Cómo hacer la nómina para su pequeña empresa [La guía definitiva]

h¿A medida que su negocio crece hasta el punto de que es hora de contratar ayuda? Por un lado, es una gran noticia. Pero, por otro lado, la nómina para propietarios de pequeñas empresas añade otra capa de complejidad al acto de administrar su negocio.

La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no tienen experiencia en recursos humanos, contabilidad o teneduría de libros. Entonces, ¿cómo puede configurar un sistema de nómina que lo mantenga en el lado bueno del IRS sin consumir demasiado de su valioso tiempo?

Tener empleados W-2 significa que tendrás que hacer la nómina. Además de pagar su salario, deberá proporcionar compensación laboral y seguro de desempleo. También será responsable de pagar la mitad de sus impuestos de Seguro Social y Medicare. Deberá calcular sus retenciones de impuestos sobre la renta y presentar los impuestos y presentar informes al gobierno a tiempo. Puede hacer todo esto con un software de nómina o con un proveedor de nómina de servicio completo.

¿Qué es la nómina?

El término "nómina" puede significar muchas cosas. Pero, en el sentido más general, la nómina es el proceso mediante el cual una empresa calcula y envía el pago a sus empleados.

El sistema de nómina de una empresa incluirá los mecanismos utilizados para realizar un seguimiento de las horas y el tiempo libre de los empleados, el método y el cronograma por qué pagos se remiten y las herramientas utilizadas para calcular la retención de impuestos de un empleado y enviarla al IRS por parte del específico plazos.

Requisitos de Nómina

Tener empleados W-2 significa hacer nómina. Si tiene empleados que trabajan por horas, ellos enviarán sus horas para cada período de pago y usted deberá paguelos según el cronograma que haya determinado previamente, generalmente semanal, quincenal o quincenal.

Calcular la nómina significa determinar el salario bruto de los empleados y luego retener los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y Medicare.

Los impuestos retenidos deben presentarse al gobierno según un calendario establecido. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esto será necesario mensualmente. Sin embargo, para las grandes empresas, esto puede ser necesario hasta una vez por semana.

También se requieren informes trimestrales. Debes presentar una formulario 941 cada cuarto. Este formulario le indica al gobierno federal cuánto pagó de nómina y cuánto impuesto sobre la renta retuvo y presentó. También se requerirán presentaciones estatales, así que verifique con su estado los formularios y las fechas.

También se le pedirá que envíe informes anuales. Tendrá que procesar los W-2 para sus empleados y para el gobierno. También tienes que enviar un formulario 940 al gobierno federal para los impuestos federales de desempleo, y es posible que tenga que hacer esto con más frecuencia dependiendo del monto de su nómina durante el año.

¿Cuál es el costo del personal?

El costo de tener empleados es más que solo sus salarios. Tendrás costos adicionales como impuestos extra, seguros y servicio de nómina.

Impuestos

Cuando contrata a alguien para que trabaje para usted, el 15,3% de su salario se paga al impuesto sobre la nómina. Esto se compone de un 12,4% para la Seguridad Social y un 2,9% para Medicare.

Los contratistas pagan ellos mismos este importe total. Pero los empleados sólo pagan la mitad y su empleador está obligado a pagar la otra mitad. Por lo tanto, cuando paga sus salarios a sus empleados, sus costos son en realidad un 7,65% más altos.

Por ejemplo, si su empleado gana $1000 por semana. Su costo real es $1,076.50 por semana.

Seguro

Debe tener seguro de desempleo y seguro de compensación laboral.

El seguro de desempleo se paga al estado y brinda beneficios a los trabajadores que han sido despedidos. Sus tarifas se establecerán según su nivel de riesgo. Si trabaja en una industria que tiene muchos despidos, como la jardinería u otras industrias estacionales, sus tarifas serán más altas que en una industria que normalmente no tiene muchos despidos. Sus tarifas también estarán determinadas por la cantidad de nómina que esté pagando. Mientras más nómina tengas, mayores serán tus costos.

