. Kävele silloin tällöin tai jopa vain nousta pöydältäsi ja katso eri näkymää muutaman minuutin ajan. Se palauttaa mielen ja auttaa sinua keskittymään paremmin, kun palaat.

Huono sähköpostin hallinta

Voi sähköposti. Tämä voi olla yksi salakavalampia ajanhukkaa yrittäjälle.

Osa siitä, miksi sähköposti on monien sivuttajien elämän pahuus, on se, että se on niin tärkeää yrityksellesi, mutta jos et hallitse postilaatikkoasi hyvin, tulet hukkaan. Vaikka on houkuttelevaa olla päivystyksessä 24/7 uuden yrityksen omistajana, sähköpostisi lukemattoman lukemisen jälkeen aika katoaa ilman mitään näytettävää.

Aivan kuten aikataulutat kokouksia ja projektityötä, voit hyötyä siitä, että ajoitat sähköpostin tarkistamisen kerran tai kaksi kertaa päivän aikana. Pidä kiinni vain niistä ajanjaksoista, tee mitä sinun on tehtävä vastaanottamillasi ja lähettämilläsi sähköposteilla ja palaa sitten keskittymään muihin tehtäviin.

Kokoukset

Kokoukset ovat hyödyllisiä ja usein välttämättömiä yrityksen johtamiseksi. Kuitenkin, kun yrityksen johtajat eivät tiedä mitä tekevät, kokoukset voivat olla pahamaineisia ajanhukkaa.

Usein organisaatiojohtajat järjestävät kokouksia vain siksi, että heidän mielestään se näyttää hyvältä esimiehilleen, tai heillä on mielivaltainen käsitys siitä, kuinka monta kokousta tarvitaan menestykseen. Ihmiset, joiden ei tarvitse osallistua tiettyyn kokoukseen, saavat kaikki "kutsun" tulla joka tapauksessa. Sitten kokoukset kulkevat varatun ajan yli. Kaikki tämä johtaa onnettomiin työntekijöihin, koska kuka haluaa aikansa hukkaan?

Voit varmistaa kokousten tehokkuuden asettamalla esityslistan etukäteen ja asettamalla aikarajoitukset kullekin osalle. Voit myös yrittää järjestää joitakin kokouksia videokeskustelun tai muun teknisen työkalun avulla välttäen henkilökohtaisten tapaamisten tarpeen.

Varaa aikasi

Pohjimmiltaan useimmat ajanhallintavinkit koostuvat yhdestä neuvosta: ajoita aika. Suunnittele aikasi käyttämiseen ja pidä siitä kiinni mahdollisimman tarkasti.

Tietysti aikaasi tulee häiriöitä ja odottamattomia poikkeamia, mutta järkevällä aikataululla suojaudut monilta ongelmilta.

Vapaan ajan hallintatyökalut

Ilmaisia ​​online -ajanhallintatyökaluja on todella paljon. Tässä on joitain hyödyllisiä. Kaikki ovat ilmaisia, ainakin koeajaksi.

Ilmaiset online-tehtävälistat

Tiedän, että sanoin juuri, että tehtävälistat eivät toimi. Mutta joissakin tapauksissa ne voivat olla tehokkaita. Tässä on muutamia online-paikkoja tehtävälistan tallentamiseen:

Todoisti

Todoist pyrkii tuomaan selkeyttä ja rauhaa mieleesi ja elämääsi. Kun sisällytät tehtävät verkkoon, mistä pääset käsiksi mistä tahansa, tiedät, että näet aina, mitä tehtäviä on jäljellä joka päivä.

Voit järjestää tehtävät luokkien ja tärkeysjärjestyksen mukaan, mikä auttaa sinua keskittymään prioriteetteihin. Sinulla on mahdollisuus siirtää joitakin tehtäviä muille, kuten perheenjäsenille tai tiimin jäsenille. Sen mukana tulee myös sisäänrakennettu kalenteri, ja voit synkronoida todoist-tilisi muiden organisaatiosovellusten, kuten Google-kalenterin ja Dropboxin, kanssa.

Katso lisää Todoistista täältä.

Evernote

Evernote on johtava muistiinpanosovellus. Kun haluat tallentaa ajatuksia, tutkimuksia, ideoita ja paljon muuta yritystäsi ja henkilökohtaista elämääsi varten, Evernote on siellä. Voit jopa kaapata äänimuistioita ja kuvia sekä tavallisia tekstimuistiinpanoja.

Rekisteröidy Evernoteen täällä.

