Konferenssin järjestäminen: FinConin suunnittelu

Jos olet twitter -syötteeni seuraaja, olet epäilemättä nähnyt viimeisimmät viittaukseni #FINCON11 ja Financial Blogger Conference. Ajattelin, että käytän hetken selittääkseni tämän uuden hankkeeni.

Konferenssi itsessään oli räjähdysmäinen; hieno kokemus. Suurin osa kaikesta sujui ongelmitta ja useimmat yli 250 osallistujaa ovat antaneet sille positiivisia arvosteluja. Jos haluat lukea lisää konferenssin sujumisesta, tutustu muutamiin yhteenvetoihin:

• Mielen kokous: Financial Blogger Conference
• Financial Blogger Conference 2011: PF Blogger Worldin tapaaminen (sisältää linkit yli 30 yhteenvetoon)

Konferenssi esitettiin myös Marketplace Money -podcastissa.

Sen sijaan, että tekisin toisen yhteenvedon, ajattelin antaa joitakin tietoja siitä, miten konferenssi on suunniteltu ja suunniteltu - kulissien takaa, jos haluat.

Sana yhteisöstämme

Vaikka yritän pitää tämän blogin keskittyneenä sinuun, lukijani, blogini ei luultavasti olisi toiminut yhtä hyvin kuin silloin, jos ei ollut muiden yhteisöni bloggaajien puolesta, jotka ovat tukeneet ja kannustaneet blogipyrkimyksiäni viimeisten 4 vuoden aikana vuotta. Kommentoimme toistensa blogeja, osallistumme foorumeille, joissa puhumme bloggaamisesta ja liiketoiminnasta luoda verkostoja (kuten Money Life Network, jonka jäsen olin) ja lähetämme sähköpostia edestakaisin eri asioista asioita.

Heck, miksi aloin kirjoittaa blogia taloudesta, koska olin koukussa lukemaan muita blogeja, ensisijaisesti Kulutuskommentaari. Ajattelin, että jos olen pakkomielle tämän tiedon käyttämisestä, minun pitäisi ainakin alkaa tuottaa vähän sitä itse.

Yritän sanoa tässä, että on olemassa todellinen online -yhteisö, joka bloggaa rahoistaan. Tämä on itsenäinen kommentti, mutta mielestäni ihmisessä, joka päättää jakaa taloudellisen tarinansa verkossa, on jotain erityistä. Me kirjoitamme asioista, joista kukaan ei luonnollisesti halua avautua. Tällä avoimuudella on todella tapa yhdistää meidät kaikki. Se on myös syy siihen, että jotkut kasvokkain pidettävistä yhteyksistäni näiden bloggaajien kanssa ovat olleet niin vahvoja. Tämä yhteys sai minut lopulta haluamaan aloittaa konferenssin.

Miten konferenssi syntyy

Osallistuin huhtikuussa 2008 WordCamp Dallas, vertaiskonferenssi rakennettiin WordPress -kehittäjä- ja blogiyhteisön ympärille omalla alueellani. Se oli upea kokemus. Charles Stricklin (jotka käyttivät WordPress -podcastia ennen Joost de Valkia) ja John P. (kollega bloggaaja ja paikallinen yrittäjä) teki erinomaista työtä tämän toteuttamiseksi. Se oli nörtti, hauska, ja lähdin monien yhteyksien ja takeawayn kanssa. Se oli oikeastaan ​​ensimmäinen kerta, kun ajattelin tavata muita kapealla blogiani.

Tapahtuma inspiroi minua luomaan henkilökohtaisen rahoituksen bloggaajien kartta. Pidin sitä välineenä helpottaa paikallisia tapaamisia. Bloggaajat voivat tarkistaa kartan ja löytää lähistöltä muita bloggaajia, jotka saattavat haluta tavata ja keskustella kaupasta tai taloudesta.

Haluan ajatella, että karttani johti joihinkin "offline" -yhteyksiin, mutta tiedän, että tapaamisia tapahtui kauan ennen tuloani. DC -alueen bloggaajat ovat tehneet tapaamisen jo jonkin aikaa, ja Bay Area -bloggaajilla on ollut paljon tapaamisia.