Puede mantener sus tarifas personales bajas tanto como sea posible evitando despidos y luchando contra reclamos ilegítimos. A veces, los empleados descontentos intentarán solicitar el desempleo después de haber sido despedidos. No permitas esto. Todos los que presenten un reclamo exitoso contra su empresa aumentarán sus tarifas. Si no tienen derecho a beneficios, haga todo lo posible para mantenerlos fuera de su póliza.

El seguro de compensación laboral se paga a una compañía de seguros (o, a veces, al estado) y cubre a los empleados si se lesionan en el trabajo. Nuevamente, sus tarifas se establecen en función de su nivel de riesgo. Cuanto más peligrosa sea su industria, mayores serán sus tarifas. Y al igual que con el seguro de desempleo, tus tarifas personales también estarán basadas en la cantidad de nómina que tengas.

Puede mantener sus tarifas bajas aplicando las precauciones de seguridad necesarias para su tipo de trabajo. Obviamente, usted no quiere que sus empleados se lesionen pase lo que pase... pero mantener bajas las tasas de compensación laboral es un beneficio adicional.

Su empleado no corre con ninguno de estos costos. Tanto el desempleo como la compensación laboral los paga el empleador al 100%.

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Servicio de nómina

Hay muchos cálculos que entran en la nómina. No se trata simplemente de una tarifa horaria multiplicada por las horas trabajadas. Por eso, querrás algún tipo de servicio de nómina para hacer estos cálculos. El servicio de nómina no sólo calculará la retención del impuesto sobre la renta del empleado, sino que también calcular sus (y los suyos) impuestos de Seguridad Social y Medicare, así como el seguro de desempleo costos.

Si su póliza de compensación laboral es con el estado, éste también la calculará. Si su póliza de compensación laboral es con una empresa privada, probablemente tratará directamente con ella y este costo no se calculará a través de su servicio de nómina.

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¿Cómo configuro la nómina por primera vez?

Hay algunos documentos que deberá recopilar antes de poder iniciar su sistema de nómina. También deberá pensar detenidamente su política de retención de registros y su frecuencia de pago.

¿Qué documentos de nómina necesito?

Configurar la nómina para propietarios de pequeñas empresas requiere que estos solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) con el IRS. Obtener un EIN es gratis y no debería llevarle más de 5 minutos. En algunos estados, es posible que también deba solicitar un EIN estatal.

Si tiene una LLC o una Corporación, entonces ya tiene un EIN.

Cuando se trata de sus empleados, cada uno de ellos deberá llenar un W-4. Esto es importante porque le indica cuánto impuesto debe retener en nombre de su empleado de cada cheque de pago. Cada empleado también deberá llenar un formulario I-9 para verificar su identidad.

También necesitará al menos las tasas de su seguro de desempleo y tal vez las tasas de compensación de sus trabajadores.

Finalmente, deberá crear un sistema para realizar un seguimiento de las horas de sus empleados. Técnicamente, esto podría ser tan simple como una hoja de registro. Un sistema de tarjeta de tiempo es popular entre muchas pequeñas empresas. Pero si tiene una fuerza laboral remota, un sistema de seguimiento por computadora o por teléfono puede funcionar mejor.

¿Cuál debería ser mi política de retención de registros de nómina?

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) dicta que los empleadores conserven varios documentos relacionados con la nómina durante al menos tres años. Esos documentos son:

• Nombre completo y número de seguro social del empleado
• Dirección (incluido el código postal)
• Fecha de nacimiento (si es menor de 19 años)
• Género y ocupación
• Fechas de empleo
• Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
• Horas trabajadas cada día
• Horas totales trabajadas cada semana laboral
• Base sobre la cual se pagan los salarios de los empleados
• Tarifa de pago por hora regular
• Ganancias totales diarias o semanales por tiempo regular
• Ganancias totales de horas extras para la semana laboral
• Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado.
• Salarios totales pagados en cada período de pago
• Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago.