Muista maito

Muista, että maito on toinen älykäs työkalu tehtäviin ja muistutuksiin, ja se synkronoidaan kaikkiin laitteisiisi. Jos etsit jotain yhteensopivaa muiden ohjelmien, kuten Google Assistantin ja Todoistin kanssa, tämä on se

Katso Muista maito.

Nirvana

Nirvana auttaa sinua tehtävälistojen, projektinhallinnan ja painopisteiden keskittämisessä. Osa heidän tavoitteistaan ​​on motivoida sinua keskittymään oikeaan projektiin oikeaan aikaan.

Voit luoda projekteja, määrittää toistuvia tehtävälistoja ja paljon muuta. Niissä on myös ominaisuus, jonka avulla voit päättää, otatko kohteen käyttöön tai torkutetaanko, kunnes sinulla on aikaa tai energiaa tehdä se oikein.

Tässä lisää Nirvanasta.

Online -kalenterit (ja enemmän)

Acuity Ajoitus

Acuity Scheduling voi ajaa yritystäsi, koska se tekee tapaamisten aikatauluttamisesta helppoa sinulle ja asiakkaillesi! Asiakkaat voivat tarkastella saatavuuttasi, ajoittaa tapaamisia verkossa ja täyttää lomakkeet verkossa. Se jopa lähettää heille automaattisia vahvistuksia, muistutuksia ja seurantailmoituksia.

Puhelinvastaisena kuluttajana voin kertoa, että olen 100% todennäköisemmin lykkäämässä tärkeitä tehtäviä, jos he vaativat minua soittamaan puhelun. Olen paljon nopeampi varata tapaamisen verkossa, joten tämä aikataulutustyökalu tekisi minusta erittäin tyytyväisen asiakkaan.

Acuity voi päivittää kalenterisi automaattisesti eri alustoilla, kuten Google -kalenteri, Outlook, iCloud ja Microsoft Office 365. Kalenterin järjestelyn helpottamisen lisäksi Acuity Scheduling voi hyväksyä maksuja Stripen, Squaren ja PayPalin kautta.

Tilaa Acuity Scheduling täältä. Heidän peruskuukausisuunnitelmansa asiakkaan itse aikatauluttamana on ilmainen. Lisää ominaisuuksia sisältyy heidän maksettuihin suunnitelmiinsa, jotka alkavat 15 dollarista kuukaudessa.

Kalenterimaisesti

Calendly on toinen luotettu online -aikataulutusalusta. Acuity Schedulingin tapaan Calendlyn avulla asiakkaat voivat ajoittaa tapaamisia ja tiimisi jäsenet kokouksia - kaikki verkossa. Se integroituu automaattisesti päivittämään Google -kalenterisi, Office 365 -kalenterisi ja iCloud -kalenterisi.

Calendly tarjoaa ilmaisen 14 päivän kokeilujakson, jonka jälkeen voit jatkaa ilmaisella versiolla tai päivittää joko 8 dollarin kuukaudessa tai 12 dollarin kuukausisuunnitelmaan, joka tarjoaa tehokkaampia ominaisuuksia.

Lue lisää Calendlystä täältä.

Google -kalenteri

Google -kalenterin avulla voit luoda tapahtumia, asettaa muistutuksia ja olla yhteydessä muihin. Tämä työkalu tekee kaiken ja jos olet jo Gmail -käyttäjä, on järkevintä käyttää tätä kalenteria. On monia tapoja käyttää Google -kalenteriasi elämäsi ja liiketoimintasi järjestämiseen.

Tutustu Google -kalenteriin tästä.

Ilmainen online -ajan seuranta

En tiedä sinusta, mutta en todellakaan arvioi kovin tarkasti, miten käytän aikani! Onneksi on olemassa useita hyödyllisiä sovelluksia, jotka voivat antaa selkeää tietoa siitä, kuinka paljon aikaa käytät eri tehtäviin, ja auttaa sinua tunnistamaan ongelma-alueet tai ajanhukan.

RescueTime

RescueTime -toiminnot taustalla tallentavat toimintasi työpöydällesi, matkapuhelimeesi tai tablet -laitteeseesi ja näyttävät, mihin aikasi kuluvat.

Monet meistä kokevat, että aikamme on hallinnassamme, ja RescueTime voi auttaa sinua palauttamaan hallinnan tunteen. Ajanhallinta voi parantaa tuottavuutta yrityksen omistajana ja tiimisi jäsenten tuottavuutta.