Ensimmäinen "offline" -yhteyteni tapahtui vasta elokuussa 2009, kun paikallinen bloggaaja Jason One Money Designista törmäsi karttaan ja päätti ottaa yhteyttä. Tapasimme olutta paikallisessa pubissa ja saimme välittömän yhteyden. Se oli mahtavaa. Pidän nyt Jasonia hyvänä ystävänä.

Seuraava suuri ”tosimaailman” yhteys oli toisessa konferenssissa: Affiliate Summit West 2010. Täältä sain tavata DR: n Taikinarulla, Ryan Käteinen raha elämäja David alkaen MoneyNing. Tämä oli elämää muuttava kokemus. Kaikki kolme näistä bloggaajista olivat oppineet tehokkaasti käyttämään bloggaamisponnistelujaan saadakseen tarpeeksi tuloja lopettaakseen työnsä. Tämä oli jotain, jota olin kamppaillut tekemään yksin. Tämän konferenssin keskustelut johtivat lopulta siihen, että pystyin purkamaan itseni, olemaan yhteydessä konsultti Mikaeliin ja tekemään tätä bloggaamista koko ajan. Loput tarinasta voit lukea täältä: itsenäinen ammatinharjoittaminen-vuotta myöhemmin.

Muita kriittisiä tapaamisia, joita minulla on ollut matkan varrella: tapaaminen Baker of Mies vastaan ​​velka SXSW 2010: n jälkeen ja Glenin tapaaminen Vapaa Broke Affiliate Summit East 2010 -tapahtumassa.

Kaikki nämä tapaamiset johtivat kahteen johtopäätökseen:

1. Talousbloggaajat ovat "minun ihmisiä", ja heidän seurassaan on hauska olla.
2. Liiketoimintani paranee jokaisen tapaamisen yhteydessä.

Kuvittele, mitä hauskaa minulla voisi olla ja mitä parannuksia voisin tehdä, jos saisin * kaikki * yhteen?

No, näin saavuin paikkaan, jossa halusin todella tehdä tämän konferenssin. Mutta minulla ei vieläkään ollut lupaa tehdä sitä. Tarvitsin jonkun, joka sanoisi minulle, että se on ok tehdä. Tammikuussa 2011 olin lukemassa, mitä konferensseja tapahtui vuonna 2011, ja törmäsin tähän viestiin: Onko vuosi 2011 kapean blogikonferenssin vuosi? Se oli siinä! Jotenkin tuo viesti antoi minulle vihreän valon tehdä tämä!

Meetupista täysimittaiseen konferenssiin

Sanottuani "kyllä" itselleni, päätin palauttaa ajatuksen pois joistakin online -ystävistä. Kaikki vastaukset olivat myönteisiä ja useimmat suostuivat tulemaan, jos minulla olisi se. Päätin, että Chicago oli paras paikka saada se, koska se oli maan keskustassa ja tiesin 10-15 bloggaajaa, jotka asuivat tulevan ajomatkan päässä (kiitos kaverit... tiedät kuka olet ovat). Alun perin ennustettiin, että lentokoneeseen saapuu noin 10 ihmistä, mikä antaa meille yhteensä 25 bloggaajaa. Ehkä voisimme venyttää tämän 40 tai 50: een, jos meillä kävisi tuuri.

Ensimmäinen näkemykseni oli viikonloppu Chicagossa, jossa me kaikki syömme illallista yhdessä ja sitten seuraavana päivänä muutamat meistä johtavat hyvin satunnaisesti osaamisalueitamme.

Seuraava askel oli värvätä Pete Raamatun rahalla on väliä ja Logot verkkosivustoille suunnitella legit -logo, joka antaa konferenssin idealle ammattimaisen ilmeen. Pete ei pettynyt. Taputin logoa verkkosivustolla ja Facebook-sivu, loi sähköpostilistan Aweber -tililleni ja valmistautui pehmeästi käynnistämään idean.