Para obtener más información sobre los requisitos de retención de registros, consulte esta hoja informativa del Departamento de Trabajo.

¿Qué frecuencia de nómina debo elegir?

¿Con qué frecuencia pagará a sus empleados? Pagarles semanalmente garantiza que no tendrá ningún problema de cumplimiento, pero también es lo que requiere más mano de obra. Si desea pagar con menos frecuencia que cada semana, consulte con el Departamento de Trabajo de su estado para conocer las frecuencias de pago mínimas de su estado.

Si se le permite elegir programas de pago quincenales o quincenales, cualquiera de las opciones le causará menos dolores de cabeza que una frecuencia de pago semanal. Pero cada uno tiene algunas ventajas y desventajas, como se describe a continuación.

Semanalmente

Con un calendario de nómina semanal, a sus empleados se les paga el mismo día todas las semanas. Un cronograma típico sería el siguiente: envían sus horas al final del día el viernes para las horas trabajadas esa semana. Luego tendrás unos días para procesar la nómina y ellos recibirán su cheque el viernes siguiente.

Este calendario de pagos es típico de los trabajadores con salarios más bajos.

El beneficio de este programa es que a los empleados se les paga con más frecuencia. Esto puede facilitarles la gestión de su flujo de caja.

La desventaja es que tendrás que procesar la nómina todas las semanas, pase lo que pase. Incluso si está de vacaciones o está enfermo, seguirá teniendo esta responsabilidad o sus empleados no cobrarán.

Semi mensual

Con un calendario de pago quincenal, usted paga a los empleados los mismos dos días calendario de cada mes, por ejemplo, el 1 y el 15. Para la nómina de propietarios de pequeñas empresas, un cronograma quincenal puede facilitar la planificación de sus otros gastos en función de las fechas de nómina.

Este horario funciona mejor para los empleados a los que se les paga un salario, en lugar de hacerlo por horas.

Sin embargo, un calendario de nómina quincenal tiene desventajas. El primer problema es que los sueldos no serán exactamente los mismos. El número de días y horas trabajadas durante el primer período de pago puede ser ligeramente mayor o menor que el del segundo.

La segunda desventaja de un cronograma quincenal es que el día de pago caerá en días diferentes a lo largo de la semana de cada mes. Un día de pago podría ser el martes, el próximo viernes y el próximo lunes. Desde el punto de vista del empleador, esto puede dificultar la programación de un tiempo constante para procesar la nómina. Y por parte de los empleados, si el día de pago cae en fin de semana o feriado, puede causar un retraso en el pago.

Quincenal

Con una estructura de nómina quincenal, los empleados simplemente reciben su pago cada dos semanas. Para el empleador, esto le ayuda a configurar procesos de nómina recurrentes. Y, para el empleado, puede contar con que su cheque de pago llegue a su cuenta bancaria cada dos jueves, viernes o cualquier día que usted establezca.

La única desventaja de la nómina quincenal es que hay algunos meses en los que tendrás que realizar tres pagos a tus empleados en lugar de dos. Y, desde una perspectiva contable, esto hará que tus gastos de nómina sean mayores ese mes que otros.

Diferencia entre empleados y trabajadores contratados

Dado que estamos hablando de nómina para propietarios de pequeñas empresas, es importante considerar si es necesario o no configurar la nómina. Si sólo trabaja con contratistas independientes, entonces no es así. ¿Cómo saber si las personas que trabajan para usted son empleados y son contratistas? Según el IRS, todo depende del grado de independencia que tenga el trabajador.

¿El trabajador establece su propio horario y proporciona sus propias herramientas y suministros? De ser así, se le puede considerar un contratista independiente. Además, los contratistas independientes tienden a centrarse más en proyectos. Si alguien hace una gran cantidad de tareas por usted todos los días, es muy probable que el IRS lo considere un empleado.

Para obtener más información sobre los factores que determinan el estatus de empleado W-4 o contratista W-9, lea las pautas del IRS.