RescueTimen avulla voit asettaa tavoitteita ja hälytyksiä, järjestää häiriötekijöiden estämisen, tarkastella viikoittaisia ​​trendejä ja raportteja ja paljon muuta! Kuten muutkin ajanseurantaohjelmat, RescueTime tarjoaa ilmaisen vaihtoehdon, joka antaa sinulle perusasiat. Se tarjoaa myös maksullisia suunnitelmia yksilöille tai joukkueille, mukaan lukien ilmainen kokeilu, jotta voit kokeilla ominaisuuksia ennen kuin maksat mistään.

Katso RescueTime täältä.

Toggl 

Toggl tarjoaa vapaa -ajan seurantaa, joka valaisee, kuinka tuottava olet aikasi kanssa.

Se integroituu saumattomasti kaikkiin alustoihinsa, joten voit aloittaa toiminnan ajoituksen työpöydälläsi, mutta pysäyttää esimerkiksi älypuhelimen ajastimen. Kaikki merkinnät synkronoidaan automaattisesti, jotta saadaan tarkka kuva siitä, kuinka paljon aikaa (tai tiimin jäsenet) käytät eri toimintoihin ja verkkosivustoihin.

Togglin perussuunnitelma on aina ilmainen, mutta voit myös päivittää 9 dollarin kuukauteen tai 18 dollarin kuukausisuunnitelmaan tarvittaessa.

Tässä lisää Togglista.

Ilmaiset online -projektinhallintatyökalut

Asana

Asana on suosittu yhteistyöryhmien tehtävienhallinta-alusta. Asanan avulla voit auttaa tiimin jäseniä järjestäytymään ja pysymään järjestyksessä antamalla tehtäviä, luomalla prioriteetteja ja asettamalla määräaikoja.

Tiimin johtajat voivat seurata projekteja prosessin kaikissa vaiheissa. Asana sisältää myös visuaalisia projektisuunnitelmia, joiden avulla voit tarkistaa projektin jokaisen vaiheen ja tehdä tarvittavat muutokset tavoitteisiin tai määräaikoihin.

Lisäksi tiedät ne arkiset manuaaliset tehtävät, jotka jokaisen yrityksen on hoidettava? Asanan automaatio pystyy hallitsemaan ne aikaa vievät tehtävät, jotka eivät vaadi ihmisten vuorovaikutusta, vähentäen inhimillisiä virheitä ja hukkaan heitettyä aikaa. Asana toimii Webin, iOS: n ja Androidin kanssa, ja heidän perussuunnitelmansa jopa 15 tiimin jäsenelle on täysin ilmainen.

Lue lisää Asanasta täältä.

Trello

Trello on toinen luotettu projektinhallintatyökalu kaikkiin yrityksesi tai henkilökohtaisiin tarpeisiisi. He käyttävät tauluja, luetteloita ja kortteja ryhmän tehtävien järjestämiseen ja priorisointiin.

Joukkueen johtajat ja jäsenet voivat helposti lisätä kommentteja, liitteitä, eräpäiviä ja paljon muuta Trello -kortteihisi. Alusta integroituu myös muihin tiimisi jo käyttämiin sovelluksiin, ja sovellus synkronoidaan kaikentyyppisten laitteiden kanssa.

Trello sisältää myös työnkulun automatisoinnin Butlerin kautta. Tämä auttaa poistamaan stressin yksitoikkoisista, toistuvista tehtävistä, jotka on suoritettava. Voit määrittää kalenterikomentoja, eräpäiväkomentoja, sääntöpohjaisia ​​laukaisimia ja mukautettuja kortti- tai taulupainikkeita.

Hanki kaikki nämä upeat ominaisuudet virtaviivaistaaksesi projektisi hallintaa ilmaiseksi Trellon avulla!

Rekisteröi ilmainen Trello -tili täältä.

MeisterTask 

Etsitkö toista työkalua tiimiesi ja projektiesi hallintaan verkossa? MeisterTask on toinen hyvä vaihtoehto sinulle. Se toimii Webin, Windowsin, macOS: n, iOS: n ja Androidin kautta yhdistääkseen projektien luomisen, suunnittelun ja toteutuksen.

MeisterTaskin houkutteleva käyttöliittymä on täysin muokattavissa. Heidän Kanban-tyyliset levyt ovat samanlaisia ​​kuin Trello, joten voit määrittää virtaviivaiset prosessit ja automaation kaikkein tylsimpiin tehtäviin. Se on ihanteellinen etätiimeille, jotka työskentelevät yhdessä projektien parissa.