Olin hermostunut. Olin juuri pistämässä päätäni suurelle idealle ja pelkäsin hieman, että se ei oteta hyvin vastaan. Kuka minun oli tarkoitus järjestää tämä konferenssi? En ole mitenkään vanhin, suurin tai kirkkain talousbloggaaja.

Viikonlopun jännityksen jälkeen päätin vain tehdä sen. Kerroin 24. helmikuuta online -foorumin jäsenille, että osallistun konferenssiin. Sinä yönä keskiyöhön mennessä 35 henkilöä oli ilmoittautunut konferenssin sähköpostilistalle. Seuraavan päivän lopussa meitä oli yhteensä 50. Viikon loppuun mennessä sähköpostilistalla oli yli 100 ihmistä! Tämä juttu räjähti! Tajusin nopeasti, kuinka valmis tämä yhteisö oli tähän asiaan.

Seuraavat pari kuukautta olivat hauskoja. Konferenssin energia pysyi vakaana, kun valitsimme päivämäärän ja avasimme rekisteröinnin Eventbrite.comissa. Kun näin ihmisten laittavan rahansa sinne, missä heidän sähköpostiosoitteensa oli, aloin hengittää helpommin, että tämä tapahtuisi. Halusin pitää konferenssin kohtuuhintaisena ja palkita myös varhaiset omaksujat. Siksi sähköpostilistalla olevat saivat alennuskupongin, ja aikaisten lintujen hinnat asetettiin erittäin kohtuulliseen 89 dollariin.

Jälkeenpäin ajateltuna emme tehneet hienoa työtä päivämäärän valitsemisessa. Päätin tehdä tämän osan avoimen lähdekoodin (sähköpostilistalla olevat auttoivat valitsemaan päivämäärän), ja luulin, että olimme valinneet hyvän päivämäärän, kunnes tajusimme:

1. se ei ollut ihanteellinen niille, jotka käsittelevät kirjanpitoa joka neljännes
2. se ei ollut ihanteellinen niille, jotka juhlivat Rosh Hashanaa
3. Chicagon keskustan hotellit olivat enimmäkseen varattuja vähittäiskauppakokouksen jäseniä.

Läksy opittu. Vuonna 2012 kiinnitän enemmän huomiota työ- ja uskonnollisiin kalentereihin sekä kuulen paikallista matkailuorganisaatiota konflikteista.

Hotellin sijainnin valitseminen osoittautui vaikeaksi tehtäväksi. Ei vain edellä mainitun keskustan konfliktin vuoksi, vaan koska halusin pitää hinnan kohtuuhintaisena. Sain apua hakuyritykseltä HelmsBriscoe (erityisesti Carolyn Coughlin), joka auttoi minua kärsivällisesti löytämään parhaan paikan meille. Olin alun perin kuvitellut Chicagon keskustan, mutta se ei vain onnistunut, vaikka ihmiset Aamutähti tarjosivat anteliaasti kauniita tilojaan.

Päätimme lopulta Chicago Marriott Schaumburg. Olin tutustunut tähän lähiöön, se oli suhteellisen lähellä lentokenttää ja sillä oli erittäin edullisia hotelleja. Parasta tässä valinnassa oli, että se piti kaikki yhdellä keskeisellä paikalla. Meidän kaikkien oli vietettävä paljon aikaa keskenään ennen ja jälkeen istuntojen. Hotellin aula ei ollut koskaan tyhjillään muutamista bloggaajista, jotka vain hengailivat juttelemalla siitä.

Luo arvoa sponsoreille

Kun allekirjoitin sopimuksen hotellin kanssa, katsoin vähintään 10 000 dollarin ruokaa ja juomaa. Tarkastellessani hotellin catering -menua tiesin kuitenkin, että se olisi paljon enemmän (lopullinen ruoka- ja juomalasku oli lähempänä 35 000 dollaria). Tämän tapahtuman taloudellinen taakka oli todellinen, enkä ole riskinottaja. Tuolloin tiesin, että rekisteröinnit auttaisivat meitä todennäköisesti kattamaan 7500 dollaria, joten tiesin, että tarvitsen ulkopuolista apua tämän tapahtuman mahdollistamiseksi.

