Kuidas korraldada oma finantsdokumente nagu Kongressi raamatukogu

Tõenäoliselt teate, et mulle meeldib asju lihtsana hoida. Nii lihtne kui võimalik.

Mulle meeldib ka asju kenasti korraldada, sest miski ei vihasta mind rohkem kui millegi otsimisel raisatud aeg. See on käegakatsutav kulu, mille maksate süsteemi puudumise eest.

See kehtib eriti asjade kohta, mida te sageli ei vaja, sest te ei saa oma mälule tuginedes meelde tuletada, kus asjad on. Finantsdokumendid sobivad sellesse ämbrisse ideaalselt.

Pärast aastatepikkust kohandamist ja uuesti kohandamist olen välja töötanud meie dokumentide korraldussüsteemi, mis töötab. See on ka üsna lihtne.

Siin on minu kaks (ok, tehniliselt kolm) reeglit iga paberitüki kohta:

1. Digiteerige kõik
2. Säilitage originaal, kui see on valitsuse väljastatud, notariaalselt kinnitatud, isiklik vara, maksude või laenuga seotud.
3. (Tükelda ülejäänud)

Sisukord

1. Kuidas seda kõike esimest korda korraldada
2. Kõik digiteerida
3. Tükelda originaal, kui…
4. Dokumentide säilitamine

Kuidas seda kõike esimest korda korraldada

Kui alustate nullist, siis kutsun teid lugema arhiivitöötajate, Kongressi Raamatukogu, artiklit. Püüan meeles pidada mõnda

strateegiad, mida Kongressi Raamatukogu kasutab. Nad arhiveerivad PALJU asju. Nagu kõik.

Märkate, et nende nõuanded ei näe ette mingeid konkreetseid samme ega tehnoloogiaid, sellepärast jagan hetkega oma lähenemist, kuid nende üldine lähenemine on kindel. See idee artiklist on puhas kuld - „Ärge minge kõrvale. Seiske vastu kiusatusele praegu mõnda asja maitsta. ” (nii lihtne teha, eriti isikliku arhiveerimise puhul)

Peamised ideed on rünnata oma dokumente ühe üksusena, kogudes “klompe”. Mõeldes sellele kui ühele üksusele, on see vähem hirmutav. Tükkide ründamine lagundab selle hallatavateks tükkideks, mida saate teha mitme päeva, nädala või kuu jooksul.

Korraldama asudes võtsin oma loogilised “klombid” ja muutsin need kaustadeks. Võtsin kõik auto dokumendid ja skaneerisin need kõigepealt, pannes failid vastavasse kausta. Purustasin originaalid, mida mul polnud vaja hoida, ja ülejäänud hoidsin kastides. Siis tegin teise auto.

Järgmisel päeval vaatasin läbi meie esmase pangakonto pangadokumendid. Ma ei pidanud tegema kõiki dokumente ühe päevaga, ma ei olnud valmis sellele aega pühendama, kuid olin valmis kulutama 20–30 minutit ühe kausta täitmisele.

Digiteerimine võttis sisse ja välja umbes kuu aega, kuid sellest ajast alates on hooldus üsna rutiinne. Ma skannin dokumente partiidena umbes kord kvartalis, mis ei tähenda palju pabereid, sest ma saan enamiku asju nüüd digitaalselt.

Ja minu kategooriad (või tükid) ei pruugi teie omadega kokku langeda. Üks hea viis sellele mõelda on see, kuidas korraldate Avarii-sideaine, mis sisaldab niikuinii palju neid olulisi dokumente.

Kõik digiteerida

Iga oluline paberileht, mis majja tuleb, on digitaalne. Kui võimalik, registreerin end paberivabade avalduste saamiseks, sest siis saan avaldused otse alla laadida ilma skannimata.

Digiteerimine pole raske osa, selle korraldamine kaustade seerias on raske osa.

Siin on meie kausta struktuur:

• Äridokumendid
• Isiklikud dokumendid.
  • Arhiiv
  • Individuaalne - mina
  • Üksikisik - armas naine
  • Üksikisik - laps 1
  • Üksikisik - laps 2
  • Vara - maja
  • Vara - auto V
  • Vara - auto H
  • Finants.
    • Kokkulepped
    • Pangandus
    • Krediit
    • Finantsplaneerija
    • Kindlustus
    • Investeeringud
    • Maksud
  • Seaduslik

Mina korraldada meie faile põhineb inimesel või varal ja kas see on rahaline, juriidiline või muu - need kategooriad on pere jaoks ühised. Ma võin maksud tasuda või investeeringuid juhtida, kuid need on perekonna varad ja kuuluvad seega laiemasse kategooriasse.

The Individuaalne sisaldama üksikisiku jaoks spetsiifilisi dokumente, näiteks meditsiinilisi andmeid.

Arhiiv on üldine dokumentide jaoks, mida me enam ei vaja, nagu kaust Vara - auto C pärast Toyota müümist Celica. Auto omamisest on möödunud aastaid, et saaksin vajadusel kogu kausta kustutada, kuid arvestades, kui odav on salvestusruum... eh, miks mõlemad.

Tükelda originaal, kui…

Dokumendi digiteerimine tähendab, et mul pole originaali enam vaja, välja arvatud mõned erandid. Minu üldreegel on see, et kui valitsuse poolt välja antud, notariaalselt kinnitatud, hõlmab vara, makse või laene, siis hoidke see alles. Kõik muu saate purustada.

Kui leiate, et teil on palju paberit ja teile meeldivad keerukamad reeglid, on siin mõned rusikareeglid millist füüsilist paberit hakkida ja mida alles hoida (pidage meeles, et teil on endiselt digitaalsed koopiad kõigest, lihtsalt sees juhtum):

• SHRED Kõik, mida saate igakuiselt - pangaväljavõtted, krediitkaardi väljavõtted, kommunaalmaksed, jne. - kui saad järgmise
• HOIDKE laenudokumente (eriti kinnitust) aasta pärast selle tasumist.
• Hoidke maksudeklaratsioone ja neid tõendavaid dokumente 7 aastat pärast esitamist.
• HOIDA Varaga (auto, maja jne) seotud dokumente seni, kuni see teile kuulub.
• Jätkake valitsuse väljastatud dokumente, nagu sünni- ja surmatunnistused, abielulitsentsid-igavesti
• HOIDA Kõik, mida usute, oleks raske asendada.

Dokumentide säilitamine

Leidke oma majast kena turvaline koht, pange tuleohutu ja kleepige dokumendid seifi.

Kontoritarvete poest saadav seif võib ilmselt olla pragunenud magnetiga viie sekundiga, seega ärge usaldage seda turvalisuse huvides. Soovite seda tulekaitseks, nii et peitke see, eelistatavalt seinale maalimise taha. 🙂

Digitaalkoopiate puhul varundage need kindlasti kuhugi, soovitavalt automaatselt ja igaks juhuks kahte kohta. Salvestame oma dokumendid kaasaskantavale kõvakettale, mis varundatakse ise eemalt.

Kui te ei soovi neid kohapeal salvestada või soovite, et dokumentidele pääseks juurde mitu inimest (kaasaskantav kõvaketas pole ideaalne), võite valida näiteks Dropboxi.

Kui olete seda teinud, meeldib teile, kui kerged ja õhulised teie finantsdokumendid tunduvad. 🙂

Millised on teie strateegiad finantsdokumentide säilitamiseks ja korraldamiseks? Ma püüan alati meie protsessi täiustada, nii et ma tahaksin teie arvamust kuulda.