Luot projekteja toimitukselliseen kalenteriisi yhdessä työnkulun kanssa. Voit vapaasti käyttää niiden ennalta määritettyä työnkulkua tai muokata omaa työnkulkua kunkin projektin tarpeiden mukaan. MeisterTask tarjoaa myös saumattoman integroinnin moniin muihin sovelluksiin, kuten Slack, Google Drive ja Dropbox.

Jotkut MeisterTaskin tarjoamat edut ovat sisäänrakennettu ajanseuranta, mukautetut kentät, toistuvat tehtävät, tarkistuslistat ja automaatiot. Ne räätälöivät levyt sisältämään vain välttämättömät työkalut välttäen tarpeettomien ominaisuuksien aiheuttamaa sotkua.

MeisterTask, kuten Asana ja Trello, on ilmainen perussuunnitelmansa kanssa.

Aloita MeisterTaskin käyttö täällä.

5 Vinkkejä ajanhallintaan

Meillä kaikilla näyttää olevan kiireitä. Ahdistamme yhä enemmän joka päivä. Joskus minusta tuntuu, että aika hallitsee minua, ei toisinpäin. Se voi olla turhauttavaa.

Seuraavassa on joitain yleisiä ajanhallinta- tai tuottavuusvinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä. Useimmat on käsitelty jo tässä artikkelissa, mutta tämä voi olla hyödyllinen kertaus!

1. Luo prioriteettiluettelo

Käytä ensin aikaa yksinkertaisen tehtävälistan luomiseen. Kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset tehdäksesi. Muista lisätä asioita, jotka on suoritettava loppuun, sekä asioita, jotka voivat odottaa hetken. Jotkut ihmiset suosittelevat ajatuskartan käyttöä kaiken saamiseksi esiin.

Nyt kun sinulla on luettelo tehtävistä, määritä kullekin prioriteetti. Käytä yksinkertaista ABC/123 -muotoa tämän suorittamiseksi.

"A" voi edustaa kiireellisimpiä, tärkeimpiä kohteitasi. Käytä B -kirjainta asioihin, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät välttämättä kiireellisiä. Käytä lopuksi ”C” -merkintää sellaisten asioiden tunnistamiseen, jotka eivät ole niin tärkeitä tai kiireellisiä, mutta jotka haluat tehdä, kun aika sallii.

"1,2,3,…" voidaan käyttää priorisoimaan edelleen kunkin luokan kohteita.

2. Täytä kalenterisi

Ota seuraavaksi luettelo ja täytä päiväkalenterisi näillä kohteilla. Kalenterissasi pitäisi olla jo tapaamiset ja kokoukset, joten täytä aukot näillä tehtävillä. Käytä konservatiivista lähestymistapaa ja ole realistinen tehtävien suorittamiseen kuluvan ajan suhteen. Luo runsaasti puskuria taukoja, hätätilanteita ja keskeytyksiä varten.

3. Suunnittele huominen tänään

Muista rakentaa muutamassa minuutissa päivän lopussa suunnitellaksesi seuraavaa. Tänä aikana viittaa tärkeimpien tehtävien luetteloosi (huomataksesi, mitä kohteita et ole suorittanut) ja täytä seuraavan päivän toiminta.

4. Syö ensin suurin sammakko

Kun laitat tehtävät kalenteriisi, muista, milloin olet tuottavin. Koska useimmat meistä ovat tuottavimpia ensimmäisenä aamulla, on parasta ajoittaa vaikeimmat tehtävät silloin. Mutta tiedät milloin olet tuottavin. Suunnittele siis työskennellä vaikeimpien tehtävien parissa.

5. Taistele esteitä vastaan

Tee lopuksi nopea luettelo suurimmista ajanhallinnan esteistäsi ja päätä toimista vastustamiseksi.

Yleisiä esteitä ovat keskeytykset, järjestäytymisen puute, perfektionismi, kyvyttömyys sanoa ei jne. Esteitä ei voida täysin estää, mutta voimme ryhtyä toimiin niiden välttämiseksi tai ainakin minimoida niiden vaikutukset.

Lopulliset ajatukset

On selvää, että ajanhallinta on taistelua useimmille meistä. Mutta onneksi käytettävissä on runsaasti ilmaisia ​​resursseja ja työkaluja, joiden avulla voit hallita aikasi tehokkaasti.

Käytätkö jotain näistä työkaluista tai tiedätkö lisää ilmaisia ​​online -ajanhallintatyökaluja? Haluaisin kuulla ajatuksiasi ajankäytöstä alla olevissa kommenteissa.