Onneksi minulla oli muutamia ystäviä eräissä rahoitusyhtiöissä ja mainosverkostoissa, joiden tiesin olevan kiinnostuneita osallistumaan tähän tapahtumaan. Ajattelin, että teen tämän kahdessa vaiheessa. Aluksi ottaisin käyttöön sponsorointimahdollisuudet, jotka auttaisivat kattamaan osan konferenssin perustarpeista. Jos konferenssin kasvu jatkuu (yli 100 osallistujaa), otan käyttöön toisen tason suurempia, näkyvämpiä mahdollisuuksia kaikille kiinnostuneille yrityksille. Se toimi!

Koko sponsorointisopimus oli minulle haaste. En ole luonnollisesti kovin hyvä myynnissä, neuvotteluissa tai sopimusjärjestelyissä. Pohjimmiltaan kopioin muiden konferenssien tekemän näkemyksen ja luotin siihen, että asianomaiset yritykset löysivät sijoituksilleen arvon. Toivottavasti he eivät olleet pettyneitä.

Sanon vain, että tästä konferenssista ei olisi tullut sitä, mitä se teki ilman yli 25 organisaation antavaa tukea. Arvostan todella, todella paljon niitä ensimmäisiä sponsorointeja ja kaikkia muita, jotka tulivat tekemään tästä edullisen menestyksen osallistujille eikä taloudellista taakkaa perheelleni.

Sisällön suunnittelu

Tiesin, että konferenssin pääpaino oli verkostoitumisessa: ihmiset tapasivat toisensa kasvotusten näiden vuosien online -yhteyden jälkeen. Mutta halusin myös, että siinä olisi mukavaa, ainutlaatuista ja kapeaa sisältöä - jotain, mitä muut suuret konferenssit eivät pystyneet tarjoamaan.

Noudattamalla WordCampsin vaiheita, joihin olin osallistunut. Halusin, että lavalla oleva sisältö on peräisin verkkoyhteisön ihmisiltä, ​​ja halusin sen olevan erittäin taktista ja nopeatempoista. Ei nukkaa.

Avasin jälleen tämän mahdollisuuden talousblogien yhteisöön kuuluville, eivätkä he pettäneet. Monet tunnetut bloggaajat tulivat puhumaan konferenssissa. Tämä laillisti täysin sen, mitä yritin koota, ja näin lipunmyynnin piikin. Kiitos, puhujat!

Yksi sisällön suunnittelun vaikeimmista osista oli puhujien ja aiheiden valitseminen ja sen sisällyttäminen konferenssiaikatauluun. Monia erinomaisia ​​puheehdotuksia jätettiin. Arvostan kaikkia, jotka ovat lähettäneet jotain. Inhoan sanoa ihmisille ei. Joten minun täytyi voittaa se tämän asian rakentamisen aikana. Yksi asioista, joka auttoi, oli konferenssia edeltävä kysely. Tämä auttoi minua varmasti määrittämään, mitä osallistujat halusivat lavalla.

Kyselyn lisäksi otin käyttöön myös muita vertaiskonferenssitaktiikoita: kysy asiantuntijapöydiltä ja höyhenpeitteisistä istunnoista. Jälkikäteen ajateltuna näitä ei toteutettu täydellisesti, mutta luulen, että ne auttoivat rakentamaan yhteisöä ja yhteyksiä, joita ei muuten olisi tapahtunut.

Koulutussisällön lisäksi meillä oli myös paljon sosiaalista aikaa, yhteisön palkintojenjakotilaisuus ja konferenssiin rakennettu palvelutapahtuma. Olen todella ylpeä ponnistuksistamme ryhmänä antaa takaisin paikalliselle alueelle tekemällä työtä syöpää tukevalle järjestölle, Phil's Friendsille.