¿Tiene empleados W-4?

Si es así, sigue leyendo esta guía de nómina para propietarios de pequeñas empresas. Tú voluntad Necesita configurar un sistema de nómina y asegurarse de seguir todas las pautas del IRS sobre frecuencia de pago, retención de registros y retención de impuestos.

¿Tiene trabajadores contratados W-9?

No necesitas hacer nómina si solo tienes trabajadores contratados W-9. En cambio, les paga por cualquier medio y frecuencia que ambos acuerden. Y no necesita preocuparse por la retención de impuestos. Sin embargo, necesitará que el contratista complete su W-9. Y si paga a algún contratista más de $600 durante el año, deberá enviarles un 1099-MISC al final del año.

¿Cómo debo manejar la nómina de mi pequeña empresa?

Hay dos formas principales de manejar la nómina de su pequeña empresa: un servicio o software. La principal diferencia entre los dos servicios es que un servicio remitirá los impuestos y presentará los formularios al gobierno en el cronograma correcto.

Aquí están los pros y los contras de cada uno.

¿Debo hacer nómina con un servicio?

Si bien esta es la opción más cara de las dos, lo mejor de esta opción es que su dolor de cabeza con la nómina se reduce a cero. Proporcionará información del empleado, como salarios e información W-4, y un calendario de pagos, y el proveedor de servicios se encargará de ello.

Aún tendrá que acudir al servicio en cada período de pago y “procesar” la nómina. Pero esto suele requerir unos pocos clics y no debería llevar más de unos minutos. Para los empleados por horas, deberá ingresar sus horas para cada período de pago.

A partir de ahí, el proveedor de servicios se asegura de que la nómina se procese a tiempo y que todas las presentaciones e informes de impuestos se envíen en los horarios correctos. También se encargarán de cualquier problema del IRS que pueda surgir.

A menudo cuentan con sistemas para realizar un seguimiento de aspectos como el seguimiento del tiempo, la acumulación y el uso del tiempo de vacaciones, las contribuciones al 401(k) y más.

Si tiene 10 o más empleados, contratar un servicio de nómina podría ser una buena decisión. Pero si tiene una empresa más pequeña, un proveedor de nómina de servicio completo puede ser un poco más de lo que necesita.

¿Debo hacer la nómina con software?

El software de nómina hará los cálculos de nómina por usted. Calculará las retenciones correctas del cheque de cada empleado y realizará un seguimiento de cuánto le debe al gobierno. Usted es responsable de enviar las retenciones de impuestos y de presentar los formularios correctos a tiempo.

Cuando utilice un software de nómina, deberá emitir sus propios cheques. O, con algunos proveedores de software de nómina como Nómina Cuadrada, incluso puedes configurar el depósito directo.

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¿Cuáles son las opciones de software de nómina para pequeñas empresas?

Ya sea que haya realizado nóminas antes o no, desea elegir un software con las herramientas y recursos para pagarle a su equipo con confianza, lo que le facilitará la vida como propietario de una pequeña empresa.

Una búsqueda rápida en Google mostrará docenas de empresas de software de nómina capaces. Algunas de las opciones populares incluyen Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll y Patriot Software Payroll.

Cada uno tiene su propio conjunto de características, pero sólo Cuadrado le permite comenzar por $5 si solo tiene un par de contratistas. Square también es el único software que proporciona un ecosistema completo de herramientas para ayudarlo a administrar su negocio.

Además, si ya utiliza Square para el procesamiento de pagos, es fácil aprovecharlo. su servicio de nómina.

La línea de fondo

La nómina para los propietarios de pequeñas empresas puede parecer aterradora al principio. Pero con las herramientas adecuadas, puede poner en funcionamiento un sistema de nómina confiable en poco tiempo. Para obtener más ideas y consejos para organizar las finanzas de su pequeña empresa, asegúrese de leer el Pilares financieros clave para crear una nueva empresa.