Saa sen näyttämään ja tuntumaan konferenssilta

Tämän vuoden elokuun puoliväliin saakka olin melko pitkälle johtamassa tätä konferenssia yksin. Minulla ei tietenkään olisi ollut mitään juoksemista ilman osallistujia ja sponsoreita sekä muutamia vapaaehtoisia, jotka auttoivat palasilla. Mutta tiesin, että tarvitsin todellista apua tämän asian poistamiseksi, mikä johti konferenssiin ja paikan päällä.

Silloin käännyin konferenssin henkilökunnan puoleen saadakseni tämän konferenssin kotiin. Jessica on ollut virtuaalinen avustajani (PT Money) kesäkuusta lähtien, joten tiesin, että hän sopisi täydellisesti päähenkilöksi ja järjestelmänvalvojaksi. Ylioppilaskumppani Justin, entinen bändikaveri oli täydellinen valinta avustamaan kaikkia AV -levyjä.

Ystäväni Ryan Yates, freelance-kirjailija ja t-paitayrityksen omistaja sopi täydellisesti kaikkien kylttien, t-paitojen ja muiden mainosten suunnitteluun. Lopuksi Ryan S. on ystävä ja kuulokela, jonka neuvoja olen käyttänyt koko suunnitteluvaiheen ajan. Tiesin, että hänen olisi hienoa olla siellä ylimääräisenä kätenä ja luottamusmiehenä.

Konferenssi ei olisi vieläkään mennyt niin hyvin, jos ei olisi ollut enemmän ihmisiä: Kevin Mulligan, joka auttoi järjestämään laukun täytön ja käytti kameraa jokaisessa pääistunnossa; Andrea Travillian alkaen Älykäs askel, joka auttoi valitsemaan ruokalistamme viikonlopulle; Shareeke Edmead-Nesi alkaen Tietoinen kuluttaja, joka auttoi Tweet Chatin järjestämisessä, Kyle Joe Juoksija, joka auttoi myynnissä; Ryan Guina käyttäjältä Käteinen raha elämä siitä, että saimme säilyttää koko konferenssimateriaalin ja heiluttaa yli kuukauden ajan; kaikki ystävälliset bloggaajat, jotka osallistuivat laukkujuttuihin.

Konferenssin kustannusten purkaminen

Mikään kulissien takana oleva ilme ei olisi täydellinen ilman tapahtuman kustannusten erittelyä. Olen viimeistelemässä vielä joitakin numeroita mutta tämän pitäisi antaa sinulle käsitys siitä, mitä tämän tyyppisiin tapahtumiin tarvitaan.

• Hotellin kokoushuoneet (Ilmainen) - Hotelli tarjoaa kokoustilan ilmaiseksi, kun taataan x huoneiden määrä ja tietty määrä ruokaostoksia.
• WiFi (2000 dollaria) - WiFi konferenssialueella oli 1000 dollaria päivässä, ja se oli alennuksella.
• Ruoka ja alkoholi (37 000 dollaria) - Hotellin ruoka on kallista, kaikki! Ihanteellisessa maailmassa olisin halunnut kattaa enemmän aterioita kuin tein. Mutta voit nähdä, miksi tämä oli vaikeaa. Myös ihanteellisessa maailmassa haluaisin ottaa enemmän konferenssiin omaa ruokaa (tuo enemmän paikallista makua), mutta hotellit eivät toimi tällä tavalla.
• Bussit (1200 dollaria) - Bussit, jotka kulkivat hotellin ja ravintola -alueen välillä lauantai -iltana, olemme välttämättömiä ottaen huomioon hotellin sijainti. Kustannukset, joita vältetään ensi vuonna.
• Yhteisötapahtuma (5000 dollaria) - Kuljetus, koordinointi, ruoka, matka jne.
• Audio/visuaalinen ja laitteet (12 000 dollaria) - Ostimme muutamia asioita, vuokrasimme muutamia asioita yksityisiltä yrityksiltä, ​​mutta teimme loput hotellin kautta. Kuten ruoka, heillä on sinut siellä, missä he haluavat sinut, ja he voivat veloittaa palkkion.
• T-paidat, kyltit, totes ja merkit (5500 dollaria) - Olen iloinen, että pystyimme tekemään osan tästä. Antoi konferenssille virallisen ilmeen. Rakastin noita merkkejä.
• Vakuutus (200 dollaria) - Tapahtumavakuutus on halpaa. Yksi suosikkiostoksistani.
• Henkilökunta (6 000 dollaria) - 4 työntekijää ansaitsivat kaiken tämän kahden kuukauden aikana.
• PayPal- ja Eventbrite -maksut (2 000 dollaria) - Eventbrite -järjestelmä ja PayPal -maksukuittijärjestelmä ovat mukavia ja käteviä, mutta maksat varmasti siitä.
• Matkailu, hotelli, kuljetus ja toimitus (4 000 dollaria) - Chicagon konferenssin järjestäminen teki siitä logistisesti kalliimman.
• Lahjat, tulostus ja muut (3000 dollaria) - En ollut varma, mikä oli tyypillistä, mutta päätin antaa puhujille, jotka käyttivät aikaa huomautusten valmisteluun, pienen lahjan aikansa. On mahdollista, että tämä oli lahjus heille ollakseen osa ensi vuoden konferenssia.

Kulut yhteensä - (77 900 dollaria)

Sponsorointi - 64 000 dollaria
Lipunmyynti - 25 000 dollaria

Sijoitettavissa oleva määrä vuonna 2012 - 11 100 dollaria

Kuinka järjestää oma onnistunut vertaiskonferenssi

Jos aiot järjestää oman konferenssisi, tässä on joitain asioita, joita sinun kannattaa harkita:

• Lue siitä kirja. Käytin vain pientä osaa hänen tekniikoistaan, mutta Adrian Segar, joka kirjoitti Toimivat konferenssit, oli avainasemassa konferenssityypin muuttamisessa.
• Älä keksi pyörää uudelleen. Vaikka Adrianin ideat ovat uusia, on joitakin konferensseja, joissa jo toteutetaan variaatioita hänen tekniikoistaan. Kopioin monia parhaita elementtejä, joista olen nähnyt WordCamp, Affiliate Summitja jopa SOBCon.
• Nauti jo sitoutuneesta yhteisöstä. Tämä on valtava. Konferenssiblogissa ja Facebook -sivulla vietetyn ajan lisäksi en koskaan käyttänyt penniäkään markkinatakseni tätä konferenssia. Se levisi virukseen jo yhdistetyssä yhteisössä.
• Kasvata sitä orgaanisesti. Suunnittele kaksi tai kolme muunnelmaa konferenssista ja katso sitten mihin päädyt. Säädä sen mukaan.
• Tee osallistujista tähdet. Yritin mahdollisuuksien mukaan antaa konferenssin osallistujien luoda kokemuksen. Tein tämän käyttämällä konferenssia edeltävää sisältötutkimusta kiinnittämällä huomiota ehdotusten Twitter-hashtagiin ja pyytämällä palautetta joka vaiheessa.
• Sijoita paikalliseen henkilöstöön. Henkilökuntani ja minulla oli monta pitkää kasvokkain tapaamista. Kun heidät vierelläni kaatoivat suunnitteluasiakirjoja tai -suunnitelmia, pystyimme todella poistamaan yksityiskohdat erittäin nopeasti.

Toivon, että se antaa sinulle käsityksen siitä, mikä inspiroi minua tekemään tämän ja mitä tarvitaan kaiken saamiseksi yhteen. Voin vakuuttaa, että teen tämän uudelleen vuonna 2012. Se oli liian hauskaa.

Jeff Rose alkaen GoodFinancialCents.com haastatteli kanssani konferenssin suunnittelukokemuksesta:

Onko sinulla kysyttävää konferenssista tai suunnitteluprosessista? Tulipalo alla olevissa kommenteissa…

Kuva: Peter. Anderson ja mennessä Jesse Michelsen ja mennessä RedPhoenixGroup.